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Irlanda

Introducir procedimientos modernos de gestión de documentos (IE0043)

Visión General

De un vistazo

Plan de ACCION: Plan de acción nacional de Irlanda 2016-2018

Ciclo del plan de acción: 2016

Estado: inactivo

Instituciones

Institución líder: Archivos Nacionales, Departamento de Reforma y Gasto Público

Institución (es) de apoyo: todos los departamentos gubernamentales

Áreas de política

Acceso a la información, Legislación y Regulación, Gestión de Registros, Derecho de información

Revisión de IRM

Informe de IRM: Informe de fin de período de Irlanda 2016-2018, Informe de mitad de período de Irlanda 2016-2018

Destacados: No

Resultados iniciales: no cambiaron

Diseño i

Verificable: No

Relevante para los valores de OGP: No relevante

Impacto potencial:

Implementación i

Terminación:

Descripción

Objetivo: proponer un plan de gestión de registros del servicio público para facilitar una gestión de registros coherente e integral en el servicio público que ayudará a los organismos del servicio público a llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos de los archivos nacionales, la libertad de información y la legislación de protección de datos . Status quo: la gestión de registros se relaciona con un amplio conjunto de responsabilidades corporativas y permite a los organismos del Servicio Público llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos operativos uniformes de los archivos nacionales, la legislación sobre libertad de información y protección de datos. El Desarrollo de la Organización (CMOD) emitió una guía con respecto a la gestión de registros ('Las reglas antiguas siguen siendo buenas reglas - Pautas de gestión de registros). Con el tiempo, las prácticas de mantenimiento de registros orgánicos han evolucionado, incluida la proliferación de sistemas de mantenimiento de registros dispares de calidad variable basados ​​en tecnologías digitales. Las ventajas de los sistemas digitales en la creación, copia y distribución de documentos han diluido los sistemas subyacentes que se usaban tradicionalmente para administrar archivos y garantizar el contexto, la confiabilidad y la integridad del registro. Ambición: los ministros de gasto público y reforma, y ​​asuntos artísticos, patrimoniales, regionales, rurales y de Gaeltacht, presentarán en breve un memorando al gobierno solicitando la aprobación de un plan de gestión de registros de servicio público propuesto para entregar las políticas, directrices, estructuras y sistemas necesarios para facilitar una gestión de registros coherente e integral. El Plan también abordará la cuestión de los registros electrónicos y digitales, y dará instrucciones a los organismos públicos con respecto a los registros que no merecen una gestión de conservación a largo plazo. Organizaciones ejecutoras principales: Archivos Nacionales, Departamento de Gastos Públicos y Cronología de la reforma: enero 2005 a enero 2017.
Compromiso 10: Introducir procedimientos modernos de gestión de documentos Valores OGP Gobernanza, Transparencia Compromiso nuevo o continuo Nuevas organizaciones de implementación principales Archivos nacionales, Departamento de gasto público y reforma Otros actores involucrados - gobierno Todos los departamentos gubernamentales Hitos verificables y medibles para cumplir con el compromiso Nuevo o en curso Inicio fecha Fecha de finalización Presente un Plan de gestión de registros de servicio público al Gobierno para que tome una decisión Nuevo Q4 2016 Q1 2017 Se agregarán más hitos para mostrar cómo se entregará este compromiso sujeto a la aprobación del Plan por parte del Gobierno. Si se aprueba, se prevé que el plan se entregará durante tres años. Nuevo Q1 2017 Q1 2020.

Resumen de estado intermedio de IRM

10 Introducir procedimientos modernos de gestión de documentos

Objetivo: Proponer un plan de gestión de registros del servicio público para facilitar una gestión de registros coherente e integral en el servicio público que ayudará a los organismos del servicio público a llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos de los archivos nacionales, la libertad de información y la legislación de protección de datos.

Status quo: La gestión de registros se relaciona con un amplio conjunto de responsabilidades corporativas y permite a los organismos del Servicio Público llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, además de respaldar los requisitos operativos uniformes de la legislación de Archivos Nacionales, Libertad de Información y Protección de Datos

En 2005, el Centro de Servicio Civil para el Desarrollo de la Organización de Gestión (CMOD) emitió una guía sobre la gestión de registros ('Las reglas antiguas siguen siendo buenas reglas - Directrices de gestión de registros). Con el tiempo, las prácticas de mantenimiento de registros orgánicos han evolucionado, incluida la proliferación de sistemas de mantenimiento de registros dispares de calidad variable basados ​​en tecnologías digitales. Las ventajas de los sistemas digitales en la creación, copia y distribución de documentos han diluido los sistemas subyacentes que se usaban tradicionalmente para administrar archivos y garantizar el contexto, la confiabilidad y la integridad del registro.

