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España

Sistema de ARCHIVO (ES0035)

Visión General

De un vistazo

Plan de ACCION: Plan de Acción de España 2017-2019

Ciclo del plan de acción: 2017

Estado: inactivo

Instituciones

Institución líder: Ministerio de Hacienda y Función Pública

Institución (es) de apoyo: Administración General del Estado. Comunidades Autónomas y Entidades Locales adheridas.

Áreas de política

Acceso a la información, Creación de Capacidades, Administración de datos y privacidad, Gobernanza digital, Gobierno Electrónico, Datos Abiertos, Gestión de Registros

Revisión de IRM

Informe de IRM: Informe de diseño de España 2017-2019

Destacado: Pendiente revisión de IRM

Resultados iniciales: revisión de IRM pendiente

Diseño i

Verificable: si

Relevante para los valores de OGP: acceso a la información

Impacto potencial:

Implementación i

Finalización: Revisión de IRM pendiente

Descripción

Ministerio responsable: Ministerio de Hacienda y Servicio Civil; Otros actores: Gobierno: Administración General del Estado. Comunidades Autónomas y entidades locales que se adhieren .; Status quo o problema
a tratar: Archive es una aplicación web de archivo permanente para la preservación a largo plazo de archivos y documentos electrónicos, que cumple con las disposiciones de RD 4 / 2010, con fecha de enero de 8, que regula el Marco Nacional de Interoperabilidad dentro del gobierno electrónico. Archive proporciona las herramientas necesarias para la creación, a través de un superadministrador, de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo Multi-Departamentales, así como la integración de las aplicaciones de consumo correspondientes y la gestión de los documentos y archivos electrónicos enviados por el mismo. También es la base fundamental para la extracción de información que puede ser de interés para la administración en general, para el cumplimiento de sus obligaciones de transparencia y para la explotación de información que puede ser de interés para el funcionamiento mismo de la organización. Objetivo principal: Archive es una aplicación de archivo web a largo plazo cuyo objetivo principal es garantizar que la información electrónica almacenada sea auténtica, accesible solo para los usuarios o las partes interesadas relevantes, esté completa, esté disponible y proporcione la información de trazabilidad necesaria. Archive incluye operaciones para trabajar con documentos y registros electrónicos. Las operaciones disponibles se pueden dividir en: • Administración de un archivo • Administración del centro de archivos • Administración de los metadatos de las normas técnicas • Administración de registros • Transferencia de registros entre archivos • Generación de minutos de cambio de custodia • Preservación de garantías técnicas ( reventa y otras garantías) Los registros y documentos serán importados y clasificados dentro de Archivos y una colección de documentos, y pasarán por varios estados (tanto automática como manualmente), dependiendo de la política de conservación asignada. Archive también proporciona mecanismos para la notificación de cambios en el estado de los registros, así como diferentes módulos de gestión (usuarios y roles, archivos documentales, SIA y / o clasificación funcional). Por otro lado, tiene una serie de operaciones accesibles a través de servicios web, como enviar SIP, buscar registros u obtener registros de entrada. Siguiendo el modelo de gestión de archivos OAIS, Archive cubre todo el ciclo de vida del documento y sus sucesivas etapas de archivo a largo plazo. Permite generar, para cada Archivo y colección de documentos, los metadatos del Marco de Metadatos de las Normas Técnicas para la Interoperabilidad de Documentos Electrónicos, necesarios para la gestión de Registros (como una unidad atómica). Estas selecciones se traducen automáticamente en reglas de validación del SIP (paquete de información de envío) para que cada centro de archivo pueda implementarlas. Incluye herramientas para la generación de estos SIP, así como una visualización del paquete de información de archivo (AIP) que se genera internamente en el software de archivo.
Del mismo modo, en el proceso de intercambio entre Archivos, permite la generación de DIP (Paquete de información de difusión) de forma semiautomática, para la transferencia entre centros de archivos compatibles con estos protocolos.
En cuanto a las Políticas de Conservación, permite la Eliminación Permanente, Parcial, Conservación Permanente y Juicio Pendiente. Entre las funcionalidades que se están desarrollando ahora incluye, entre otras: • Conversiones de formato a gran escala • Manejo avanzado de metadatos para la definición de SIP y AIP. • Archivo final de bases de datos completas.
• Gestión de registros híbridos electrónicos de papel. • Derecho de acceso a la información. La aplicación ya está disponible con licencia EUPL y está disponible para su reutilización .; Breve descripción del compromiso: Facilitar la capacidad de las administraciones individuales para preservar los activos digitales a largo plazo, proporcionar datos reutilizables para promover la política RISP, abrir archivos electrónicos a los interesados ​​o investigadores, promover la transparencia y fomentar la colaboración del sector privado en el desarrollo tecnológico de estas tareas .; Abordó el desafío de la OGP mediante el compromiso: ARCHIVE aborda varios de los desafíos de la Alianza. Mejora de los servicios públicos, mejora de la integridad pública, gestión más eficiente de los recursos de recursos públicos, creación de comunidades más seguras y aumento de la responsabilidad corporativa Por un lado, ARCHIVE representa una mejora en los servicios públicos al proporcionar a las administraciones un mecanismo seguro para la preservación de lo digital activos, que actualmente se pueden perder o guardar en formatos inadecuados. Sin duda, mejora la transparencia de las administraciones en sus acciones administrativas al facilitar a los ciudadanos el acceso a los datos de los archivos, así como avanzar los datos abiertos y la explotación de la información a través de técnicas de big data, la extracción de información útil (inteligencia documental) y explotación de la información sin perjuicio de los datos personales (anonimato) Además, como se pretende que sea un mecanismo para ayudar en la implementación de las administraciones del Marco nacional de interoperabilidad, aumenta la necesidad de que diferentes proveedores de servicios realicen trabajos en relación con los registros , documentos electrónicos y, en general, activos digitales, de conformidad con estas normas. Finalmente, también implica una gestión más eficiente de los recursos públicos, que se ofrece a todas las entidades locales, reutilizando las soluciones tecnológicas .; Relevancia: este compromiso permite avanzar en los valores promovidos por la OGP. Promueve el acceso a la información y la transparencia, ya que facilitará el acceso y los datos que la administración tiene en sus archivos a largo plazo y, por otro lado, pueden supervisar y ejercer un mayor control, empoderando a la sociedad civil.
En esta línea, además, promueve la divulgación de colecciones de documentos de acceso libre, así como el acceso general a los investigadores de los archivos electrónicos que mantiene cada administración. Es un desarrollo tecnológico e innovador de gran importancia, ya que es un servicio basado en la nube que es reutilizado de manera simple por todas las administraciones, que también está disponible en Código Abierto, con el efecto multiplicador de los ahorros que estos tipos de sistemas implicar. Además, estas tecnologías suponen el uso y las pruebas de tecnologías innovadoras que nos permiten tratar con la preservación digital a largo plazo .; Objetivo: preservar toda la información relevante de todas las Administraciones de Servicio Público a largo plazo, sin riesgo de pérdida de la misma a largo plazo, lo que constituye, después de todo, la historia de la administración y sus administradores. Implica un cambio en la filosofía de preservación y conciencia de todas las administraciones públicas, que también es una gran fuerza impulsora en la gestión general de la gestión documental de todas las organizaciones.

