Introducir procedimientos modernos de gestión de documentos (IE0043)

Objetivo: proponer un plan de gestión de registros del servicio público para facilitar una gestión de registros coherente e integral en el servicio público que ayudará a los organismos del servicio público a llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos de los archivos nacionales, la libertad de información y la legislación de protección de datos . Status quo: la gestión de registros se relaciona con un amplio conjunto de responsabilidades corporativas y permite a los organismos del Servicio Público llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos operativos uniformes de los archivos nacionales, la legislación sobre libertad de información y protección de datos. El Desarrollo de la Organización (CMOD) emitió una guía con respecto a la gestión de registros ('Las reglas antiguas siguen siendo buenas reglas - Pautas de gestión de registros). Con el tiempo, las prácticas de mantenimiento de registros orgánicos han evolucionado, incluida la proliferación de sistemas de mantenimiento de registros dispares de calidad variable basados ​​en tecnologías digitales. Las ventajas de los sistemas digitales en la creación, copia y distribución de documentos han diluido los sistemas subyacentes que se usaban tradicionalmente para administrar archivos y garantizar el contexto, la confiabilidad y la integridad del registro. Ambición: los ministros de gasto público y reforma, y ​​asuntos artísticos, patrimoniales, regionales, rurales y de Gaeltacht, presentarán en breve un memorando al gobierno solicitando la aprobación de un plan de gestión de registros de servicio público propuesto para entregar las políticas, directrices, estructuras y sistemas necesarios para facilitar una gestión de registros coherente e integral. El Plan también abordará la cuestión de los registros electrónicos y digitales, y dará instrucciones a los organismos públicos con respecto a los registros que no merecen una gestión de conservación a largo plazo. Organizaciones ejecutoras principales: Archivos Nacionales, Departamento de Gastos Públicos y Cronología de la reforma: enero 2005 a enero 2017.
Compromiso 10: Introducir procedimientos modernos de gestión de documentos Valores OGP Gobernanza, Transparencia Compromiso nuevo o continuo Nuevas organizaciones de implementación principales Archivos nacionales, Departamento de gasto público y reforma Otros actores involucrados - gobierno Todos los departamentos gubernamentales Hitos verificables y medibles para cumplir con el compromiso Nuevo o en curso Inicio fecha Fecha de finalización Presente un Plan de gestión de registros de servicio público al Gobierno para que tome una decisión Nuevo Q4 2016 Q1 2017 Se agregarán más hitos para mostrar cómo se entregará este compromiso sujeto a la aprobación del Plan por parte del Gobierno. Si se aprueba, se prevé que el plan se entregará durante tres años. Nuevo Q1 2017 Q1 2020.

10 Introducir procedimientos modernos de gestión de documentos

Objetivo: Proponer un plan de gestión de registros del servicio público para facilitar una gestión de registros coherente e integral en el servicio público que ayudará a los organismos del servicio público a llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos de los archivos nacionales, la libertad de información y la legislación de protección de datos.

Status quo: La gestión de registros se relaciona con un amplio conjunto de responsabilidades corporativas y permite a los organismos del Servicio Público llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos operativos uniformes de la legislación de Archivos Nacionales, Libertad de Información y Protección de Datos

En 2005, el Centro de Servicio Civil para el Desarrollo de la Organización de Gestión (CMOD) emitió una guía sobre la gestión de registros ('Las reglas antiguas siguen siendo buenas reglas - Directrices de gestión de registros). Con el tiempo, las prácticas de mantenimiento de registros orgánicos han evolucionado, incluida la proliferación de sistemas de mantenimiento de registros dispares de calidad variable basados ​​en tecnologías digitales. Las ventajas de los sistemas digitales en la creación, copia y distribución de documentos han diluido los sistemas subyacentes que se usaban tradicionalmente para administrar archivos y garantizar el contexto, la confiabilidad y la integridad del registro.

Ambición: Los Ministros de Gasto Público y Reforma, y ​​Asuntos de Arte, Patrimonio, Regional, Rural y Gaeltacht, presentarán en breve un memorando al Gobierno solicitando la aprobación de un Plan de Gestión de Registros del Servicio Público propuesto para entregar las políticas, directrices, estructuras y sistemas necesarios para facilitar gestión de registros coherente e integral. El Plan también abordará la cuestión de los registros electrónicos y digitales, y dará instrucciones a los organismos públicos con respecto a los registros que no merecen una gestión de conservación a largo plazo.

Hitos:

10.1 Presentar un plan de gestión de registros de servicio público al gobierno para que tome una decisión

10.2 Se agregarán más hitos para mostrar cómo se cumplirá este compromiso sujeto a la aprobación del Plan por parte del Gobierno. Si se aprueba, se prevé que el plan se entregará durante tres años.