Ambición: Los Ministros de Gasto Público y Reforma, y ​​Asuntos de Arte, Patrimonio, Regional, Rural y Gaeltacht, presentarán en breve un memorando al Gobierno solicitando la aprobación de un Plan de Gestión de Registros del Servicio Público propuesto para entregar las políticas, directrices, estructuras y sistemas necesarios para facilitar gestión de registros coherente e integral. El Plan también abordará la cuestión de los registros electrónicos y digitales, y dará instrucciones a los organismos públicos con respecto a los registros que no merecen una gestión de conservación a largo plazo.

Hitos:

10.1 Presentar un plan de gestión de registros de servicio público al gobierno para que tome una decisión

10.2 Se agregarán más hitos para mostrar cómo se cumplirá este compromiso sujeto a la aprobación del Plan por parte del Gobierno. Si se aprueba, se prevé que el plan se entregará durante tres años.

Institución responsable: Archivos Nacionales, Departamento de Gasto Público y Reforma

Instituciones de apoyo: Todos los departamentos gubernamentales

Fecha de inicio: 2017 de enero

Fecha de finalización: 2020 de enero

Contexto y objetivos

Los estudiosos clásicos de las burocracias, como Max Weber, han destacado una de sus características clave: el negocio se gestiona sobre la base de documentos escritos y un sistema de archivo.[Nota: El análisis weberiano de 'tipos ideales', basado en su trabajo pionero en burocracias, se ve en la mayoría de los textos introductorios sobre ciencias políticas, como Heywood, 2013, Politics 4th edition, London: Palgrave, Chapter 16. Para un análisis reciente fascinante para comprender mejor las influencias en la conceptualización de las burocracias de Weber, ver G. Cochrane, 2017, La visión de Max Weber para la burocracia: una víctima de la Primera Guerra Mundial, Londres: Palgrave] Por lo tanto, tener un sistema de documentos escritos que registre todas las decisiones que toman los organismos públicos es esencial en cualquier democracia moderna. Desde un punto de vista diferente, la mala gestión de los registros plantea el problema de la información incompleta a la que no se puede acceder fácilmente de forma electrónica. La presentación electrónica es un tema particularmente importante en Irlanda; carece de una infraestructura modernizada para centralizar el volumen de documentos escritos históricamente, así como para almacenar comunicaciones más recientes (como correos electrónicos) dentro y entre organismos públicos. La falta de información almacenada dentro de una estructura clara es problemática precisamente porque el gobierno debe ser responsable de sus acciones, especialmente si hay una solicitud de libertad de información (FoI) de los ciudadanos. FoI, como se ve en el compromiso del gobierno con él en el último plan de acción, es un tema particularmente destacado en Irlanda, dado el deseo histórico del público de presentar solicitudes.

Este compromiso busca proponer un Plan de gestión de registros de servicios públicos para crear una gestión de registros sólida en los organismos públicos para que cumplan con el requisito de la legislación de Archivos Nacionales, Libertad de Información y Protección de Datos. El compromiso también exige que se agreguen más hitos en el futuro.

El Plan de gestión de registros de servicios públicos mejora teóricamente la gestión de registros públicos, incluidos los registros electrónicos y digitales. Sin embargo, mejorar la gestión de los registros no significa necesariamente mejorar la transparencia o la publicación de los registros al público. Como tal, esto podría terminar teóricamente como un cambio interno sin cara pública, especialmente teniendo en cuenta que el elemento de cara al público no está especificado en el lenguaje de compromiso. Como tal, Milestone 10.1 está codificado como de relevancia poco clara para los valores de OGP. Además, Milestone 10.2 (que requiere más hitos) no es relevante para ningún valor de OGP. Hay poca información sobre lo que incluirá el Plan de gestión de registros de servicios públicos, solo que se presentará al gobierno. Del mismo modo, el objetivo de agregar más hitos en el futuro es muy vago. Por lo tanto, la especificidad se marca como baja. Incluso si el Plan de Administración de Registros de Servicios Públicos se completa y se presenta al gobierno, el compromiso no explica cómo se pondrá en marcha el plan una vez aprobado, lo que hace que el impacto potencial sea menor.

