Formation administrative et organisation (MO0003)

Mise en place d'organes administratifs chargés des archives et formation des formateurs à la gestion des archives
D'août 2018 à juin 2020
Agence d'exécution principale / acteur
Archives du Maroc
Description de l'engagement
Quel est le problème public que l'engagement traitera?
L'article 5 de la loi n ° 69.99, publiée le 30 de novembre 2007, dispose que «les personnes, organes et institutions visés à l'article 3 de la présente loi, agissent en collaboration avec les Archives du Maroc et conformément à ses tâches, élaborer et mettre en œuvre un programme de gestion et leurs archives actuelles et intermédiaires. Ce programme définit les structures, les ressources et les règles permettant de gérer ces documents, de leur création à leur archivage final dans une unité d'archivage publique ou leur destruction ». "A cette fin, un comité d'archives, géré et géré par un organe administratif, sera constitué au sein d'organes gouvernementaux" (Article premier du décret n ° 2.14.267 du 4 de novembre 2015 fixant les termes, conditions et règles de gestion, de tri et de destruction archives intermédiaires, et remettre les archives finales ». Toutefois, à la suite d'une recherche menée par les Archives marocaines sur« le statut des archives et des pratiques d'archivage au sein des organes du gouvernement central », la majorité des organes gouvernementaux ne disposent pas d'organes administratifs responsables de la gestion. L'ensemble de leur patrimoine documentaire. Seuls les départements ministériels de 18 sur 44 disposent d'organes administratifs qui gèrent le patrimoine documentaire, sans organes de gouvernance pertinents, notamment de comités de planification et de suivi, ainsi que sur les tâches confiées aux structures administratives responsables. pour les archives se limitent à la gestion des documents pour quelques administrateurs (dossiers du personnel, des finances et de la comptabilité, etc.). L'absence de structures administratives dédiées pose des problèmes majeurs tels que la préservation, la gestion et la communication des archives, empêchant ainsi les organes gouvernementaux de répondre au plus vite aux demandes d'informations. Cela a des répercussions négatives sur la transparence, la responsabilité publique et la participation des citoyens à la vie publique.
Quel est l'engagement?
Pour les départements ministériels 18 dotés de structures existantes: Création de comités d'archives, remplacement des structures administratives sous l'autorité directe des Secrétariats généraux, création d'organes responsables des archives des unités déconcentrées, en harmonisant leurs tâches avec celles énumérées à l'article 5 du décret susmentionné Pour les autres départements ministériels 26 sans structures: création de comités d'archives, de structures administratives placées sous l'autorité directe des secrétariats généraux et d'organes responsables des archives au sein des unités déconcentrées; Former les responsables des structures chargées de la gestion des archives au sein des départements ministériels et leur donner la possibilité de transférer leurs connaissances acquises au cours de la formation à leurs collègues chargés de la gestion des informations et des documents de l'organisme gouvernemental. Cette étape permettra aux gestionnaires et aux collègues de maîtriser les règles et procédures de gestion des archives actuelles et intermédiaires, comme indiqué dans le Guide de référence pour la gestion des archives publiques.
Comment l'engagement contribuera-t-il à résoudre le problème public?
Cet engagement permettra aux organismes gouvernementaux de disposer d’organes opérationnels et décisionnels et d’un personnel bien formé en matière d’archivage et de gestion de l’information conformément aux normes professionnelles et aux meilleures pratiques. Les informations gérées de cette manière sont plus accessibles et peuvent facilement être mises à la disposition du public, soit à l'initiative du gouvernement, soit sur demande.
Pourquoi cet engagement est-il pertinent pour les valeurs OGP?
Structurer / institutionnaliser la gestion des archives au sein des organes gouvernementaux est la clé du succès de la mise en œuvre du droit d'accès à l'information. Une fois que le public aura accès aux informations, il sera familiarisé avec les projets de décisions publiques en préparation. Par conséquent, les citoyens seront informés de la gestion publique, pourront demander des comptes à leurs agents et encourageront l'action gouvernementale en surveillant les projets en cours. Ainsi, une logique et une gestion efficace des archives sont pertinentes pour la transparence, la responsabilité publique et la participation civique.
Plus d'Infos
Cet engagement fait partie de la stratégie nationale de
Les archives. Le Plan national 2018-2021 sur la démocratie et les droits de l'homme promeut également cette stratégie à travers un certain nombre de mesures concernant les aspects législatifs et institutionnels, la communication, la sensibilisation et le renforcement des capacités des parties prenantes (5th sous-axe: préserver et sauvegarder les archives - 4, l'axe du plan: cadre juridique et institutionnel). Les objectifs du plan en matière d'archives sont les suivants: Objectif général: renforcement de la stratégie nationale en matière d'archives. Objectifs spécifiques: application des dispositions légales et réglementaires en matière d'archives; Promouvoir une culture des archives dans les secteurs public et privé; Promouvoir l'organisation, la sauvegarde et le développement des archives; Promouvoir la culture des archives au sein de la société pour préserver la mémoire nationale. Structurer la gestion des archives et renforcer les capacités du personnel gouvernemental dans ce domaine fait partie d'une politique nationale visant à faire avancer le processus de réformes politiques, à renforcer l'état de droit, à protéger et promouvoir les droits de l'homme et à soutenir les initiatives renforçant la démocratie participative.
Engagements liés: Engagement 2
Activité clé avec un produit livrable vérifiable
Diagnostic général de l'état des archives (examen de l'état des archives et des pratiques d'archivage au sein des services centraux du gouvernement)
Collecte de données
Janvier 2015 Décembre 2015
Évaluation des outils de collecte (questionnaires, entretiens, rapports de site)
Janvier 2016 Mars 2016
Rédaction et publication du rapport final
April 2016 December 2017
Mise en œuvre du plan opérationnel du projet
Calcul du niveau de structuration de la gestion des archives au sein des départements ministériels
Août 2018 Septembre 2018
Classification des départements ministériels en deux catégories (catégorie 1: mise à niveau [départements 18], catégorie 2: création [départements 26])
Septembre 2018 Octobre 2018
Préparation des sessions de formation (formateurs, logistique, budget, objectifs, etc.)
Novembre 2018 Décembre 2018
Structuration de la gestion des archives
Fournir aux départements de la catégorie 1 l'assistance technique nécessaire pour mettre à niveau leurs programmes de gestion des archives, notamment en ce qui concerne le réajustement des organes administratifs responsables des archives et la création de comités d'archives
Janvier 2019 Février 2019
Fournir aux départements de la catégorie 2 l'assistance technique nécessaire pour développer leurs programmes de gestion des archives, notamment en ce qui concerne la création des structures et des comités d'archives
Janvier 2019 Février 2019
Développement du plan de formation
Développement du programme de formation
Juin 2019 Septembre 2019
Désignation des bénéficiaires mars 2019 avril 2019
Identification des formateurs
Septembre 2019 Octobre 2019
Mise en œuvre du plan de formation
Groupe 1: bénéficiaires 11
Janvier 2020 Janvier 2020
Groupe 2: bénéficiaires 11
Février 2020 Février 2020
Groupe 3: bénéficiaires 11
March 2020 March 2020
Groupe 4: bénéficiaires 11
April 2020 April 2020
Bilan de la formation
Mai 2020 Juin 2020
Détails du point de contact
Nom de la personne responsable de l'agence d'exécution
M. Mhammad HAMMOUMI
Position / département
Responsable de la division des archives des départements du gouvernement central et des institutions publiques, Archives du Maroc
Email et téléphone
archives.publiques@archivesdumaroc.ma 00212 5 37 77 66 85
Autres acteurs impliqués
Départements ministériels Hauts Commissions Délégation générale de l'administration pénitentiaire et des entreprises de formation en réinsertion École des sciences de l'information (ESI) Association nationale des informaticiens (ANI)

