A lo largo de la OGP proceso de cocreaciónLa colaboración entre el gobierno, la sociedad civil y otras partes interesadas (p. ej., ciudadanos, académicos, sector privado) está en el centro del proceso de OGP. Los gobiernos participantes deben garantizar que una inmersión..., puede ser necesario convocar reuniones virtuales y en persona, incluidas reuniones abiertas o solo por invitación, reuniones de grupos de trabajo temáticos o reuniones del Foro de múltiples partes interesadas de OGP. La siguiente guía resume cómo llevar a cabo una reunión virtual efectiva, que incluye: 1) Organizar o dirigir una reunión 2) Administrar grupos de trabajo 3) Compartir contenido visual con su grupo 4) Tomar decisiones con su grupo y 5) Consideraciones de la plataforma.
Organizar o dirigir una reunión
Si está organizando o liderando la reunión, aquí hay algunos excelentes consejos del economista del desarrollo y experto en salud global, educaciónLa rendición de cuentas dentro del sistema de educación pública es clave para mejorar los resultados y logros, y la rendición de cuentas es casi imposible sin políticas transparentes y oportunidades de participación... y evaluación, Ruth Levine. La cantidad de participantes afecta la forma en que coordina las interacciones, por ejemplo, discusión grupal versus grupos de trabajo. Si está organizando una discusión grupal, algunos de los consejos más importantes son:
- PREPARACIÓN : Tenga objetivos muy claros para lo que desea obtener de la reunión en línea, lo que desea que hagan o quiten los participantes y los resultados, decisiones o seguimiento esperados. Envíe la información de la llamada, los elementos específicos de la agenda, los materiales de antecedentes, los detalles de inicio de sesión y las instrucciones detalladas sobre cómo acceder a la reunión en línea y cualquier función de herramienta que los participantes puedan necesitar para familiarizarse con al menos unos días de anticipación. Considere los desafíos de accesibilidad y ancho de banda que sus participantes puedan experimentar y brinde opciones de acceso telefónico con números gratuitos siempre que sea posible.
- Planificación de la logística: Asigne un coanfitrión o co-moderador (o varios para reuniones grandes) para la reunión, y asígnelo como tal si la plataforma que está utilizando solo permite que la reunión continúe o que se acceda a ciertas funciones cuando es co-moderador está en linea. Esto puede ayudar si el anfitrión principal experimenta desafíos técnicos o se retira inesperadamente durante la llamada. Esto se recomienda incluso si no es una característica técnica de la plataforma que está utilizando. Acuerde los roles y responsabilidades con anticipación. También planifique con anticipación con los facilitadores y otras personas que ayudarán con la logística de la reunión sobre cómo facilitará la reunión, qué sucede si alguien abandona la llamada, planes para ingresar, administrar y salir de sesiones grupales más pequeñas.
- Construcción de agenda : Invite cualquier adición o cambio a la agenda al comienzo de una reunión; tenga en cuenta si hay una sección "cualquier otro asunto" al final. Tranquilice a los participantes diciéndoles que pueden comunicarse con usted fuera de línea para sugerir temas que deban tratarse en una llamada futura o mediante una ronda de correos electrónicos.
- Explicando la mecánica de participación al comienzo de la reunión: Sea claro sobre las reglas de participación al comienzo. Dependiendo del tamaño y el objetivo de la reunión, todos o algunos participantes pueden participar en la discusión por audio o video. Para reuniones grandes, las discusiones pueden tener lugar principalmente en cuadros de chat o salas de reuniones. Aclare esto al comienzo de la reunión. Comience cada llamada señalando que aquellos que no están hablando deben silenciar sus micrófonos o teléfonos. Tenga en cuenta que el moderador llamará a los participantes para que activen el silencio y hablen o hagan preguntas. Solicite que todos los participantes se nombren en su perfil de usuario. Bríndeles instrucciones sobre cómo pueden hacerlo. Pídales que también compartan su nombre y afiliación cuando hablen por primera vez. Fomentar la participación constructiva y enfatizar la importancia de la responsabilidad colectiva para garantizar un espacio seguro que sea inclusivo y libre de acoso en línea.
- Maximizando la interacción: Se dice que la capacidad de atención típica de una reunión en línea es de 45 minutos y esto se puede ampliar haciendo que las reuniones en línea sean más interactivas. Una buena forma de darles a todos la oportunidad de interactuar en reuniones de gran tamaño es presentar algunos rompehielos. Por ejemplo: pídales a todos que digan su nombre, afiliación y ubicación en el cuadro de chat y qué esperan obtener de la reunión. Presente algunas encuestas en vivo divertidas o serias para permitir que todos expresen opiniones y vean dónde está el grupo. Puede planificar varias de estas encuestas durante el transcurso de una reunión para mantener los niveles de participación. También puede pedir a los oradores que dirigen una reunión que planteen preguntas para reaccionar en el cuadro de chat y designar a alguien para que recopile y comparta las respuestas más interesantes con los moderadores o oradores.
