Réunions publiques de la ville (AUS0004)

Pour aider les membres de la communauté d'Austin à mieux gérer les problèmes et à rendre les processus décisionnels de la ville plus compréhensibles et accessibles, nous nous engageons à renforcer la transparence et la responsabilité en collectant, partageant et analysant les données relatives aux activités lors de réunions publiques afin de recommander les opportunités. pour des gains d'efficacité et d'efficacité. Short Description: Réalisez une analyse ouverte des réunions publiques de la ville afin d’améliorer la compréhension, l’accessibilité, l’efficience et l’efficacité. Responsable: Partenaire de la société civile: Christopher Kennedy, Leadership, Austin Facilitateur: Sabine Romero, Bureau de l’innovation de la Ville d’Austin Résumé du projet: Ce projet répond aux difficultés de nos partenaires de la société civile: 1. Comment pouvons-nous résoudre le problème de la gestion tardive de la nuit (étant donné que les réunions du conseil municipal peuvent régulièrement aller au-delà de minuit), une situation qui n’est ni transparente ni efficace pour évaluer les répercussions des décisions et qui empêche le public de comprendre comment et pourquoi elles sont fabriqué? - Vision Zero ATX 2. Comment pouvons-nous améliorer la compréhension générale pour aider les gens à résoudre les problèmes? - Recherche ATX sur le changement pour le changement 4.1 Résultats souhaités: 1) La compréhension du public des activités lors des réunions publiques est améliorée grâce à l'accès, à la fois en personne et par voie électronique. 2) La communication du Conseil est améliorée grâce à de nouvelles pratiques reposant sur une compréhension commune de ce qui fonctionne. 3) L'efficacité de chaque réunion est accrue, avec une progression claire au cours du débat. 4) Établir des options significatives pour les flux d’information et de décision qui auront pour effet de rendre les réunions publiques plus accessibles au public. 5) Créer une meilleure compréhension pour les citoyens sur le mode de financement des initiatives et sur la manière dont les ministères utilisent les ressources du Fonds général et d’autres sources budgétaires . Questions d'exploration 4.2: 1) Quel est le processus actuel de prise de décision à la ville, tel que mis en œuvre par le nouveau conseil des membres de 11? 2) En quoi est-ce un meilleur itinéraire que les approches précédentes? 3) Quelles leçons ont été tirées des deux premières années d’expérience? 4) Que veut le public dans un processus plus efficace? 14 5) Que pourrions-nous apprendre des transcriptions de réunions précédentes - quels modèles pourrions-nous identifier en quoi les réunions se déroulent sur une longue durée?

4. Réunions publiques de la ville

Texte d'engagement

Pour aider les membres de la communauté d'Austin à mieux gérer les problèmes et à rendre les processus décisionnels de la ville plus compréhensibles et plus accessibles, nous nous engageons à renforcer la transparence et la responsabilité en collectant, partageant et analysant les données relatives aux activités lors de réunions publiques afin de recommander des solutions permettant de gagner en efficacité. et l'efficacité.

Milestones

1. Clarifier la phase. Résultats attendus: plan de recherche pour les entretiens avec les parties prenantes et les membres de la communauté et évaluations des enregistrements et des transcriptions des réunions; Projet de format de données pour la publication d'informations sur les activités lors de réunions publiques; Storyboard du cycle de vie de la discussion en ville.

2. Phase de cadrage. Livrables attendus: Rapport sur les thèmes et modèles de processus de réunion; Rapport sur la synthèse des entretiens avec les parties prenantes et les membres de la communauté.

3. Phase de conception / prototype / test. Produits attendus: arriéré de solutions possibles pour atteindre les résultats souhaités; Identification d'un problème de conseil pour tester les solutions possibles pour atteindre les résultats souhaités; Commentaires des parties prenantes et des membres de la communauté sur le fonctionnement des différentes solutions.

4. Phase de planification / construction. Livrables attendus: recommandations pour formaliser des solutions qui se sont révélées efficaces lors des tests; Storyboard raffiné du cycle de vie des discussions en ville; Format de données pour la publication d'informations sur les activités lors de réunions publiques.

