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Chile

Desarrolle un modelo de gestión de archivos y gestión de documentos, que promueva el acceso a la información pública. (CL0024)

Resumen

De un vistazo

Plan de ACCION: Plan de Acción de Chile 2014-2016

Ciclo del plan de acción: 2014

Estado: inactivo

Instituciones

Institución principal: Consejo para la Transparencia

Instituciones de apoyo: Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, contraparte técnica y en labores de promoción del modelo de gestión de archivos.

Áreas de política

Gestión de Registros

Revisión de IRM

Informe de IRM: Informe de fin de período de Chile 2014-2016, Informe de progreso de Chile 2014-2015

Estrellado: No

Resultados tempranos: marginal

Diseño i

Verificable: sí

Relevante para los valores de OGP: acceso a la información

Impacto potencial:

Implementación i

Terminación:

Descripción

Status quo o problem que se quiere resolver: La inexistencia de documentos, o la inadecuada gestión de los mismos, establece como una barrera para el acceso a la información.
Objetivo principal: Desarrollar un modelo de gestión documental, basado en buenas prácticas nacionales e internacionales, que potencia el acceso a la información de los ciudadanos.

Resumen de estado de fin de período de IRM

Compromiso 5. Desarrollar un modelo de gestión de archivos y gestión documental, que potencia el acceso a la información pública.

Texto del compromiso

Desarrollar un modelo de gestión documental basado en buenas prácticas nacionales e internacionales que potencie el acceso a la información de los ciudadanos. Para estos efectos se definieron tres hitos relacionados con la formulación, difusión e implementación piloto del modelo de gestión de archivos y gestión documental

Institución responsable: Consejo para la Transparencia

Instituciones de apoyo:  Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, contraparte técnica y en labores de promoción del modelo de gestión de archivos.

Fecha de inicio: julio 2014 Fecha de cierre: julio 2016

 

Nota editorial: Según los criterios anteriores a 2015, este compromiso recibió la categoría de estelar, porque es medible, claramente relevante a los valores de la AGA, tiene impacto potencial moderado o transformador y fue completamente implementado. Sin embargo, para elevar el estándar de los compromisos estelares, al inicio del 2015 el MRI actualizó los criterios, excluyendo los compromisos de impacto potencial moderado y los certificados como candidatos a esta calificación solo compromisos transformadores.

Objetivo del compromiso

El propósito de este compromiso fue implementar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) con el objetivo de homogenizar y normalizar la gestión documental por medio de un sistema que actúa como apoyo para la organización, manejo, acceso, control y creación de documentos y archivos. Esta iniciativa se perfila como una profundización de la transparencia y el derecho de acceso a la información pública al mejorar la calidad, confiabilidad y accesibilidad a la documentación de la administración pública.

Cumplimiento

Medio término: Sustancial

En mayo de 2014, Chile comenzó la implementación de un proyecto conjunto con 10 países latinoamericanos que forman parte de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), para desarrollar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos. Este proyecto, financiado por Eurosocial, llevó a cabo en Chile bajo la coordinación del CPLT, el Archivo Nacional y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES).

Entre junio y septiembre de 2014, los países trabajarán en la creación del modelo, el cual fue presentado en noviembre de 2014 en Brasilia, la ocasión en que los países firmaron la declaración en la que se comprometen a implementarlo.

La RTA estableció en marzo de 2014 un sitio web administrado por el Consejo para la Transparencia, el cual contiene todos los documentos referidos al MGD y guías de implementación del modelo  http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html . Un año después, en abril del 2015, se realizó en Santiago de Chile un acto inaugural del proyecto piloto de implementación del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos creados por la RTA, en el cual se realizó la alineación general del modelo, sus principales características y alcance. Además, se ha dado a conocer esta iniciativa a través de notas en los portales institucionales de quienes coordinan este trabajo y en dos números del Seminario Interdisciplinario de Archivos, mostrando la experiencia y el modelo  http://www.chilearchivos.cl/ . Si bien se llevó a cabo una difusión del modelo en el plazo previsto, la investigadora considera estas acciones insuficientes, ya que la difusión se centró en la creación de un sitio web, la realización de un seminario y en notas en portales institucionales de quienes coordinamos este compromiso. La implementación de un piloto se realizó en desarrollo y en línea con el plazo final. Había un programa definido y las instituciones participantes, dos municipios y cinco servicios públicos, todos con alta demanda ciudadana por información.