- Tomar nota: Asigne una nota que asuma la responsabilidad de alguien que no esté moderando, para que el moderador pueda atender el difícil negocio de moderar la discusión y administrar el tiempo con mano firme. El tomador de notas también puede enviar rápidamente la agenda y los materiales de antecedentes a cualquier participante que no los tenga a mano. Una buena práctica puede ser tener un documento para cosechar ideas y notas de todos los participantes para que tengan la oportunidad de contribuir.
- Resumir elementos de acción: Indique claramente al final cuáles son las conclusiones, incluidas las decisiones o los próximos pasos. Indique también cuándo se distribuirán las notas y si solicitará comentarios al respecto. Puede tener abierto un documento de Google en vivo para que los participantes puedan ver qué elementos de acción se están anotando.
Administrar grupos de trabajo
Si su grupo es grande y está encontrando la necesidad de reunir a todo el grupo mientras mantiene discusiones grupales más pequeñas, pruebe los siguientes métodos:
- Decida de antemano cómo desea dividir a los participantes en grupos de trabajo o equipos más pequeños. Evite crear grupos sobre la marcha. Puede considerar organizar grupos a lo largo de líneas temáticas o sectoriales.
- Bluejeans, Google Meet, Jitsi y Skype Meet ofrecen todas las opciones para grupos separados.
- Para un espacio de trabajo más avanzado, use Salas para grupos pequeños de Zoom para colocar a las personas en grupos y las plantillas del Instituto LUMA en PARED preparar un área de trabajo de antemano. Herramientas como PARED or Ideaflip Proporcione un espacio de pizarra interactiva que se pueda usar de forma muy similar a los post-it y rotafolios en las reuniones en persona.
- Designe un facilitador principal o moderador para cada grupo de trabajo y pídales que expliquen la mecánica de participación y los objetivos de la sesión de trabajo. Si es posible, asegúrese de que haya un respaldo para el facilitador en caso de que éste enfrente desafíos técnicos en cualquier momento durante la reunión. Según el tiempo disponible y el tamaño del grupo, todos los participantes pueden ser invitados a presentarse brevemente.
- Haga que todos intercambien ideas en una sesión previa al taller cuando sea posible, luego agrupe y discuta. Trabajar de forma asincrónica, por adelantado, permite que el equipo utilice su tiempo de manera más eficiente.
- Recuerde que si divide a los participantes en subgrupos para una actividad, es posible que deba compartir su discusión con el grupo más amplio. Considere cómo eso afectará el tiempo de la reunión, decida quién lo hará y cómo.
- Asegúrese de proporcionar recordatorios de tiempo sobre cuándo terminará la sesión y cómo los participantes pueden volver a unirse a la sesión plenaria / discusión grupal completa.
Compartir contenido visual con su grupo
A veces puede ser útil compartir imágenes o documentos mientras facilita una reunión. Algunas consideraciones son:
- Comunique la ubicación donde se almacenan los videos, archivos PDF y otros archivos necesarios. Puedes considerar usar Google Drive, Dropbox o Box. Intente enviar materiales que se utilizarán con anticipación.
- Practique la logística de antemano: haga que su grupo central de organizadores / facilitadores de la sala de reuniones / tomadores de notas se mueva sin problemas entre las herramientas: desde videoconferencias hasta chats, documentos y viceversa, por ejemplo.
- Colabora, intercambia ideas, comparte artefactos e interactúa como si estuvieras en la misma habitación.
- Tenga en cuenta las necesidades de accesibilidad. Para las personas que se unen por teléfono, por ejemplo, esto también puede incluir asegurarse de enviar presentaciones o documentos por correo electrónico primero para que los participantes tengan tiempo de descargar / imprimir cualquier cosa que puedan necesitar por adelantado. Asegúrese de que el facilitador explique todo lo que sea visual y traiga participantes telefónicos para que contribuyan a la sesión.
- Apunte a la simplicidad: no se exceda introduciendo demasiados elementos visuales, funciones de herramientas y complementos en la reunión para evitar tener que solucionar problemas durante la reunión.
