Éliminer les procédures bureaucratiques inutiles au niveau du gouvernement central (RO0076)

Quelle question publique sera traitée par cette obligation? Actuellement, tous les domaines d'activité en Roumanie sont directement affectés par la bureaucratie des institutions publiques. Les principaux problèmes créés par la lourdeur bureaucratique ressentie au niveau de l'administration centrale (efficacité limitée des fonctionnaires, manque de transparence dans la prise de décision, coûts bureaucratiques importants pour les citoyens et l'environnement privé, mauvaise communication interne et externe des institutions publiques, le chevauchement de nombreuses règles et réglementations qui entravent le bon fonctionnement des institutions publiques et donc des activités privées) peut être amélioré ou même éliminé en introduisant des mécanismes pour réduire la bureaucratie actuelle et empêcher une partie de la bureaucratie future.

Description de l'engagement Quelle est l'obligation? Identifier et éliminer les procédures bureaucratiques lourdes, inutiles ou redondantes au niveau de l'administration publique centrale, ainsi que créer un mécanisme mixte gouvernement-société civile pour assurer la durabilité de la mise en œuvre des nouvelles mesures.

Comment le respect de l'obligation contribuera-t-il à résoudre le problème public? - En développant une méthode continue d'évaluation des formulaires et autres procédures administratives pour l'interaction des citoyens et des opérateurs économiques avec l'administration publique centrale, en créant une méthodologie pour mettre à l'échelle les coûts / bénéfices apportés par leur existence; - En créant un mécanisme de collaboration mixte gouvernement-société civile 35 avec un niveau élevé d'indépendance et de durabilité, suivi par le développement d'une méthodologie pour évaluer le niveau de bureaucratie existant dans diverses institutions de l'administration publique.

Quel est l'objectif principal? Accroître l'efficacité de la fonctionnalité de l'administration publique centrale, ainsi que faciliter l'interaction de la société civile et des opérateurs économiques dans les relations avec l'administration centrale.

Objectifs / activités Responsable (institution / partenaire) Date de début Date de fin Évaluation, au niveau du groupe cible constitué des institutions de l'administration publique centrale, du cadre actuel des procédures administratives utilisées au niveau des ministères et des institutions qui leur sont subordonnés. (Questionnaires / Rencontres directes) Résultats proposés: - notation sur les coûts et bénéfices générés, au niveau de l'ensemble de la société roumaine, par les formes et procédures destinées à l'interaction des citoyens et des opérateurs économiques avec l'administration publique centrale; - mécanisme de mise à jour des paramètres et variables utilisés dans l'évaluation des coûts / bénéfices, des paramètres des ministères et de leurs institutions subordonnées; - publier un tableau de bord avec l'évaluation réalisée - - assurer la pérennité du dispositif. GDPPSIMC Ministères / ONG 2021 2022 Création d'un mécanisme conjoint de collaboration gouvernement - consortium d'ONG surveillant le niveau de bureaucratie Résultats proposés: - mécanisme de collaboration conjoint gouvernement - consortium d'ONG; - élaboration d'une méthodologie d'évaluation du niveau de bureaucratie au sein de chaque ministère et de ses institutions subordonnées en collaboration avec le consortium proposé - - évaluation régulière et publication des résultats de l'évaluation réalisée sur la base de la méthodologie GDOPPRC / ONG 2021 2021 36 , y compris sur les sites Web des ministères respectifs et des institutions subordonnées

Examen du plan d'action

Engagement 11 : Débureaucratisation de l'administration publique centrale

Institutions chefs de file : Secrétariat général du gouvernement à travers la Direction des technologies de l'information et de la numérisation, la Direction générale du gouvernement ouvert, des relations publiques et de la coopération — Service du gouvernement ouvert et la Direction générale des politiques publiques, des stratégies et du contrôle interne de gestion Chancellerie du Premier ministre Ministre par l'intermédiaire du Secrétaire d'État à la débureaucratisation

Pour une description complète de l'engagement, voir l'engagement 11 du plan d'action 2020-2022 de la Roumanie ici.

Contexte et objectifs

Selon le Secrétariat général du Gouvernement, cet engagement a été proposé par la Chancellerie du Premier ministre. Il vise à identifier et à éliminer les procédures bureaucratiques lourdes ou redondantes dans l'administration publique centrale. Pour ce faire, l'engagement implique une évaluation continue des procédures administratives au sein de l'administration publique centrale par un groupe conjoint gouvernement-société civile. Le groupe évaluera les coûts et avantages des procédures et publiera un tableau de bord avec les évaluations effectuées. Le groupe veillera également à la pérennité de ces nouvelles mesures.

Selon le plan d'action, les problèmes liés à la lourdeur de la bureaucratie en Roumanie se font principalement sentir au niveau central de l'administration. L'indice de transformation 2020 de la Fondation Bertelsmann note que pour les entreprises opérant en Roumanie, il peut y avoir un « labyrinthe de procédures frustrantes requises par la bureaucratie d'État dans des domaines tels que le paiement des impôts ou les inspections ».