Fin de término: Completo

Este compromiso se cumplió en su totalidad durante el segundo año de implementación del plan de acción. Durante este período, se incluyen acciones de difusión complementarias y se implementa el piloto en siete instituciones públicas.

Respeto a la difusión del modelo que había sido cumplido con limitaciones en la evaluación del primer año, se concretó la implementación de un Plan de Promoción y Difusión del MGD, liderado por la Unidad de Gestión Documental del Consejo para la Transparencia. El objetivo de este plan fue promover y difundir el Modelo de Gestión Documental de la RTA en las instituciones públicas que lo desafían, entregando estrategias para su implementación.

Las iniciativas que contempla este plan incluyen:

-  Capacitación y promoción del Modelo de Gestión Documental en instituciones públicas, tanto en Santiago como en otras regiones. Hasta julio de 2016 se había capacitados a 300 funcionarios.  Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a la solicitud de la investigadora.  Sin embargo, cabe señalar que posterior al período de evaluación de este informe se capacitará a 137 funcionarios más. 

-  Diseño e implementación del curso virtual “Introducción al Modelo de Gestión Documental” en el portal e-learning  http://www.educatransparencia.cl .

-  Reformulación de la herramienta “Diagnóstico Gestión Documental” del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal (MGTM v. 2.0) con el objetivo de llevar a cabo un plan de trabajo enfocado en el desarrollo de una Política de Gestión Documental por parte de los municipios participantes.

La implementación de un piloto que tuvo éxito en tres municipios se modificó alcanzando a siete instituciones públicas, cinco del nivel central o regional y dos municipios  Municipalidad de La Pintana, Municipalidad de Calera de Tango, Gobierno Regional Metropolitano, Dirección General de Aguas, Ministerio de Salud, Presidencia de la República y Consejo para la Transparencia . De acuerdo con información del CPLT, hay un buen nivel de avance de los productos elaborados por las siete instituciones participantes, así como una buena valoración de modelo. El CPLT recibió una serie de recomendaciones frente a la implementación de este piloto, las cuales han sido abordadas por la CDCyT del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el CPLT. Con base en sus primeras reuniones, estas entidades buscan diseñar un plan de trabajo que conduzca a la promulgación de un instructivo presidencial en este tema.

¿Se avanzó en la apertura del gobierno?

Acceso a la información: Marginalmente

Este compromiso pretendía abordar la gestión inadecuada de archivos en Chile que conduce a dificultades para acceder a la información del Estado por parte de la ciudadanía. Según afirmación del CPLT, cerca del 10% de las notificaciones de información a solicitudes ciudadanas se debe a que "no se encuentra la información".

Para abordar esta dificultad, el CPLT se propone desarrollar un sistema homogenizado para la gestión documental que tiene en cuenta las buenas prácticas nacionales e internacionales. En esta etapa, la meta fue diseñar el modelo y hacer una implementación piloto que incluye la instalación de los productos que contempla el modelo y evaluación positiva de su utilidad.

Este modelo incluye disposiciones para la gestión de distintos documentos, tanto de carácter electrónico, como documentos que hacen parte de procesos comunes a todos los tipos de documentos. En su estructura, este modelo contempla un documento marco, guías de implementación, guías y otros documentos. No obstante, durante la implementación, cada organización debe apropiarse del modelo de acuerdo con sus necesidades y cualidades. Esto requiere que las organizaciones creen nuevos marcos de operación al interior de su entidad, lo que puede demorar la implementación del modelo  http://mgd.redrta.org/modelo-de-gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-01-23/093820.html .

A partir de una capacitación realizada a otros 300 funcionarios de diversos organismos públicos y municipales de la región metropolitana y las regiones de Antofagasta, O’Higgins, Maule y Bio Bio sobre el modelo de gestión de archivos y documental, algunas instituciones han solicitado al CPLT la entrega de lineamientos y estrategias para la implementación de los componentes del Modelo. De igual manera, luego de su aplicación piloto, actualmente se lleva a cabo la elaboración de un instructivo presidencial en el tema para ser implementado por la totalidad de servicios públicos de la Administración del Estado.  Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a solicitud de la investigadora.  