Tomar decisiones con su grupo
Si se encuentra en la etapa en la que necesita tomar decisiones con su grupo, por ejemplo, sobre la selección de proyectos de compromiso para su plan de acciónLos planes de acción son el núcleo de la participación de un gobierno en OGP. Son el producto de un proceso de co-creación en el que el gobierno y la sociedad civil desarrollan conjuntamente compromisos de gobierno abierto... - considera lo siguiente:
- Asegúrese de tener un quórum entre los participantes que se unirán a la llamada o que se necesitan para tomar decisiones. Los temas complejos con agendas ambiciosas tienen una mejor oportunidad de éxito con menos participantes o con grupos separados. Los temas sencillos que implican menos ejercicios aún funcionan con grupos más grandes.
- Para la toma de decisiones de alto riesgo, prepare las llamadas con los participantes clave con anticipación para comprender dónde puede ser difícil llegar a un acuerdo. Dé forma a la agenda para permitir tiempo para la discusión cuando sea necesario. Minimice el tiempo de presentación y maximice el tiempo de discusión. Las decisiones se pueden tomar por mayoría simple o votando por un porcentaje fijo de participantes, sobre una base de consenso, sin objeciones o acuerdos condicionales sujetos a cualquier cambio acordado.
- La comunicación no verbal desaparece en talleres remotos. ¿Cómo puedes llenar el vacío? Para una votación de consenso, use las cámaras web para obtener un "pulgar hacia arriba" de todos o pida ver cabezas asintiendo con la cabeza. Los emojis y los GIF en los chats también pueden mejorar la comunicación no verbal.
- Utilice una encuesta o la funcionalidad de votación incorporada en Encuesta en todas partes , Mentímetro , or PARED . La funcionalidad de votación incorporada de MURAL también acelera el proceso y permite rondas adicionales de votación. Los resultados de múltiples sesiones de votación se pueden revisar rápidamente para que todos puedan ver claramente cómo cambiaron las preferencias con el tiempo.
- Sea realista sobre lo que se puede administrar en una sesión. Si su agenda es larga con múltiples decisiones necesarias, considere dividir su reunión en una serie de sesiones más cortas distribuidas en un período.
Consideraciones de plataforma
Hay muchas plataformas para elegir en función del alcance de la reunión, el número de participantes y las características que necesita para ayudarlo a cumplir los objetivos de su reunión en línea. Se proporciona un resumen de esto en el Página de herramientas y plataformas en línea. Algunos recordatorios importantes son:
- Apunta a la simplicidad y evite plataformas o herramientas de difícil acceso en áreas con poco ancho de banda o conexiones a Internet poco confiables. Asegúrese de que la plataforma y las herramientas sean apropiadas para las habilidades técnicas de aquellos a quienes espera involucrar. Considere la idoneidad de la plataforma / herramientas basadas en los dispositivos que espera que las personas usen para acceder a ellos (los materiales visuales con mucho texto, por ejemplo, no son ideales para el uso móvil).
- Cualquiera sea la plataforma o las herramientas que elija utilizar para su reunión, es una buena práctica tener un video introductorio, demostración u orientación clara sobre todas las características de la plataforma o herramienta que se utilizará para garantizar que sea fácil para los participantes mantener el interés en la participación. Una práctica avanzada podría ser realizar pruebas de aceptación del usuario para obtener comentarios sobre las herramientas que se utilizarán para anticipar las necesidades de solución de problemas o explorar alternativas si las tasas de aceptación son bajas.
- Considere las implicaciones de seguridad y privacidad para cada una de estas plataformas, ya que varían. Asegúrese de examinar este importante aspecto de las reuniones en línea con anticipación y ajuste la configuración de seguridad y acceso según sea necesario. Como anfitrión u organizador de una reunión, asegúrese también de que cree un espacio seguro que sea inclusivo y libre de acoso en línea.
- Las reuniones virtuales o reuniones de cualquier tipo son solo una forma, de muchas, de involucrar a las personas. Hay otras formas de lograr la participación, a través de encuestas, encuestas, teleconferencias, encuestas móviles, participación en redes sociales e interacciones cara a cara.
- En última instancia, hay límites para lo que se puede lograr en línea, incluso si hay muchos beneficios para la participación en línea. No es posible simplemente tomar reuniones en persona que se planificaron en línea sin ninguna adaptación para el medio y sus restricciones. Del mismo modo, no todas las conversaciones se prestan bien a los formatos en línea y es mejor dejarlas en un momento en que las interacciones cara a cara sean posibles.
A lo largo del proceso de cocreación de OGP surgirá la necesidad de convocar a reuniones virtuales o presenciales, incluyendo sesiones abiertas o solo por invitación, reuniones de grupos temáticos y sesiones del foro multisectorial. A continuación presentamos una guía sobre cómo dirigir una reunión efectiva, incluyendo: 1) conducción de la reunión, 2) manejo de grupos de trabajo, 3) presentación de contenido visual, 4) toma de decisiones con el grupo y 5) consideraciones sobre plataformas.
