Capacitación administrativa y organización (MO0003)

Establecimiento de órganos administrativos encargados de los archivos y la formación de formadores en gestión de archivos.
De agosto 2018 a junio 2020
Agencia ejecutora / actor principal
Archivos de marruecos
Descripción del compromiso
¿Cuál es el problema público que abordará el compromiso?
El artículo 5 de la Ley n ° 69.99, emitido el 30 de noviembre de 2007, establece que "las personas, los organismos y las instituciones, a los que se refiere el Artículo 3 de la presente Ley, deberán, en colaboración con los Archivos de Marruecos, y en línea con sus tareas, elaborar e implementar un programa para administrar y sus archivos actuales e intermedios. Este programa establece las estructuras, recursos y reglas para administrar estos documentos, desde su creación hasta su archivo final en una unidad de archivo pública o su destrucción ”. "Con este fin, se establecerá un comité de archivo, dirigido y administrado por un organismo administrativo, dentro de los organismos gubernamentales" (Artículo uno del decreto n ° 2.14.267 emitido en noviembre 4 2015 que establece los términos, condiciones y reglas para administrar, clasificar y destruir los actuales y archivos intermedios, y entregar los archivos finales "Sin embargo, después de una investigación realizada por los Archivos de Marruecos sobre" el estado de los Archivos y Prácticas de Archivo dentro de los organismos del gobierno central ", la mayoría de los organismos gubernamentales carecen de organismos administrativos responsables de la gestión todo su patrimonio documental. Solo 18 de los departamentos ministeriales de 44 tiene organismos administrativos que gestionan el patrimonio documental. Estos departamentos no tienen organismos de gobierno relevantes, incluidos, en particular, comités de planificación y seguimiento, y las tareas encomendadas a las estructuras administrativas responsables para los archivos se limitan a administrar los documentos por unos pocos ent ities (personal, archivos financieros y contables, etc.). La ausencia de estructuras administrativas dedicadas plantea problemas importantes, como la preservación, gestión y comunicación de los archivos, por lo que los organismos gubernamentales no pueden responder lo antes posible a las solicitudes de información. Esto tiene una repercusión negativa en la transparencia, la responsabilidad pública y la participación ciudadana en la vida pública.
¿Cuál es el compromiso?
Para los departamentos ministeriales de 18 con estructuras existentes: Crear comités de archivo, reemplazar las estructuras administrativas bajo la autoridad directa de las Secretarías Generales, crear organismos responsables de los archivos de las unidades delegadas, unir sus tareas con las enumeradas en el Artículo 5 del decreto mencionado anteriormente Para los otros departamentos ministeriales de 26 sin estructuras: creación de comités de archivo, estructuras administrativas que se colocarán bajo la autoridad directa de las Secretarías Generales y organismos responsables de los archivos dentro de las unidades delegadas; Capacitar a los gerentes de las estructuras responsables de administrar los archivos dentro de los departamentos ministeriales y capacitarlos para que transfieran sus conocimientos adquiridos durante la capacitación a sus colegas encargados de administrar la información y los documentos del organismo gubernamental. Este paso permitirá a los gerentes y colegas dominar las reglas y procedimientos para administrar archivos actuales e intermedios, como se detalla en la Guía de referencia para administrar archivos públicos.
¿Cómo contribuirá el compromiso a resolver el problema público?
Este compromiso permitirá a los organismos gubernamentales tener órganos operativos y de toma de decisiones y personal bien capacitado en términos de archivo y gestión de información de acuerdo con las normas profesionales y las mejores prácticas. La información administrada de esta manera es más accesible y puede estar fácilmente disponible para el público, ya sea por iniciativa del gobierno o previa solicitud.
¿Por qué es este compromiso relevante para los valores de OGP?
