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New Zealand

Surveillance des pratiques de gestion de l'information (NZ0021)

Vue d'ensemble

D'un coup d'œil

Plan d'action: Plan d'action de la Nouvelle-Zélande 2018-2020

Cycle du plan d'action : 2018

Statut:

Institutions

Institution principale : Département des affaires internes (Archives de Nouvelle-Zélande)

Institution(s) de soutien : NA

Domaines politiques

Participation du public

Revue IRM

Rapport IRM: Rapport sur les résultats de la transition en Nouvelle-Zélande 2018-2021, Rapport de conception de la Nouvelle-Zélande 2018-2020

Premiers résultats : pas de données IRM

Conception i

Vérifiable : Oui

Pertinent pour les valeurs OGP : Oui

Ambition (voir définition): Faible

Implémentation i

Achèvement:

Description

Engagement 10: Contrôle de l'efficacité des organismes publics
pratiques de gestion de l'information
Objectif:
Rendre plus visible la gestion de l’information gouvernementale et
donc transparent en développant et en mettant en place un système de suivi
cadre qui soutient les rapports publics sur l’efficacité des
gestion de l'information par les agences gouvernementales centrales et locales.
Ambition:
Les Néo-Zélandais et les organismes publics seront en mesure de voir les normes
pour la gestion de l'information gouvernementale et les taux de progrès
les agences gouvernementales centrales et locales font pour répondre à ces

Status Quo:
Il n’existe pas de série de mesures disponibles visibles ou cohérentes et pertinentes pour
fournir l'assurance que les informations du gouvernement sont gérées pour répondre
les normes et les attentes du public en matière d'accès à l'information qui sont
caractéristiques du gouvernement ouvert. Le public n'a actuellement aucun moyen
d'accéder aux performances du gouvernement pour atteindre le niveau de bien,
gestion cohérente des informations nécessaires à la responsabilisation.
Toute information disponible est difficilement détectable ou compréhensible
pour le public.
Nous sommes déterminés à améliorer les performances et à renforcer la confiance du public.
confiance dans la gestion de l'information gouvernementale conformément
avec le standard de gestion de l’information et des enregistrements, de sorte
la pratique est intégrée, mesurée dans nos systèmes et facilement accessible et
compris par le public. Agence responsable: Department of Internal Affairs (Archives Nouvelle-Zélande)
Chronologie: 1 juillet 2018 - 30 juin 2020
Engagement 10: Surveillance de l'efficacité des informations relatives aux organismes publics
les pratiques du management
Transparence des valeurs OGP,
Responsabilité
Jalons vérifiables et mesurables à remplir
l'engagement
Date de début Date de fin
Élaborer un cadre de surveillance proposé qui
reflète la gestion de l'information et des dossiers
Standard et comprend une suite de produits cohérents et
mesures pertinentes permettant la visibilité publique de la
efficacité de la gestion de l'information des agences.
Cela pourrait inclure la technologie permettant une vue d'ensemble des fonds de données du gouvernement
et l'efficacité de sa gestion
Commencé
Juillet 2023
Décembre
2018
Communication et engagement: le projet
cadre et ses options potentielles seront
consulté sur les parties réglementées et autres
utilisateurs potentiels
Commencé
Juillet 2023
Juillet 2023
Le rouler. Veiller à ce que la mise en œuvre
l’activité de surveillance est utile et facilement utilisable par,
les agences réglementées pour améliorer la performance
et qu'une vue commune des résultats est disponible pour tous
parties prenantes (y compris le public)
Avril 2019 Juillet 2020

Résumé du statut à mi-parcours de l'IRM

10. Surveillance de l'efficacité des pratiques de gestion de l'information des organismes publics

Objectif: «Rendre la gestion de l'information gouvernementale plus visible et donc transparente en développant et en mettant en œuvre un cadre de suivi qui soutient les rapports publics sur l'efficacité de la gestion de l'information par les agences gouvernementales centrales et locales».

Jalons:

  1. «Élaborer un cadre de surveillance proposé qui reflète la norme de gestion de l'information et des dossiers et comprend une série de mesures cohérentes et pertinentes pour permettre au public de voir l'efficacité de la gestion de l'information de l'agence»;
  2. «Communication et engagement: le cadre proposé et ses options potentielles seront consultés auprès des parties réglementées et d'autres utilisateurs potentiels»;
  3. «Le déployer. Veiller à ce que l'activité de surveillance mise en œuvre soit utile et facilement utilisable par les organismes réglementés pour améliorer les performances et qu'une vue commune des résultats soit disponible pour toutes les parties prenantes (y compris le public) ».

Date de début: Juillet 2018

Date de fin: Juillet 2020

Contexte et objectifs

L'objectif de cet engagement est de mesurer l'efficacité des pratiques de gestion de l'information des agences gouvernementales centrales et locales et de rendre les résultats publiquement visibles.

