Registros Públicos Electrónicos (OEP) (NO0046)

Antecedentes: KMD está preparando una nueva publicación de la solución OEP. Esto reducirá el consumo de tiempo y proporcionará un acceso más fácil para quienes están fuera del sistema de administración pública (publicación de texto completo). Ya se ha asignado una subvención inicial. Status quo o problema / problema a tratar: Los Registros Públicos Electrónicos (OEP) han sido un éxito desde que el ministerio lanzó OEP en 2010 como una solución de publicación conjunta para el público de registros públicos en Internet para empresas estatales. Objetivo principal: Una nueva solución OEP salvaguardará los requisitos de seguridad de la información de una manera más satisfactoria en el futuro y podrá acomodar grandes cantidades de datos. También habrá un objetivo de que una nueva solución OEP eventualmente agilice los procesos de trabajo en la administración pública conectados al trabajo con procesamiento de transparencia. Breve descripción del compromiso (límite de caracteres 140): desarrolle una nueva solución de sistema para OEP para mejorar la seguridad en OEP, agilizar los procesos de trabajo en la administración pública y agilizar el trabajo de transparencia. Una nueva solución con mejor capacidad para acomodar grandes cantidades de datos y con una nueva solución técnica que proporcionará funciones de búsqueda mejoradas y experiencias de usuario mejoradas.

2 Registros Públicos Electrónicos (OEP)

Texto de compromiso:

Antecedentes: KMD está preparando una nueva publicación de la solución OEP. Esto reducirá el consumo de tiempo y proporcionará un acceso más fácil para quienes están fuera del sistema de administración pública (publicación de texto completo). Ya se ha asignado una subvención inicial.

Status quo o problema / problema a tratar: Los Registros Públicos Electrónicos (OEP) han sido un éxito desde que el ministerio lanzó OEP en 2010 como una solución de publicación conjunta para el público de registros públicos en Internet para empresas estatales.

Objetivo principal: Una nueva solución OEP salvaguardará los requisitos de seguridad de la información de una manera más satisfactoria en el futuro y podrá acomodar grandes cantidades de datos. También habrá un objetivo de que una nueva solución OEP eventualmente agilice los procesos de trabajo en la administración pública conectados al trabajo con procesamiento de transparencia.

Breve descripción del compromiso: Desarrollar una nueva solución de sistema para OEP para mejorar la seguridad en OEP, agilizar los procesos de trabajo en la administración pública y agilizar el trabajo de transparencia. Una nueva solución con mejor capacidad para acomodar grandes cantidades de datos y con una nueva solución técnica que proporcionará funciones de búsqueda mejoradas y experiencias de usuario mejoradas.

Institución responsable: Ministerio de Gobierno Local y Modernización

Instituciones de apoyo: Ministerio de Justicia

Fecha de inicio: No se especifica Fecha de finalización: No se especifica

Contexto y objetivos

Los registros públicos electrónicos actuales (OEP, por sus siglas en noruego) incluyen los ministerios, agencias, direcciones y otras empresas estatales de 121. En el portal web,^{[Nota: ver http://www.oep.no.]} todos pueden buscar documentos internos y externos archivados y grabados en el diario público. Se pueden solicitar documentos, con lo cual el usuario recibe un correo electrónico con los documentos solicitados, o una explicación de por qué algunos documentos pueden haber estado exentos, con referencia a la Ley de Libertad de Información.^{[Nota: El investigador de IRM, como parte de esta investigación, solicitó documentos relacionados con la mayoría de los compromisos de este plan de acción. Además de proporcionar acceso a información relevante, esto ha proporcionado un caso de prueba para la conveniencia de la OEP. La mayoría de las solicitudes fueron otorgadas dentro de los días posteriores a la presentación de la solicitud. Algunos de los documentos solicitados están exentos de publicación oficial y no se han proporcionado. ]} El OEP es ampliamente utilizado por periodistas e investigadores. Debido al volumen de solicitudes y las limitaciones del sistema, la Agencia de Administración Pública y Administración Electrónica (Difi) monitorea las solicitudes de tráfico e información y, de vez en cuando, aplica un máximo de solicitudes 10 por visita del usuario.^{[Nota: esta información se proporciona en un banner en la parte superior del sitio web de OEP y puede cambiar con frecuencia. ]}

