Documents publics électroniques (OEP) (NO0046)

Contexte: KMD prépare une nouvelle publication de la solution OEP. Cela réduira la consommation de temps et facilitera l'accès à ceux qui ne font pas partie du système d'administration publique (publication en texte intégral). Une subvention de démarrage a déjà été allouée. Statu quo ou problème / problème à résoudre: les dossiers publics électroniques (OEP) sont un succès depuis que le ministère a lancé OEP in 2010 en tant que solution de publication commune destinée au public pour les registres publics sur Internet destinés aux entreprises d'État. Objectif principal: une nouvelle solution OEP doit à l'avenir satisfaire aux exigences en matière de sécurité de l'information et sera en mesure de prendre en charge de plus grandes quantités de données. L'objectif sera également qu'une nouvelle solution OEP rationalise à terme les processus de travail de l'administration publique liés au traitement de la transparence. Brève description de l'engagement (limite de caractères 140): développer une nouvelle solution système pour OEP afin d'améliorer la sécurité dans OEP, de rationaliser les processus de travail dans l'administration publique et de rationaliser le travail de transparence. Une nouvelle solution offrant une meilleure capacité pour gérer de plus grandes quantités de données et une nouvelle solution technique qui fournira des fonctionnalités de recherche améliorées et une expérience utilisateur améliorée.

2. Documents publics électroniques (OEP)

Texte d'engagement:

Contexte: KMD prépare une nouvelle publication de la solution OEP. Cela réduira la consommation de temps et facilitera l'accès à ceux qui ne font pas partie du système d'administration publique (publication en texte intégral). Une subvention de démarrage a déjà été allouée.

Statu quo ou problème / problème à résoudre: les dossiers publics électroniques (OEP) sont un succès depuis que le ministère a lancé OEP in 2010 en tant que solution de publication commune destinée au public pour les registres publics sur Internet destinés aux entreprises d'État.

Objectif principal: une nouvelle solution OEP doit à l'avenir satisfaire aux exigences en matière de sécurité de l'information et sera en mesure de prendre en charge de plus grandes quantités de données. L'objectif sera également qu'une nouvelle solution OEP rationalise à terme les processus de travail de l'administration publique liés au traitement de la transparence.

Brève description de l'engagement: développer une nouvelle solution système pour OEP afin d'améliorer la sécurité dans OEP, de rationaliser les processus de travail de l'administration publique et de rationaliser le travail de transparence. Une nouvelle solution offrant une meilleure capacité pour gérer de plus grandes quantités de données et une nouvelle solution technique qui fournira des fonctionnalités de recherche améliorées et une expérience utilisateur améliorée.

Institution responsable: Ministère du gouvernement local et de la modernisation

Institution (s) de soutien: ministère de la Justice

Date de début: Non spécifié Date de fin: Non spécifié

Contexte et objectifs

Les dossiers publics électroniques actuels (OEP, selon son acronyme norvégien) incluent les ministères, agences, directions et autres entreprises d'État 121. Sur le portail web,^{[Note: voir http://www.oep.no.]} chacun peut rechercher des documents internes et externes archivés et enregistrés dans le journal public. Les documents peuvent être demandés, après quoi l'utilisateur reçoit un courrier électronique avec les documents demandés, ou une explication des raisons pour lesquelles certains documents peuvent avoir été exemptés, en référence à la loi sur la liberté de l'information.^{[Remarque: dans le cadre de cette recherche, le chercheur de l'IRM a demandé des documents relatifs à la plupart des engagements contenus dans ce plan d'action. En plus de fournir un accès aux informations pertinentes, cela a fourni un cas test pour l’opportunité de l’OEP. La plupart des demandes ont été acceptées quelques jours après le dépôt de la demande. Certains des documents demandés sont dispensés de publication officielle et n’ont pas été fournis. ]} L'OEP est largement utilisé par les journalistes et les chercheurs. En raison du volume de demandes et des limites du système, l’Agence de gestion publique et de gouvernement en ligne (Difi) surveille le trafic et les demandes d’information et, de temps à autre, applique un maximum de demandes 10 par visite de l’utilisateur.^{[Remarque: ces informations sont fournies dans une bannière en haut du site Web OEP et peuvent changer fréquemment. ]}