Terminación

El nivel de finalización de este compromiso es limitado y está retrasado. En octubre 2016, poco antes de que se adoptara el plan de acción, los Archivos Nacionales llevaron a cabo 'un seminario para servidores públicos y civiles para crear conciencia sobre el valor y la importancia de la buena gestión de registros', que también "Considerados desafíos para preservar los registros electrónicos".[Nota: 'National Archives avanza en un nuevo plan de gestión de registros de servicio público', MerrionStreet.ie, 19 October 2016, https://merrionstreet.ie/en/News-Room/Releases/National_Archives_progresses_new_public_service_records_management_plan_.html.] Al comienzo del plan de acción, Se ha enviado al gabinete un memorando del ministro de DPER y del ministro de artes, patrimonio, asuntos regionales, rurales y de Gaeltacht sobre el plan trienal para reformar la gestión de registros en todo el servicio público. Sin embargo, el informe de progreso del compromiso indica que el gabinete no acordó un plan de gestión de registros de servicio público durante el primer año del plan.

No hay evidencia de que el gobierno haya involucrado a posibles interesados ​​en la formulación del memorando y / o el plan, como lo verificó uno de los interesados ​​que hizo una presentación relevante sobre este compromiso durante el desarrollo del plan de acción, Transparencia Internacional. Aunque el plan de acción establece que este es un plan de tres años, la falta de progreso sustancial en el primer año más allá del memorando sobre el plan indica que la implementación está atrasada.

Los Siguientes Pasos

Dado que este compromiso tiene un plazo de más de tres años, es probable que el compromiso no se complete para el segundo año del plan de acción y, por lo tanto, debe incluirse en el próximo plan. Sin embargo, en el futuro, el investigador de IRM recomienda que Milestone 10.2 no se incluya debido a su falta de especificidad, o que si se va a incluir, se debe dar más especificidad. Debido a que los ciudadanos pueden beneficiarse directamente de este compromiso si hay más garantía de que obtendrán acceso adicional a la información como resultado, también es aconsejable que la referencia al desarrollo del plan en conjunto con las partes interesadas se haga explícita en el próximo plan de acción.

Resumen de estado de fin de período de IRM


Compromisos

  1. Promover el desarrollo de políticas climáticas transparentes

    IE0031, 2016, Medio ambiente y clima

  2. Apoyar redes de participación pública

    IE0032, 2016, desarrollo de capacidades

  3. Mejorar el acceso a la justicia: reducción de costos

    IE0033, 2016, Acceso a la justicia

  4. Mejorar el acceso a la justicia: marco para ayudar a las personas vulnerables

    IE0034, 2016, Acceso a la justicia

  5. Mejorar el acceso a la justicia: supervisión de los profesionales del derecho

    IE0035, 2016, Acceso a la justicia

  6. Mejorar la participación ciudadana en la formulación de políticas: general

    IE0036, 2016, desarrollo de capacidades

  7. Mejorar la participación ciudadana en la formulación de políticas: juventud

    IE0037, 2016, comunidades marginadas

  8. Mejorar la participación del cliente

    IE0038, 2016, Acceso a la información

  9. Mejorar el acceso a los servicios gubernamentales a través de la tecnología

    IE0039, 2016, desarrollo de capacidades

  10. Presupuestos participativos

    IE0040, 2016, Apertura fiscal

  11. Mejorar la transparencia de los proveedores de servicios gubernamentales.

    IE0041, 2016, Acceso a la información

  12. Mejorar la transparencia fiscal

    IE0042, 2016, Apertura fiscal

  13. Introducir procedimientos modernos de gestión de documentos

    IE0043, 2016, Acceso a la información

  14. Desarrollar una estrategia de datos abiertos 2017-2020

    IE0044, 2016, Acceso a la información

  15. Invierta en infraestructura de datos que dará como resultado mejores datos abiertos

    IE0045, 2016, Acceso a la información

  16. Compromiso destacado Desarrollar un código de prácticas para la gobernanza de las organizaciones benéficas.

    IE0046, 2016, Participación pública

  17. Compromiso destacado Proyecto de Ley de Normas del Sector Público

    IE0047, 2016, Anticorrupción

  18. Establecer un registro de propiedad beneficiaria

    IE0048, 2016, Anticorrupción

  19. Establecimiento de estándares de mejores prácticas para datos abiertos

    IE0001, 2014, Acceso a la información

  20. Establecimiento de la plataforma de datos abiertos de Irlanda

    IE0002, 2014, Acceso a la información

  21. Realizar una auditoría de conjuntos de datos clave para publicación

    IE0003, 2014, Acceso a la información

  22. Establecer una hoja de ruta para los datos abiertos y un marco de evaluación para proporcionar una evaluación de los datos abiertos en curso