Conducción de la reunión
Si estás conduciendo o liderando la reunión, aquí puedes encontrar consejos excelentes de la economista y experta en salud global, educación y evaluación, Ruth Levine. Deberás diseñar la sesión en función de la cantidad de participantes que esperas, por ejemplo discusión en plenaria o en grupos de trabajo. A continuación presentamos algunos consejos si estás organizando una discusión de grupo.
- Preparación: Establecer objetivos claros sobre lo que esperas obtener de la reunión virtual, qué esperas de los participantes y los resultados esperados, decisiones o seguimiento. Debes enviar, con al menos algunos días de antelación, la agenda, materiales de contexto, detalles e instrucciones sobre cómo acceder a la reunión y las características de la herramienta con las que los participantes deberán familiarizarse. Considera qué retos de acceso y ancho de banda podrían afectar la participación y, cuando sea posible, ofrece la opción de conectarse a través de un número telefónico sin costo.
- Planeación de logística: Asigna un coanfitrión o comoderador para la reunión (en reuniones grandes, asigna a varios) y establécelo en la plataforma si ésta solo permite que la reunión se mantenga o si solo se pueden utilizar ciertas funciones si el comoderador está en línea. Esto te puede ayudar si el anfitrión principal tiene problemas técnicos o pierde la conexión durante la llamada. Lo anterior se recomienda incluso si la plataforma que estás utilizando no tiene esta función. Con antelación deberás asignar roles y responsabilidades a todos los organizadores y deberás planear cómo se facilitará la reunión, qué hacer si alguien pierde la conexión, planes de entrada, manejo y salida de grupos de trabajo.
- Desarrollo de la agenda: Ofrecer la oportunidad de proponer cambios a la agenda al inicio de la reunión y mencionar si hay un espacio para “otros asuntos” al final. Comunícale a los participantes que pueden contactarte tras la reunión para sugerir temas que deberán ser atendidos en llamadas futuras o por correo electrónico.
- Explicación de la mecánica de la participación al inicio de la reunión: Aclara las reglas de participación al inicio de la reunión. Dependiendo de la cantidad de participantes y del objetivo de la reunión, todos o algunos participantes participarán en la discusión por audio o video. En reuniones con muchos participantes, las discusiones ocurrirán principalmente en el chat o en grupos de trabajo. Acláralo al inicio de la reunión. Inicia las llamadas mencionando que, cuando los participantes no estén interviniendo, deberán mantener sus micrófonos apagados. El moderador pedirá a los participantes que abran su micrófono cuando quieran participar. Pide a todos los participantes que incluyan su nombre en su perfil y explícales cómo hacerlo. Pídeles que mencionen su nombre y afiliación cuando participen. Promueve una participación constructiva y enfatiza que todos los participantes tienen la importancia de la responsabilidad colectiva de asegurar que el espacio sea incluyente y libre de acoso virtual.
- Maximización de la interacción: Se dice que el periodo de atención en una reunión virtual es de 45 minutos, pero éste se puede ampliar si las reuniones son más interactivas. Una forma efectiva de dar la oportunidad de participar a todos los asistentes es utilizando rompehielos. Por ejemplo, pide a todos los participantes que escriban su nombre, afiliación, ubicación y expectativas de la reunión en el chat. Incluye encuestas divertidas o serias en las que la gente puede expresar su opinión y analizar el estado de la participación. Puedes incorporar diversas encuestas a lo largo de la reunión para mantener a los asistentes interesados y pedir a los ponentes que hagan preguntas. Asigna a un miembro del equipo que dé seguimiento a las respuestas y comparta las más interesantes con los moderadores o ponentes.
- Toma de notas: Asigna a un miembro del equipo que no sea moderador la responsabilidad de tomar notas para asegurar que el moderador pueda dedicarse a moderar la discusión y manejar el tiempo con mano dura. El encargado de tomar notas puede también enviar la agenda y materiales a los participantes que no los tengan a la mano. Una buena práctica es tener un documento con ideas y notas de los participantes para darles la oportunidad de contribuir.
- Resumen de los puntos clave: Al final de la reunión, presenta claramente las conclusiones de la sesión, incluyendo las decisiones tomadas y siguientes pasos. Indica cuándo enviarás las notas y si solicitarás comentarios. Puedes crear un Google Doc en el que los participantes puedan observar las conclusiones registradas.
Manejo de grupos de trabajo
Si tu grupo es grande y consideras que es necesario reunir a todo el grupo, además de tener discusiones en grupos más pequeños, puedes intentar los siguientes métodos.
- Explica en dónde se ubican los videos, documentos en PDF y otros. Puedes utilizar Google Drive, Dropbox o Box. Intenta enviar los materiales antes de la sesión.