La nueva solución OEP tiene como objetivo mejorar la seguridad de los registros y agilizar los procesos de trabajo en la administración pública para acomodar grandes cantidades de datos, nuevas funciones de búsqueda mejoradas y mejores experiencias de usuario.^{[Nota: Entrevista telefónica con el asesor principal Stein Magne Os, Difi, 11 Diciembre 2017.]} En un informe publicado por la Oficina del Auditor General de Noruega, se enfatizó que, aunque existe un marco legal progresivo sobre el acceso a la información, las prácticas entre los ministerios y las agencias estatales varían significativamente. En muchos casos, no cumplen con los estándares y la conveniencia previstos en la Ley de Libertad de Información.^{[Nota: El informe, Dokument 3: 10 (2016 – 2017) Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning (disponible solo en noruego), se puede descargar en https://www.riksrevisjonen.no/presserom/Pressemeldinger/Sider/ArkiveringStatligForvaltning.aspx. ]} El Auditor General advierte que no puede descartar que el archivo y la publicación de registros se retrasen intencionalmente.^{[Nota: Auditor General (2017), Dokument 3: 10 (2016 – 2017) Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, p. 13 El informe hace referencia a una práctica establecida entre el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública y la Dirección de la Policía Nacional, en la que los documentos en una fase temprana se mantuvieron alejados de los registros. Como es posible eximir los documentos de publicación, el Auditor General sostiene que esta práctica viola el objetivo estatutario de la Ley de Libertad de Información.]} Este es un tema de gran preocupación para los periodistas que confían en el archivo relativamente conveniente de los documentos y la actualización continua de los registros públicos.^{[Nota: Entrevista con la asesora Kristine Foss, Asociación de Prensa de Noruega, 5 Diciembre 2017.]} Existen diversas prácticas relacionadas con el archivo y la publicación de revistas electrónicas en las entidades gubernamentales de 121 que utilizan OEP y la nueva solución (eInnsyn en noruego). Por ejemplo, ocho de los ministerios noruegos de 17 no publican registros de documentos internos.^{[Nota: Auditor General (2017), Dokument 3: 10 (2016 – 2017) Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, p. 86.]}

Este compromiso tiene como objetivo proporcionar una mejor interfaz tecnológica para la divulgación pública de información, y es relevante para los valores OGP de acceso a la información, y tecnología e innovación.

El texto del compromiso incluye una actividad específica, como el desarrollo de un nuevo OEP, sin embargo, no está del todo claro cuáles serían las mejoras reales. El compromiso, por lo tanto, se codifica como medio específico. El impacto potencial sería moderado, ya que los cambios, si se implementan por completo, representan un paso importante para mejorar la OEP existente. Para que se considere que este compromiso tiene un impacto potencial transformador, debería haber abordado completamente los desafíos relacionados con las rutinas internas de archivo mencionadas en el informe del Auditor General.

Cierre

Este compromiso se completó sustancialmente después del primer año del plan de acción, ya que la versión beta estuvo disponible en julio de 2017. Aunque fuera del período de evaluación, la nueva solución, llamada eInnsyn, se lanzó en febrero 2018. Incluía registros públicos electrónicos de empresas gubernamentales y del municipio de Oslo.^{[Nota: El lanzamiento ligeramente retrasado ocurrió 5 Febrero 2018. Ver https://www.einnsyn.no/sok. ]} EInnsyn permite que los documentos de texto completo se publiquen directamente, pero será a discreción de las diversas entidades gubernamentales que utilizan la nueva solución para decidir si hacer esto o no. EInnsyn también introducirá un sistema de dos niveles en el que, por ejemplo, los periodistas tendrán acceso a más datos que los ciudadanos normales. Esto se debe a problemas de privacidad y al riesgo percibido de recolección web no autorizada.^{[Nota: entrevista telefónica con Stein Magne Os, Difi, 8 diciembre 2017.]} Sin embargo, la Asociación de la Prensa de Noruega hubiera querido que este mecanismo estuviera disponible para todos los que usan eInnsyn, en lugar del acceso privilegiado para periodistas solamente.^{[Nota: Entrevista con la asesora Kristine Foss, Asociación de Prensa de Noruega, 5 Diciembre 2017.]}

Siguientes Pasos

Como eInnsyn introducirá un sistema de acceso de dos niveles, y debido a los desafíos relacionados con el archivo revelados por el Auditor General, se recomienda que:

El gobierno evalúa el sistema de dos niveles, a más tardar un año después del lanzamiento de eInnsyn. Esta evaluación debe llevarse a cabo en colaboración con representantes de la prensa noruega y la Autoridad de Protección de Datos de Noruega;

El gobierno racionaliza las prácticas de archivo ministerial para proporcionar un mejor acceso a la información para los ciudadanos noruegos.

2 Registros Públicos Electrónicos (OEP)

Texto de compromiso:

Antecedentes: KMD está preparando una nueva publicación de la solución OEP. Esto reducirá el consumo de tiempo y proporcionará un acceso más fácil para quienes están fuera del sistema de administración pública (publicación de texto completo). Ya se ha asignado una subvención inicial.