Resumen de estado intermedio de IRM

EJE TRANSPARENCIA

3.4 Sistema ARCHIVO

Texto del compromiso como aparece en el plan de acción:

Facilitar la capacidad de las distintas administraciones para la preservación de los activos digitales a largo plazo, ofrecer datos reutilizables para fomentar la política RISP, abrir los archivos electrónicos a los interesados ​​o investigadores, fomentar la transparencia, e impulsar la colaboración del sector privado en el desarrollo tecnológico de estas labores.

El compromiso contiene las siguientes metas: 1. Diagnóstico. 2. Creación del archivo electrónico único del MINHAFP e ingreso de, al menos, 2000 expedientes. 3. Creación del archivo electrónico único AGE. 4. Servicio para todas las AAPP. 5.Grupos de trabajo AGE del CDTIC, publicación de decisiones. 6. Grupos de trabajo de CCAA y EELL del Comité Sectorial de eAdmin.

Fecha de inicio: Junio ​​2017 Fecha de término: Marzo 2018

El texto completo del compromiso se encuentra en Tercer Plan de Acción de Gobierno Abierto 2017-2019 de la Alianza para el Gobierno Abierto, disponible aquí: https://bit.ly/2Wubeyk.

Contexto y objetivos

Objetivo general y relevancia

El texto del compromiso indica que el Sistema ARCHIVE [58] “Promueve el acceso a la información y la transparencia ya que se facilitará el acceso a los datos en poder de la Administración en sus archivos a largo plazo, y por otra parte, pueden fiscalizar y ejercer una mayor acción de control, empoderando a la sociedad civil."

Es innegable que el sistema descrito mejora la sistematización y explotación de la información que las administraciones (incluidas las autonómicas) poseer la ciudadanía. Sin embargo se trata de una medida creada y orientada para el uso interno de las administraciones públicas. Por ende, no se puede establecer una causalidad directa entre el compromiso propuesto y el aumento del control y empoderamiento de la ciudadanía sino a través de aplicaciones secundarias que tomarán la información de ARCHIVE.

