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Nouvelle-Zélande

Surveillance des pratiques de gestion de l'information (NZ0021)

Vue d'ensemble

D'un coup d'œil

Plan d'action: Plan d'action de la Nouvelle-Zélande 2018-2020

Cycle du plan d'action: 2018

Statut: actif

Institutions

Institution principale: Département de l'intérieur (Archives Nouvelle-Zélande)

Institution (s) de soutien: NA

Domaines politiques

Législation et réglementation, Législatives, Participation du public, Gestion des Enregistrements

Revue IRM

Rapport IRM: Rapport de conception de la Nouvelle-Zélande 2018-2020

En vedette: en attente de révision IRM

Premiers résultats: examen IRM en attente

Design i

Vérifiable: oui

Pertinent avec les valeurs du PGO: accès à l'information, participation civique

Impact potentiel:

Exécution i

Achèvement:

Description

Engagement 10: Contrôle de l'efficacité des organismes publics
pratiques de gestion de l'information
Objectif:
Rendre plus visible la gestion de l’information gouvernementale et
donc transparent en développant et en mettant en place un système de suivi
cadre qui soutient les rapports publics sur l’efficacité des
gestion de l'information par les agences gouvernementales centrales et locales.
Ambition:
Les Néo-Zélandais et les organismes publics seront en mesure de voir les normes
pour la gestion de l'information gouvernementale et les taux de progrès
les agences gouvernementales centrales et locales font pour répondre à ces

Status Quo:
Il n’existe pas de série de mesures disponibles visibles ou cohérentes et pertinentes pour
fournir l'assurance que les informations du gouvernement sont gérées pour répondre
les normes et les attentes du public en matière d'accès à l'information qui sont
caractéristiques du gouvernement ouvert. Le public n'a actuellement aucun moyen
d'accéder aux performances du gouvernement pour atteindre le niveau de bien,
gestion cohérente des informations nécessaires à la responsabilisation.
Toute information disponible est difficilement détectable ou compréhensible
pour le public.
Nous sommes déterminés à améliorer les performances et à renforcer la confiance du public.
confiance dans la gestion de l'information gouvernementale conformément
avec le standard de gestion de l’information et des enregistrements, de sorte
la pratique est intégrée, mesurée dans nos systèmes et facilement accessible et
compris par le public. Agence responsable: Department of Internal Affairs (Archives Nouvelle-Zélande)
Chronologie: 1 juillet 2018 - 30 juin 2020
Engagement 10: Surveillance de l'efficacité des informations relatives aux organismes publics
les pratiques du management
Transparence des valeurs OGP,
Responsabilité
Jalons vérifiables et mesurables à remplir
l'engagement
Date de début Date de fin
Élaborer un cadre de surveillance proposé qui
reflète la gestion de l'information et des dossiers
Standard et comprend une suite de produits cohérents et
mesures pertinentes permettant la visibilité publique de la
efficacité de la gestion de l'information des agences.
Cela pourrait inclure la technologie permettant une vue d'ensemble des fonds de données du gouvernement
et l'efficacité de sa gestion
Commencé
juillet 2018
Décembre
2018
Communication et engagement: le projet
cadre et ses options potentielles seront
consulté sur les parties réglementées et autres
utilisateurs potentiels
Commencé
juillet 2018
juillet 2019
Le rouler. Veiller à ce que la mise en œuvre
l’activité de surveillance est utile et facilement utilisable par,
les agences réglementées pour améliorer la performance
et qu'une vue commune des résultats est disponible pour tous
parties prenantes (y compris le public)
Avril 2019 Juillet 2020

Résumé du statut à mi-parcours de l'IRM

10. Surveillance de l'efficacité des pratiques de gestion de l'information des organismes publics

Objectif: «Rendre la gestion de l'information gouvernementale plus visible et donc transparente en développant et en mettant en œuvre un cadre de suivi qui soutient les rapports publics sur l'efficacité de la gestion de l'information par les agences gouvernementales centrales et locales».

Jalons:

  1. «Élaborer un cadre de surveillance proposé qui reflète la norme de gestion de l'information et des dossiers et comprend une série de mesures cohérentes et pertinentes pour permettre au public de voir l'efficacité de la gestion de l'information de l'agence»;
  2. «Communication et engagement: le cadre proposé et ses options potentielles seront consultés auprès des parties réglementées et d'autres utilisateurs potentiels»;
  3. «Le déployer. Veiller à ce que l'activité de surveillance mise en œuvre soit utile et facilement utilisable par les organismes réglementés pour améliorer les performances et qu'une vue commune des résultats soit disponible pour toutes les parties prenantes (y compris le public) ».

Date de début: Juillet 2018

Date de fin: Juillet 2020

Contexte et objectifs

L'objectif de cet engagement est de mesurer l'efficacité des pratiques de gestion de l'information des agences gouvernementales centrales et locales et de rendre les résultats publiquement visibles.

Cet engagement tient compte de la question du gouvernement que le public ne connaît pas et ne peut pas contrôler dans quelle mesure les organismes gouvernementaux et les ministres de la Couronne sont soumis à la Public Records Act 2005 (PRA) s'y conformer et à la norme de gestion de l'information et des documents. La compréhension de la bonne gestion de l'information détenue par le gouvernement a été soulevée dans les présentations publiques du plan d'action et lors de l'élaboration du plan d'action. Le travail d'engagement des Archives NZ (Archives) sur son programme de réglementation en 2018 a révélé un «mécontentement» à l'égard de la fonction actuelle de surveillance et de production de rapports.

