Reuniones públicas de la ciudad (AUS0004)

Para ayudar a los miembros de la comunidad de Austin a navegar mejor los temas de interés y hacer que los procesos de toma de decisiones de la ciudad sean más comprensibles y accesibles, nos comprometemos a promover la transparencia y la responsabilidad mediante la recopilación, el intercambio y el análisis de datos sobre las actividades durante las reuniones públicas para recomendar oportunidades para eficiencia y efectividad. Descripción breve: Realice un análisis abierto de las reuniones públicas de la ciudad para una mayor comprensión, accesibilidad, eficiencia y efectividad. Dirige: Socio de la sociedad civil: Christopher Kennedy, Liderazgo Austin Facilitador del gobierno: Sabine Romero, Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin Resumen del proyecto: Este proyecto responde a estos puntos críticos de nuestros socios de la sociedad civil: 1. ¿Cómo podríamos resolver la gobernanza nocturna (dado que las reuniones del consejo municipal pueden ir regularmente más allá de la medianoche), una situación que no es transparente ni efectiva al considerar los impactos de las decisiones, y que dificulta que el público entienda cómo y por qué las decisiones son ¿hecho? - Vision Zero ATX 2. ¿Cómo podríamos aumentar la comprensión general para ayudar a las personas a navegar temas de interés? - Investigación de ATX Hack For Change Resultados deseados de 4.1: 1) La comprensión pública de las actividades en las reuniones públicas aumenta a través del acceso, tanto en persona como electrónicamente. 2) La comunicación del Consejo se mejora a través de nuevas prácticas basadas en la comprensión compartida de lo que funciona 3) Se aumenta la efectividad de cada reunión, con una clara progresión a través del debate. 4) Establecer opciones significativas para los flujos de información y decisión que tendrán el efecto de hacer que las reuniones públicas sean más accesibles para el público 5) Crear una mejor comprensión para los ciudadanos sobre cómo se financian las iniciativas y cómo los departamentos usan los recursos del Fondo General y otras fuentes presupuestarias . Preguntas de exploración de 4.2: 1) ¿Cuál es la ruta actual para la toma de decisiones en la ciudad, implementada por el nuevo consejo miembro de 11? 2) ¿Cómo es esta una mejor ruta que los enfoques anteriores? 3) ¿Qué lecciones se han aprendido de los primeros dos años de experiencia? 4) ¿Qué quiere el público en un proceso más efectivo? 14 5) ¿Qué podríamos aprender de las transcripciones de reuniones anteriores: qué patrones podríamos identificar en lo que hace que las reuniones continúen por un período prolongado?

4 Reuniones públicas de la ciudad

Texto de compromiso

Para ayudar a los miembros de la comunidad de Austin a navegar mejor los temas de interés y hacer que los procesos de toma de decisiones de la ciudad sean más comprensibles y accesibles, nos comprometemos a promover la transparencia y la responsabilidad mediante la recopilación, el intercambio y el análisis de datos sobre las actividades durante las reuniones públicas para recomendar oportunidades de eficiencia y efectividad.

Hitos

1. Aclarar fase. Entregas esperadas: plan de investigación para entrevistas con partes interesadas y miembros de la comunidad y evaluaciones de grabaciones y transcripciones de reuniones; Borrador del formato de datos para publicar información sobre actividades durante reuniones públicas; Storyboard of the city debate ciclo de vida.

2. Fase de encuadre. Entregas esperadas: Informe sobre temas y patrones del proceso de reunión; Informe sobre síntesis de entrevistas con partes interesadas y miembros de la comunidad.

3. Concebir / Prototipo / Fase de prueba. Entregas esperadas: acumulación de posibles soluciones para lograr los resultados deseados; Identificación de un problema del consejo para probar posibles soluciones para lograr los resultados deseados; Comentarios de las partes interesadas y los miembros de la comunidad sobre el desempeño de las diferentes soluciones.

4. Plan / Fase de construcción. Entregas esperadas: Recomendaciones para formalizar soluciones que han demostrado ser efectivas durante las pruebas; Storyboard refinado del ciclo de vida de discusión de la ciudad; Formato de datos para publicar información sobre actividades durante reuniones públicas.