Engagement 3 : Gestion des archives publiques

Langue de l'engagement telle qu'elle apparaît dans le plan d'action:

« Pour les 18 départements ministériels ayant des structures existantes : Création de commissions d'archives, remplacement des structures administratives sous l'autorité directe des Secrétariats généraux, création d'organismes chargés des archives les unités déconcentrées, concordance de leurs missions avec celles énumérées à l'article 5 du susvisé décret

Pour les 26 autres départements ministériels sans structures : Création de commissions d'archives, de structures administratives à placer sous l'autorité directe des Secrétariats généraux, et d'organismes chargés des archives au sein des unités déconcentrées ;

Former les responsables des structures chargées de la gestion des archives au sein des départements ministériels, et leur donner les moyens de transmettre leurs connaissances, acquises au cours de la formation, à leurs collègues en charge de la gestion des informations et documents de l'administration. Cette étape permettra aux gestionnaires et collègues de maîtriser les règles et procédures de gestion des archives courantes et intermédiaires, telles que détaillées dans le Guide de référence pour la gestion des archives publiques.

Cet engagement permettra aux instances gouvernementales de disposer d'instances opérationnelles et décisionnelles et d'un personnel bien formé en matière d'archivage et de gestion de l'information selon les normes professionnelles et les meilleures pratiques. Les informations ainsi gérées sont plus accessibles et peuvent être facilement mises à la disposition du public, soit à l'initiative du gouvernement, soit sur demande."