Cet engagement tient compte de la question du gouvernement que le public ne connaît pas et ne peut pas contrôler dans quelle mesure les organismes gouvernementaux et les ministres de la Couronne sont soumis à la Public Records Act 2005 (PRA) s'y conformer et à la norme de gestion de l'information et des documents. La compréhension de la bonne gestion de l'information détenue par le gouvernement a été soulevée dans les présentations publiques du plan d'action et lors de l'élaboration du plan d'action. Le travail d'engagement des Archives NZ (Archives) sur son programme de réglementation en 2018 a révélé un «mécontentement» à l'égard de la fonction actuelle de surveillance et de production de rapports.

Ce travail fournira un cadre aux archives pour surveiller et rendre compte publiquement des pratiques de gestion de l'information de tous les organismes du secteur public (gouvernement central et local) et des ministres de la Couronne soumis à l'ARP, comblant ainsi une lacune actuelle. L'accès du public aux résultats pourrait accroître la confiance dans les pratiques de gestion de l'information du gouvernement central et local et encourager les agences sous-performantes à augmenter leur performance. Les archives indiquent que le public pourra découvrir quelles organisations ont mis en place des pratiques qui soutiennent des informations facilement localisables et utilisables et avec qui les archives devront travailler plus étroitement pour améliorer les performances. Cependant, cet engagement manque d'actions pour remédier à la sous-performance.

L'engagement répond aux valeurs d'accès à l'information et de participation civique de l'OGP, car il divulgue de nouvelles informations gouvernementales et engage le public à envisager des options de cadre.

Les archives consulteront le public et les agences gouvernementales sur le cadre proposé, le finaliseront et le mettront en œuvre, publieront «une vue commune» des résultats et travailleront avec les agences pour utiliser les résultats afin d'améliorer leur performance. Ce travail fait partie du programme de réglementation en cours des Archives. Les jalons sont suffisamment spécifiques pour vérifier objectivement leur achèvement via les pages Web pertinentes d'Archive. Si les Archives mettent en œuvre une solution technologique, une approche qui inclut un système ouvert par conception est recommandée. Un intervenant a suggéré que le bureau numérique du chef du gouvernement (GDCO) se joigne en tant que responsable de l'engagement pour aider à cette étape. Les archives indiquent qu'elles utilisent des méthodologies agiles, que la co-direction compromettrait les pouvoirs conférés à l'archiviste en chef indépendant par le biais de la Public Records Act 2005, mais qu'elles travaillent en étroite collaboration avec le GCDO autour d'outils potentiels.

S'il était pleinement mis en œuvre tel que conçu, cet engagement n'aurait qu'un impact potentiel mineur en raison de sa portée limitée, de l'absence de nouvelles activités après avril 2019 et du manque de spécificité sur la manière dont les archives favoriseront l'amélioration par les agences sous-performantes. La réforme transformatrice nécessiterait que les Archives dirigent activement et améliorent les performances du secteur, introduisent une solution technologique qui offre une visibilité publique facile des résultats et sonder le public pour savoir si les taux de progrès ont répondu à l'ambition de cet engagement.

Prochaines étapes

Si cet engagement est reporté au prochain plan d'action ou s'il y a des améliorations dans la mise en œuvre de cet engagement, le chercheur IRM recommande de travailler pour:

  • amorcer et mettre en œuvre un programme pour stimuler l'amélioration par des agences peu performantes; et à
  • entreprendre des travaux pour recueillir les commentaires du public sur la réalisation de l'objectif de cet engagement.
Archives Nouvelle-Zélande, Information and Records Management Standard, https://records.archives.govt.nz/resources-and-guides/information-and-records-management-standard/
Suggéré par Miriam Lips, professeur de gouvernement numérique, Université Victoria de Wellington, 18 février 2019.
Avis de la State Service Commission à l'IRM, 12 août 2019.

Résumé du statut de fin de session IRM

10. Surveillance de l'efficacité des pratiques de gestion de l'information des organismes publics

Achevée:

Ce travail a abouti à la clause 9.2 de la norme réglementaire de 2016 d'Archive New Zealand qui visait à « mettre en œuvre un cadre de surveillance ciblé, fondé sur le renseignement, qui utilise tous nos outils de surveillance, d'audit et de rapport de manière intégrée et complémentaire et qui couvre toutes les organisations réglementées ».

Lorsque le plan d'action a été publié en décembre 2018, l'engagement externe de l'étape 1 était déjà terminé et les travaux de l'étape 2 visant à élaborer une enquête annuelle sur la gestion de l'information (GI) du secteur public étaient en cours. L'étape 3 a vu des enquêtes annuelles entre 2019 et 2021 et des résultats publiés, ainsi qu'un nouveau produit d'évaluation de la maturité de la gestion de l'information (IMMA) et un programme d'audit actualisé d'Archive New Zealand (ANZ). Le cadre de suivi complété fait partie d'un programme de travail plus vaste visant à mettre en œuvre la stratégie à long terme, Archives 2057.

L'engagement du public a impliqué une consultation en 2018 avec les gestionnaires de l'information, un engagement en ligne ciblé en 2019-2020 sur les mécanismes de suivi de l'enquête et de l'audit, des séances d'information et deux groupes consultatifs externes examinant et testant l'IMMA. UN Guide du cadre de suivi est sorti en juillet 2019.