Resumen del compromiso

Objetivo de compromiso

Objetivo general y relevancia

El cuarto compromiso de OGP de la Ciudad de Austin abordó la eficiencia de las reuniones públicas del gobierno de la ciudad y la participación pública en el proceso de toma de decisiones. Actualmente, las reuniones del consejo de la ciudad se llevan a cabo muy tarde, a menudo terminan en las primeras horas de la mañana del día siguiente. Los funcionarios del gobierno y los líderes de la comunidad acordaron que este tipo de "gobernanza nocturna" disminuye la transparencia e impide que los miembros del público se involucren y entiendan completamente el proceso de toma de decisiones. El compromiso estableció un plan para recopilar, publicar y analizar datos sobre reuniones públicas. Los funcionarios de la ciudad y sus socios de la sociedad civil utilizarían esta información para hacer recomendaciones para mejorar el proceso de las reuniones públicas.

Al igual que muchos de los compromisos OGP de Austin, el compromiso de mejorar las reuniones de la ciudad incluyó cuatro etapas clave. Los funcionarios de la ciudad y sus socios de las OSC planearon utilizar entrevistas cualitativas con el personal y las partes interesadas para generar nuevas ideas sobre el proceso de reuniones de la ciudad. Luego sintetizarían los resultados de su investigación y crearían informes para el personal de la ciudad, las OSC y otras partes interesadas. Estos resultados informarían la selección de un tema específico del ayuntamiento para probar soluciones para una toma de decisiones más eficiente. Después de un período de prueba, los funcionarios de la ciudad y sus contactos de OSC colaborarían en una serie de recomendaciones a los líderes de la ciudad para resolver el problema de las reuniones ineficientes de la ciudad, incluidos "formatos de datos para publicar información sobre las actividades durante las reuniones públicas". ^{Plan de Acción Subnacional OGP de la Ciudad de Austin, página 15.}

El cuarto compromiso de Austin abordó los valores de OGP de acceso a la información y participación cívica. El compromiso tenía como objetivo específico aumentar la comprensión y el acceso a la información en las reuniones públicas. La publicación de los datos de las reuniones de la ciudad en un formato utilizable y comprensible podría permitir a los ciudadanos interactuar más fácilmente con sus representantes locales. Al aumentar la eficiencia de las reuniones y resolver el problema de la gobernanza nocturna, los funcionarios de la ciudad podrían hacer que sea mucho más fácil para los ciudadanos hacer oír su voz sobre temas clave.

Especificidad e impacto potencial

El cuarto compromiso de Austin fue muy específico. Los hitos fueron objetivamente verificables, oportunos y fácilmente medibles. Cada hito marcó la producción de recursos que fueron clave para el éxito del compromiso, incluidos los planes de investigación, informes, publicación de datos y recomendaciones para el gobierno de la ciudad.

Este compromiso tenía el potencial de crear un cambio moderado dentro del gobierno de la ciudad. Las reuniones del consejo de la ciudad de Austin son notoriamente largas y complicadas. Los procesos simplificados para llevar a cabo y documentar reuniones de la ciudad podrían hacer que el gobierno sea más accesible al público y tener el potencial de informar compromisos más transformadores en el futuro. Si bien este compromiso buscaba resolver el notorio problema de las reuniones nocturnas del consejo en el ayuntamiento, el plan de acción no fue escrito con la intención de prescribir medidas para el cambio. Más bien, el compromiso fue diseñado para permitir que surjan enfoques para las reformas del consejo, identificar estrategias para mejorar la eficiencia y hacer recomendaciones al consejo de la ciudad. Mejorar estos procesos podría tener un fuerte impacto positivo en el statu quo.

Cierre
Sustancial

El cuarto compromiso de Austin tenía como objetivo agilizar las reuniones públicas de la ciudad y hacer recomendaciones al concejo municipal para que las reuniones sean más eficientes y efectivas. Este compromiso fue administrado por el Departamento de Servicios de Administración de la Ciudad de Austin con el apoyo de la Oficina de Innovación, el Departamento Jurídico y el socio CSO Leadership Austin. El investigador de IRM considera que se completó sustancialmente.

