Amélioration des documents gouvernementaux (US0065)

Un gouvernement transparent et responsable repose sur une solide gestion des documents. La modernisation de la gestion des documents améliore le rendement et favorise l'ouverture et la responsabilisation en documentant mieux les actions et les décisions du gouvernement fédéral. La directive sur la gestion des documents gouvernementaux exige des agences qu’elles gèrent l’ensemble de leurs courriels sous forme électronique avant la fin de 2016. Pour répondre à ces exigences et les développer, les États-Unis vont: ● Améliorer la transparence dans la gestion de la messagerie électronique. Les Archives nationales et l'administration des archives publieront un ensemble de données publiques sur les positions des représentants gouvernementaux, dont les courriels adressés au National joueront un rôle important dans l'obtention des autorisations, l'examen, le financement et
Développement d'un projet d'infrastructure à grande échelle
Archives pour la conservation permanente sous l'approche Capstone. Cet ensemble de données augmentera la transparence et la responsabilisation dans le processus de tenue des documents, tout en facilitant la participation du public au dialogue en cours sur les enregistrements documentant les actions clés, les politiques et les décisions du gouvernement fédéral.
● Rapport sur les progrès de l'Agence dans la gestion des courriels Les Archives nationales présenteront également aux agences des questions ciblées sur la gestion du courrier électronique par le biais de mécanismes de rapport nouveaux et existants, et rendront compte publiquement des progrès des agences, permettant ainsi aux parties prenantes de suivre les progrès des efforts de gestion de la messagerie des agences.
● Améliorer le référentiel de planification du contrôle des enregistrements. Les Archives nationales publient actuellement des informations sur les délais de conservation des enregistrements dans un référentiel de programmes de contrôle des enregistrements. Les Archives chercheront à obtenir l'avis de la société civile pour améliorer l'accès aux données contenues dans ce référentiel.

Pour plus de détails sur ces engagements, voir le rapport: https://www.opengovpartnership.org/documents/united-states-mid-term-report-2015-2017/

Engagement 13. Améliorer les dossiers du gouvernement

Texte d'engagement:

Améliorer la gestion des documents gouvernementaux

Un gouvernement transparent et responsable repose sur une solide gestion des documents. La modernisation de la gestion des documents améliore le rendement et favorise l'ouverture et la responsabilisation en documentant mieux les actions et les décisions du gouvernement fédéral. La directive sur la gestion des documents gouvernementaux exige des agences qu’elles gèrent l’ensemble de leurs courriels sous forme électronique avant la fin de 2016. Pour répondre à ces exigences et les développer, les États-Unis vont:

• Augmenter la transparence dans la gestion du courrier électronique. Les Archives nationales et l'administration des archives publieront un ensemble de données publiques sur les positions des représentants gouvernementaux, dont le courrier électronique sera envoyé aux Archives nationales aux fins de préservation permanente dans le cadre de l'approche de Capstone. Cet ensemble de données augmentera la transparence et la responsabilisation dans le processus de tenue des documents, tout en facilitant la participation du public au dialogue en cours sur les enregistrements documentant les actions clés, les politiques et les décisions du gouvernement fédéral.

• Rapport sur les progrès de l’agence dans la gestion du courrier électronique. Les Archives nationales présenteront également aux agences des questions ciblées sur la gestion du courrier électronique par le biais de mécanismes de rapport nouveaux et existants, et rendront compte publiquement des progrès des agences, permettant ainsi aux parties prenantes de suivre les progrès des efforts de gestion de la messagerie des agences.
• Améliorer le référentiel de planification du contrôle des enregistrements. Les Archives nationales publient actuellement des informations sur les délais de conservation des enregistrements dans un référentiel de programmes de contrôle des enregistrements. Les Archives chercheront à obtenir l'avis de la société civile pour améliorer l'accès aux données contenues dans ce référentiel.

Institution responsable: Archives nationales et administration des archives (NARA)

Institutions de soutien: organisations de la société civile

Date de début: Non précisé ....... Date de fin: Non Précisé

But de l'engagement

Avant le plan d'action, le gouvernement avait produit des milliards de courriels classés et conservés de différentes manières, à la fois sous forme numérique et sous forme papier. (151) Cet engagement visait à améliorer la gestion des archives de courrier électronique par le gouvernement fédéral. Le gouvernement s'est engagé à:

• Publier un ensemble de données contenant les noms des postes gouvernementaux dont les courriels seront conservés aux Archives nationales,
• Rapport sur les efforts de gestion de la messagerie des agences, et
• Demander l'avis de la société civile pour améliorer l'accès aux délais de conservation des enregistrements contenus dans le référentiel des programmes de contrôle des enregistrements.