La nouvelle solution OEP vise à améliorer la sécurité des enregistrements et à rationaliser les processus de travail dans l'administration publique afin de pouvoir gérer de plus grandes quantités de données, de nouvelles fonctionnalités de recherche améliorées et une expérience utilisateur améliorée.^{[Remarque: entretien téléphonique avec le conseiller principal Stein Magne Os, Difi, 11 December 2017.]} Dans un rapport publié par le Bureau du vérificateur général de la Norvège, il a été souligné que, même s'il existe un cadre juridique progressif en matière d'accès à l'information, les pratiques des ministères et des organismes publics varient considérablement. Dans de nombreux cas, ils ne respectent pas les normes et la rapidité prévues dans la loi sur la liberté de l'information.^{[Remarque: le rapport Dokument 3: 10 (2016 – 2017) contient des informations supplémentaires (disponible uniquement en norvégien), est disponible en téléchargement à l'adresse suivante: https://www.riksrevisjonen.no/presserom/Pressemeldinger/Sider/ArkiveringStatligForvaltning.aspx. ]} La vérificatrice générale prévient qu'elle ne peut exclure que l'archivage et la publication des documents soient intentionnellement retardés.^{[Remarque: Vérificateur général (2017), Document 3: 10 (2016 – 2017). Analyse inférieure, voir plus, p. 13. Le rapport fait référence à une pratique établie entre le ministère de la Justice et de la Sécurité publique et la Direction de la police nationale, selon laquelle les documents en début de processus étaient conservés à l’écart. Comme il est possible de soustraire des documents à la publication, le vérificateur général soutient que cette pratique est contraire à l'objectif prévu par la loi sur la liberté de l'information.]} Cette question préoccupe gravement les journalistes qui s’appuient sur l’archivage relativement rapide des documents et sur la mise à jour continue des archives publiques.^{[Note: Entretien avec Kristine Foss, conseillère, Association de la presse norvégienne, 5 December 2017.]} Il existe diverses pratiques relatives à l'archivage et à la publication de revues électroniques dans les entités gouvernementales 121 utilisant OEP et la nouvelle solution (eInnsyn en norvégien). Par exemple, huit ministères norvégiens sur 17 ne publient pas de registres de documents internes.^{[Remarque: Vérificateur général (2017), Document 3: 10 (2016 – 2017). Analyse inférieure, voir plus, p. 86.]}

Cet engagement vise à fournir une meilleure interface technologique pour la divulgation publique d'informations et est pertinent par rapport aux valeurs de l'OGP d'accès à l'information, à la technologie et à l'innovation.

Le texte d'engagement inclut des activités spécifiques, telles que l'élaboration d'un nouvel OEP, mais les améliorations réelles ne sont pas tout à fait claires. L'engagement est donc codé comme étant spécifique à un support. L'impact potentiel serait modéré, car les changements, s'ils sont pleinement mis en œuvre, représentent une étape majeure dans l'amélioration du PEO existant. Pour que cet engagement soit considéré comme ayant un impact potentiel de transformation, il aurait fallu s'attaquer pleinement aux problèmes liés aux routines d'archivage internes évoqués dans le rapport du vérificateur général.

Aboutissement

Cet engagement a été en grande partie achevé après la première année du plan d'action, la version bêta étant devenue disponible en juillet 2017. Bien qu'en dehors de la période d'évaluation, la nouvelle solution, appelée eInnsyn, a été lancée en février 2018. Il comprenait des archives publiques électroniques d'entreprises publiques et de la municipalité d'Oslo.^{[Remarque: le lancement légèrement retardé a eu lieu 5 February 2018. Voir https://www.einnsyn.no/sok. ]} EInnsyn autorise la publication directe de documents en texte intégral, mais ce sera à la discrétion des différentes entités gouvernementales utilisant la nouvelle solution de décider de le faire ou non. EInnsyn introduira également un système à deux niveaux dans lequel, par exemple, les journalistes auront accès à plus de données que les citoyens ordinaires. Cela est dû à des préoccupations de confidentialité et au risque perçu de collecte de données sur le Web non autorisée.^{[Remarque: entretien téléphonique avec Stein Magne Os, Difi, 8 December 2017.]} Cependant, l’Association de la presse norvégienne aurait souhaité que ce mécanisme soit disponible pour tous les utilisateurs d’eInnsyn, plutôt que pour un accès privilégié réservé aux journalistes.^{[Note: Entretien avec Kristine Foss, conseillère, Association de la presse norvégienne, 5 December 2017.]}

Prochaines étapes

EInnsyn introduira un système d’accès à deux niveaux et, en raison des difficultés liées à l’archivage révélées par le vérificateur général, il est recommandé que:

Le gouvernement évalue le système à deux niveaux, au plus tard un an après le lancement d’eInnsyn. Cette évaluation devrait être réalisée en collaboration avec des représentants de la presse et des autorités norvégiennes de la protection des données;

Le gouvernement rationalise les pratiques ministérielles d'archivage afin de fournir un meilleur accès à l'information aux citoyens norvégiens.

2. Documents publics électroniques (OEP)

Texte d'engagement:

Contexte: KMD prépare une nouvelle publication de la solution OEP. Cela réduira la consommation de temps et facilitera l'accès à ceux qui ne font pas partie du système d'administration publique (publication en texte intégral). Une subvention de démarrage a déjà été allouée.

