Accroître la transparence du ministère de la Culture (RO0090)

1. Quel problème l'engagement vise-t-il à résoudre ?

La législation en matière de patrimoine culturel est vaste et son application varie au niveau national, avec des approches et des interprétations différentes selon les services décentralisés du ministère de la Culture. Le présent engagement s'adresse à tous les acteurs (personnes physiques ou morales) bénéficiant de l'activité des services décentralisés du ministère de la Culture, lesquels subissent les conséquences de la bureaucratie, du manque de transparence des procédures et de l'imprévisibilité des avis nécessaires, notamment en raison de l'indisponibilité des informations requises (pages web obsolètes ou incomplètes). Par ailleurs, même si certaines bonnes pratiques existent en matière de gouvernance ouverte et de collaboration avec les acteurs privés intéressés et/ou directement concernés par l'activité des directions, elles ne sont pas mises en œuvre ni reproduites dans tous les services décentralisés. Les principaux problèmes engendrés par la bureaucratie actuelle pourraient être améliorés, voire prévenus, par une normalisation efficace des activités spécialisées des services décentralisés.

2. Quelles sont les causes du problème ?

Le problème : application inégale de la législation sur le patrimoine culturel au niveau national par les services décentralisés du ministère de la Culture.
2. Causes :
• Cas liés à la législation : o Complexité de la législation en matière de patrimoine culturel. o Présence de formulations ambiguës ou sujettes à interprétation dans les lois et les normes. o Absence de réglementation claire et détaillée pour certains aspects spécifiques. o Dispersion de la réglementation dans divers actes normatifs.
• Causes liées à la capacité et au fonctionnement des services décentralisés : o Absence de procédures opérationnelles normalisées et détaillées au niveau national. o Interprétations divergentes de la législation par le personnel des différentes directions départementales. o Niveaux d’expertise et de spécialisation variables du personnel du patrimoine. o Ressources humaines et financières insuffisantes dans certaines directions départementales. o Absence de mécanismes de coordination et de communication efficaces entre les directions départementales et le ministère de la Culture. o Manque de formation continue et de mise à jour des connaissances du personnel.
• Causes liées à l'accès à l'information et à la transparence : o Sites web des directions départementales non mis à jour ou incomplets. o Absence de guides pratiques ou d'interprétations officielles de la législation accessibles au public. o Difficulté à obtenir des informations claires et précises sur les procédures et les documents nécessaires. o Manque de prévisibilité dans le processus d'émission des avis.

3. Effets :
• Conséquences pour les parties prenantes (personnes physiques et morales) : o Bureaucratie excessive et longs délais d’obtention d’avis. o Surcoûts liés à l’incertitude et à la nécessité de clarifier les procédures. o Difficultés de planification et de mise en œuvre des projets relatifs au patrimoine culturel. o Traitement différencié selon le département où se déroule l’activité. o Frustration et découragement chez les personnes souhaitant investir ou intervenir dans le patrimoine culturel. o Manque de prévisibilité affectant les décisions d’investissement.
• Conséquences sur la protection du patrimoine culturel : o Risque de décisions incohérentes ou inappropriées en matière de protection et de conservation du patrimoine. o Difficultés de suivi et de contrôle de l’application de la législation au niveau national. o Risque que des aspects importants du patrimoine ne soient pas suffisamment protégés dans certaines zones. o Perception négative du public quant à la gestion du patrimoine culturel.
• Conséquences pour le ministère de la Culture : o Difficultés dans la mise en œuvre unifiée des politiques culturelles nationales. o Image publique négative. o Difficultés à mettre en place un cadre juridique et administratif efficace pour la protection du patrimoine.

Description de l'engagement

1. Qu'est-ce qui a été fait jusqu'à présent pour résoudre le problème ?

Plusieurs activités préliminaires ont été menées au niveau des services décentralisés, notamment : 1. l’analyse qualitative de la législation connexe ; 2. l’analyse de la mise en œuvre du système de contrôle de gestion interne au cours des 3 dernières années ; 3. l’analyse de la mise en œuvre du NAS au cours des 3 dernières années ; 4. l’analyse des sites web des services décentralisés ; 5. l’identification des risques au niveau des services décentralisés.