Statut

Mi-parcours: limité

À mi-parcours, le gouvernement avait globalement réalisé des progrès limités sur cet engagement:

• Les Archives nationales ont publié une liste de fonctionnaires gouvernementaux dont les courriels seraient conservés sur son site Web. La liste a été publiée dans le numéro de septembre de 2016 «Calendrier général d’enregistrement (GRS) 6.1: Courrier électronique géré selon une approche Capstone». (152) Cependant, selon le rapport d’autoévaluation à mi-parcours du gouvernement, (153) la liste était incomplète. Il ne contenait que des informations destinées à la NARA et à l'Agence de sécurité nationale. L’achèvement du jalon 13.1 était donc limité.
• La NARA a mis à jour le modèle des rapports annuels du responsable des agences pour la gestion des documents afin d'y inclure des questions sur la gestion des courriers électroniques. Il a également commencé à suivre les réponses des agences. (154) La NARA suit et analyse annuellement ces informations publiquement dans son Auto-évaluation de la gestion des documents rapport final. (155) Milestone 13.2 était donc complet.
• À la fin de la période de rapport à mi-parcours, la NARA n'avait toujours pas sollicité le retour de la société civile sur le référentiel du calendrier de contrôle des enregistrements. (156) Ainsi, il n'y avait aucun progrès sur Milestone 13.3.

Fin du terme: substantiel

Les progrès de cet engagement ont été substantiels à la fin du mandat:

• Sous General Records Schedule (GRS) 6.1, les Archives nationales et l'administration des archives ont publié une liste d'agences distinctes de 72 à partir desquelles des courriers électroniques seront envoyés aux Archives nationales. Ces courriels seront conservés via un référentiel en ligne hébergé sur le site Web des Archives nationales. (157) Pour les bureaux de chaque agence soumis à GRS 6.1, le référentiel comprend un lien vers leurs formulaires de vérification actifs et approuvés, NA-1005, au format PDF. Les formulaires indiquent une liste de fonctionnaires dont les courriels seront préservés. La liste comprend les titres des postes des responsables et la page de résumé de chaque bureau indique le nombre de comptes de messagerie uniques soumis à la conservation. (158) À la lumière de ces activités, l'IRM estime que le jalon 13.1 est terminé.
• Le jalon 13.2 était achevé à mi-parcours.
• Sur la base d'informations disponibles publiquement, le chercheur de l'IRM n'a trouvé aucune preuve que le gouvernement ait commencé à impliquer la société civile dans le référentiel du calendrier de contrôle des enregistrements. Ainsi, il n'y a aucun progrès sur Milestone 13.3.

At-il ouvert le gouvernement?

Accès à l'information: marginal

Participation civique: n'a pas changé

Cet engagement a marginalement ouvert le gouvernement en ce qui concerne l'accès à l'information et n'a pas changé le gouvernement en ce qui concerne la participation civique. Le principal changement dans la politique du gouvernement a été de fournir au public un accès aux informations sur les responsables des agences dont les courriers électroniques seront conservés et des informations sur la manière dont les agences gouvernementales gèrent la messagerie. Ces étapes jettent les bases de la préservation future des archives électroniques du gouvernement. Toutefois, peu de progrès ont été réalisés dans le transfert des documents électroniques réels à la NARA (Archives nationales et Administration des documents) aux fins de leur conservation.

Le public a maintenant accès à une liste centralisée d'agences 72 soumettant des courriers électroniques aux Archives nationales à des fins de préservation, comprenant un nombre beaucoup plus important de fonctionnaires fédéraux. Le bureau du directeur des archives aux Archives nationales produit une Rapport annuel 2016 sur la gestion des dossiers des agences fédérales de 20, septembre, 2017 note toutefois que seuls X% des agences (sur la base d’un échantillon total de 32) ont soumis des NA-257 sous 1005 (en hausse par rapport à 2016 à mi-parcours). Cela met en évidence l’important travail qui reste à accomplir dans le cadre de la liste générale d’enregistrements 2. (159)

Ce même rapport indique qu'une pluralité d'agences (42%) ont rédigé - mais pas encore approuvé - des calendriers de conservation des données applicables au courrier électronique. Seulement X% des agences atteignent la catégorie la plus élevée de gestion des enregistrements de courrier électronique. (160) En outre, 81 pour cent des agences déclarantes n’avaient pas encore commencé à transférer des enregistrements électroniques permanents à la NARA à des fins de conservation.

Ensemble, ces chiffres mettent en évidence l'importance de l'engagement. Cependant, ils indiquent également des domaines importants pour les progrès futurs en matière de gestion des archives électroniques fédérales. Par conséquent, cet engagement a un codage global de marginal.