La estructuración / institucionalización de la gestión de archivos dentro de los organismos gubernamentales es clave para la implementación exitosa del derecho de acceso a la información. Una vez que el público pueda acceder a la información, estará familiarizado con los proyectos de decisiones públicas en preparación. En consecuencia, los ciudadanos serán conscientes de la gestión pública, podrán responsabilizar a los funcionarios públicos e impulsar la acción del gobierno al monitorear los proyectos en progreso. Por lo tanto, una gestión de archivos lógica y efectiva es relevante para la transparencia, la responsabilidad pública y la participación cívica.
Información Adicional
Este compromiso es parte de la Estrategia Nacional sobre
Archivo. El Plan Nacional 2018-2021 sobre Democracia y Derechos Humanos también promueve esta estrategia a través de un cierto número de medidas relacionadas con los aspectos legislativos e institucionales, la comunicación, la sensibilización y el desarrollo de capacidades de los interesados ​​(sub-eje 5: preservar y salvaguardar los archivos - 4 el eje del Plan: marco legal e institucional). Los objetivos del Plan en términos de archivos son: El objetivo general: Fortalecer la Estrategia Nacional de Archivos Los objetivos específicos: aplicar las disposiciones legales y reglamentarias sobre archivos; Promover una cultura de archivos en el sector público y privado; Promover la organización, salvaguarda y desarrollo de archivos; Promover la cultura de los archivos dentro de la sociedad para preservar la memoria nacional. La estructuración de la gestión de archivos y el desarrollo de capacidades del personal del gobierno en esta área es parte de una política nacional para impulsar el proceso de reformas políticas, fortalecer el estado de derecho, proteger y promover los derechos humanos y apoyar iniciativas que fortalezcan la democracia participativa.
Compromisos relacionados: Compromiso 2
Actividad de hito con una entrega verificable
Diagnóstico general del estado de los archivos (revisión del estado de los archivos y prácticas de archivo dentro de los departamentos del gobierno central)
Recopilación de datos
Enero 2015 Diciembre 2015
Evaluación de herramientas de recolección (cuestionarios, entrevistas, informes del sitio)
Enero 2016 Marzo 2016
Redacción y publicación del informe final.
Abril 2016 Diciembre 2017
Implementación del plan operativo del proyecto.
Cálculo del nivel de estructuración de la gestión de archivos dentro de los departamentos ministeriales.
Agosto 2018 Septiembre 2018
Clasificación de los departamentos ministeriales en dos categorías (categoría 1: actualización [departamentos 18], categoría 2: establecimiento [departamentos 26])
Septiembre 2018 Octubre 2018
Preparación de las sesiones de formación (formadores, logística, presupuesto, objetivos, etc.)
Noviembre 2018 Diciembre 2018
Estructuración de la gestión de archivos.
Proporcionar a los departamentos de la categoría 1 la asistencia técnica necesaria para actualizar sus programas de gestión de archivos, especialmente en términos de reajuste de los órganos administrativos responsables de los archivos y creación de Comités de Archivo
Enero 2019 Febrero 2019
Proporcionar a los departamentos de la categoría 2 la asistencia técnica necesaria para desarrollar sus programas de gestión de archivos, especialmente en términos de creación de estructuras y comités de archivo.
Enero 2019 Febrero 2019
Desarrollo del plan de entrenamiento.
Desarrollo del programa de entrenamiento.
Junio ​​2019 Septiembre 2019
Designación de los beneficiarios Marzo 2019 Abril 2019
Identificación de los formadores.
Septiembre 2019 Octubre 2019
Implementación del plan de entrenamiento.
Grupo 1: beneficiarios de 11
Enero 2020 Enero 2020
Grupo 2: beneficiarios de 11
Febrero 2020 Febrero 2020
Grupo 3: beneficiarios de 11
Marzo 2020 Marzo 2020
Grupo 4: beneficiarios de 11
April 2020 April 2020
Valoración de la formación.
Mayo 2020 Junio ​​2020
Detalles del punto de contacto
Nombre de la persona responsable de la agencia implementadora
Mr Mhammad HAMMOUMI
Puesto / departamento
Responsable de gestionar la división de archivos para los departamentos del gobierno central y las instituciones públicas, Archivos de Marruecos
Email y teléfono
archives.publiques@archivesdumaroc.ma 00212 5 37 77 66 85
Otros actores involucrados
Departamentos ministeriales Las Altas Comisiones La Delegación General de la Administración Penitenciaria y las Empresas de Capacitación para la Reinserción Facultad de Ciencias de la Información (ESI) Asociación Nacional de Científicos de la Información (ANI)

