Archivado de documentos (NO0054)

Orientación para el cumplimiento del deber de registrar y archivar documentos
1 febrero 2018 a 1 junio 2019
Organismo responsable Ministerio de Cultura
Descripción
¿Qué problema para el público en general?
¿Se pretende resolver el compromiso?
El gobierno central les dará a todos
oportunidad de controlar tanto el administrativo
procedimientos en agencias públicas y para participar
en procesos democráticos Acceso a agencia publica
documentos requiere que las agencias registren y
archivar documentos de casos y dar a la población
acceso a los registros. Con la creciente producción de documentos de casos digitales y el creciente
comunicación de estos por correo electrónico, existe el riesgo
que los documentos de casos digitales no se registran o
archivado
¿Cuál es el compromiso? Producir guías y materiales educativos para
agencias gubernamentales en el deber de diario
y archivo de documentos.
¿Cómo contribuirá el compromiso?
para resolver el problema?
El riesgo que tienen los documentos para los cuales
y el archivo requerido no se registran y
archivado se reducirá.
¿Cómo es relevante este compromiso para
Cuáles son los valores fundamentales de OGP?
El compromiso abre la posibilidad de
liberando más información, mejorando la calidad
de la información disponible y / o mejorando
disponibilidad de la información, para que sea más
accesible al público en general.
Información Adicional
19
Hitos Fecha de inicio Fecha de finalización
Encuesta las guías actuales, y encuesta
Las necesidades y áreas problemáticas.
1 Febrero 2018 30 Junio ​​2018
Preparar requisitos para una nueva orientación.
materiales
30 junio 2018 30 septiembre 2018
Producir nuevas guías y docentes.
materiales Prueba esto.
1 Octubre 2018 31 Marzo 2019
Finalizar los materiales de orientación. 1 Abril 2019 1 Junio ​​2019
Información de contacto
Persona responsable de la
organismo ejecutor
Magnar Nordtug
Entidad Ministerio de Cultura
Correo electrónico / teléfono Magnar.Nordtug@kud.dep.no / + 47 22 24 80 69
Otros participantes públicos Los Archivos Nacionales de Noruega
Sociedad civil colaborativa
organizaciones, intersectoriales
grupos de trabajo, etc.

1. Orientación para el cumplimiento del deber de llevar un diario y archivar documentos

Objetivo principal

"El gobierno central dará a todos la oportunidad tanto de controlar los procedimientos administrativos en las agencias públicas como de participar en los procesos democráticos. El acceso a los documentos de las agencias públicas requiere que las agencias registren y archiven los documentos del caso y le den a la población acceso a los registros. Al aumentar la producción de documentos de casos digitales y la comunicación cada vez mayor de estos a través del correo electrónico, existe el riesgo de que los documentos de casos digitales no se registren o archiven.

Producir guías y materiales educativos para agencias gubernamentales sobre el deber de almacenar y archivar documentos ".

Hitos

• Examine las guías actuales y examine las necesidades y las áreas problemáticas (1 de febrero de 2018 - 30 de junio de 2018).
• Preparar requisitos para nuevos materiales de orientación (30 de junio de 2018 - 30 de septiembre de 2018)
• Producir nuevas guías y materiales educativos. Pruébelos (1 de octubre de 2018 - 31 de marzo de 2019)
• Finalizar los materiales de orientación (1 de abril de 2019 - 1 de junio de 2019).

Nota editorial: Para obtener el texto completo de este compromiso, consulte el plan de acción de Noruega en https://www.regjeringen.no/en/dokumenter/norges-handlingsplan-4---open-government-partnership-ogp/id2638814/

Análisis de compromiso

Este compromiso tiene como objetivo mejorar las prácticas de archivo de las autoridades públicas noruegas. Todas las autoridades públicas de Noruega deben archivar los documentos entrantes y salientes, según la Ley de Libertad de Información del país. Sin embargo, en 2017, la Oficina del Auditor General informó que los organismos gubernamentales de Noruega no siempre cumplen lo suficiente con estas prácticas obligatorias de archivo y mantenimiento de registros. [ 1 ] El mantenimiento deficiente de registros por parte de los organismos gubernamentales puede afectar negativamente el trabajo de los periodistas, que dependen de un archivo oportuno y de documentos públicos actualizados. Según un representante del Ministerio de Cultura, la situación se ve agravada por la comunicación por correo electrónico, donde los correos electrónicos en sí (no solo los archivos adjuntos) deben archivarse. [ 2 ]