Ce travail fournira un cadre aux archives pour surveiller et rendre compte publiquement des pratiques de gestion de l'information de tous les organismes du secteur public (gouvernement central et local) et des ministres de la Couronne soumis à l'ARP, comblant ainsi une lacune actuelle. L'accès du public aux résultats pourrait accroître la confiance dans les pratiques de gestion de l'information du gouvernement central et local et encourager les agences sous-performantes à augmenter leur performance. Les archives indiquent que le public pourra découvrir quelles organisations ont mis en place des pratiques qui soutiennent des informations facilement localisables et utilisables et avec qui les archives devront travailler plus étroitement pour améliorer les performances. Cependant, cet engagement manque d'actions pour remédier à la sous-performance.

L'engagement répond aux valeurs d'accès à l'information et de participation civique de l'OGP, car il divulgue de nouvelles informations gouvernementales et engage le public à envisager des options de cadre.

Les archives consulteront le public et les agences gouvernementales sur le cadre proposé, le finaliseront et le mettront en œuvre, publieront «une vue commune» des résultats et travailleront avec les agences pour utiliser les résultats afin d'améliorer leur performance. Ce travail fait partie du programme de réglementation en cours des Archives. Les jalons sont suffisamment spécifiques pour vérifier objectivement leur achèvement via les pages Web pertinentes d'Archive. Si les Archives mettent en œuvre une solution technologique, une approche qui inclut un système ouvert par conception est recommandée. Un intervenant a suggéré que le bureau numérique du chef du gouvernement (GDCO) se joigne en tant que responsable de l'engagement pour aider à cette étape. Les archives indiquent qu'elles utilisent des méthodologies agiles, que la co-direction compromettrait les pouvoirs conférés à l'archiviste en chef indépendant par le biais de la Public Records Act 2005, mais qu'elles travaillent en étroite collaboration avec le GCDO autour d'outils potentiels.

S'il était pleinement mis en œuvre tel que conçu, cet engagement n'aurait qu'un impact potentiel mineur en raison de sa portée limitée, de l'absence de nouvelles activités après avril 2019 et du manque de spécificité sur la manière dont les archives favoriseront l'amélioration par les agences sous-performantes. La réforme transformatrice nécessiterait que les Archives dirigent activement et améliorent les performances du secteur, introduisent une solution technologique qui offre une visibilité publique facile des résultats et sonder le public pour savoir si les taux de progrès ont répondu à l'ambition de cet engagement.

Prochaines étapes

Si cet engagement est reporté au prochain plan d'action ou s'il y a des améliorations dans la mise en œuvre de cet engagement, le chercheur IRM recommande de travailler pour:

  • amorcer et mettre en œuvre un programme pour stimuler l'amélioration par des agences peu performantes; et à
  • entreprendre des travaux pour recueillir les commentaires du public sur la réalisation de l'objectif de cet engagement.
Archives Nouvelle-Zélande, Information and Records Management Standard, https://records.archives.govt.nz/resources-and-guides/information-and-records-management-standard/
Suggéré par Miriam Lips, professeur de gouvernement numérique, Université Victoria de Wellington, 18 février 2019.
Avis de la State Service Commission à l'IRM, 12 août 2019.

Engagements

  1. Engagement avec le Parlement

    NZ0012, 2018, renforcement des capacités

  2. Parlement des jeunes

    NZ0013, 2018, renforcement des capacités

  3. Boîte à outils pour les sortants

    NZ0014, 2018, renforcement des capacités

  4. Rendre la législation secondaire de la Nouvelle-Zélande facilement accessible

    NZ0015, 2018, Gouvernement électronique

  5. Participation du public à l'élaboration de politiques

    NZ0016, 2018, renforcement des capacités

  6. Conception des services

    NZ0017, 2018, renforcement des capacités

  7. Informations officielles

    NZ0018, 2018, Accès à l'information

  8. Examen de l'utilisation des algorithmes par le gouvernement

    NZ0019, 2018, Prise de décision automatisée

  9. Transparence des pratiques de données

    NZ0020, 2018, renforcement des capacités

  10. Surveillance des pratiques de gestion de l'information

    NZ0021, 2018, Législation et réglementation

  11. Open Data Organisations gouvernementales

    NZ0022, 2018, Accès à l'information

  12. Approvisionnement ouvert

    NZ0023, 2018, Accès à l'information

  13. Budget ouvert

    NZ0005, 2016, Accès à l'information

  14. Améliorer les pratiques d'information officielles

    NZ0006, 2016, Accès à l'information

  15. Améliorer l'accès aux données ouvertes et les principes

    NZ0007, 2016, Accès à l'information

  16. Suivi des progrès et des résultats de la diffusion de données sur un gouvernement ouvert

    NZ0008, 2016, Accès à l'information

  17. Engagement continu pour OGP

    NZ0009, 2016, renforcement des capacités

  18. Engagement étoilé Améliorer l'accès à la législation

    NZ0010, 2016, renforcement des capacités

  19. Améliorer les pratiques politiques

    NZ0011, 2016, renforcement des capacités

  20. Résultat BPS 10 - Les Néo-Zélandais peuvent finaliser facilement leurs transactions avec le gouvernement dans un environnement numérique

    NZ0001, 2014, Gouvernement électronique

  21. Stratégie d'action TIC 13 - Ouverture par défaut: réutilisation active d'actifs informationnels

    NZ0002, 2014, Accès à l'information

  22. Évaluation du système national d'intégrité

    NZ0003, 2014, Anti-Corruption

  23. L'accord de relation Kia TūTahi

    NZ0004, 2014, renforcement des capacités

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