Compromiso 3: Gestión de archivos públicos

Lenguaje del compromiso tal como aparece en el plan de acción:

"Para los 18 departamentos ministeriales con estructuras existentes: Crear comités de archivo, reemplazar las estructuras administrativas bajo la autoridad directa de las Secretarías Generales, crear órganos encargados de los archivos las unidades delegadas, compaginando sus tareas con las enumeradas en el artículo 5 de la citada. decreto

Para los otros 26 departamentos ministeriales sin estructuras: creación de comités de archivo, estructuras administrativas que estarán bajo la autoridad directa de las Secretarías Generales y órganos responsables de los archivos dentro de las unidades delegadas;

Formar a los responsables de las estructuras responsables de la gestión de los archivos dentro de los departamentos ministeriales, y capacitarlos para que transfieran los conocimientos adquiridos durante la formación a sus compañeros encargados de gestionar la información y los documentos del organismo de gobierno. Este paso permitirá a los gerentes y colegas dominar las reglas y procedimientos para administrar archivos actuales e intermedios, como se detalla en la Guía de referencia para administrar archivos públicos.

Este compromiso permitirá a los órganos gubernamentales contar con órganos operativos y de toma de decisiones y personal bien capacitado en términos de archivo y gestión de información de acuerdo con estándares profesionales y mejores prácticas. La información administrada de esta manera es más accesible y puede estar fácilmente disponible para el público, ya sea por iniciativa del gobierno o por solicitud ".

Hitos:

"Diagnóstico general del estado de los archivos (revisión del estado de los archivos y prácticas de archivo dentro de los departamentos del gobierno central)

• Recopilación de datos
• Evaluación de herramientas de recolección (cuestionarios, entrevistas, informes del sitio)
• Redacción y publicación del informe final.

Implementación del plan operativo del proyecto.

• Cálculo del nivel de estructuración de la gestión de archivos dentro de los departamentos ministeriales.
• Clasificación de los departamentos ministeriales en dos categorías (categoría 1: actualización [departamentos 18], categoría 2: establecimiento [departamentos 26])
• Preparación de las sesiones de formación (formadores, logística, presupuesto, objetivos, etc.)

Estructuración de la gestión de archivos.

• Proporcionar a los departamentos de la categoría 1 la asistencia técnica necesaria para actualizar sus programas de gestión de archivos, especialmente en términos de reajuste de los órganos administrativos responsables de los archivos y creación de Comités de Archivo
• Proporcionar a los departamentos de la categoría 2 la asistencia técnica necesaria para desarrollar sus programas de gestión de archivos, especialmente en términos de creación de estructuras y comités de archivo.

Desarrollo del plan de entrenamiento.

• Desarrollo del programa de entrenamiento.
• Designación de los beneficiarios
• Identificación de los formadores.

Implementación del plan de entrenamiento.

• Grupo 1: beneficiarios de 11
• Grupo 2: beneficiarios de 11
• Grupo 3: beneficiarios de 11
• Grupo 4: beneficiarios de 11

Valoración de la formación "

Fecha de inicio: Agosto de 2018

Fecha de finalización: Junio 2020

Nota editorial: la descripción del compromiso proporcionada anteriormente es una versión abreviada del texto del compromiso; consulte el plan de acción completo aquí: https://www.opengovpartnership.org/documents/morocco-action-plan-2018-2020/

Contexto y objetivos

Este compromiso busca abordar la falta de sistemas de archivo adecuados dentro de la administración marroquí. Aprobada en 2007, la Ley 69.99 establece el marco regulatorio para el archivo en Marruecos. Sin embargo, un estudio de 2015 encontró una falta de recursos humanos dedicados y calificados para procesar archivos y una falta de estructuras de archivo en la mayoría de los departamentos gubernamentales. ^{[ 26 ]} Según el plan de acción nacional, solo 18 de los 44 departamentos ministeriales tienen estructuras de archivo. ^{[ 27 ]} Actualmente, la gestión de archivos no está organizada en todos los niveles de gobierno. Tres ministerios se consideran los mejores en archivo: el Ministerio de Asuntos Islámicos, el Ministerio de Justicia y el Ministerio del Interior. Este compromiso complementa los Compromisos 1, 2 y 4 de este plan de acción.