Le plan d'action ne détaille pas la composition du mécanisme conjoint de collaboration. Cependant, selon le coordinateur technique de ce projet, il fusionnera deux comités (un sur la débureaucratisation et un sur l'e-gouvernement) qui existaient avant le plan d'action. Le coordinateur technique a informé l'IRM qu'il n'était pas impliqué dans les consultations pour cet engagement et qu'il n'était pas familiarisé avec le contenu concret du plan d'action de l'OGP.

La réduction de la bureaucratie dans l'administration publique n'est pas directement liée au gouvernement ouvert. Cependant, comme cet engagement évaluera les institutions publiques en collaboration avec la société civile, l'engagement contribue à la valeur OGP de la participation civique. De plus, l'engagement prévoit la publication des évaluations sur un tableau de bord, ce qui contribue à la valeur OGP de l'accès à l'information.

Potentiel de résultats : Substantiel

La mise en œuvre de cet engagement entraînera l'institutionnalisation des évaluations de la bureaucratie dans l'ensemble de l'administration publique centrale de Roumanie. Le comité conjoint évaluera toutes les institutions publiques au niveau central en utilisant une méthodologie unique, ce qui peut aider à mieux identifier les institutions et secteurs publics les plus enclins à une bureaucratie excessive. Ceci, à son tour, pourrait aider ces institutions à localiser, réduire ou éliminer plus efficacement leurs propres procédures bureaucratiques excessives. Si elles sont suivies d'effet, ces évaluations pourraient faire gagner du temps et de l'argent aux citoyens, aux entreprises et au gouvernement en supprimant les règles et réglementations qui se chevauchent et en améliorant la communication interne et externe entre les institutions publiques. Enfin, l'engagement créera un tableau de bord d'évaluation, qui peut améliorer la transparence dans la manière dont la Roumanie aborde la bureaucratie à l'avenir, en fonction du niveau de détail fourni dans les évaluations.

Deux éléments clés de cet engagement, soit le groupe conjoint de collaboration et la méthodologie d'évaluation, existaient avant le plan d'action. Un comité e-gouvernement a été créé en 2016 et le comité de débureaucratisation a été mis en place en 2020. Comme indiqué ci-dessus, cet engagement fusionne ces deux comités. Au cours de la mise en œuvre, ce nouveau comité prévoit d'inviter les OSC à contribuer à la méthodologie et aux normes d'évaluation. L'objectif est de créer un partenariat institutionnel afin que les travaux du comité sur la débureaucratisation reçoivent un retour de la société civile. Le mécanisme existant n'inclut pas les OSC, mais d'ici la fin de 2021, le comité e-gouvernement sélectionnera des OSC expertes qui ont une expérience thématique et créera un calendrier pour les réunions et les livrables. La Direction générale du gouvernement ouvert a mentionné que le comité mixte sera un outil important, car il serait présidé directement par le Premier ministre.

De plus, selon le coordinateur technique du projet de débureaucratisation et de gouvernement électronique, il existe déjà une méthodologie qui a été élaborée plusieurs années avant le plan d'action. Le comité conjoint utilisera cette méthodologie existante pour les évaluations mais réexaminera peut-être des paramètres et des critères spécifiques, tels que les populations affectées, la fréquence des rapports et le traitement.

Dans l'ensemble, cet engagement pourrait fondamentalement améliorer le fonctionnement de l'administration publique en Roumanie. Compte tenu de la portée globale de cet engagement (couvrant toutes les institutions publiques de niveau central du pays), le MII considère son potentiel de résultats substantiel. Bien que le mécanisme et la méthodologie existaient avant le plan d'action, il est prévu d'élargir et de revisiter ces fondements en invitant les acteurs de la société civile à rejoindre le comité. Par conséquent, cet engagement pourrait également changer la donne dans la manière dont la société civile collabore au processus de débureaucratisation.

Opportunités, défis et recommandations pendant la mise en œuvre

Bien que l'engagement anticipe que cette initiative serait soutenue à long terme, son potentiel de résultats peut en fin de compte dépendre de la façon dont le gouvernement central agit sur les conclusions de l'évaluation. Le plan d'action ne détaille pas comment cet engagement peut réellement réduire la bureaucratie inutile ou obliger le gouvernement à apporter des changements sur la base des évaluations. Par conséquent, le défi le plus important lors de la mise en œuvre sera probablement de s'assurer que les évaluations se traduisent par des actions visant à réduire la bureaucratie. Pour ce faire, l'IRM recommande au comité :

• Inclure des recommandations spécifiques pour chaque institution publique afin de réduire la bureaucratie. Le comité devrait accompagner ses évaluations d'une série d'étapes pour chaque institution publique afin de l'aider à réduire la bureaucratie inutile identifiée. Les institutions publiques devraient avoir une voie claire sur la façon d'utiliser les résultats, y compris une estimation financière pour les réformes et l'expertise spécifique qui peut être requise.
• S'assurer que les évaluations publiées sur le tableau de bord sont faciles à comprendre. Étant donné qu'une bureaucratie excessive peut avoir un impact sur le citoyen moyen, ainsi que sur la société civile et les entreprises, il est important que les conclusions du comité soient présentées d'une manière qui soit claire pour un profane et évite un jargon excessif. Ils doivent indiquer explicitement comment les résultats de l'évaluation peuvent bénéficier aux citoyens et au gouvernement (c'est-à-dire en faisant gagner du temps et de l'argent aux deux groupes) si les institutions y donnent suite. Cela encouragera également une plus grande transparence dans la manière dont le gouvernement central fonctionne et se réforme lui-même.