Milestones:

"Diagnostic général de l'état des archives (examen de l'état des archives et des pratiques d'archivage au sein des services de l'Etat)

• Collecte de données
• Évaluation des outils de collecte (questionnaires, entretiens, rapports de chantier)
• Rédaction et publication du rapport final

Mise en œuvre du plan opérationnel du projet

• Calcul du niveau de structuration de la gestion des archives au sein des départements ministériels
• Classification des départements ministériels en deux catégories (catégorie 1: mise à niveau [départements 18], catégorie 2: création [départements 26])
• Préparation des sessions de formation (formateurs, logistique, budget, objectifs, etc.)

Structuration de la gestion des archives

• Fournir aux départements de la catégorie 1 l'assistance technique nécessaire pour mettre à niveau leurs programmes de gestion des archives, notamment en ce qui concerne le réajustement des organes administratifs responsables des archives et la création de comités d'archives
• Fournir aux départements de la catégorie 2 l'assistance technique nécessaire pour développer leurs programmes de gestion des archives, notamment en ce qui concerne la création des structures et des comités d'archives

Développement du plan de formation

• Développement du programme de formation
• Désignation des bénéficiaires
• Identification des formateurs

Mise en œuvre du plan de formation

• Groupe 1: bénéficiaires 11
• Groupe 2: bénéficiaires 11
• Groupe 3: bénéficiaires 11
• Groupe 4: bénéficiaires 11

Bilan de la formation"

Date de début: Août 2018

Date de fin: Juin 2020

Note éditoriale: la description de l'engagement fournie ci-dessus est une version abrégée du texte de l'engagement, veuillez consulter le plan d'action complet ici : https://www.opengovpartnership.org/documents/morocco-action-plan-2018-2020/

Contexte et objectifs

Cet engagement vise à remédier au manque de systèmes d'archivage appropriés au sein de l'administration marocaine. Adoptée en 2007, la loi 69.99 fixe le cadre réglementaire de l'archivage au Maroc. Cependant, une étude de 2015 a révélé un manque de ressources humaines dédiées et qualifiées pour traiter les archives et un manque de structures d'archivage dans la plupart des ministères. Selon le plan d'action national, seuls 18 des 44 départements ministériels disposent de structures d'archivage. Actuellement, la gestion des archives n'est pas organisée à tous les niveaux de gouvernement. Trois ministères sont considérés comme les meilleurs en matière d'archivage : le ministère des Affaires islamiques, le ministère de la Justice et le ministère de l'Intérieur. Cet engagement complète les engagements 1, 2 et 4 de ce plan d'action.

Bouihi Houda, interlocuteur gouvernemental de l'engagement, est en charge de la gestion des services d'archivage des administrations centrales aux Archives du Maroc. Selon Mme Houda, il existe une ligne directrice bien définie pour la formation et le choix des archivistes appropriés, mais elle n'est pas bien utilisée et respectée. Actuellement, le système d'archivage souffre d'un manque d'organisation et de classification. En 2017, seuls 32 % des départements ministériels disposaient de structures d'archivage adaptées. Les archives sont en vrac, désorganisées, mal traitées dans la majorité des ministères et seules les archives historiques sont disponibles auprès des archives nationales. Ces défis affectent la capacité du gouvernement à partager l'information avec le public, en particulier lorsqu'il s'agit de répondre aux demandes d'information.

L'engagement vise à renforcer la Stratégie nationale sur l'archivage, à promouvoir une culture de l'archivage dans les sphères publique et privée, ainsi que l'organisation, la sauvegarde et la diffusion des données d'archives. L'objectif de l'engagement vise à former des agents qui diffuseront leurs connaissances auprès de leurs ministères respectifs et à créer un système d'archivage pour les ministères qui n'en possèdent pas. Telles qu'elles sont conçues, les activités de l'engagement sont internes et il n'est pas clair si elles visent à promouvoir la publication externe d'informations détenues par le gouvernement. Alors qu'un système d'archives plus solide est un élément essentiel d'une meilleure organisation interne, cet engagement manque d'un élément public.

Cet engagement est vérifiable et devrait avoir un impact potentiel modéré sur les pratiques d'archivage grâce à la normalisation et à l'organisation des archives dans l'ensemble du gouvernement. La création de comités, de procédures standard et de la capacité des agents publics à conserver des archives est une condition préalable essentielle à la réalisation des droits des citoyens à l'information tels qu'ils sont consacrés par la constitution et la loi sur l'accès à l'information. Mme Houda a déclaré que tant que les commissions d'archives accompliront leur mission et suivront les procédures de gestion des archives, cet engagement rendra accessible au public 90 % des informations qui existent actuellement dans les archives. Ce résultat serait obtenu en organisant les dossiers qui sont actuellement entre les mains des différents services gouvernementaux. La mise en œuvre permettrait également de rendre disponibles les informations sur les pénitenciers. Cependant, la manière dont l'organisation interne des archives du gouvernement se traduira par une plus grande information accessible au public n'est pas apparente dans le texte de l'engagement. La formation des agents publics sera assurée par des professeurs de l'ESI (Ecole des Sciences de l'Information).

