Réduire la bureaucratie en coopération avec le secteur privé (EE0068)

Activité 2.4. Réduire la bureaucratie en coopération avec le secteur privé

Nous recueillerons et mettrons en œuvre les propositions formulées par les entrepreneurs et examinées par le Conseil pour l'efficacité et la croissance économique en vue de réduire la réglementation et la bureaucratie. Nous réaliserons des analyses et un suivi afin d'appuyer une prise de décision gouvernementale efficace et de garantir une évaluation d'impact transparente. Le reporting sera entièrement basé sur les données, de sorte que les entrepreneurs n'auront à les soumettre qu'une seule fois, l'État se chargeant ensuite de leur traitement.

Définition du problème

Selon les entrepreneurs et le public, la bureaucratie dans le secteur public est trop contraignante et nuit à l'efficacité de la coopération. Les personnes morales estoniennes ont soumis environ 700 propositions visant à réduire la bureaucratie. Bien que ces initiatives soient importantes, elles nécessitent un cadre plus systématique pour la présentation et la mise en œuvre des idées, afin que les changements soient durables. Open Government Partnership Le plan d'action offre d'une part un cadre pour réduire durablement la bureaucratie et d'autre part une plateforme pour mettre en œuvre de manière transparente et inclusive les propositions des entrepreneurs et des organisations de la société civile.

Les entrepreneurs estoniens, et dans une certaine mesure les organisations de la société civile, doivent effectuer de nombreuses tâches de déclaration : les informations doivent être présentées à diverses institutions de manière répétée et sous différents formats. L’Institut estonien de la statistique, l’Administration fiscale et douanière, le Bureau des registres et de l’information agricoles, et d’autres organismes collectent des données en parallèle, ce qui représente des milliers d’heures de travail supplémentaires pour les entreprises. De nouvelles solutions pourraient réduire ce travail de plusieurs millions d’heures pour les entrepreneurs. Les retours d’expérience montrent que leur principal problème réside dans la nécessité de soumettre les données à répétition et dans la dualité des systèmes et des formulaires.

Les processus de planification stratégique et de suivi, y compris les indicateurs, sont fragmentés entre divers documents et systèmes. L'information n'est pas centralisée, les processus de travail sont longs et la préparation des rapports repose principalement sur des tâches manuelles. De nombreux rapports sont préparés manuellement et nécessitent la recherche de données dans de multiples sources, ce qui est chronophage et inefficace.

Les causes du problème

Les propositions émanant de différents groupes ne sont pas toujours centralisées ni intégrées au processus de gouvernance. Les méthodes de travail du secteur public sont fragmentées. Les exigences bureaucratiques dans certains domaines – rapports, sécurité, licences spécialisées – sont particulièrement contraignantes. La mise en œuvre des propositions est lente et l'impact des résultats n'est ni clairement mesurable ni visible. Le système de suivi régulier de la mise en œuvre et de retour d'information (automatique et basé sur les données) doit être amélioré afin de garantir une évolution durable de la coopération avec les entrepreneurs. Le travail du conseil est soutenu par le Bureau du gouvernement et d'autres institutions, mais une mise en œuvre plus large et systématique des résultats nécessite un processus optimisé.

Les systèmes de reporting sont conçus en fonction des besoins des institutions, et non de l'expérience utilisateur. Il n'existe ni taxonomies ni interfaces unifiées permettant le transfert automatique des données. Les systèmes d'information du secteur public sont insuffisamment intégrés et les mêmes champs de données doivent être renseignés plusieurs fois. La réglementation ne favorise pas le principe de non-duplication des données. Tout cela réduit le temps dont disposent les entrepreneurs pour se concentrer sur leurs activités principales.

Les plans de développement, les programmes et les formulaires de rapportage sont utilisés de manière incohérente au sein des réseaux internes et externes. Il n'existe aucun cadre unifié permettant une vision transparente des objectifs et du suivi de leurs résultats. Le manque de cohérence entre les systèmes d'information et l'absence de métadonnées rendent l'accès à des données pertinentes et exactes plus difficile. Les indicateurs ne sont pas regroupés dans un système unifié et leurs métadonnées sont incomplètes. Les systèmes d'information n'étant pas interconnectés, les mêmes données doivent être recherchées et saisies à plusieurs reprises. Vérifier la pertinence des données est souvent complexe et il n'est pas toujours évident de déterminer quelle version est la plus récente et valide.

Qu'a-t-on fait pour résoudre le problème ?

