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Chile

Desarrollar un modelo de gestión en archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública. (CL0024)

Overview

At-a-Glance

Action Plan: Not Attached

Action Plan Cycle: 2014

Status: Inactive

Institutions

Lead Institution: Consejo para la Transparencia

Support Institution(s): Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, contraparte técnica y en labores de promoción del modelo de gestión de archivos.

Policy Areas

Records Management

IRM Review

IRM Report: Chile End-of-Term Report 2014-2016

Starred: No

Early Results: Marginal

Design i

Verifiable: Yes

Relevant to OGP Values: Access to Information

Potential Impact:

Implementation i

Completion:

Description

Status quo o problema que se quiere resolver: La inexistencia de documentos, o la inadecuada gestión de los mismos, se establece como una barrera para el acceso a la información.
Objetivo principal: Desarrollar un modelo de gestión documental, basado en buenas prácticas nacionales e internacionales, que potencie el acceso a la información de los ciudadanos.

IRM End of Term Status Summary

Compromiso 5. Desarrollar un modelo de gestión de archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública.

Texto del compromiso

Desarrollar un modelo de gestión documental basado en buenas prácticas nacionales e internacionales que potencie el acceso a la información de los ciudadanos. Para estos efectos se definieron tres hitos relacionados a la formulación, difusión e implementación piloto del modelo de gestión de archivos y gestión documental. 

Institución responsable:  Consejo para la Transparencia

Instituciones de apoyo:  Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, contraparte técnica y en labores de promoción del modelo de gestión de archivos.

Fecha de inicio: julio 2014  Fecha de cierre: julio 2016

 

Nota editorial: Según los criterios anteriores a 2015, este compromiso habría recibido la categoría de estelar, pues es medible, claramente relevante a los valores de la AGA, tiene impacto potencial moderado o transformador y fue completamente implementado. Sin embargo, para elevar el estándar de los compromisos estelares, al inicio del 2015 el MRI actualizó los criterios, excluyendo los compromisos de impacto potencial moderado y considerando como candidatos a esta calificación sólo aquellos compromisos transformadores.

Objetivo del compromiso

El propósito de este compromiso fue implementar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) con el objetivo de homogenizar y normalizar la gestión documental por medio de un sistema que actúe como apoyo para la organización, manejo, acceso, control y creación de documentos y archivos. Esta iniciativa se perfila como una profundización de la transparencia y el derecho de acceso a la información pública al mejorar la calidad, confiabilidad y accesibilidad a la documentación de la administración pública.

Cumplimiento

Medio término: Sustancial

En mayo de 2014, Chile comenzó la implementación de un proyecto conjunto con 10 países latinoamericanos que forman parte de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), para desarrollar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos. Este proyecto, financiado por Eurosocial, se llevó a cabo en Chile bajo la coordinación del CPLT, el Archivo Nacional y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES).

Entre junio y septiembre de 2014, los países trabajaron en la creación del modelo, el cual fue presentado en noviembre de 2014 en Brasilia, ocasión en que los países firmaron la declaración en la que se comprometen a implementarlo.

La RTA lanzó en marzo de 2014 un sitio web administrado por el Consejo para la Transparencia, el cual contiene todos los documentos referidos al MGD y guías de implementación del modelo  http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html . Un año después, en abril del 2015, se realizó en Santiago de Chile un acto inaugural del proyecto piloto de implementación del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos creado por la RTA, en el cual se presentaron los lineamientos generales del modelo, sus principales características y alcance. Además, se ha dado a conocer esta iniciativa a través de notas en los portales institucionales de quienes coordinan este trabajo y en dos números del Seminario Interdisciplinario de Archivos, mostrando la experiencia y el modelo  http://www.chilearchivos.cl/ . Si bien se llevó a cabo una difusión del modelo en el plazo previsto, la investigadora considera estas acciones insuficientes, ya que la difusión se centró en la creación de un sitio web, la realización de un seminario y en notas en portales institucionales de quienes coordinaron este compromiso. La implementación de un piloto se encontraba en desarrollo y en línea con el plazo final. Había un programa definido y las instituciones participantes, a dos municipios y cinco servicios públicos, todos con alta demanda ciudadana por información.