Al momento de redactar este informe, el modelo todavía se encuentra en una etapa piloto. No existen resultados concretos en cuanto al impacto que el compromiso ha tenido en la práctica de gestión documental en Chile. En ese sentido, este modelo brinda a las entidades administradas un nuevo medio para la gestión de sus archivos. Sin embargo, sus resultados solo pueden ser evaluados en el largo plazo, determinados del nivel de implementación que puede tener con cada organismo.

Al consultar las organizaciones de la sociedad civil sobre este compromiso, quienes se manifestaron sin poder emitir una opinión al respecto, dada la falta de información.

¿Se llevó adelante?

Este compromiso no ha sido incorporado en el borrador del tercer plan de acción 2016-2018 del Gobierno de Chile.


Compromisos

  1. Creación de un Plan Nacional de Educación Cívica en Materia de Integridad para Funcionarios Públicos

    CL0051, 2018, desarrollo de capacidades

  2. Entrenando Gobierno Abierto

    CL0052, 2018, desarrollo de capacidades

  3. Justicia abierta en la Defensoría Pública

    CL0053, 2018, acceso a la información

  4. Ampliación y profundización del modelo de gobierno municipal abierto

    CL0054, 2018, Gobierno electrónico

  5. Desarrollo de capacidades para servicios de atención inclusiva

    CL0055, 2018, desarrollo de capacidades

  6. Plan Estratégico para el Fortalecimiento de la Integridad Pública

    CL0056, 2018, Gobierno electrónico

  7. Plan de difusión y seguimiento en Chile de los Objetivos de Desarrollo Sostenible y vinculación con las políticas públicas

    CL0057, 2018, Gobierno electrónico

  8. Gestión de recursos hídricos

    CL0058, 2018, Gobierno electrónico

  9. Fortalecimiento de los consejos de la sociedad civil y otros mecanismos participativos Ciudadano en la gobernanza

    CL0059, 2018, desarrollo de capacidades

  10. Política de datos abiertos y protección de datos

    CL0060, 2018, acceso a la información

  11. Construya en colaboración una propuesta de política para crear un registro de negocios de propietarios reales (beneficiarios finales - BF)

    CL0061, 2018, anticorrupción

  12. Implementación de OCDS (Estándar de datos de contratación abierta)

    CL0062, 2018, acceso a la información

  13. Compromiso destacado Vigilancia del sector energético: transparente, accesible y participativo

    CL0032, 2016, acceso a la información

  14. Compromiso destacado Fortalecimiento de la democracia ambiental

    CL0033, 2016, acceso a la información

  15. Georreferenciación de Quejas e Infracciones Solicita el Código del Agua

    CL0034, 2016, Gobierno electrónico

  16. Sitio web de transparencia de Codelco

    CL0035, 2016, acceso a la información

  17. Política Plan de Educación Ciudadana

    CL0036, 2016, desarrollo de capacidades

  18. Plan Educativo de Ciudadanía de Recursos Educativos Abiertos

    CL0037, 2016, desarrollo de capacidades

  19. Modelo de trabajo y recursos del curso de idiomas en la administración pública

    CL0038, 2016, desarrollo de capacidades

  20. Definición de políticas e implementación de datos de gobierno abierto

    CL0039, 2016, acceso a la información

  21. Datos abiertos y contratación pública

    CL0040, 2016, acceso a la información

  22. Observatorios Instrumentosde Implementación de Planificación Territorial y Mercado Urbano

    CL0041, 2016, Gobierno electrónico

  23. Diseño e implementación de la plataforma DOM en línea

    CL0042, 2016, desarrollo de capacidades

  24. Más acceso a la información sobre la tierra Chile

    CL0043, 2016, desarrollo de capacidades

  25. Modernización y Transparencia de Sistemas de Adquisiciones y Control de Gestión de Obras Públicas

    CL0044, 2016, anticorrupción

  26. Disponibilidad de información Económicotributaria en el sitio web

    CL0045, 2016, Gobierno electrónico

  27. Modelo de Gobierno Abierto Subnacional

    CL0046, 2016, desarrollo de capacidades

  28. Fortalecimiento de la participación, la transparencia y la descentralización de las negociaciones comerciales realizadas por Direcon, mediante la creación de redes con las partes interesadas a nivel nacional y la implementación de la plataforma digital interactiva.