Une réforme de l'État, incluant une déréglementation, fait l'objet de discussions depuis des décennies. L'une des premières initiatives systématiques a été l'élaboration du Plan de gestion de l'État 2013-2015 de l'Assemblée de coopération estonienne. Au cours des années suivantes, une Fondation pour la réforme de l'État, composée d'experts en droit constitutionnel et d'entrepreneurs, a élaboré des documents de vision et des propositions soulignant la nécessité d'analyser et de réorganiser les fonctions et la structure du gouvernement central, des institutions constitutionnelles et des collectivités locales. Une présentation plus détaillée des initiatives précédentes et de leurs résultats figure dans l'analyse réalisée par le ministère des Finances¹³.

En mars 2025, le Conseil pour l'efficacité et la croissance économique (ci-après dénommé Conseil des entrepreneurs) a été créé à l'initiative du Premier ministre, avec le Secrétariat du gouvernement pour secrétariat. Sa mission est de formuler au Premier ministre des propositions concrètes de déréglementation, de réduction des exigences et de la bureaucratie, ainsi que des mesures favorisant la croissance économique. Le Conseil concentre ses efforts sur quatre axes principaux : la planification, le reporting, le contrôle du secteur public et la simplification des réglementations. En septembre 2025, 663 propositions avaient été soumises, dont 122 avaient reçu l'aval du gouvernement et 14 avaient été mises en œuvre.

Nous avons entamé le développement d'un système de déclaration basé sur les données (APA), dans le but de créer des taxonomies unifiées et des interfaces machine à machine. Quinze projets visant à alléger les charges administratives sont en cours, dont un investissement de 2.6 millions d'euros de l'administration fiscale et douanière pour le développement de nouvelles solutions TSD, KMD et TÖR. Certaines enquêtes ont déjà été analysées et des solutions sont en cours de test (par exemple, les rapports des prestataires d'hébergement). Les bases de données nationales seront utilisées pour remplacer les enquêtes récurrentes.

Un cadre de planification stratégique a été élaboré, fondé sur la loi budgétaire de l'État et la réglementation relative à l'élaboration des plans et programmes de développement. Par ailleurs, un système centralisant les processus de planification stratégique et de production de rapports a été récemment mis en place.

Solution

Le Conseil des entrepreneurs soumet des propositions au gouvernement visant à réduire la bureaucratie et à accroître l'efficacité du secteur public. Le rôle du Bureau du gouvernement et des autres institutions gouvernementales est de fournir des évaluations et des analyses afin d'éclairer les décisions du gouvernement (par exemple, en réduisant la duplication des données, en accélérant les processus de planification ou en simplifiant la réglementation en matière de sécurité au travail). Un volet essentiel du processus réside dans le suivi et la transparence de la mise en œuvre : le Bureau du gouvernement contrôle quelles propositions sont intégrées aux décisions gouvernementales et évalue leur impact. Ce suivi garantit que l'information est diffusée de manière accessible à tous, même à ceux qui ne sont pas spécialistes de ces sujets. Il assure également que les propositions soumises par le Conseil sont mises en œuvre conformément aux procédures de participation législative.

Pour mettre en œuvre la déclaration fondée sur les données, celle-ci doit être entièrement basée sur les données : la personne morale soumet ses données une seule fois, dans un système unique, et l'État organise la transmission ultérieure de ces données. Les déclarations les plus fréquemment soumises (environ 150) seront standardisées et intégrées à l'interface. Les nouvelles solutions de l'Administration fiscale et douanière permettent la transmission automatique des déclarations issues des logiciels comptables. Par ailleurs, une méthodologie utilisant les données privées et publiques existantes sera développée, réduisant ainsi le besoin de déclarations distinctes. L'objectif pour 2030 est d'automatiser au moins 75 % des déclarations.

Le portail de suivi développé offre une plateforme unifiée regroupant tous les documents de développement, les aperçus des processus et les ensembles de données, permettant ainsi la collecte de données et d'informations pour la planification stratégique. Le portail centralise les indicateurs dans un environnement de données unifié où ils sont normalisés, décrits par des métadonnées et accessibles aux fonctionnaires et au public. La solution permet de visualiser les données, de générer des rapports automatiques et d'utiliser des outils d'intelligence artificielle pour accélérer les processus et améliorer la qualité. L'objectif du portail est de simplifier les flux de travail, de centraliser les données et de jeter les bases de l'utilisation de l'intelligence artificielle dans la planification stratégique de l'État.