Reportés?

Au moment de la rédaction du présent rapport, le gouvernement américain n'avait pas encore publié son quatrième plan d'action national. Il est donc difficile de savoir si cet engagement sera respecté. Le gouvernement pourrait néanmoins poursuivre ses efforts pour préserver les courriels. Il pourrait également chercher à améliorer les taux de dépôt des organismes n'ayant pas encore soumis de NA-1005 ou transféré des documents aux Archives nationales. Le gouvernement devrait également s'engager avec la société civile dans le référentiel du calendrier de contrôle des enregistrements et poursuivre les efforts en matière de reporting afin de surveiller les progrès des agences en matière d'amélioration de la gestion de la messagerie électronique.

(151) David S. Ferriero, «Gestion de ces courriels» Prologue Magazine 47, non. 2 (2015), http://bit.ly/2eqSzOY.

(152) Archives nationales et administration des documents, «Calendrier général des enregistrements (GRS) 6.1: Gestion du courrier électronique selon une approche Capstone», septembre 2016, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs06-1.pdf, consulté 28 Septembre 2017.

(153) Les États-Unis d'Amérique, Rapport d’auto-évaluation à mi-parcours pour le Open Government Partnership: Troisième plan d'action national pour un gouvernement ouvert, 2015-2017, Septembre 2016, 14, https://www.opengovpartnership.org/sites/default/files/USA_NAP3_self-assessment-report_20160916.pdf, consulté 2 Octobre 2017.

(154) «Rapports annuels 2015 SAO», Archives nationales et administration des archives, https://www.archives.gov/records-mgmt/agency/sao-reporting-2015, dernière mise à jour 28 juin 2016, consulté 3 octobre 2017. Le modèle est disponible au téléchargement via Archives nationales et Administration des archives, Bureau du responsable des archives, Fonctionnaire principal d'agence pour la gestion des documents - Rapport annuel de l'exercice 2015, http://bit.ly/2r0jWcc, consulté 3 Octobre 2017.

(155) «Auto-évaluation de la gestion des documents (RMSA)», Archives nationales et Administration des archives, Bureau du responsable des archives, https://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment.html. Voir la page 15 du rapport 2015 en particulier: Archives nationales et administration des archives, Bureau du responsable des archives, Auto-évaluation de la gestion des documents 2015: évaluation des programmes de gestion des documents au gouvernement fédéral, 12 July 2016, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/self-assessment-2015.pdf, consulté 3 Octobre 2017.

(156) Les États-Unis d'Amérique, Rapport d’auto-évaluation à mi-parcours pour le Open Government Partnership: Troisième plan d'action national pour un gouvernement ouvert, 2015-2017, Septembre 2016, 14 – 15, https://www.opengovpartnership.org/sites/default/files/USA_NAP3_self-assessment-report_20160916.pdf, consulté 3 Octobre 2017.

(157) Comme indiqué sur le site Web de NARA, les courriers électroniques seront conservés des bureaux de l'agence 103. Toutefois, comme certaines agences ont plusieurs bureaux soumis à GRS 6.1, cette activité concerne un plus petit nombre d’agences distinctes (72). Voir «Calendrier général des archives (GRS) 6.1 Email géré sous une approche Capstone», Archives nationales et administration des archives, http://usnationalarchives.github.io/capstone-grs/index.html#about, consulté 28 Septembre 2017.

(158) Ibid.

(159) Archives nationales et archives, Bureau du responsable des archives, Rapport annuel 2016 sur la gestion des dossiers des agences fédérales. 20 septembre 2017, 22 – 23, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/Federal%20Agency%20Records%20Management%20-%202016%20Annual%20Report.pdf, consulté 28 Septembre 2017. Ceci est le rapport le plus récent disponible au public. Les chiffres cités ici mettent également en évidence une divergence en ce sens qu'environ les agences 82 (c.-à-d. 32 pour cent) ont soumis des NA-1005, tandis que les formulaires des agences 72 uniquement figurent dans la liste de référentiels de la NARA. La raison de cette divergence n’est pas claire, bien que la divergence soit mineure.

(160) Ibid., 11 – 12. Cette catégorie comprend les agences qui répondent aux critères suivants: posséder un «calendrier de conservation des enregistrements approuvé par la NARA pour les courriers électroniques; la conservation des enregistrements est intégrée aux systèmes de gestion de messagerie; les enregistrements permanents sont identifiés et capturés par des systèmes de gestion de courrier électronique; [et] les enregistrements permanents peuvent être ou ont été transférés avec succès à NARA. "