Fin de término: Completo

Este compromiso se cumplió en su totalidad durante el segundo año de implementación del plan de acción. Durante este período se realizaron acciones de difusión complementarias y se implementó el piloto en siete instituciones públicas.

Respecto a la difusión del modelo que había sido cumplida con limitaciones en la evaluación del primer año, se inició la implementación de un Plan de Promoción y Difusión del MGD, liderado por la Unidad de Gestión Documental del Consejo para la Transparencia. El objetivo de este plan fue promover y difundir el Modelo de Gestión Documental de la RTA a las instituciones públicas que lo requieren, entregando estrategias para su implementación.

Las iniciativas que contempla este plan incluyen:

-  Capacitación y promoción del Modelo de Gestión Documental en instituciones públicas, tanto en Santiago como en otras regiones. Hasta julio de 2016 se había capacitados a 300 funcionarios.  Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a la solicitud de la investigadora.  No obstante, cabe señalar que posterior al periodo de evaluación de este informe se capacitaron a 137 funcionarios más. 

-  Diseño e implementación del curso virtual “Introducción al Modelo de Gestión Documental” en el portal e-learning  http://www.educatransparencia.cl .

-  Reformulación de la herramienta “Diagnóstico Gestión Documental” del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal (MGTM v. 2.0) con el objetivo de llevar a cabo un plan de trabajo enfocado en el desarrollo de una Política de Gestión Documental por parte de los municipios participantes.

La implementación de un piloto que inicialmente ocurriría en tres municipios se modificó alcanzando a siete instituciones públicas, cinco del nivel central o regional y dos municipios  Municipalidad de La Pintana, Municipalidad de Calera de Tango, Gobierno Regional Metropolitano, Dirección General de Aguas, Ministerio de Salud, Presidencia de la República y Consejo para la Transparencia . De acuerdo con información del CPLT, hay un buen nivel de avance de los productos elaborados por las siete instituciones participantes, así como una buena valoración de modelo. El CPLT recibió una serie de recomendaciones frente a la implementación de este piloto, las cuales han sido abordadas por la CDCyT del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el CPLT. Con base en sus primeras reuniones, estas entidades buscan diseñar un plan de trabajo que conduzca a la promulgación de un instructivo presidencial en este tema.

¿Se avanzó en la apertura del gobierno?

Acceso a la información: Marginalmente

Este compromiso pretendía abordar la gestión inadecuada de archivos en Chile que conducía a dificultades para acceder a la información del Estado por parte de la ciudadanía. Según afirmación del CPLT, cerca del 10% de las denegaciones de información a solicitudes ciudadanas se debe a que “no se encuentra la información”.

Para abordar esta dificultad, el CPLT se propuso desarrollar un sistema homogenizado para la gestión documental que tuviera en cuenta buenas prácticas nacionales e internacionales. En esta etapa la meta fue diseñar el modelo y hacer una implementación piloto que incluyera la instalación de los productos que contempla el modelo y evaluación positiva de su utilidad.

Este modelo incluye disposiciones para la gestión de distintos documentos, tanto de carácter electrónico, como documentos que hacen parte de procesos comunes a todos los tipos de documentos. En su estructura, este modelo contempla un documento marco, guías de implementación, directrices y otros documentos. No obstante, durante la implementación, cada organización debe apropiarse del modelo de acuerdo con sus necesidades y cualidades. Esto requiere que las organizaciones creen nuevos marcos de operación al interior de su entidad, lo cual puede demorar la implementación del modelo  http://mgd.redrta.org/modelo-de-gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-01-23/093820.html .

A partir de una capacitación realizada a otros 300 funcionarios de diversos organismos públicos y municipales de la región metropolitana y las regiones de Antofagasta, O’Higgins, Maule y Bio Bio sobre el modelo de gestión de archivos y documental, algunas instituciones han solicitado al CPLT la entrega de lineamientos y estrategias para la implementación de los componentes del Modelo. De igual manera, luego de su aplicación piloto, actualmente se lleva a cabo la elaboración de un instructivo presidencial en el tema para ser implementado por la totalidad de servicios públicos de la Administración del Estado.  Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a solicitud de la investigadora.  