Résultat souhaité

Initiative visant à réduire la bureaucratie :
• Un processus de réduction de la bureaucratie plus fluide et plus transparent, afin que les propositions des entrepreneurs soient prises en compte plus rapidement et avec plus de clarté dans les décisions gouvernementales.
- Une charge administrative allégée et plus efficace entre le secteur public et les entreprises, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.
- Davantage de confiance et de coopération, avec la mise en place d'un partenariat plus solide entre les entrepreneurs et le secteur public, fondé sur un processus structuré et public.

Automatisation des rapports dans le secteur privé :
- Les obligations de déclaration diminuent considérablement pour les entrepreneurs.
- L'obligation de soumettre des données en double est supprimée.
Des millions d'heures de travail seront économisées d'ici 2030.
- Moins de bureaucratie et plus de flexibilité pour les entrepreneurs.
- Un système transparent et efficace basé sur la réutilisation des données et l'interfaçage automatique.

Automatisation de la planification stratégique :
• Toutes les données et tous les documents relatifs à la planification stratégique sont regroupés au même endroit et peuvent être trouvés en une seule recherche.
• Les processus de travail deviennent plus rapides et plus simples, les rapports sont en grande partie automatisés et pertinents.
• Les outils d'IA facilitent la création d'analyses et de synthèses.
• La transparence et l'accès du public aux données, tant pour le public que pour les décideurs, s'améliorent.

Comment cet engagement favorisera-t-il la transparence ?

Les propositions des entrepreneurs seront rendues publiques sur des tableaux de bord permettant à tous de consulter les idées proposées pour réduire la bureaucratie et de suivre leur état d'avancement, créant ainsi un processus clair et transparent. L'information est présentée de manière claire et accessible à tous.

L'automatisation des rapports permettra d'accéder aux données récurrentes via un système unique et de réduire le travail manuel, garantissant ainsi une vue d'ensemble fiable.

L'automatisation de la planification stratégique permet de rassembler les plans de développement, les indicateurs et les rapports dans un portail de suivi unique, offrant ainsi des informations claires et pertinentes tant pour les fonctionnaires que pour le public.

Comment cet engagement favorisera-t-il la participation citoyenne et la co-création ?

Le Conseil des entrepreneurs invite ces derniers à partager activement des propositions fondées sur leur expérience et à en discuter avec le secteur public, qui encourage une implication précoce et une co-création axée sur la résolution de problèmes. Le Conseil des entrepreneurs ne vise pas à transformer rapidement les propositions en décisions et ne remplace pas la participation et la coopération habituelles à l'élaboration des projets et initiatives ; il apporte néanmoins une contribution complémentaire aux processus décisionnels actuels d'identification des problèmes.

L'automatisation des rapports allège la charge administrative du secteur privé, lui permettant de se concentrer sur des formes de coopération plus efficaces avec le secteur public.

Le portail de suivi crée un espace ouvert permettant aux citoyens et aux groupes d'intérêt d'accéder aux objectifs et aux indicateurs et de formuler des propositions fondées sur des faits.

Comment cet engagement favorisera-t-il la responsabilisation ?

Le Bureau du gouvernement et les ministères analyseront les propositions et observeront leur mise en œuvre, ce qui permettra d'évaluer quelles idées se transforment en décisions et quel est leur impact – créant ainsi une base claire pour la responsabilité institutionnelle.

L'automatisation des rapports permet de lier les décisions à des données claires et d'indiquer quelle institution est responsable de la transmission de données spécifiques.

L'automatisation de la planification stratégique standardise les indicateurs et le suivi, rendant l'évaluation des résultats univoque et contrôlable.

Milestones
Étapes clés | Résultats attendus | Date d'achèvement prévue | Responsable | Parties prenantes
Initiative de réduction de la bureaucratie | Analyse de toutes les propositions du Conseil des entrepreneurs, mise en œuvre lorsque cela est possible et diffusion de l'information au public | 10.2026 | Bureau gouvernemental | Gouvernement : Ministères ; CSOS : Organisations de la société civile ayant formulé des propositions ; Autres : Autres parties prenantes ayant formulé des propositions
Automatisation des déclarations dans le secteur privé | Capacité à accepter les déclarations TSD et KMD et les saisies TÖR directement depuis le logiciel comptable vers l'interface machine à machine | 01.2027 | Organisme gouvernemental | Gouvernement : Direction des impôts et des douanes, Statistique Estonie ; CSOS : - ; Autres : -
Automatisation de la planification stratégique | Préparation des documents et rapports de planification stratégique selon le principe de soumission unique, puis collecte et affichage sur le portail de suivi | Décembre 12.2026 | Bureau gouvernemental | Gouvernement : Ministère des Finances ; CSOS : - ; Autres : -