Les offices publics et les autorités locales peuvent s'auto-évaluer à n'importe quelle étape, par exemple avant un audit. L'ANZ a commencé à appliquer le cadre en 2020 et a prévu 143 audits entre 2021-2022 et 2024-2025. Il a l'intention d'auditer les cabinets des ministres et les écoles publiques, mais cette extension du programme d'audit nécessiterait des ressources supplémentaires dédiées. Au 30 octobre 2021, il avait publié de manière proactive 29 rapports d'audit, chacun comprenant une évaluation externe détaillée et une lettre de l'archiviste en chef demandant à l'organisation de créer un plan d'action pour les changements recommandés dans la pratique de la GI, par rapport auquel l'ANZ pourrait suivre les progrès. Les résultats des enquêtes et des audits sont également publiés dans les rapports annuels de l'archiviste en chef sur la tenue des dossiers du gouvernement. et les données brutes de l'enquête 2019-2020 ont été publiées en tant que données ouvertes sur la plateforme de données ouvertes, data.govt.nz.

Suite à l'analyse de sept des rapports d'audit publiés en 2021, Le chercheur de l'IRM conclut que le nouveau cadre de surveillance couvre tous les domaines de la pratique de la gestion de l'information requis par la norme de gestion de l'information et des dossiers de la Nouvelle-Zélande. Le chercheur de l'IRM recommande à l'ANZ d'ajouter le produit et les outils IMMA à son site Web Monitoring Framework et met à jour les progrès sur sa page Web d'engagement OGP.

L'auto-évaluation obligatoire avant un audit et la publication proactive par ANZ des détails des audits externes sont toutes deux nouvelles. Les médias se sont intéressés à l'enquête annuelle sur les pratiques de tenue de dossiers. Il est trop tôt pour évaluer si ce cadre de suivi est approprié pour la grande variété de bureaux publics, qui vont de quelques à des milliers d'employés. Ce travail a permis à l'ANZ de montrer publiquement les pratiques de gestion de l'information des agences. Pour améliorer leurs performances, elle doit désormais montrer comment elle va suivre les plans d'action, notamment les taux d'avancement et le respect de l'obligation de créer et de conserver des documents.

Archives Nouvelle-Zélande, Déclaration réglementaire (Oct. 2019), https://archives.govt.nz/files/Regulatory%20statement.
Archives NZ, "Rapport sur l'état de la tenue des documents gouvernementaux" (2020), https://archives.govt.nz/publications/report-on-the-state-of-government-recordkeeping.
See une description du cadre sous la rubrique "Open Government Partnership» aux Archives NZ, « Report on the State of Government Recordkeeping 2019/20 » (19 février 2021), https://www.archives.govt.nz/publications/report-on-the-state-of-government-recordkeeping/report-recordkeeping-2019-20.
Archives Nouvelle-Zélande, Archives Stratégie 2057 (consulté en décembre 2021), https://www.archives.govt.nz/publications/archives-2057-strategy.
Archives NZ, « Évaluation de la maturité de la gestion de l'information » (22 novembre 2021), https://www.archives.govt.nz/manage-information/how-we-regulate/monitoring-and-audit/information-management-maturity-assessment.
Archives NZ, Rapport de l'archiviste en chef sur l'état de la tenue des dossiers gouvernementaux 2018/19 (2019), 6, https://assets.ctfassets.net/etfoy87fj9he/3tgnUyxtaUeM28Alc8vb4X/da312c2aef3377a142a0b2bd8882380e/chief-archivists-report-2018-19.pdf.
Archives NZ, "Rapports d'audit" (5 octobre 2021), https://archives.govt.nz/manage-information/how-we-regulate/monitoring-and-audit/audit/audit-reportsEt sur le lien KPMG, Rapport d'audit de la loi de 2005 sur les archives publiques pour Radio New Zealand (juin 2021), 2, https://archives.govt.nz/files/Audit%20Report%20and%20CA%20Audit%20Letter%20-%20Radio%20New%20Zealand.
Archives NZ, « Rapport sur l'état de la tenue des dossiers gouvernementaux ».
Gouvernement néo-zélandais, « Survey of public sector information management 2019/20 » (8 avril 2021), https://catalogue.data.govt.nz/dataset/survey-of-public-sector-information-management-2019-20.
Les audits concernaient : Radio NZ, Victoria University of Wellington, Institute of Geological and Nuclear Sciences, National Institute of Water and Atmospheric Research, NZ Qualifications Authority, Ministry of Transport et Health Research Council.
Archives NZ, « Open Government Third National Action Plan » (consulté en décembre 2021), https://archives.govt.nz/about-us/open-government-and-oias/open-government-third-national-action-plan.
Nikki Macdonald, "L'enquête révèle des lacunes inquiétantes dans la gestion et l'accessibilité des documents publics" (étoffe, 28 janv. 2020), https://www.stuff.co.nz/national/118797967/survey-finds-worrying-holes-in-management-and-accessibility-of-public-records.

Engagements

Open Government Partnership