Institución responsable: Archivos Nacionales, Departamento de Gasto Público y Reforma

Instituciones de apoyo: Todos los departamentos gubernamentales

Fecha de inicio: 2017 de enero

Fecha de finalización: 2020 de enero

Contexto y objetivos

Los estudiosos clásicos de las burocracias, como Max Weber, han destacado una de sus características clave: el negocio se gestiona sobre la base de documentos escritos y un sistema de archivo.[Nota: El análisis weberiano de 'tipos ideales', basado en su trabajo pionero en burocracias, se ve en la mayoría de los textos introductorios sobre ciencias políticas, como Heywood, 2013, Politics 4th edition, London: Palgrave, Chapter 16. Para un análisis reciente fascinante para comprender mejor las influencias en la conceptualización de las burocracias de Weber, ver G. Cochrane, 2017, La visión de Max Weber para la burocracia: una víctima de la Primera Guerra Mundial, Londres: Palgrave] Por lo tanto, tener un sistema de documentos escritos que registre todas las decisiones que toman los organismos públicos es esencial en cualquier democracia moderna. Desde un punto de vista diferente, la mala gestión de los registros plantea el problema de la información incompleta a la que no se puede acceder fácilmente de forma electrónica. La presentación electrónica es un tema particularmente importante en Irlanda; carece de una infraestructura modernizada para centralizar el volumen de documentos escritos históricamente, así como para almacenar comunicaciones más recientes (como correos electrónicos) dentro y entre organismos públicos. La falta de información almacenada dentro de una estructura clara es problemática precisamente porque el gobierno debe ser responsable de sus acciones, especialmente si hay una solicitud de libertad de información (FoI) de los ciudadanos. FoI, como se ve en el compromiso del gobierno con él en el último plan de acción, es un tema particularmente destacado en Irlanda, dado el deseo histórico del público de presentar solicitudes.

Este compromiso busca proponer un Plan de gestión de registros de servicios públicos para crear una gestión de registros sólida en los organismos públicos para que cumplan con el requisito de la legislación de Archivos Nacionales, Libertad de Información y Protección de Datos. El compromiso también exige que se agreguen más hitos en el futuro.

El Plan de gestión de registros de servicios públicos mejora teóricamente la gestión de registros públicos, incluidos los registros electrónicos y digitales. Sin embargo, mejorar la gestión de los registros no significa necesariamente mejorar la transparencia o la publicación de los registros al público. Como tal, esto podría terminar teóricamente como un cambio interno sin cara pública, especialmente teniendo en cuenta que el elemento de cara al público no está especificado en el lenguaje de compromiso. Como tal, Milestone 10.1 está codificado como de relevancia poco clara para los valores de OGP. Además, Milestone 10.2 (que requiere más hitos) no es relevante para ningún valor de OGP. Hay poca información sobre lo que incluirá el Plan de gestión de registros de servicios públicos, solo que se presentará al gobierno. Del mismo modo, el objetivo de agregar más hitos en el futuro es muy vago. Por lo tanto, la especificidad se marca como baja. Incluso si el Plan de Administración de Registros de Servicios Públicos se completa y se presenta al gobierno, el compromiso no explica cómo se pondrá en marcha el plan una vez aprobado, lo que hace que el impacto potencial sea menor.

Cierre

El nivel de finalización de este compromiso es limitado y está retrasado. En octubre 2016, poco antes de que se adoptara el plan de acción, los Archivos Nacionales llevaron a cabo 'un seminario para servidores públicos y civiles para crear conciencia sobre el valor y la importancia de la buena gestión de registros', que también "Considerados desafíos para preservar los registros electrónicos".[Nota: 'National Archives avanza en un nuevo plan de gestión de registros de servicio público', MerrionStreet.ie, 19 October 2016, https://merrionstreet.ie/en/News-Room/Releases/National_Archives_progresses_new_public_service_records_management_plan_.html.] Al comienzo del plan de acción, Se ha enviado al gabinete un memorando del ministro de DPER y del ministro de artes, patrimonio, asuntos regionales, rurales y de Gaeltacht sobre el plan trienal para reformar la gestión de registros en todo el servicio público. Sin embargo, el informe de progreso del compromiso indica que el gabinete no acordó un plan de gestión de registros de servicio público durante el primer año del plan.

No hay evidencia de que el gobierno haya involucrado a posibles interesados ​​en la formulación del memorando y / o el plan, como lo verificó uno de los interesados ​​que hizo una presentación relevante sobre este compromiso durante el desarrollo del plan de acción, Transparencia Internacional. Aunque el plan de acción establece que este es un plan de tres años, la falta de progreso sustancial en el primer año más allá del memorando sobre el plan indica que la implementación está atrasada.

Siguientes Pasos

Dado que este compromiso tiene un plazo de más de tres años, es probable que el compromiso no se complete para el segundo año del plan de acción y, por lo tanto, debe incluirse en el próximo plan. Sin embargo, en el futuro, el investigador de IRM recomienda que Milestone 10.2 no se incluya debido a su falta de especificidad, o que si se va a incluir, se debe dar más especificidad. Debido a que los ciudadanos pueden beneficiarse directamente de este compromiso si hay más garantía de que obtendrán acceso adicional a la información como resultado, también es aconsejable que la referencia al desarrollo del plan en conjunto con las partes interesadas se haga explícita en el próximo plan de acción.

Para detalles de compromiso, vea https://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2001/01/Ireland_End-Term_...