El equipo de compromiso se reunió mensualmente para estudiar reuniones pasadas del consejo municipal y sesiones de trabajo del consejo e identificar oportunidades para una mayor eficiencia. ^{Sabine Romero (Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin), entrevistada por el investigador de IRM, 21 Septiembre 2017.} El personal de la ciudad realizó una extensa investigación de antecedentes sobre las reuniones del consejo municipal, compilando estadísticas sobre la duración de las reuniones, la cantidad de elementos considerados, la cantidad de comentarios públicos sobre cada elemento y otra información que podría informar los cambios de las reuniones públicas. El personal presentó estos hallazgos y una serie inicial de recomendaciones al ayuntamiento en marzo y abril de 2017. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Reunión del Consejo de Eficiencia y Deliberación. Recomendaciones del personal. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=273632} Las recomendaciones clave incluyeron: publicar agendas de reuniones con dos semanas de anticipación, establecer horarios estándar para las reuniones, utilizar un tablero de mensajes en línea para discutir temas antes de las reuniones y reducir la cantidad de tiempo disponible para cualquier orador durante los períodos de comentarios públicos de las reuniones del consejo.

Los miembros del consejo y el personal de la ciudad acordaron que estos cambios podrían ayudar a prevenir las reuniones nocturnas y evitar decisiones sobre temas clave durante horas menos accesibles. La líder de la sociedad civil Carmen Llanes Pulido, Directora Ejecutiva de la organización comunitaria GO! Austin / VAMOS! Austin acordó que la toma de decisiones a altas horas de la noche es problemática, pero también destacó la dificultad que enfrentan muchos residentes de Austin cuando intentan asistir a las reuniones del consejo. “Una de esas noches en las que tuvimos residentes testificando [en una reunión del consejo], uno de los residentes era una de esas personas que trabaja en horas extrañas y trabaja dos o tres trabajos a la vez ... y en realidad pudo quedarse hasta tarde y dar testimonio ", dijo Llanes Pulido al Austin Monitor en abril 2017. ^{McGlinchy, Audrey. Los investigadores del sueño animan a los miembros del Consejo al considerar formas de evitar las noches tardías. El monitor de Austin. 20 April 2017. https://www.austinmonitor.com/stories/2017/04/sleep-researchers-cheer-council-members-consider-ways-avoid-late-nights/}

Durante el período de implementación, el ayuntamiento promulgó algunos cambios en las reuniones públicas. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Discusión de las reuniones públicas: Reunión del Consejo y Resoluciones del Comité, 2 / 9 / 17. https://opengovpartnership.bloomfire.com/series/3202374-commitment-4-city-public-meetings/posts/2821991-public-meetings-discussion-council-meeting-and-committee-resolutions-2-9-17} Por ejemplo, en febrero 2017, el ayuntamiento redujo el número de comités del consejo de diez a cinco. ^{Resolución del Ayuntamiento de la Ciudad de Austin 20170209-034. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=272092} En la misma reunión, el consejo municipal ordenó formalmente al administrador de la ciudad que hiciera recomendaciones "para mejorar la eficiencia y deliberación de las reuniones del Consejo". ^{Resolución del Ayuntamiento de la Ciudad de Austin 20170209-035. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=272093}

En mayo 2017, el Ayuntamiento modificó el proceso de reuniones para instituir los cambios recomendados. ^{Resolución del Ayuntamiento de la Ciudad de Austin 20170518-015. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=277608} Los cambios entraron en vigencia en agosto de 2017. El equipo de compromiso observó las siguientes cinco reuniones regulares, documentando las horas de inicio y finalización de las reuniones bajo los nuevos procedimientos. El equipo de compromiso también se reunió con el personal del consejo para evaluar el impacto de los cambios adoptados. El equipo de compromiso descubrió que los cambios habían creado solo un impacto limitado y que la mayoría de los factores que contribuyen a las reuniones nocturnas no habían cambiado.

Sobre la base de la investigación realizada como parte de este compromiso, los funcionarios de la ciudad y las OSC discutieron una serie de oportunidades y sugerencias para mejorar el acceso y la eficiencia de las reuniones públicas. Estos incluyen el establecimiento de oficinas de distrito remotas para aumentar el acceso de los ciudadanos a las reuniones del consejo, el desarrollo de una wiki de la ciudad que informe al público sobre la historia y los antecedentes de los problemas del consejo, el desarrollo y la junta electrónica del estado de la agenda del consejo en el Ayuntamiento, y la continuación de los esfuerzos de colaboración entre la sociedad civil y gobierno para abordar problemas holísticos con procesos de reuniones públicas. ^{Personal de la ciudad de Austin, entrevistado por el investigador del IRM. 2017} Estas recomendaciones se alinean con el primer entregable en el cuarto hito. En el momento de este informe, las recomendaciones adicionales no se habían presentado formalmente al consejo de la ciudad y todavía estaban siendo discutidas por el personal de la ciudad.