Aunque Noruega ya tiene una buena solución técnica para archivar documentos a través de registros electrónicos públicos (eInnsyn), [ 3 ] El mantenimiento de registros se ha practicado de manera diferente entre los 121 organismos gubernamentales que actualmente utilizan el sistema. [ 4 ] Por ejemplo, según el informe de 2017 del Auditor General, ocho de los 17 ministerios noruegos no publican registros de documentos internos. ^{[ 5 ]}

Bajo este compromiso, el Ministerio de Cultura estudiará las pautas, necesidades y prácticas actuales en el área de mantenimiento de registros entre los organismos gubernamentales. Luego, utilizará los hallazgos para desarrollar nuevas pautas y materiales educativos, que se probarán antes de su finalización. Si bien el compromiso no conducirá directamente a la publicación de información, las nuevas directrices apuntan a mejorar la disponibilidad de documentos gubernamentales a través de mejores prácticas de archivo. Por lo tanto, el compromiso es relevante para el valor de OGP del acceso a la información. Las nuevas pautas y materiales educativos son verificables, aunque el compromiso carece de detalles sobre la encuesta planificada de las prácticas actuales entre los organismos gubernamentales.

Si se desarrollan y distribuyen, las nuevas directrices podrían ayudar a estandarizar las prácticas de mantenimiento de registros entre las autoridades públicas noruegas. Esto, a su vez, podría mejorar la capacidad de las autoridades públicas para responder a las solicitudes de FoI de manera oportuna y proporcionar a las autoridades mejor información sobre cómo cumplir con sus deberes de archivo y mantenimiento de registros. Sin embargo, de acuerdo con el plan de acción, se esperaba que el Ministerio de Cultura realizara la encuesta de las prácticas actuales para el 30 de junio de 2018 y finalice los nuevos materiales de orientación para el 1 de junio de 2019, antes del inicio oficial del plan de acción. (1 de julio de 2019). Además, según la Unión Noruega de Periodistas, es poco probable que el desarrollo de directrices por sí solo no sea suficiente para mejorar la situación. [ 6 ] Dado que este compromiso busca dar pasos preliminares hacia mejores prácticas de archivo, el impacto potencial se considera menor.

En el futuro, después de que se prueben y finalicen los materiales de orientación, el IRM recomienda realizar actividades de seguimiento para garantizar que las autoridades públicas los sigan y se ajusten según sea necesario. Además, el IRM recomienda que los nuevos materiales incluyan una guía para las autoridades públicas sobre el mantenimiento de registros y la respuesta a las solicitudes de FoI de manera oportuna durante la pandemia de COVID-19. El gobierno podría considerar trabajar con el Sindicato Noruego de Periodistas para desarrollar conjuntamente estas pautas sobre prácticas de mantenimiento de registros durante la pandemia.

Compromiso 1. Orientación para el cumplimiento del deber de llevar un diario y archivar los documentos

• Verifiable: Sí
• Pertinente: Acceso a la información
• Impacto potencial: Clasificacion "Minor"

· Terminación: No hay evidencia disponible

· ¿Abrió el gobierno? Aún no hay resultados iniciales que informar

Este compromiso tenía como objetivo mejorar las prácticas de archivo de las autoridades públicas noruegas. Como se describe en el Informe de diseño de IRM, Noruega no siempre cumple suficientemente con las prácticas obligatorias de archivo y mantenimiento de registros, lo que puede afectar negativamente el acceso público a la información, el trabajo de los periodistas o la sociedad civil y la rendición de cuentas pública. [ 1 ] Existen soluciones técnicas, como la plataforma “elnnsyn” (ver Compromiso 3), pero se aplican diferentes estándares entre los organismos y agencias gubernamentales requeridos para llevar a cabo el mantenimiento de registros. [ 2 ] El compromiso se centró en proporcionar directrices y materiales educativos para armonizar el enfoque de archivo en todos los organismos de implementación. Como se describe en el Informe de diseño, se esperaba que este compromiso finalizara en junio de 2019, antes del lanzamiento oficial del plan de acción (julio de 2019). [ 3 ] Por lo tanto, el compromiso se eliminó del plan de acción modificado por no haberse cumplido. El IRM contactó con representantes del Ministerio de Cultura e Igualdad para solicitar evidencia de la elaboración de las guías y materiales educativos y de los impactos resultantes, pero no recibió respuesta.