- Practica la logística con anterioridad. Asegúrate que tu equipo de organizadores, facilitadores y encargados de tomar notas puedan utilizar las herramientas sin problema, incluyendo las videoconferencias, el chat y los documentos.
- Colabora, haz lluvias de ideas y comparte artefactos como si estuvieran en el mismo espacio.
- Toma en consideración las diferentes necesidades de acceso. Por ejemplo, para las personas que se unen por vía telefónica, deberás enviar las presentaciones o documentos por correo electrónico con anterioridad para que puedan descargarlos o imprimirlos con tiempo. El facilitador deberá explicar los materiales visuales y pedir a los participantes que se unen por vía telefónica que participen en la sesión.
- Busca la simplicidad. No exageres utilizando demasiados elementos visuales o herramientas en la sesión para evitar problemas durante la reunión.
Toma de decisiones con el grupo
Si estás en la fase de toma de decisiones con el grupo, por ejemplo para seleccionar propuestas de compromisos para el plan de acción, toma en cuenta lo siguiente:
- Asegúrate de tener quórum entre los participantes que se unirán a la llamada o entre aquellos que son necesarios para tomar decisiones. Los temas complejos y las agendas ambiciosas tiene más posibilidad de ser atendidos correctamente con menos participantes o en grupos de trabajo. Los temas sencillos pueden funcionar con grupos más amplios.
- Cuando tomes decisiones de gran importancia, prepara llamadas con los participantes con anterioridad para evaluar si hay puntos de difícil acuerdo. En la agenda, destina el tiempo suficiente a la discusión, minimizando el tiempo de presentación y maximizando el espacio para discusión. Las decisiones pueden tomarse por mayoría simple, por un porcentaje establecido por los participantes, por consenso, por no objeción o por acuerdos condicionales sujetos a cambios.
- La comunicación no verbal no existe en los talleres virtuales. ¿Cómo puedes atender este vacío? Para los votos de consenso, utiliza las cámaras y pide a los participantes voten con el pulgar o asientan con la cabeza. Los Emojis y GIF también pueden ayudar a la comunicación no verbal.
- Utiliza las funciones de encuesta en Poll Everywhere, Mentimeter, y MURAL. La función de encuesta de MURAL acelera el proceso y permite varias rondas de votación. Puedes revisar rápidamente los resultados de varias sesiones para que los participantes puedan ver cómo han cambiado las preferencias con el tiempo.
- Sé realista sobre lo que puedes atender en una sesión. Si tu agenda es muy larga y debes tomar muchas decisiones, puedes organizar varias sesiones más breves.
Platform Considerations
Existen muchas plataformas para elegir dependiendo del alcance de la reunión, la cantidad de participantes y las funciones que necesitas para cumplir con los objetivos de la reunión virtual. Consulta la página de herramientas y plataformas virtuales para ver un resumen. Toma en cuenta lo siguiente:
- Busca la sencillez y evita las plataformas o herramientas cuando los participantes tengan poco acceso a internet. Asegúrate que la plataforma y las herramientas sean adecuadas para las capacidades técnicas de los participantes. La plataforma y herramientas deberán adecuarse al dispositivo que las personas utilizan (por ejemplo los materiales visuales con mucho texto no son ideales para quienes se conectan por su celular).
- Independientemente de la plataforma que elijas para tu reunión, es una buena práctica crear un video introductorio, demostración o instrucciones claras sobre las funciones de la plataforma o herramienta que utilizarás para asegurar que todos los participantes mantengan el interés. Una práctica avanzada es llevar a cabo pruebas de aceptación por los usuarios para obtener retroalimentación sobre las herramientas utilizadas para prepararte para cualquier problema o explorar alternativas si la tasa de aceptación es baja.
- Toma en cuenta las implicaciones de seguridad y privacidad de cada una de las plataformas. Asegúrate de revisar este aspecto con anterioridad y ajusta la configuración de seguridad según sea necesario. Como organizador o anfitrión de la reunión, asegúrate de crear un espacio seguro, incluyente y libre de acoso.
- Recuerda que las reuniones virtuales de cualquier tipo son solo una forma de involucrar a la gente. Existen otras formas de buscar la participación, por ejemplo a través de encuestas, teleconferencias, encuestas móviles, redes sociales e interacciones presenciales.
- Aunque los procesos virtuales tienen muchas ventajas, también tienen límites. No debes simplemente llevar la reunión presencial a un espacio virtual sin ninguna adaptación al medio y sus restricciones. Asimismo, no todas las conversaciones se prestan a formatos virtuales y deberán llevarse a cabo cuando sea posible organizar sesiones presenciales.