De la lectura del compromiso no se desprende cómo el sistema ARCHIVO busca promover mayor acceso o mejorar la calidad de la información a la que los ciudadanos tendrán acceso. En la entrevista sostenida con los responsables de esta medida [59] se informó que el sistema ARCHIVE alimentará la Carpeta Ciudadana (Compromiso 3.3) donde los ciudadanos podrán acceder a sus datos y expedientes. ARCHIVE contribuye a alimentar herramientas o aplicaciones que redundarán en la transparencia y el acceso a la información, así como entraña soluciones tecnológicas e innovadoras. No obstante se trata de una aplicación web, que al menos por el momento, no implica al ciudadano en su gestión o uso. Sin embargo, los hitos correspondientes a la creación de grupos de trabajo incluyen el compromiso para publicar las decisiones y acuerdos adoptados por los mismos, haciéndolo relevante al acceso a la información.

Verificabilidad e impacto potencial

Las seis metas contenidas en este compromiso son verificables en cuanto suponen la creación de herramientas como los archivos electrónicos del MINHAFP y AGE así como la puesta en marcha de grupos de trabajo interadministrativos y entre la AGE y el CDTIC.

Por otra parte resulta difícil estimar el impacto potencial de la medida porque el texto del compromiso no define el problema sino que describe la herramienta. La investigadora del IRM infiere de la lectura del compromiso que el problema identificado es la dificultad de archivo y conservación de los expedientes antiguos así como la dificultad de sistematizar la gran cantidad de archivos que generan las administraciones españolas. En consecuencia considera que el impacto potencial del compromiso, de ser implementado en su totalidad, es moderado.

En la fase de consultas públicas se realizó una propuesta por parte de la OSC Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP) donde se planteaba aprovechar las potencialidades del sistema de gestión ARCHIVO con el siguiente fin: “transformar el procedimiento electrónico de acceso a la información pública, gestionado a través de GESAT, en un procedimiento que responde plenamente a las exigencias del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y que pueda ser integrado en la aplicación de archivo electrónico definitivo Archive ”“… de esta manera podría favorecerse enormemente la gestión de las solicitudes de acceso a la información de los ciudadanos, incluso poner, en un futuro, a disposición de los ciudadanos los expedientes de libre acceso a través de esta plataforma ”. Esta funcionalidad no se contempló como parte del compromiso finalmente formulado. La DGGP argumentó, en el segundo informe de valoración de propuestas ciudadanas [60] , que gradualmente se priorizarán nuevas funcionalidades para su interconexión con el sistema ARCHIVE.

Analizando la propuesta de AEFP junto a los responsables de la medida, comentaban que actualmente GESAT y ARCHIVE son dos categorías diferentes: el primero es un procedimiento administrativo que gestiona las solicitudes de acceso a la información y el segundo es un sistema de gestión y explotación de expedientes de datos. Los responsables de las medidas comentaban que pese a la confusión de conceptos existentes, ARCHIVE podría aglutinar dichos expedientes de acceso a la información. No obstante, la dificultad no sería técnica sino competencial, pues exige la coordinación necesaria y cesión de información por parte de las CCAA. Adicionalmente sería necesario habilitar un marco jurídico para posibilitar que las entidades territoriales vuelvan sus datos en un sistema de gestión de archivos así como para posibilitar la publicación de los expedientes.

Un aspecto digno de subrayar es la coordinación interterritorial que se generó en torno al sistema de gestión a través de los grupos de trabajo, creados en ARCHIVE [61] .

Siguientes pasos

Tal como se describe en el compromiso anterior (3.3 Carpeta Ciudadana) las medidas de administración electrónica son una condición habilitante para la configuración de acciones de innovación tecnológica en gobierno abierto pero no constituyen un compromiso en materia de gobierno por sí mismas. Gobierno electrónico no es gobierno abierto, y, pese a ser relevante para el desarrollo y consolidación de las administraciones públicas, las acciones de gobierno electrónico deben realizar fuera de los planes de acción de gobierno abierto, de modo que estos incluyan sólo compromisos ambiciosos que atiendan los valores de apertura, transparencia, participación ciudadana y rendición pública de cuentas. Por ello no se recomienda la incorporación de medidas similares como parte del próximo plan de acción de gobierno abierto.

[58] Sistema ARCHIVE, Portal de Administración electrónica (PAe). Ministerio de Política Territorial y Función Pública: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive#.XHj17dDPw2w
[59] Subdirección General de Coordinación de Unidades TIC y Subdirección General de Impulso de la Administración Digital y Servicio al Ciudadano. Ministerio de Política Territorial y Función Pública.
[60] Informe de valoración de las propuestas ciudadanas, Portal de Transparencia, 12 de mayo de 2017: http://transparencia.gob.es/transparencia/dam/jcr:f214685c-74e3-4bb8-bd1c-3a933ce31ac6/2017_Informe_Valoración_Propuestas_Abril.pdf
[61] Documentación descargable relativa al grupo de trabajo: documento, expediente y archivo de ARCHIVE: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive/descargas#.XK87w9hR02w 

Compromisos

Open Government Partnership