    IE0004, 2014, Acceso a la información

  23. Establecimiento de una Junta de Gobierno de Open Data Ireland (ODIGB) y un Grupo de Dirección e Implementación (SIG) para Open Data Ireland

    IE0005, 2014, Acceso a la información

  24. Registrarse en la Carta de datos abiertos de G8

    IE0006, 2014, Acceso a la información

  25. Implementando datos abiertos

    IE0007, 2014, Acceso a la información

  26. Mejorar la alfabetización informática a través de la implementación de la nueva estrategia digital propuesta para las escuelas

    IE0008, 2014, desarrollo de capacidades

  27. Revisar las prácticas nacionales e internacionales para desarrollar principios revisados ​​/ Código para el compromiso público / consulta con los ciudadanos, la sociedad civil y otros por parte de los organismos públicos.

    IE0009, 2014, Participación pública

  28. Compromiso destacado Celebrar referendos derivados de las recomendaciones de la Convención Constitucional

    IE0010, 2014, Género

  29. Compromiso destacado Reforma de ética

    IE0011, 2014, Anticorrupción

  30. Fortalecimiento de la libertad de información: implementar el Código de prácticas para la libertad de información (FOI).

    IE0012, 2014, Acceso a la información

  31. Reforma de FOI

    IE0013, 2014, Acceso a la información

  32. Compromiso destacado Regulación del cabildeo

    IE0014, 2014, Legislación y Regulación

  33. Compromiso destacado Fomentar, proteger y sensibilizar sobre los deberes y protecciones de los denunciantes

    IE0015, 2014, Anticorrupción

  34. Medidas para aumentar la participación ciudadana en la toma de decisiones sobre políticas y propuestas legislativas. Escrutinio pre-legislativo sistémico de proyectos de ley

    IE0016, 2014, Legislación y Regulación

  35. Desarrollar y brindar acceso al módulo de capacitación de información ambiental (AIE) para funcionarios públicos

    IE0017, 2014, Acceso a la información

  36. Aumentar la participación ciudadana a nivel local. Enfoque piloto para la implementación de redes de participación pública

    IE0018, 2014, Sector privado

  37. Proporcionar una base legal para el marco de participación pública en el gobierno local

    IE0019, 2014, desarrollo de capacidades

  38. Realizar un estudio de viabilidad sobre los posibles medios para permitir una mayor participación de los ciudadanos en los procesos presupuestarios de las autoridades locales

    IE0020, 2014, Apertura fiscal

  39. Apoyar a los niños y jóvenes como ciudadanos. Desarrollar, finalizar y publicar la primera estrategia gubernamental sobre la participación de niños y jóvenes en la toma de decisiones.

    IE0021, 2014, desarrollo de capacidades

  40. Maximizar la participación y la comprensión de los jóvenes en la vida cívica

    IE0022, 2014, desarrollo de capacidades

  41. Desarrollo de una estrategia TIC.

    IE0023, 2014,

  42. Proyecto de intercambio de datos y gobernanza

    IE0024, 2014, Gobierno electrónico

  43. Tarjeta de servicios públicos

    IE0025, 2014, Gobierno electrónico

  44. Vista única del cliente

    IE0026, 2014, Gobierno electrónico

  45. Portal del gobierno local

    IE0027, 2014, Gobierno electrónico

  46. Nuevas oficinas locales de la empresa

    IE0028, 2014, compromisos locales

  47. Revisión y mejora de los procedimientos de quejas y uso de comentarios para mejorar los servicios en todo el servicio público; Se realizará una revisión de los procedimientos de quejas de ciudadanos.

    IE0029, 2014, Participación pública

  48. Mejorar la participación del cliente

    IE0030, 2014, Participación pública

Open Government Partnership