Bouihi Houda, el punto de contacto del gobierno para el compromiso, está a cargo de gestionar los servicios de archivo para las administraciones centrales en los Archivos de Marruecos. Según la Sra. Houda, existe una pauta bien definida para la formación y la elección de los archiveros adecuados, pero no se utiliza ni se respeta bien. ^{[ 28 ]} Actualmente, el sistema de archivo adolece de una organización y clasificación poco precisas. En 2017, solo el 32% de los departamentos ministeriales tenían estructuras de archivo adecuadas. ^{[ 29 ]} Los archivos están a granel, están desorganizados, no se procesan adecuadamente en la mayoría de los ministerios y solo los archivos históricos están disponibles en el archivo nacional. Estos desafíos afectan la capacidad del gobierno para compartir información con el público, particularmente cuando se trata de atender solicitudes de información. ^{[ 30 ]}

El compromiso busca fortalecer la Estrategia Nacional de Archivo, promover una cultura de archivo en el ámbito público y privado, así como la organización, resguardo y difusión de los datos de archivo. El objetivo del compromiso busca capacitar a funcionarios que difundirán sus conocimientos a sus respectivos departamentos gubernamentales y crear un sistema de archivo para los departamentos que no lo tienen. Tal como se diseñó, las actividades del compromiso son internas y no está claro si su objetivo es promover la publicación externa de información en poder del gobierno. Si bien un sistema de archivos más sólido es un componente fundamental para una mejor organización interna, este compromiso carece de un elemento de cara al público.

Este compromiso es verificable y se espera que tenga un impacto potencial moderado en las prácticas de archivo a través de la estandarización y organización de archivos en todo el gobierno. La creación de comités, procedimientos estándar y la capacidad de los funcionarios públicos para mantener archivos es un prerrequisito vital para cumplir con los derechos ciudadanos a la información consagrados por la constitución y la ley de acceso a la información. La Sra. Houda afirmó que mientras las comisiones de archivos cumplan con su misión y sigan los procedimientos de gestión de archivos, este compromiso hará que el 90% de la información que existe actualmente en los archivos sea accesible al público. ^{[ 31 ]} Ese resultado se obtendría organizando los archivos que actualmente se encuentran en manos de los diferentes departamentos gubernamentales. La implementación también pondría a disposición la información penitenciaria. Sin embargo, la forma en que la organización interna de los archivos del gobierno se traducirá en una mayor información disponible públicamente no es evidente en el texto del compromiso. La formación de los funcionarios públicos estará a cargo de profesores de la ESI (Ecole des Sciences de l'Information).

El Sr. Azzedine Akesbi, un experto en acceso a la información, destacó que este compromiso es un paso positivo hacia adelante, pero la implementación completa probablemente llevará más tiempo que el período de implementación. Afirma que la digitalización, la organización y la clasificación de los archivos, así como la publicación de información en diferentes departamentos, probablemente llevará más de dos años. ^{[ 32 ]} Además, el funcionario electo Omar El Hyani afirmó que los archivos están actualmente subutilizados y subvalorados, y que el compromiso impactaría moderadamente en la percepción de los ciudadanos y los funcionarios públicos sobre el valor de los archivos. ^{[ 33 ]} Los desafíos adicionales incluyen que este compromiso requerirá mucho tiempo y recursos para implementarlo. Finalmente, el compromiso no establece incentivos para promover el cumplimiento de los servidores públicos con un protocolo de archivo.