Tout au long du processus de co-création du PGO, il peut être nécessaire de convoquer des réunions virtuelles et en présentiel, y compris des réunions ouvertes ou sur invitation uniquement, des réunions de groupes de travail thématiques ou des réunions du Forum multi-intervenants du PGO. Les conseils suivants résument comment organiser une réunion virtuelle efficace, notamment: 1) l’animation ou la conduite d’une réunion 2) la gestion des groupes de discussion 3) le partage de contenu visuel avec votre groupe 4) la prise de décisions avec votre groupe et 5) les considérations relatives à la plateforme.
Animation ou conduite d’une réunion
Si vous animez ou dirigez une réunion, voici d’excellents conseils de l’économiste du développement et experte en santé mondiale, éducation et évaluation, Ruth Levine. Le nombre de participants influe sur la façon dont vous coordonnez les interactions, par exemple, la discussion de groupe par rapport aux groupes de discussion. Si vous organisez une discussion de groupe, certains des conseils les plus importants sont les suivants :
- Préparation : Ayez des objectifs très clairs concernant ce que vous voulez retirer de la réunion en ligne, ce que vous voulez que les participants fassent ou retiennent et les résultats, les décisions ou le suivi attendus. Envoyez les informations d’appel, les points spécifiques de l’ordre du jour, les documents de base, les détails de connexion et les instructions détaillées sur l’accès à la réunion en ligne et toutes les fonctionnalités de l’outil avec lequel les participants peuvent se familiariser au moins quelques jours à l’avance. Tenez compte des défis d’accessibilité et de bande passante que vos participants pourraient rencontrer et fournissez des options d’appel avec des numéros gratuits dans la mesure du possible.
- Planifier la logistique : Soyez accompagné d’un co-hôte ou co-modérateur (ou plusieurs pour les grandes réunions) affecté à la réunion et désignez-les comme tels si la plateforme que vous utilisez permet uniquement de poursuivre une réunion ou d’accéder à certaines fonctionnalités lorsqu’un co-modérateur est en ligne. Cela peut être utile si l’hôte principal rencontre des problèmes techniques ou quitte l’appel de manière inattendue.
Ceci est recommandé même s’il ne s’agit pas d’une caractéristique technique de la plateforme que vous utilisez. Convenez à l’avance des rôles et des responsabilités. Planifiez également à l’avance avec des animateurs et d’autres personnes qui vous aideront avec la logistique de la réunion la façon dont vous ferez l’animation, ce qui se passe si quelqu’un abandonne l’appel et les plans pour participer, gérer et quitter les petites séances en petits groupes.
- Élaboration du programme : Invitez tout ajout ou changement à l’ordre du jour au début d’une réunion; notez s’il y a une section « toute autre entreprise » à la fin. Rassurez les participants en leur disant qu’ils peuvent vous contacter hors ligne pour suggérer des sujets qui doivent être traités lors d’un prochain appel ou par le biais d’une série de courriels.
- Expliquer les mécanismes de participation au début de la réunion : Soyez clair dès le début quant aux règles de participation. Selon la taille et l’objectif de la réunion, tous les participants ou une partie d’entre eux peuvent être amenés à la discussion par audio ou vidéo. Pour les grandes réunions, les discussions peuvent avoir lieu principalement dans des boîtes de discussion ou des salles de réunion. Clarifiez cela au début de la réunion. Commencez chaque appel en notant que ceux qui ne parlent pas doivent mettre leur microphone ou leur téléphone en sourdine. Notez que le modérateur invitera les participants à réactiver le son et à parler ou à poser des questions. Demandez à tous les participants de se nommer dans leur profil d’utilisateur. Donnez-leur des instructions sur la façon de procéder. Demandez-leur de partager également leur nom et leur affiliation lorsqu’ils prendront la parole pour la première fois. Encouragez une participation constructive et insistez sur l’importance de la responsabilité collective pour garantir un espace sûr, inclusif et exempt de harcèlement en ligne.
- Maximiser les interactions : La durée d’attention typique d’une réunion en ligne serait de 45 minutes, ce qui peut être allongé en rendant les réunions en ligne plus interactives. Un bon moyen de donner à chacun la possibilité d’interagir lors de réunions de grande taille est de présenter des manières de briser la glace. Par exemple, demandez à chaque personne d’indiquer nom, affiliation et emplacement dans la boîte de discussion et ce qu’elle espère retirer de la réunion. Introduisez des sondages en direct amusants – ou sérieux – pour permettre à chacun d’exprimer ses opinions et de voir où se situe le groupe. Vous pouvez planifier plusieurs de ces sondages au cours d’une réunion pour maintenir les niveaux d’implication. Vous pouvez également demander aux orateurs qui dirigent une réunion de poser des questions pour obtenir une réaction dans la boîte de discussion et de nommer quelqu’un pour recueillir et partager les réponses les plus intéressantes avec les modérateurs ou les orateurs.