Statu quo ou problème / problème à résoudre: les dossiers publics électroniques (OEP) sont un succès depuis que le ministère a lancé OEP in 2010 en tant que solution de publication commune destinée au public pour les registres publics sur Internet destinés aux entreprises d'État.

Objectif principal: une nouvelle solution OEP doit à l'avenir satisfaire aux exigences en matière de sécurité de l'information et sera en mesure de prendre en charge de plus grandes quantités de données. L'objectif sera également qu'une nouvelle solution OEP rationalise à terme les processus de travail de l'administration publique liés au traitement de la transparence.

Brève description de l'engagement: développer une nouvelle solution système pour OEP afin d'améliorer la sécurité dans OEP, de rationaliser les processus de travail de l'administration publique et de rationaliser le travail de transparence. Une nouvelle solution offrant une meilleure capacité pour gérer de plus grandes quantités de données et une nouvelle solution technique qui fournira des fonctionnalités de recherche améliorées et une expérience utilisateur améliorée.

Institution responsable: Ministère du gouvernement local et de la modernisation

Institution (s) de soutien: ministère de la justice

Date de début: Non spécifié Date de fin: Non spécifié

But de l'engagement:

Cet engagement vise à fournir une interface technologique améliorée pour les archives publiques électroniques. Bien que la Norvège dispose d’un cadre juridique progressif en matière d’accès à l’information, les pratiques des ministères et des organismes publics varient considérablement.[Note5: le rapport Dokument 3: 10 (2016 – 2017) est sous-traité (disponible en norvégien uniquement), est disponible au téléchargement, est disponible au téléchargement, https://www.riksrevisjonen.no/presserom/Pressemeldinger/Sider/Arkivering....] La nouvelle solution vise à améliorer la sécurité des enregistrements et à rationaliser les processus de travail de l'administration publique afin de prendre en charge de plus grandes quantités de données, de nouvelles fonctionnalités de recherche améliorées et une expérience utilisateur améliorée.[Note6: Entretien téléphonique avec le conseiller principal Stein Magne Os, Difi, 11 December 2017.]

Statut

À mi-parcours: Substantiel

Cet engagement a été en grande partie achevé après la première année du plan d'action, la version bêta de la nouvelle solution étant devenue disponible en juillet 2017, qui inclut la municipalité d'Oslo ainsi que les agences et ministères de l'État. Pour plus d'informations, consultez le rapport de mi-parcours IRM 2016 – 2017.

Fin du mandat: Achevée

Le nouveau portail, appelé eInnsyn, a été lancé en février 2018. Cela inclut les archives publiques électroniques d'entreprises publiques et de la municipalité d'Oslo.[Note7: Le lancement légèrement retardé a eu lieu 5 Février 2018, https://www.einnsyn.no/sok. ] eInnsyn permet la publication directe de documents en texte intégral, mais les diverses entités gouvernementales qui l'utilisent peuvent utiliser l'outil pour décider de publier ou non les documents. Jusqu'à présent, seule l'Agence de gestion publique et d'administration en ligne (Difi) publie directement des documents en texte intégral. En raison du risque de collecte Web non autorisée et automatisée, eInnsyn limite le nombre de hits fournis aux utilisateurs réguliers pour une phrase de recherche donnée.[Note8: Entretien téléphonique avec Stein Magne Os, Difi, 8 December 2017 et 28 September 2018.] Difi envisage d'introduire un système d'accès à eInnsyn à deux niveaux, qui permettrait aux journalistes d'utiliser eInnsyn sans faire face à ces limitations. Cependant, l'Association de la presse norvégienne aurait souhaité que tous les utilisateurs d'eInnsyn bénéficient d'un accès complet, plutôt que d'un accès privilégié réservé aux journalistes.[Note9: Entretien avec Kristine Foss, conseillère, Association de la presse norvégienne, 5 December 2017 et 28 September 2018.]

At-il ouvert le gouvernement?

Accès à l'information: marginal

Cet engagement représente une amélioration par rapport à l'ancien système de dossiers électroniques publics. Le nouveau portail public des archives électroniques a introduit la possibilité de publication en texte intégral. Le gouvernement a donc fourni une solution susceptible d'améliorer l'accès à l'information. Cependant, jusqu’à présent, les ministères et les organismes n’ont généralement que peu d’adhésion. Le chercheur IRM a seulement été en mesure de vérifier que Difi utilise elle-même cette fonctionnalité. L’effet sur l’accès à l’information est donc un pas en avant positif mais, au moment de la rédaction du présent rapport, considéré comme ayant une portée limitée.

Reportés?

Le prochain plan d'action inclura probablement un engagement à propos des municipalités utilisant eInnsyn.[Note10: Entretiens téléphoniques avec le PoC Tom Arne Nygard, KMD, 25 et 28 September et 2 October 2018.]