M. Azzedine Akesbi, un expert de l'accès à l'information, a souligné que cet engagement est un pas en avant positif, mais que la mise en œuvre complète prendra probablement plus de temps que la période de mise en œuvre. Il déclare que la numérisation, l'organisation, la classification des archives ainsi que la publication d'informations dans différents départements prendront probablement plus de deux ans. De plus, l'élu Omar El Hyani a déclaré que les archives sont actuellement sous-utilisées et sous-évaluées, et que l'engagement aurait un impact modéré sur la perception des citoyens et des agents publics de la valeur des archives. Parmi les autres défis, citons le fait que cet engagement nécessitera beaucoup de temps et de ressources pour être mis en œuvre. Enfin, l'engagement ne prévoit aucune incitation pour favoriser le respect par les fonctionnaires d'un protocole d'archivage.

Prochaines étapes:

Bien que cet engagement établisse une base solide pour les demandes d'accès à l'information, une future itération de cet engagement pourrait inclure des éléments publics qui renforceraient sa pertinence par rapport aux valeurs de l'OGP. Certains aspects à considérer sont :

• Dans le cadre juridique de la publication proactive, élargir le type d'archives qui seraient à la disposition des citoyens et de la société civile. Les différents organismes gouvernementaux devraient communiquer clairement quelles archives seraient accessibles à l'avenir et annoncer leur disponibilité dès qu'elles sont organisées et rendues publiques.
• Établir un site Web pour centraliser toutes les archives disponibles, consultables dans un format utilisable et disponibles dans les langues de travail du pays.
• Renforcez la conception des engagements futurs, transformez certains jalons en activités plutôt que des chiffres spécifiques (par exemple, le nombre de bénéficiaires). Ces chiffres pourraient être inclus comme indicateurs de performance.
• Il est important que les Archives nationales du Maroc et les agences s'assurent que les stagiaires diffusent les connaissances et les bonnes pratiques. Une prochaine étape clé pourrait également inclure des mécanismes pour assurer et suivre la conformité des fonctionnaires aux normes de gestion des archives.

3. Gestion des archives publiques

Substantiel:

Le gouvernement avait entrepris de remédier au manque de systèmes d'archivage appropriés au sein de l'administration centrale marocaine. Selon le plan d'action national, seuls 18 départements ministériels sur 44 disposaient d'organes administratifs qui géraient le patrimoine documentaire. Ces départements ne disposaient pas d'instances de gouvernance pertinentes, dont notamment des comités de planification et de suivi. Par ailleurs, les tâches confiées aux structures administratives chargées des archives se limitaient à la gestion des documents de quelques entités administratives (personnel, dossiers financiers et comptables, etc.). Le gouvernement s'est appuyé sur une étude de l'état des archives réalisée en 2017.

Pour la fourniture de l'assistance technique, les Archives marocaines (un organisme gouvernemental) ont divisé les départements ministériels en deux groupes en fonction de l'existence ou de l'absence d'unités d'archives internes. Le premier groupe de 18 départements avait besoin de réorganiser leurs unités d'archives et de créer un comité interne des archives. Le deuxième groupe de 26 départements ministériels devait mettre en place à la fois un comité interne des archives et une unité des archives. Le gouvernement, les Archives marocaines et le Département de la réforme administrative ont mené des activités de sensibilisation à travers l'organisation de réunions d'information avec les secrétaires généraux des départements ministériels. En outre, une lettre d'invitation (« circulaire ») a été envoyée par le chef du gouvernement pour la création d'unités et de comités d'archives, et le Département de la réforme administrative a envoyé une autre lettre demandant le soutien des départements ministériels.

Cependant, la réorganisation des structures d'archives internes dans les ministères n'a pas été complètement achevée, car certains départements n'ont pas pris de mesures pour la mettre en œuvre. L'auto-évaluation du gouvernement et le procès-verbal de la réunion finale du comité de mise en œuvre du premier plan d'action tous deux déclarent que la création de nouvelles structures d'archives a été entravée par la lourdeur des changements organisationnels et par l'impact budgétaire sur les services.

Les Archives marocaines, ainsi que l'École des sciences de l'information, ont déployé tous leurs efforts pour sélectionner des formateurs, mettant en place et dispensant deux formations pour 44 participants dans les départements ministériels. Les participants ont hautement apprécié la formation sur la gestion des archives. À la suite de la mise en œuvre de l'engagement, 89 % des ministères ont mis en place des unités d'archives internes, contre 65 % en 2018. En outre, 64 % des ministères ont mis en place des comités d'archives internes, contre 2 % en 2018. Comme la plupart des activités dans le cadre de cet engagement sont internes au gouvernement, le MII n'a trouvé aucune preuve que la mise en œuvre de cet engagement a permis au public d'avoir un meilleur accès à l'information.