Al momento de redactar este informe, el modelo todavía se encuentra en un etapa piloto. No existen resultados concretos en cuanto al impacto que el compromiso ha tenido en la práctica de gestión documental en Chile. En ese sentido, este modelo brinda a las entidades gubernamentales un nuevo medio para la gestión de sus archivos. Sin embargo, sus resultados solo podrán ser evaluados en el largo plazo, dependiendo del nivel de implementación que se tenga con cada organismo.

Se consultó a las organizaciones de la sociedad civil sobre este compromiso, quienes manifestaron no poder emitir una opinión al respecto, dada la falta de información.

¿Se llevó adelante?

Este compromiso no ha sido incorporado en el borrador del tercer plan de acción 2016-2018 del Gobierno de Chile.

Chile's Commitments

  1. Creación de un Plan Nacional de formación cívica en materias de integridad para funcionarios públicos

    CL0051, 2018, Capacity Building

  2. Formación en Gobierno Abierto

    CL0052, 2018, Capacity Building

  3. Justicia Abierta en la Defensoría Penal Pública

    CL0053, 2018, Capacity Building

  4. Ampliación y profundización del Modelo de Gobierno Abierto Municipal

    CL0054, 2018, E-Government

  5. Fortalecimiento de capacidades en servicios para atención inclusiva

    CL0055, 2018, Capacity Building

  6. Plan estratégico para el fortalecimiento del Sistema de Integridad Pública

    CL0056, 2018, E-Government

  7. Plan de difusión y seguimiento en Chile de los Objetivos de Desarrollo Sostenible y su vinculación con políticas públicas

    CL0057, 2018, E-Government

  8. Gestión de recursos hídricos

    CL0058, 2018, E-Government

  9. Fortalecimiento de los Consejos de la Sociedad Civil y otros mecanismos de participación ciudadana en la gestión pública

    CL0059, 2018, Capacity Building

  10. Política de Datos Abiertos y Protección de Datos

    CL0060, 2018, E-Government

  11. Construir colaborativamente una propuesta de política sobre creación de un registro de dueños reales (beneficiarios finales - BF) de empresas

    CL0061, 2018, Beneficial Ownership

  12. Implementación del Estándar Internacional de Datos de Contratación Abierta -OCDS (Open Contracting Data Standard)

    CL0062, 2018, E-Government

  13. Starred commitment Sector Energético Ciudadano: transparente, accesible y participativo

    CL0032, 2016, E-Government

  14. Starred commitment Fortalecimiento de la democracia ambiental

    CL0033, 2016, Environment and Climate

  15. Georreferenciación de las solicitudes denuncias e infracciones al Código de Aguas

    CL0034, 2016, E-Government

  16. Sitio web de transparencia Codelco

    CL0035, 2016, E-Government

  17. Política de Plan de Formación Ciudadana

    CL0036, 2016, Capacity Building

  18. Recursos Educacionales Abiertos para Plan de Formación Ciudadana

    CL0037, 2016, Capacity Building

  19. Modelo de trabajo y recursos de Lenguaje Claro en la Administración Pública

    CL0038, 2016, Capacity Building

  20. Definición e implementación de Política de Datos Abiertos de Gobierno

    CL0039, 2016, Capacity Building

  21. Datos Abiertos y Compras Públicas

    CL0040, 2016, Audits and Controls

  22. Implementación de Observatorios de Instrumentosde Planificación Territorial y Mercado del Suelo Urbano

    CL0041, 2016, E-Government

  23. Diseño e implementación plataforma DOM en línea

    CL0042, 2016, Capacity Building

  24. Más acceso a la información territorial de Chile

    CL0043, 2016, Capacity Building

  25. Modernización y transparencia de los sistemas de contratación y control de gestión de Obras Públicas

    CL0044, 2016, E-Government

  26. Disponibilización de información económicotributaria en la página web

    CL0045, 2016, E-Government

  27. Modelo de Gobierno Abierto a nivel subnacional

    CL0046, 2016, Capacity Building

  28. Fortalecimiento de la participación, transparencia y descentralización de las negociaciones comerciales conducidas por DIRECON, mediante la construcción de redes con grupos de interés a nivel nacional e implementación de plataforma digital interactiva.