- Prise de notes : Attribuez la responsabilité de la prise de notes à quelqu’un qui ne modère pas, afin que le modérateur puisse s’occuper de la tâche difficile de modérer la discussion et de gérer le temps de main ferme. La personne qui prend les notes peut également envoyer rapidement l’ordre du jour et les documents d’information à tous les participants qui ne les ont pas à portée de main. Une bonne pratique peut être d’avoir un document pour recueillir les idées et les notes de tous les participants afin qu’ils aient une chance de contribuer.
- Résumer les éléments d’action : Indiquez clairement à la fin quelles sont les conclusions, y compris les décisions ou les prochaines étapes. Indiquez également quand les notes seront diffusées et si vous souhaitez obtenir des commentaires à leur sujet. Vous pouvez ouvrir un document google en direct afin que les participants puissent voir quels éléments d’action sont notés.
Gestion des groupes de discussion
Si vous avez un grand groupe et que vous éprouvez le besoin de rassembler tout le groupe tout en ayant des discussions en petits groupes, essayez les méthodes suivantes :
- Décidez si vous souhaitez diviser les participants en petits groupes ou en petites équipes à l’avance. Évitez de créer des groupes à la volée. Vous pouvez envisager d’organiser des groupes selon des lignes thématiques ou sectorielles.
- Bluejeans, Google Meet, Jitsi, et Skype Meet offrent tous des options pour les groupes de discussion.
- Pour un espace de travail plus avancé, utilisez les salles de discussion de Zoom pour placer les gens en groupes et les modèles du LUMA Institute dans MURAL pour préparer un espace de travail à l’avance. Les outils tels que MURAL ou Ideaflip fournissent un espace de tableau blanc interactif qui peut être utilisé un peu comme les post-its et les tableaux de papier dans les réunions en présentiel.
- Désignez un animateur ou un modérateur principal pour chaque groupe de discussion et demandez-leur d’expliquer les mécanismes de participation et les objectifs de la session de groupe. Si possible, assurez-vous qu’un soutien d’appoint soit disponible pour l’animateur au cas où des difficultés techniques seraient rencontrées par ce dernier à tout moment de la réunion. Selon le temps disponible et la taille du groupe, tous les participants peuvent être invités à se présenter brièvement.
- Demandez à tout le monde de faire une séance de remue-méninges lors d’une session pré-atelier, si possible, puis regroupez-vous et discutez. Travailler de manière asynchrone – à l’avance – permet à l’équipe d’utiliser son temps plus efficacement.
- N’oubliez pas que si vous divisez les participants en sous-groupes pour une activité, vous devrez peut-être les faire partager leur discussion avec le groupe au complet. Considérez comment cela affectera le temps de la réunion, décidez qui le fera et comment.
- Assurez-vous de fournir des rappels du temps restant avant la fin de la session en petits groupes et informez de la manière dont les participants peuvent rejoindre la discussion plénière.
Partage de contenu visuel avec votre groupe
Il peut parfois être utile de partager des visuels ou des documents lorsque vous animez une réunion. Certaines considérations :
- Communiquez l’emplacement où les vidéos, les PDF et les autres fichiers nécessaires sont stockés. Vous pouvez envisager d’utiliser Google Drive, Dropbox ou Box. Essayez d’envoyer le matériel qui sera utilisé à l’avance.
- Pratiquez la logistique à l’avance : faites en sorte que votre groupe principal d’organisateurs / animateurs de salle de réunion / preneurs de notes s’habituent à passer facilement d’un outil à l’autre : de la vidéoconférence aux espaces de discussion en passant par les documents et inversement, par exemple.
- Collaborez, réfléchissez, partagez des artefacts et interagissez comme si vous étiez dans la même pièce.
- Soyez attentif aux besoins d’accessibilité. Pour les personnes qui se joignent via téléphone, par exemple, cela peut également inclure de s’assurer que vous envoyez d’abord des présentations ou des documents par courriel afin que les participants aient le temps de télécharger / imprimer tout ce dont ils peuvent avoir besoin à l’avance. Assurez-vous que l’animateur explique tout ce qui est visuel et invite les participants au téléphone à contribuer à la session.
- Visez la simplicité – n’exagérez pas en introduisant trop d’éléments visuels, de fonctionnalités d’outils, de plugiciels dans la réunion pour éviter d’avoir à résoudre des problèmes au cours de la réunion.