Proximos pasos:

Si bien este compromiso establece una base sólida para el acceso a las solicitudes de información, una iteración futura de este compromiso podría incluir elementos de cara al público que fortalecerían su relevancia para los valores de OGP. Algunos aspectos a considerar son:

• Dentro del marco legal de la publicación proactiva, ampliar el tipo de archivos que estarían disponibles para los ciudadanos y la sociedad civil. Los diferentes organismos gubernamentales deben comunicar claramente qué archivos serán accesibles en el futuro y anunciar su disponibilidad tan pronto como estén organizados y entregados al público.
• Establecer un sitio web para centralizar todos los archivos disponibles, que se puedan buscar en un formato utilizable y que esté disponible en los idiomas de trabajo del país.
• Fortalecer el diseño de compromisos futuros, convertir algunos hitos en actividades, en lugar de números específicos (por ejemplo, número de beneficiarios). Esas cifras podrían incluirse como indicadores de desempeño.
• Es importante que los Archivos Nacionales de Marruecos y las agencias se aseguren de que los alumnos difundan conocimientos y buenas prácticas. Un próximo paso clave también podría incluir mecanismos para garantizar y rastrear el cumplimiento de los funcionarios públicos con las normas sobre gestión de archivos.

3. Gestión de archivos públicos

Sustancial:

El gobierno se había propuesto abordar la falta de sistemas de archivo adecuados dentro de la administración central marroquí. [ 33 ] Según el plan de acción nacional, solo 18 de los 44 departamentos ministeriales tenían órganos administrativos que gestionaban el patrimonio documental. Estos departamentos no contaban con órganos de gobierno relevantes, incluidos, en particular, comités de planificación y seguimiento. Además, las tareas encomendadas a las estructuras administrativas responsables de los archivos se limitaron a gestionar los documentos de unas pocas entidades administrativas (personal, expedientes financieros y contables, etc.). El gobierno basó sus esfuerzos en un estudio del estado de los archivos realizado en 2017. [ 34 ]

Para la prestación de asistencia técnica, los Archivos de Marruecos (un organismo gubernamental) dividieron los departamentos ministeriales en dos grupos según la existencia o ausencia de unidades de archivo internas. El primer grupo de 18 departamentos necesitaba reorganizar sus unidades de archivo y crear un Comité de Archivos interno. El segundo grupo de 26 departamentos ministeriales necesitaba establecer un comité de archivos interno y una unidad de archivos. El gobierno, los Archivos de Marruecos y el Departamento de Reforma Administrativa llevaron a cabo actividades de sensibilización a través de la organización de reuniones informativas con los secretarios generales de los departamentos ministeriales. Además, el jefe de gobierno envió una carta de invitación (“circular”) para el establecimiento de unidades y comités de archivo, y el Departamento de Reforma Administrativa envió otra carta solicitando el apoyo de los departamentos ministeriales. [ 35 ]

Sin embargo, la reorganización de las estructuras de archivos internos en los ministerios no se completó por completo, ya que algunos de los departamentos no tomaron medidas para implementarla. La autoevaluación del gobierno [ 36 ] y las actas de la reunión final del comité de implementación para el primer plan de acción [ 37 ] ambos afirman que la creación de nuevas estructuras de archivo se vio obstaculizada por los engorrosos cambios organizativos y por el impacto presupuestario en los departamentos.

Los Archivos de Marruecos, junto con la Facultad de Ciencias de la Información, se esforzaron al máximo por seleccionar formadores y organizaron y ofrecieron dos cursos de formación para 44 participantes en departamentos ministeriales. [ 38 ] Los participantes valoraron positivamente la formación sobre gestión de archivos. [ 39 ] Como resultado de la implementación del compromiso, el 89% de los ministerios han establecido unidades de archivos internos en comparación con el 65% en 2018. Además, el 64% de los ministerios han establecido comités de archivos internos en comparación con el 2% en 2018. [ 40 ] Como la mayoría de las actividades bajo este compromiso son internas del gobierno, el MRI no encontró ninguna evidencia de que la implementación de este compromiso condujera a que el público obtuviera un mayor acceso a la información.