Aperçu de l'engagement

But de l'engagement

Objectif général et pertinence

Le quatrième engagement de la ville de Austin vis-à-vis de l'OGP portait sur l'efficacité des réunions publiques des administrations municipales et sur la participation du public au processus décisionnel. Actuellement, les réunions du conseil municipal se déroulent très tard et se terminent souvent tôt le matin le lendemain matin. Les responsables gouvernementaux et les dirigeants communautaires ont convenu que ce type de «gouvernance de fin de nuit» diminuait la transparence et empêchait les membres du public de participer pleinement au processus de prise de décision et de le comprendre. L’engagement a défini un plan de collecte, de publication et d’analyse des données relatives aux réunions publiques. Les responsables municipaux et leurs partenaires de la société civile utiliseraient ensuite ces informations pour formuler des recommandations visant à améliorer le processus des réunions publiques.

Comme bon nombre des engagements pris par Austin dans le cadre du programme OGP, l’engagement visant à améliorer les réunions de la ville comportait quatre étapes clés. Les responsables municipaux et leurs partenaires des organisations de la société civile prévoyaient de recourir à des entretiens qualitatifs avec le personnel et les parties prenantes pour générer de nouvelles informations sur le processus de réunions de la ville. Ils synthétiseraient ensuite les résultats de leurs recherches et créeraient des rapports destinés au personnel de la ville, aux OSC et aux autres parties prenantes. Ces résultats éclaireraient la sélection d'un problème spécifique du conseil municipal pour tester des solutions permettant une prise de décision plus efficace. Après une période d’essai, les responsables municipaux et leurs contacts avec les organisations de la société civile collaboreraient à un ensemble de recommandations à l’intention des dirigeants municipaux pour résoudre le problème des réunions municipales inefficaces, notamment un «format de données pour la publication d’informations sur les activités lors de réunions publiques». ^{Plan d’action sous-national OGP de la ville d’Austin, page 15.}

Le quatrième engagement d’Austin portait sur les valeurs OGP de accéder à l'information et participation civique. L'engagement visait spécifiquement à améliorer la compréhension et l'accès à l'information sur les réunions publiques. La publication des données de réunions de villes dans un format utilisable et compréhensible pourrait donner aux citoyens les moyens de s’engager plus facilement avec leurs représentants locaux. En améliorant l'efficacité des réunions et en résolvant le problème de la gouvernance tard dans la nuit, les responsables municipaux pourraient aider les citoyens à se faire entendre plus facilement sur des questions clés.

Spécificité et impact potentiel

Le quatrième engagement d'Austin était très spécifique. Les jalons étaient objectivement vérifiables, rapides et facilement mesurables. Chaque étape marquait la production de ressources essentielles au succès de l'engagement, notamment des plans de recherche, des rapports, la publication de données et des recommandations à l'intention du gouvernement de la ville.

Cet engagement pouvait potentiellement créer un changement modéré au sein du gouvernement municipal. Les réunions du conseil municipal d'Austin sont notoirement longues et compliquées. Des processus simplifiés pour la conduite et la documentation des réunions de ville pourraient rendre le gouvernement plus accessible au public et pourraient potentiellement éclairer des engagements plus transformateurs à l'avenir. Cet engagement visait à résoudre le problème notoire des réunions du conseil en fin de soirée à l'hôtel de ville, mais le plan d'action n'a pas été rédigé dans l'intention de prescrire des mesures de changement. Cet engagement visait plutôt à faire émerger des approches en matière de réforme du conseil, à identifier des stratégies d'amélioration de l'efficacité et à faire des recommandations au conseil municipal. L'amélioration de ces processus pourrait avoir un impact positif fort sur le statu quo.

Aboutissement
Substantiel

Le quatrième engagement d'Austin visait à rationaliser les réunions publiques de la ville et à faire des recommandations au conseil municipal afin de rendre les réunions plus efficaces et efficientes. Cet engagement a été géré par le département des services de gestion de la ville de Austin avec le soutien du bureau de l'innovation, du département juridique et du partenaire CSO Leadership Austin. Le chercheur de l'IRM considère qu'il a été en grande partie achevé.