Note : ces analyses ayant été réalisées en 2022-2023, elles doivent être mises à jour. Quatre sessions d’information en ligne ont été organisées avec les services décentralisés, portant sur : la présentation des engagements pris dans le PNA 2022-2024 du PGO et des résultats escomptés ; la présentation de l’analyse du cadre législatif en vigueur ; la présentation de l’analyse des risques identifiés au niveau des services décentralisés ; la liste des propositions de procédures et le recensement des bonnes pratiques dans ce domaine.

Dans le cadre du volet promotion et diffusion publique de l'Engagement OGP, une réunion publique s'est tenue le 11 mai 2023 afin de présenter les bonnes pratiques recensées au niveau des Directions départementales de la culture. Organisée par visioconférence, cette réunion visait à promouvoir les activités menées par ces directions au niveau local et à souligner leur importance au sein de l'administration publique. Elle s'adressait aux responsables et cadres de l'administration publique, ainsi qu'aux organisations non gouvernementales œuvrant pour la protection du patrimoine culturel. Les spécialistes des Directions départementales de la culture ont pu partager leurs bonnes pratiques et les solutions mises en œuvre pour protéger et valoriser le patrimoine, tant du point de vue de la législation en vigueur (et de la nécessité de la compléter et de la corriger) que de la recherche de financements. La création d'un répertoire SIG du patrimoine archéologique a suscité un intérêt particulier. Un groupe de travail a été mis en place au sein du ministère de la Culture afin d'harmoniser les procédures spécialisées au niveau des services décentralisés du ministère. Six projets ont été menés à bien jusqu'à présent, mais n'ont pas encore été validés par l'ensemble du groupe de travail.

2. Quelle solution proposez-vous ?

Standardisation des procédures :
• Élaboration et mise en œuvre de procédures opérationnelles standardisées (POS) : Créer des POS détaillées pour tous les processus clés obligatoires pour toutes les directions départementales. Celles-ci comprendront des échéances claires, des flux de travail précis et des responsabilités définies. • Création de formulaires et de documents standardisés au niveau national : Utiliser des formulaires clairs et uniques pour tous les types de demandes, disponibles en ligne et modifiables.

Accroître la transparence et l'accès à l'information :
• Normalisation des informations spécialisées sur les sites web. • Mise à jour constante des sites web.

Identification, documentation et diffusion des bonnes pratiques :
• Webinaires et ateliers en ligne : Sessions interactives consacrées à la présentation et à la discussion des bonnes pratiques sur des sujets spécifiques. • Groupes de travail thématiques : Constitution de groupes d’experts issus de différents horizons pour collaborer sur des sujets spécifiques et élaborer des guides ou des outils communs. • Lettre d’information périodique : Lettre d’information électronique contenant des actualités, des exemples de bonnes pratiques et des ressources utiles.

3. Quels résultats voulons-nous atteindre en mettant en œuvre cet engagement ?

Résultats:
• Documents normalisés : o Un ensemble complet de procédures opérationnelles normalisées (PON) détaillées et approuvées pour tous les processus clés des services décentralisés (par exemple : émission d’avis, autorisations, contrôles, etc.). o Des formulaires et une documentation normalisés au niveau national pour tous les types de demandes, facilement accessibles en ligne. o Normalisation des informations spécialisées publiées sur les sites internet de toutes les directions départementales.

• Outils de diffusion : o Une section dédiée sur le site internet du ministère de la Culture hébergeant la base de données des bonnes pratiques. o Une lettre d’information électronique régulière diffusée au personnel de toutes les directions départementales et accessible aux citoyens. o Des guides pratiques et des interprétations officielles de la législation, accessibles au public.

• Événements d’échange d’expériences : o Organiser régulièrement des webinaires et des ateliers en ligne pour présenter et discuter des bonnes pratiques. o Mettre en place des groupes de travail thématiques actifs et productifs.

• Un réseau performant : o Une communauté de pratique active et collaborative entre le personnel des différentes directions départementales. o Une communauté de pratique active et collaborative entre le personnel des différentes directions départementales et les acteurs privés ou les personnes directement concernées par l’activité des directions.