Prise de décisions avec votre groupe
Si vous en êtes au stade où vous devez prendre des décisions avec votre groupe – par exemple sur la sélection des projets d’engagements pour votre plan d’action – tenez compte des points suivants :
- Assurez-vous d’avoir un quorum parmi les participants qui se joindront à l’appel ou qui sont nécessaires pour prendre des décisions. Les sujets complexes avec des programmes ambitieux ont plus de chances de réussir avec moins de participants ou avec des groupes de discussion. Les sujets simples impliquant moins d’exercices fonctionnent tout de même avec de plus grands groupes.
- Pour la prise de décision à enjeux élevés, préparez à l’avance les appels avec les principaux participants pour comprendre où un accord peut être difficile. Élaborez l’ordre du jour pour laisser le temps de discuter là où il est nécessaire. Réduisez le temps de présentation et maximisez le temps de discussion. Les décisions peuvent être prises à la majorité simple ou en votant par un pourcentage fixe de participants, sur une base consensuelle, sans objection ou des accords conditionnels sous réserve des modifications convenues.
- La communication non verbale disparaît dans les ateliers à distance. Comment pouvez-vous combler le vide? Pour un vote de consensus, utilisez les webcams pour obtenir un « pouce levé » de tout le monde ou demandez à voir les têtes hocher la tête en accord. Les emojis et les GIF dans les espaces de discussion peuvent également améliorer la communication non verbale.
- Utilisez un sondage ou la fonctionnalité de vote intégrée dans Poll Everywhere, Mentimeter, ou MURAL. La fonctionnalité de vote intégrée de MURAL accélère également le processus et permet des tours de vote supplémentaires. Les résultats de plusieurs sessions de vote peuvent être rapidement examinés afin que chacun puisse voir clairement comment les préférences ont changé au fil du temps.
- Soyez réaliste quant à ce qui peut être géré en une seule session. Si votre ordre du jour est long avec plusieurs décisions nécessaires, envisagez de diviser votre réunion en une série de sessions plus courtes réparties sur une certaine période.
Considérations relatives à la plateforme
Il existe de nombreuses plateformes parmi lesquelles choisir en fonction de la portée de la réunion, du nombre de participants et des fonctionnalités dont vous avez besoin pour vous aider à atteindre les objectifs de votre réunion en ligne. Un résumé de cela est fourni dans la page Outils et plateformes en ligne. Quelques rappels importants :
- Visez la simplicité et évitez les plateformes ou les outils difficiles d’accès dans les zones à faible bande passante ou avec des connexions Internet peu fiables. Assurez-vous que la plateforme et les outils sont adaptés aux capacités techniques de ceux que vous espérez mobiliser. Tenez compte de la pertinence de la plateforme / des outils en fonction des appareils qui vous croyez seront employés par les utilisateurs pour y accéder (les documents visuels contenant beaucoup de texte, par exemple, ne sont pas idéaux pour une utilisation mobile).
- Quelle que soit la plateforme ou les outils que vous choisissez d’utiliser pour votre réunion, il est recommandé d’avoir une vidéo d’introduction, une démonstration ou des instructions claires sur toutes les fonctionnalités de la plateforme ou de l’outil qui sera utilisé pour s’assurer qu’il soit facile pour les participants de maintenir leur intérêt quant à la participation. Une pratique avancée pourrait consister à effectuer des tests d’acceptabilité par les utilisateurs pour obtenir des commentaires sur les outils à utiliser afin d’anticiper les besoins en matière d’assistance technique ou d’explorer des alternatives si les taux d’acceptation sont faibles.
- Tenez compte des implications en matière de sécurité et de confidentialité pour chacune de ces plateformes car elles varient. Assurez-vous d’examiner à l’avance cet aspect important des réunions en ligne et ajustez les paramètres de sécurité et d’accès si nécessaire. En tant qu’hôte ou organisateur d’une réunion, veuillez également vous assurer de créer un espace sûr, inclusif et exempt de harcèlement en ligne.
- Les réunions virtuelles ou les réunions de toute nature ne sont qu’un moyen parmi tant d’autres de mobiliser les gens. Il existe d’autres moyens de parvenir à la participation, par le biais d’enquêtes, de sondages, de téléconférences, de sondages mobiles, de la mobilisation sur les réseaux sociaux et d’interactions en présentiel.
- Au final, il y a des limites à ce qui peut être réalisé en ligne, même s’il existe de nombreux avantages à la mobilisation en ligne. Il est impossible de simplement prendre des réunions en présentiel qui ont été planifiées en ligne sans aucune adaptation pour le support et ses restrictions. De même, toutes les conversations ne se prêtent pas bien aux formats en ligne et il serait préférable de les tenir à un moment où des interactions en face à face sont possibles.
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