    CL0047, 2016, Gobierno electrónico

  29. Modelo de Gestión de Transparencia Municipal 2.0

    CL0048, 2016, acceso a la información

  30. Integridad del sistema en instituciones públicas

    CL0049, 2016, desarrollo de capacidades

  31. Institucionalizar la Alianza para el Gobierno Abierto en Chile mediante la Creación de la Secretaría Ejecutiva de Gobierno Abierto para el Diseño, Implementación y Monitoreo de Planes de Acción

    CL0050, 2016, Legislativo

  32. Compromiso destacado Implementación del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal.

    CL0020, 2014, desarrollo de capacidades

  33. Estrategia de datos abiertos y reutilización

    CL0021, 2014, acceso a la información

  34. Concurso Nacional de Datos Abiertos y Reutilización de Información Pública Enfoque Ciudadano.

    CL0022, 2014, acceso a la información

  35. Portal de transparencia

    CL0023, 2014, desarrollo de capacidades

  36. Desarrolle un modelo de gestión de archivos y gestión de documentos, que promueva el acceso a la información pública.

    CL0024, 2014, Gestión de registros

  37. Proceso de seguimiento de los compromisos presidenciales

    CL0025, 2014,

  38. Fortalecimiento de mecanismos de participación ciudadana (Ley 20,500)

    CL0026, 2014, Gobierno electrónico

  39. Procedimientos y servicios de mejora de la campaña entregados a los ciudadanos (Chile Paperless)

    CL0027, 2014, Gobierno electrónico

  40. Constitución del Consejo Nacional de Participación Ciudadana y Fortalecimiento de la Sociedad Civil.

    CL0028, 2014, desarrollo de capacidades

  41. Portal Ciudadano Atención Médica

    CL0029, 2014, ciudadanía e inmigración

  42. Compromiso destacado Implementación y Monitoreo de la Ley de Cabildeo.

    CL0030, 2014, Legislación y regulación

  43. Compromiso destacado Fortalecimiento de la democracia ambiental

    CL0031, 2014, acceso a la información

  44. Chileatiende

    CL0001, 2012, Gobierno electrónico

  45. Marco de interoperabilidad

    CL0002, 2012, Gobierno electrónico

  46. Portal de gobierno abierto

    CL0003, 2012, Gobierno electrónico

  47. identidad digital

    CL0004, 2012, Gobierno electrónico

  48. Perfeccionando la Ley de Acceso a la Información Pública

    CL0005, 2012, acceso a la información

  49. Proyecto de Ley de Partidos Políticos

    CL0006, 2012, Legislación y regulación

  50. Promoción de la Ley Modelo de la Organización de los Estados Americanos

    CL0007, 2012, acceso a la información

  51. Bill Probity en público

    CL0008, 2012, anticorrupción

  52. Consejo Directivo, Organizaciones Legislativas y de la Sociedad Civil para Promover la Transparencia

    CL0009, 2012, Participación pública

  53. Portal de transparencia

    CL0010, 2012, acceso a la información

  54. Política de archivos nacionales

    CL0011, 2012, Gestión de registros

  55. Carta de compromiso de funcionarios públicos

    CL0012, 2012, anticorrupción

  56. Acciones relevantes para la Declaración de activos e intereses: Las acciones relevantes para la Declaración de activos e intereses aumentan el número de autoridades

    CL0013, 2012, anticorrupción

  57. Acciones relevantes para la Declaración de activos e intereses: nueva forma

    CL0014, 2012, anticorrupción

  58. Compromiso destacado Bill Lobby

    CL0015, 2012, anticorrupción

  59. Promoción de la participación ciudadana

    CL0016, 2012, Reglamento Abierto

  60. Proyectos de ley sobre participación ciudadana: plebiscitos comunales

    CL0017, 2012, Legislación y regulación

  61. Proyectos de ley sobre participación ciudadana: iniciativa ciudadana

    CL0018, 2012, Legislación y regulación

  62. Participación pública en asuntos ambientales

    CL0019, 2012, anticorrupción

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