L’équipe chargée des engagements s’est réunie tous les mois pour étudier les réunions et les séances de travail des conseils municipaux et identifier les possibilités d’accroître l’efficacité. ^{Sabine Romero (Bureau de l'innovation de la ville de Austin), interviewée par 21 September 2017, chercheuse à l'IRM.} Le personnel municipal a mené des recherches approfondies sur les réunions du conseil municipal, compilant des statistiques sur la durée des réunions, le nombre de points à prendre en compte, le nombre de commentaires du public sur chaque point et d'autres informations susceptibles d'informer les réunions du public. Le personnel a présenté ces conclusions et une première série de recommandations au conseil municipal en mars et avril 2017. ^{Ville de Austin Innovation Office. Efficacité des réunions du conseil et délibération. Recommandations du personnel. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=273632} Les recommandations principales étaient les suivantes: publier les ordres du jour des réunions deux semaines à l’avance, établir un calendrier standard pour les réunions, utiliser un babillard électronique pour discuter des points à l’avance et réduire le temps dont dispose un orateur pendant les périodes de consultation publique des réunions du conseil.

Les membres du conseil et le personnel de la ville ont convenu que ces changements pourraient contribuer à éviter les réunions nocturnes et à éviter de prendre des décisions sur des questions clés pendant des heures moins accessibles. Carmen Llanes Pulido, responsable de la société civile, directrice exécutive de l'organisation communautaire GO! Austin / VAMOS! Austin a convenu que la prise de décision tard dans la nuit était problématique, mais elle a également souligné les difficultés auxquelles de nombreux résidents d'Austin sont confrontés lorsqu'ils tentent d'assister aux réunions du conseil. «Une de ces nuits tardives où des résidents ont témoigné [lors d'une réunion du conseil], l'un d'entre eux était l'une de ces personnes qui travaillaient à des heures indéterminées et qui occupaient deux ou trois emplois à la fois… et qui étaient en fait capables de rester en retard et de donner témoignage », a déclaré Llanes Pulido au Austin Monitor en avril 2017. ^{McGlinchy, Audrey. Les chercheurs en sommeil encouragent les membres du Conseil lorsqu'ils envisagent des moyens d'éviter les nuits tardives. Le moniteur Austin. 20 April 2017. https://www.austinmonitor.com/stories/2017/04/sleep-researchers-cheer-council-members-consider-ways-avoid-late-nights/}

Au cours de la période de mise en œuvre, le conseil municipal a adopté des modifications aux réunions publiques. ^{Ville de Austin Innovation Office. Discussion sur les réunions publiques: Résolutions des réunions du Conseil et des comités, 2 / 9 / 17. https://opengovpartnership.bloomfire.com/series/3202374-commitment-4-city-public-meetings/posts/2821991-public-meetings-discussion-council-meeting-and-committee-resolutions-2-9-17} Par exemple, en février 2017, le conseil municipal a réduit le nombre de ses comités de dix à cinq. ^{Résolution du conseil municipal de la ville d'Austin 20170209-034. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=272092} Lors de la même réunion, le conseil municipal a officiellement demandé au directeur municipal de faire des recommandations «visant à améliorer l'efficacité des délibérations du conseil et leur efficacité». ^{Résolution du conseil municipal de la ville d'Austin 20170209-035. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=272093}

En mai, le conseil municipal de 2017 a modifié le processus des réunions afin d'instituer les modifications recommandées. ^{Résolution du conseil municipal de la ville d'Austin 20170518-015. http://www.austintexas.gov/edims/document.cfm?id=277608} Les modifications ont pris effet en août 2017. L'équipe chargée de l'engagement a observé les cinq réunions régulières suivantes, documentant les heures de début et de fin des réunions selon les nouvelles procédures. L’équipe chargée des engagements a également rencontré le personnel du conseil pour évaluer l’impact des modifications adoptées. L’équipe chargée de l’engagement a constaté que les changements n’avaient eu qu’un impact limité et que la plupart des facteurs ayant contribué aux réunions nocturnes n’avaient pas changé.

Sur la base des recherches menées dans le cadre de cet engagement, les responsables des villes et des organisations de la société civile discutaient d'une série d'opportunités et de suggestions pour améliorer l'accès aux réunions publiques et leur efficacité. Il s’agit notamment d’établir des bureaux de district éloignés pour accroître l’accès des citoyens aux réunions du conseil, de créer un wiki pour la ville qui informe le public sur l’histoire et les antécédents du conseil, de mettre au point un conseil électronique sur l’état du programme du conseil à la mairie et de poursuivre que le gouvernement aborde des problèmes globaux lors des réunions publiques. ^{Personnel de la ville d'Austin, interviewé par un chercheur de l'IRM. 2017.} Ces recommandations s'alignent sur le premier livrable de la quatrième étape. Au moment de la rédaction du présent rapport, les recommandations supplémentaires n’avaient pas été officiellement présentées au conseil municipal et étaient toujours en cours de discussion par le personnel municipal.