Status quo o problema / problema a tratar: Los Registros Públicos Electrónicos (OEP) han sido un éxito desde que el ministerio lanzó OEP en 2010 como una solución de publicación conjunta para el público de registros públicos en Internet para empresas estatales.

Objetivo principal: Una nueva solución OEP salvaguardará los requisitos de seguridad de la información de una manera más satisfactoria en el futuro y podrá acomodar grandes cantidades de datos. También habrá un objetivo de que una nueva solución OEP eventualmente agilice los procesos de trabajo en la administración pública conectados al trabajo con procesamiento de transparencia.

Breve descripción del compromiso: Desarrollar una nueva solución de sistema para OEP para mejorar la seguridad en OEP, agilizar los procesos de trabajo en la administración pública y agilizar el trabajo de transparencia. Una nueva solución con mejor capacidad para acomodar grandes cantidades de datos y con una nueva solución técnica que proporcionará funciones de búsqueda mejoradas y experiencias de usuario mejoradas.

Institución responsable: Ministerio de Gobierno Local y Modernización.

Instituciones de apoyo: Ministerio de Justicia

Fecha de inicio: no especificado Fecha de finalización: no especificado

Objetivo de compromiso:

Este compromiso tiene como objetivo proporcionar una interfaz tecnológica mejorada para los registros públicos electrónicos. Aunque Noruega tiene un marco legal progresivo sobre el acceso a la información, las prácticas entre los ministerios y las agencias estatales varían significativamente.[Nota 5: El informe, Dokument 3: 10 (2016 – 2017) Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning (disponible solo en noruego), está disponible para descargar, https://www.riksrevisjonen.no/presserom/Pressemeldinger/Sider/Arkivering....] La nueva solución está destinada a mejorar la seguridad de los registros y a racionalizar los procesos de trabajo en la administración pública para acomodar grandes cantidades de datos, nuevas funciones de búsqueda mejoradas y mejores experiencias de usuario.[Nota 6: Entrevista telefónica con el asesor principal Stein Magne Os, Difi, 11 Diciembre 2017.]

Estado

Mediano plazo: Sustancial

Este compromiso se completó sustancialmente después del primer año del plan de acción, ya que la versión beta de la nueva solución estuvo disponible en julio de 2017, incluido el Municipio de Oslo, además de las agencias y ministerios estatales. Para obtener más información, consulte el informe de medio término 2016 – 2017 IRM.

Fin de los términos: Solución

El nuevo portal, llamado eInnsyn, se lanzó en febrero 2018. Incluye registros públicos electrónicos de empresas gubernamentales y del municipio de Oslo.[Nota 7: el lanzamiento ligeramente retrasado ocurrió 5 Febrero 2018, https://www.einnsyn.no/sok. ] eInnsyn permite que los documentos de texto completo se publiquen directamente, pero depende de la discreción de las diversas entidades gubernamentales que utilizan la herramienta para decidir si publicar los documentos o no. Hasta ahora, solo la Agencia de Gestión Pública y Administración Electrónica (Difi) publica documentos de texto completo directamente. Debido al riesgo de recolección web no autorizada y automatizada, eInnsyn restringe el número de resultados proporcionados a los usuarios habituales para cualquier frase de búsqueda determinada.[Nota 8: entrevista telefónica con Stein Magne Os, Difi, 8 diciembre 2017 y 28 septiembre 2018.] Difi planea introducir un sistema de acceso de dos niveles a eInnsyn, que permitiría a los periodistas usar eInnsyn sin enfrentar estas limitaciones. Sin embargo, la Asociación de la Prensa de Noruega hubiera querido que todos los que usan eInnsyn tengan acceso completo, en lugar de acceso privilegiado solo para periodistas.[Nota 9: Entrevista con la asesora Kristine Foss, Asociación Noruega de Prensa, 5 diciembre 2017 y 28 septiembre 2018.]

¿Abrió el gobierno?

Acceso a la información: marginal

Este compromiso representa una mejora en el antiguo sistema público de registros electrónicos. El nuevo portal público de registros electrónicos ha introducido la posibilidad de publicación de texto completo, por lo que el gobierno ha proporcionado una solución que puede conducir a un mejor acceso a la información. Sin embargo, hasta ahora, la aceptación general entre los ministerios y agencias es escasa. El investigador de IRM solo ha podido verificar que Difi mismo utiliza esta función. El efecto sobre el acceso a la información es, por lo tanto, un avance positivo pero, al momento de la redacción, se considera de alcance limitado.

Llevado adelante?

Es probable que el próximo plan de acción incluya un compromiso sobre los municipios que utilizan eInnsyn.[Nota 10: entrevistas telefónicas con PoC Tom Arne Nygard, KMD, 25 y 28 septiembre y 2 octubre 2018.]