Gestionar y capturar registros digitales (UK0046)

Garantizar la creación, captura y supervivencia de los registros públicos esenciales es la máxima garantía de transparencia para los gobiernos. Sin una buena gestión de la información, no hay transparencia; sin registros para el escrutinio público y uso o para proporcionar la evidencia necesaria para respaldar datos y estadísticas en beneficio del sector público más amplio y el ciudadano.
El gobierno del Reino Unido necesita definir claramente qué departamentos de registros deben mantener en la era digital, tanto en papel como en formato digital, y permitirles hacerlo de manera eficiente y efectiva. Esto ayudará a garantizar que la información esté disponible y sobreviva al escrutinio tanto ahora como en el futuro.
El gobierno del Reino Unido está trabajando con archivos en todo el sector público para ayudar a garantizar que este potencial se realice tanto a nivel local como nacional.
En 1 enero 2013, el período por el cual los registros seleccionados para la conservación permanente deberían transferirse a los Archivos Nacionales y los lugares especializados de depósito se redujeron de 30 a 20 años. El cambio a una 'regla de año 20' se está implementando durante un período de transición de diez años que permitirá a los departamentos transferir dos años de registros a The National Archives cada año hasta 2023. Se estima que esto ha afectado a más de tres millones de registros gubernamentales. Esta es una parte clave de la agenda de transparencia del Reino Unido y verá una gran cantidad de material histórico abierto al público mucho antes. El objetivo es proporcionar una mayor apertura y responsabilidad,
Fortalecimiento de la democracia mediante un escrutinio público más oportuno de la política gubernamental y
Toma de decisiones.

Los logros clave hasta 2013 son:
- Los Archivos Nacionales trabajaron con los departamentos para examinar los procesos existentes e identificar eficiencias. El trabajo proporcionó un proceso de transferencia eficiente, escalable y sostenible para los registros en papel, que constituyen la mayoría de los registros cubiertos por el período de transición, que generaron ahorros de costos reales para el gobierno
- durante 2012, los Archivos Nacionales también revisaron y actualizaron su política de recopilación de registros. Esto define los tipos de registros que deben tomarse en su colección y que los departamentos deben identificar para su conservación permanente.
- Los Principios de información para el sector público del Reino Unido se publicaron en diciembre 2011 bajo
La estrategia de TIC del gobierno, que hizo referencia a muchas áreas de orientación y mejores prácticas
apoyado por los archivos nacionales
Los Archivos Nacionales han estado preservando los sitios web del gobierno durante una década. El Archivo Web del Gobierno del Reino Unido incluye material que data de 1996 hasta el presente. Asegura que, a través de la preservación y la continuidad de la web, los enlaces persistan y la información gubernamental publicada en línea permanezca totalmente accesible en línea. También captura los sitios web de las principales consultas públicas.
Escalas de tiempo
Los hitos clave para la entrega de este compromiso son:
- para abril de 2014, los Archivos Nacionales entregarán un mecanismo completamente operativo para el acceso y la preservación de los registros digitales: la Infraestructura de Registros Digitales (DRI)
- para abril de 2015, los Archivos Nacionales tendrán un proceso eficiente, escalable y sostenible para la transferencia de registros digitales al DRI con el apoyo de orientación disponible públicamente en su sitio web y capacitación para los departamentos de transferencia
- por 2023, la transición a la regla del año 20 estará completa; El cumplimiento departamental en la transferencia de registros a los Archivos Nacionales bajo la Ley de Registros Públicos se mide en su Informe de Transferencia de Registros bianual, que detalla estadísticas sobre el estado del progreso de los departamentos