Les résultats susmentionnés contribueront à : l’application uniforme de la législation relative au patrimoine culturel par le personnel de toutes les directions départementales ; la prise de conscience de l’existence et des avantages des bonnes pratiques recensées au niveau national ; le développement des compétences de collaboration et de communication entre les personnels des différentes directions ; le développement des compétences en communication et en promotion du personnel des directions, inaugurant ainsi un mode de fonctionnement transparent et, de fait, une co-création avec le citoyen, conformément aux normes du PGO en matière de transparence et de responsabilité publique ; le développement des capacités administratives au niveau des services décentralisés, grâce à des procédures claires et standardisées ; le développement de cultures organisationnelles plus ouvertes à la collaboration et au partage d’expériences entre les directions départementales.

En substance, par cet engagement, nous souhaitons créer un système dans lequel les services décentralisés du ministère de la Culture fonctionnent de manière cohérente, transparente et efficace, fondé sur des procédures claires et un échange constant de bonnes pratiques, ce qui permettra une meilleure protection du patrimoine culturel et une interaction plus facile et prévisible pour toutes les personnes intéressées.

Analyse des engagements
1. Comment l'engagement favorisera-t-il la transparence ?

1. Normalisation de l'information spécialisée sur les sites internet : • Cet engagement prévoit la normalisation de l'information spécialisée sur les sites internet de toutes les directions départementales. Les citoyens pourront ainsi trouver plus facilement et de manière uniforme les informations essentielles, telles que : la législation pertinente (liens directs vers les textes réglementaires applicables) ; les procédures opérationnelles standardisées (descriptions claires des étapes à suivre pour chaque demande) ; les formulaires électroniques standardisés. • Une structure standardisée et une mise à jour régulière faciliteront la recherche et la compréhension de l'information, même pour les citoyens non spécialistes du patrimoine culturel.
2. Standardisation des procédures : • La création et la publication de procédures opérationnelles standardisées (POS) permettront de clarifier les étapes internes du traitement des demandes, les critères d’évaluation et les délais de réponse. Les citoyens auront ainsi une vision claire du fonctionnement des services décentralisés et de ce à quoi ils peuvent s’attendre. • Réduction de l’arbitraire : La standardisation des procédures réduira les risques d’interprétations subjectives et d’applications différenciées des règles, contribuant ainsi à un processus plus équitable et transparent pour tous les demandeurs.
3. Diffusion des bonnes pratiques : • Identifier et diffuser les bonnes pratiques permettra aux citoyens de mieux comprendre comment les lois doivent être appliquées. • Webinaires et ateliers en ligne : Ces événements peuvent être ouverts au grand public et offrir la possibilité d’apprendre directement auprès de spécialistes sur les procédures, la législation et les meilleures pratiques.
4. Bulletin d’information périodique : • Le bulletin d’information régulier comprendra des nouvelles législatives, des informations sur les procédures nouvelles ou modifiées, des exemples de bonnes pratiques pertinents pour le public.

2. Comment l’engagement contribuera-t-il à favoriser la responsabilisation ?

Standardisation des procédures : • En définissant clairement les étapes, les délais et les responsabilités pour chaque processus clé (avis, autorisations, contrôles, etc.), l’engagement facilite le suivi des responsabilités de chacun et des échéances. En cas de non-respect des délais ou d’application incorrecte des procédures, il devient plus aisé d’identifier l’origine du problème et les responsables. • La standardisation des critères de décision (par exemple, pour l’émission d’un avis) rend le processus plus objectif et moins sujet à l’interprétation arbitraire. Les citoyens comprennent mieux les raisons de l’approbation ou du rejet d’une demande, et les institutions sont davantage responsables de l’application cohérente de ces critères.

3. Comment l'engagement améliorera-t-il la participation citoyenne dans la définition, la mise en œuvre et le suivi des solutions ?

Consultations publiques lors de la phase d'élaboration des procédures : Avant de finaliser les procédures normalisées, le ministère de la Culture organisera des consultations publiques (conformément à la législation en vigueur) afin de recueillir les avis des citoyens, des organisations non gouvernementales œuvrant dans le domaine du patrimoine et des autres parties prenantes. Implication des ONG : Collaborer avec les organisations non gouvernementales travaillant dans le domaine de la protection du patrimoine culturel afin de diffuser des informations sur les modalités d'engagement, de recueillir les avis de leurs membres et de participer à des actions d'information et de promotion.