Resultados iniciales: ¿abrió el gobierno?

Acceso a la información: sin cambios

Participación ciudadana: sin cambios

Cuando se diseñó este compromiso, el personal de la ciudad y los socios de la sociedad civil lamentaron la ineficiencia de las reuniones públicas de la ciudad, que a menudo duraban hasta altas horas de la noche. Los socios de la sociedad civil identificaron la "toma de decisiones a altas horas de la noche" como un obstáculo para la transparencia, el compromiso cívico y la rendición de cuentas, explicando que el sistema de reuniones actual presentaba "una situación que no es transparente ni efectiva al considerar los impactos de las decisiones, y que dificulta el público para entender cómo y por qué se toman las decisiones ". ^{Plan de Acción Subnacional OGP de la Ciudad de Austin, página 14.} Los funcionarios gubernamentales y sus socios de OSC diseñaron este compromiso para aumentar la eficiencia, el acceso y la comprensión de las reuniones públicas. Se esperaba que el compromiso, si se implementaba completamente, tuviera un impacto moderado en la gobernanza abierta en Austin.

Al final del período de implementación, el compromiso había creado algunos cambios menores en la práctica del gobierno. Sin embargo, el investigador de IRM no descubrió ninguna evidencia de que la implementación inicial del compromiso haya creado ninguno de los resultados esperados por el equipo del compromiso. El consejo municipal promulgó varios cambios en los procedimientos de las reuniones en función de la recomendación del equipo de compromiso, como limitar la cantidad de tiempo permitido para hablar sobre los temas de la agenda y publicar agendas antes de las reuniones. las reglas podrían cambiarse fácilmente sin la aprobación de los ciudadanos. Las reuniones continuaron hasta altas horas de la noche, y una reunión reciente del consejo de la ciudad terminó en 2: 56 am La nota final en la transcripción de las reuniones captura a un miembro del consejo confesando: “He estado despierto casi 24 horas ahora. Esto es demasiado largo ". Cuando otro comentó que el consejo había roto un nuevo récord de reuniones largas, el alcalde respondió:" Creo que lo hicimos, desafortunadamente ". ^{Transcripción de la sesión de la reunión ordinaria del Ayuntamiento - 26 Abril 2018. Página 229.}

Del mismo modo, los cambios iniciales promulgados por los líderes de la ciudad no crearon nuevas oportunidades para la participación cívica. Los miembros del público que desean participar en las reuniones del consejo de la ciudad todavía están sujetos a las limitaciones identificadas durante el proceso de diseño del compromiso. El personal de la ciudad identificó una serie de oportunidades para mejorar el acceso a las reuniones públicas que aún no han sido aprovechadas por los funcionarios electos. El investigador del IRM concluye que no ha habido cambios observables en las reuniones públicas de la ciudad con respecto al acceso a la información o la participación cívica.

Recomendaciones

Mejorar las reuniones de la ciudad para aumentar el compromiso cívico es un objetivo importante y ambicioso para la Ciudad de Austin. El personal de la ciudad debe completar la implementación de este compromiso redactando recomendaciones formales, publicándolas en un formato de acceso público y publicitando esas recomendaciones a través de comunicaciones ciudadanas directas y medios locales. Si bien el ayuntamiento promulgó cambios en el proceso de las reuniones, estos fueron en gran medida autónomos. Las recomendaciones del personal de la Oficina de Innovación pueden complementar los cambios del consejo e informar mejoras adicionales a las reuniones públicas. El personal de la ciudad también debe trabajar con las organizaciones de la sociedad civil para diseñar e implementar una evaluación de los cambios en las reuniones realizados por el ayuntamiento. La investigación adicional podría identificar los impactos de estos cambios e informar los planes de acción futuros.

Enlaces a más evidencia

· Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin - Compromiso Página de información del proyecto 4

· Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin - Recomendaciones del personal - Eficiencia y deliberación de la reunión del Consejo

· Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin - Reuniones públicas Seguimiento de 2017 - Nota para el personal del Consejo