Premiers résultats: a-t-il ouvert le gouvernement?

Accès à l'information: aucun changement

Participation civique: pas de changement

Lors de la définition de cet engagement, le personnel municipal et les partenaires de la société civile ont déploré l'inefficacité des réunions publiques municipales, qui se déroulaient souvent tard dans la soirée. Les partenaires de la société civile ont identifié la «prise de décision tard dans la nuit» comme un obstacle à la transparence, à l'engagement civique et à la responsabilité, expliquant que le système de réunions actuel présentait «une situation qui n'est ni transparente ni efficace pour prendre en compte les effets des décisions et rend difficile la public de comprendre comment et pourquoi les décisions sont prises. " ^{Plan d’action sous-national OGP de la ville d’Austin, page 14.} Les responsables gouvernementaux et leurs partenaires des organisations de la société civile ont conçu cet engagement pour accroître l'efficacité, l'accès et la compréhension des réunions publiques. L'engagement, s'il était pleinement mis en œuvre, devrait avoir un impact modéré sur la gouvernance ouverte à Austin.

À la fin de la période de mise en œuvre, l'engagement avait entraîné quelques changements mineurs dans la pratique gouvernementale. Cependant, le chercheur de l'IRM n'a découvert aucune preuve que la mise en œuvre initiale de l'engagement avait généré l'un des résultats attendus par l'équipe chargée de l'engagement. Le conseil municipal a adopté plusieurs modifications aux procédures de réunion en fonction de la recommandation de l'équipe d'engagement, telles que la limitation du temps imparti pour s'exprimer sur les points de l'ordre du jour et l'affichage des ordres du jour avant les réunions. les règles pourraient être modifiées assez facilement sans l'approbation des citoyens. Les réunions se sont poursuivies tard dans la soirée et une réunion récente du conseil municipal s'est terminée à 2: 56 le matin. La note finale de la transcription des réunions indique qu'un membre du conseil a confessé: «Je suis presque au bout de X heures maintenant. C'est trop long. »Lorsqu'un autre commentateur a déclaré que le conseil avait battu un nouveau record pour de longues réunions, le maire a répondu:« Je pense que nous l'avons fait, malheureusement. » ^{Transcription de la séance ordinaire du conseil municipal - 26 avril 2018. Page 229.}

De même, les changements initiaux adoptés par les dirigeants municipaux n'ont pas créé de nouvelles opportunités de participation civique. Les membres du public qui souhaitent participer aux réunions du conseil municipal sont toujours soumis aux limitations identifiées lors du processus de conception des engagements. Le personnel municipal a identifié une série d'opportunités d'amélioration de l'accès aux réunions publiques, qui n'ont pas encore été reprises par les élus. Le chercheur de l'IRM conclut qu'il n'y a eu aucun changement observable dans les réunions publiques de la ville en ce qui concerne l'accès à l'information ou la participation civique.

Recommandations

Améliorer les réunions de la ville pour accroître l'engagement civique est un objectif important et ambitieux pour la ville d'Austin. Le personnel municipal devrait compléter la mise en œuvre de cet engagement en rédigeant des recommandations officielles, en les publiant dans un format accessible au public, et en publiant ces recommandations par le biais de communications directes avec les citoyens et des médias locaux. Bien que le conseil municipal ait adopté des modifications au processus de réunion, celles-ci étaient largement autonomes. Les recommandations du personnel du Bureau de l'innovation peuvent compléter les modifications apportées par le conseil et éclairer les futures améliorations apportées aux réunions publiques. Le personnel municipal devrait également travailler avec les organisations de la société civile pour concevoir et mettre en œuvre une évaluation des modifications apportées aux réunions par le conseil municipal. Des recherches plus poussées pourraient identifier les impacts de ces changements et éclairer les futurs plans d'action.

Liens vers d'autres preuves

· Bureau d’innovation de la ville d’Austin - Engagement Page d’information sur le projet 4

· Bureau de l'innovation de la ville de Austin - Recommandations du personnel - Efficacité des réunions du conseil et délibération

· Bureau de l'innovation de la ville de Austin - Réunions publiques Suivi de 2017 - Mémo au personnel du Conseil