    CL0047, 2016, E-Government

  29. Modelo de Gestión de Transparencia Municipal 2.0

    CL0048, 2016, Capacity Building

  30. Sistema de Integridad en las Instituciones Públicas

    CL0049, 2016, Capacity Building

  31. Institucionalización de la Alianza para el Gobierno Abierto en Chile mediante creación de la Secretaría Ejecutiva de Gobierno Abierto para el diseño, implementación y monitoreo de planes de acción

    CL0050, 2016, Legislature

  32. Starred commitment Implementación del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal.

    CL0020, 2014, Capacity Building

  33. Estrategia de Datos Abiertos y Reutilización

    CL0021, 2014, Open Data

  34. Concurso Nacional de Datos Abiertos y Reutilización de Información Pública con Foco Ciudadano.

    CL0022, 2014, Open Data

  35. Portal de Transparencia

    CL0023, 2014, Capacity Building

  36. Desarrollar un modelo de gestión en archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública.

    CL0024, 2014, Records Management

  37. Proceso de seguimiento de los compromisos Presidenciales

    CL0025, 2014, OGP

  38. Fortalecimiento de los mecanismos de participación ciudadana (Ley 20.500)

    CL0026, 2014, E-Government

  39. Campaña de mejoramiento de trámites y servicios entregados a la ciudadanía (Chile sin papeleo)

    CL0027, 2014, E-Government

  40. Constitución del Consejo Nacional de Participación Ciudadana y Fortalecimiento de la Sociedad Civil

    CL0028, 2014, Capacity Building

  41. Portal de atención ciudadana de Salud

    CL0029, 2014, Citizenship and Immigration

  42. Starred commitment Implementación y monitoreo de la ley de lobby.

    CL0030, 2014, Legislation & Regulation

  43. Starred commitment Fortalecimiento de la democracia ambiental

    CL0031, 2014, Environment and Climate

  44. ChileAtiende

    CL0001, 2012, E-Government

  45. Marco de Interoperabilidad

    CL0002, 2012, E-Government

  46. Portal de Gobierno Abierto

    CL0003, 2012, E-Government

  47. Identidad Digital

    CL0004, 2012, E-Government

  48. Perfeccionamiento de la Ley sobre Acceso a la Información Pública

    CL0005, 2012, Legislation & Regulation

  49. Proyecto de Ley sobre Partidos Políticos

    CL0006, 2012, Legislation & Regulation

  50. Promoción de la ley modelo de la Organización de Estados Americanos

    CL0007, 2012, Legislation & Regulation

  51. Proyecto de Ley de Probidad en la Función Pública

    CL0008, 2012, Asset Disclosure

  52. Mesa de Gobierno, Poder Legislativo y Organizaciones de la Sociedad Civil para promover la transparencia

    CL0009, 2012, Public Participation

  53. Portal de Transparencia

    CL0010, 2012, E-Government

  54. Política Nacional de Archivos

    CL0011, 2012, Records Management

  55. Carta de compromiso de funcionarios públicos

    CL0012, 2012, Conflicts of Interest

  56. Acciones relevantes a la declaración de patrimonio e intereses: Acciones relevantes a la declaración de patrimonio e intereses: Aumentar número autoridades

    CL0013, 2012, Asset Disclosure

  57. Acciones relevantes a la declaración de patrimonio e intereses: Nuevo formulario

    CL0014, 2012, Asset Disclosure

  58. Starred commitment Proyecto de ley de Lobby

    CL0015, 2012, Conflicts of Interest

  59. Promoción de la Participación Ciudadana

    CL0016, 2012, Public Participation

  60. Proyectos de Ley sobre Participación Ciudadana: Plebiscitos comunales

    CL0017, 2012, Legislation & Regulation

  61. Proyectos de Ley sobre Participación Ciudadana: Iniciativa ciudadana

    CL0018, 2012, Legislation & Regulation

  62. Participación ciudadana en materia medioambiental

    CL0019, 2012, Environment and Climate