Planification des engagements

Jalons | Résultats attendus | Date d'achèvement prévue

1. Standardisation des procédures : Étape 1 : Finaliser l'analyse du cadre juridique et des procédures en vigueur au niveau des services décentralisés | Ceci inclut la mise à jour des analyses préliminaires mentionnées ci-dessus : 1. analyse qualitative de la législation connexe ; analyse de la mise en œuvre du système de contrôle de gestion interne au cours des 3 dernières années ; 2. analyse de la mise en œuvre du système d'information national (SIN) au cours des 3 dernières années ; 3. analyse des sites web des services décentralisés ; 4. identification des risques au niveau des services décentralisés ; lancement d'un questionnaire en ligne pour recueillir des informations auprès des citoyens, des professionnels et de la société civile sur les difficultés rencontrées lors des interactions avec les services et leurs suggestions d'amélioration et de standardisation. | Septembre - Octobre 2025

Étape 2 : Élaboration de projets de procédures opérationnelles standardisées pour les 5 premiers processus clés. | Développement de projets pour 5 procédures | Consultations avec des experts et le personnel de différentes directions départementales | Organisation d’un ou plusieurs webinaires dédiés/consultation des parties prenantes | Octobre-novembre 2025

Étape 3 : Organisation de consultations publiques sur les projets de POS. | Publication des projets de procédures en transparence publique, novembre 2025. Étape 4 : Approbation des 5 premières procédures standardisées. Publication du procès-verbal au Journal officiel | décembre 2025.

Étape 5 : Évaluation de la mise en œuvre pilote et ajustement des points de vente. | Analyse préliminaire des effets de la mise en œuvre des 5 procédures au niveau des services décentralisés. Organisation d’une ou plusieurs séances de retour d’information. | Janvier - mars 2026

Étape 6 : Répétez les étapes 1 à 5 pour les autres processus clés. | – Avril 2026 – Juin 2027

2. Transparence accrue Étape 1 : Établir des normes pour l’information spécialisée à publier sur les sites internet des directions départementales. | Définir la structure, le format et le contenu minimums obligatoires. Organiser une session de travail dédiée aux parties prenantes | Janvier 2026

Étape 2 : Analyser les sites web existants des directions départementales afin d’identifier les écarts par rapport aux normes établies. | Analyse effectuée. Consultation auprès des directions départementales. | Mars 2026

Étape 3 : Finaliser la mise à jour et la normalisation des sites web. | 42 pages web au contenu spécialisé normalisé | Septembre 2026

Étape 4 : Suivi et mise à jour des informations sur les sites web. | 42 sites web avec contenu à jour | Juin 2027

3. Identification, documentation et diffusion des bonnes pratiques Étape 1a : Solliciter les services décentralisés pour identifier et proposer les meilleures pratiques dans divers domaines d’activité. Étape 1b : Lancer un appel à projets auprès des ONG afin d’identifier les bonnes pratiques dans le domaine du patrimoine culturel. | Définir les critères de sélection des bonnes pratiques. Recueil des meilleures pratiques auprès des directions. Recueil des bonnes pratiques auprès des ONG | Septembre - octobre 2025

Étape 2 : Organiser la première série de webinaires en ligne consacrés à la présentation et à la discussion des bonnes pratiques recensées. | Organisation de 5 webinaires sur les meilleures pratiques | Novembre 2025 – Juin 2027

Étape 3 : Publication d’une lettre d’information régulière consacrée aux bonnes pratiques et à l’actualité du réseau. | Publication de 5 lettres d’information | Décembre 2025 – Juin 2027

Étape 4 : Mise en œuvre d’un programme d’apprentissage entre pairs au sein des services décentralisés | Accroître l’expertise spécifique, améliorer la cohérence dans l’application de la législation sur le patrimoine culturel et développer un réseau de soutien actif entre les personnels des services décentralisés. | Janvier 2026 - Juin 2027

Étape 5 : Collecte et mise à jour continue des bonnes pratiques. | Développement d’un mécanisme de collecte | Janvier 2026 - Juin 2027