Bien qu'une grande partie du travail de base pour cet engagement ait été posé avant le plan d'action, il est encore possible d'élargir la portée des perspectives et de la participation du comité mixte. Étant donné que le comité mixte fusionne deux comités existants dirigés par le gouvernement, il existe un risque que la société civile joue un rôle marginal dans la prise de décision. Ainsi, lors de la mise en œuvre, l'IRM recommande au comité :

• Assurer un rôle solide pour le comité mixte dans la débureaucratisation. L'engagement ne décrit pas explicitement l'influence du comité dans la débureaucratisation en cours de la Roumanie. Selon l'étendue de son influence, le comité pourrait avoir un impact direct sur la façon dont la Roumanie réduit la bureaucratie ou il pourrait être relégué à un rôle consultatif. Idéalement, le comité devrait avoir la plus grande influence possible sur la débureaucratisation, et son rôle devrait au moins être clairement défini dans ses attributions.
• Assurer un rôle solide à la société civile au sein du comité mixte. Pour que cet engagement institutionnalise efficacement l'implication de la société civile dans la débureaucratisation, leur influence au sein de la commission paritaire doit être clairement définie. De préférence, le comité devrait établir ses propres règles et procédures sur la façon dont il fonctionne et qui est impliqué, où tous les membres (gouvernement et société civile) ont une voix égale sur la façon dont les institutions publiques sont évaluées. Le rôle de la société civile devrait aller au-delà du conseil ; ils devraient être activement impliqués dans la prise de décision du comité.
• Veiller à ce que la participation de la société civile au comité soit représentative. Comme indiqué ci-dessus, d'ici la fin de 2021, les deux comités existants sélectionneront des OSC expertes pour rejoindre le comité de débureaucratisation. Le processus de sélection pour la participation de la société civile doit être transparent et ouvert à toute organisation intéressée. Pour que cet engagement à changer fondamentalement la manière dont la société civile collabore à la débureaucratisation, une attention particulière doit être portée afin que les OSC sélectionnées pour le comité soient aussi représentatives que possible de la société civile du pays. Cela contribuera à garantir qu'une grande variété d'opinions et de priorités de la société civile sur la débureaucratisation soient prises en compte lors de la conduite des évaluations par le comité.
• Invitez des représentants du secteur des affaires à se joindre au comité et sollicitez activement leurs idées sur la réduction de la bureaucratie. Les entreprises apportent des perspectives précieuses dans leurs interactions avec l'administration publique et peuvent avoir des idées sur où et comment la bureaucratie peut être réduite. Par conséquent, le comité conjoint devrait s'élargir pour inclure des représentants des entreprises afin de s'assurer que leurs points de vue sont pris en compte dans la méthodologie d'évaluation. Le comité pourrait également rechercher activement des idées du secteur des entreprises lors de la réalisation des évaluations. À titre d'exemple, le troisième plan d'action de l'Estonie (2016-2018) comportait un engagement à diffuser des propositions visant à réduire la bureaucratie du secteur des entreprises du pays, dont beaucoup ont été mises en œuvre en collaboration avec les institutions concernées.
• Recueillir des commentaires et des idées sur la réduction bureaucratique auprès des citoyens dans le cadre des évaluations. En plus des entreprises, des efforts pourraient être faits pour comprendre quelles sont les priorités des citoyens moyens en matière de réduction de la bureaucratie. Par exemple, la Lettonie a mené des enquêtes sur la manière de réduire la bureaucratie inutile dans le cadre de son troisième plan d'action (2017-2019). Le gouvernement letton a utilisé les résultats pour résoudre des situations dans lesquelles les institutions gouvernementales demandaient des informations aux citoyens alors qu'elles les possédaient déjà.

Enfin, le MII recommande d'aborder les priorités spécifiques de la société civile pour la réduction de la bureaucratie pendant la mise en œuvre. Par exemple, le Center for Public Innovation (une OSC sur le forum multipartite) recommande de simplifier les procédures fiscales et juridiques pour les petites organisations, d'améliorer la fonctionnalité et l'accès ouvert aux données du Registre national des associations et fondations, de réduire les charges administratives découlant de diverses législations (par exemple, la lutte contre le blanchiment d'argent) et de simplifier les procédures d'enregistrement et de la mise à jour du statut juridique des associations.