Develop a Model File Management and Document Management, Which Promotes Access to Public Information. (CL0024)
Overview
At-a-Glance
Action Plan: Not Attached
Action Plan Cycle: 2014
Status: Inactive
Institutions
Lead Institution: Consejo para la Transparencia
Support Institution(s): Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, contraparte técnica y en labores de promoción del modelo de gestión de archivos.
Policy Areas
Records ManagementIRM Review
IRM Report: Chile End-of-Term Report 2014-2016
Starred: No
Early Results: Marginal
Design i
Verifiable: Yes
Relevant to OGP Values: Access to Information
Implementation i
Description
Status quo o problema que se quiere resolver: La inexistencia de documentos, o la inadecuada gestión de los mismos, se establece como una barrera para el acceso a la información.
Objetivo principal: Desarrollar un modelo de gestión documental, basado en buenas prácticas nacionales e internacionales, que potencie el acceso a la información de los ciudadanos.
IRM End of Term Status Summary
Compromiso 5. Desarrollar un modelo de gestión de archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública.
Texto del compromiso
Desarrollar un modelo de gestión documental basado en buenas prácticas nacionales e internacionales que potencie el acceso a la información de los ciudadanos. Para estos efectos se definieron tres hitos relacionados a la formulación, difusión e implementación piloto del modelo de gestión de archivos y gestión documental.
Institución responsable: Consejo para la Transparencia
Instituciones de apoyo: Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, contraparte técnica y en labores de promoción del modelo de gestión de archivos.
Fecha de inicio: julio 2014 Fecha de cierre: julio 2016
Nota editorial: Según los criterios anteriores a 2015, este compromiso habría recibido la categoría de estelar, pues es medible, claramente relevante a los valores de la AGA, tiene impacto potencial moderado o transformador y fue completamente implementado. Sin embargo, para elevar el estándar de los compromisos estelares, al inicio del 2015 el MRI actualizó los criterios, excluyendo los compromisos de impacto potencial moderado y considerando como candidatos a esta calificación sólo aquellos compromisos transformadores.
Objetivo del compromiso
El propósito de este compromiso fue implementar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) con el objetivo de homogenizar y normalizar la gestión documental por medio de un sistema que actúe como apoyo para la organización, manejo, acceso, control y creación de documentos y archivos. Esta iniciativa se perfila como una profundización de la transparencia y el derecho de acceso a la información pública al mejorar la calidad, confiabilidad y accesibilidad a la documentación de la administración pública.
Cumplimiento
Medio término: Sustancial
En mayo de 2014, Chile comenzó la implementación de un proyecto conjunto con 10 países latinoamericanos que forman parte de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), para desarrollar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos. Este proyecto, financiado por Eurosocial, se llevó a cabo en Chile bajo la coordinación del CPLT, el Archivo Nacional y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES).
Entre junio y septiembre de 2014, los países trabajaron en la creación del modelo, el cual fue presentado en noviembre de 2014 en Brasilia, ocasión en que los países firmaron la declaración en la que se comprometen a implementarlo.
La RTA lanzó en marzo de 2014 un sitio web administrado por el Consejo para la Transparencia, el cual contiene todos los documentos referidos al MGD y guías de implementación del modelo http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html . Un año después, en abril del 2015, se realizó en Santiago de Chile un acto inaugural del proyecto piloto de implementación del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos creado por la RTA, en el cual se presentaron los lineamientos generales del modelo, sus principales características y alcance. Además, se ha dado a conocer esta iniciativa a través de notas en los portales institucionales de quienes coordinan este trabajo y en dos números del Seminario Interdisciplinario de Archivos, mostrando la experiencia y el modelo http://www.chilearchivos.cl/ . Si bien se llevó a cabo una difusión del modelo en el plazo previsto, la investigadora considera estas acciones insuficientes, ya que la difusión se centró en la creación de un sitio web, la realización de un seminario y en notas en portales institucionales de quienes coordinaron este compromiso. La implementación de un piloto se encontraba en desarrollo y en línea con el plazo final. Había un programa definido y las instituciones participantes, a dos municipios y cinco servicios públicos, todos con alta demanda ciudadana por información.
Fin de término: Completo
Este compromiso se cumplió en su totalidad durante el segundo año de implementación del plan de acción. Durante este período se realizaron acciones de difusión complementarias y se implementó el piloto en siete instituciones públicas.
Respecto a la difusión del modelo que había sido cumplida con limitaciones en la evaluación del primer año, se inició la implementación de un Plan de Promoción y Difusión del MGD, liderado por la Unidad de Gestión Documental del Consejo para la Transparencia. El objetivo de este plan fue promover y difundir el Modelo de Gestión Documental de la RTA a las instituciones públicas que lo requieren, entregando estrategias para su implementación.
Las iniciativas que contempla este plan incluyen:
- Capacitación y promoción del Modelo de Gestión Documental en instituciones públicas, tanto en Santiago como en otras regiones. Hasta julio de 2016 se había capacitados a 300 funcionarios. Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a la solicitud de la investigadora. No obstante, cabe señalar que posterior al periodo de evaluación de este informe se capacitaron a 137 funcionarios más.
- Diseño e implementación del curso virtual “Introducción al Modelo de Gestión Documental” en el portal e-learning http://www.educatransparencia.cl .
- Reformulación de la herramienta “Diagnóstico Gestión Documental” del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal (MGTM v. 2.0) con el objetivo de llevar a cabo un plan de trabajo enfocado en el desarrollo de una Política de Gestión Documental por parte de los municipios participantes.
La implementación de un piloto que inicialmente ocurriría en tres municipios se modificó alcanzando a siete instituciones públicas, cinco del nivel central o regional y dos municipios Municipalidad de La Pintana, Municipalidad de Calera de Tango, Gobierno Regional Metropolitano, Dirección General de Aguas, Ministerio de Salud, Presidencia de la República y Consejo para la Transparencia . De acuerdo con información del CPLT, hay un buen nivel de avance de los productos elaborados por las siete instituciones participantes, así como una buena valoración de modelo. El CPLT recibió una serie de recomendaciones frente a la implementación de este piloto, las cuales han sido abordadas por la CDCyT del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el CPLT. Con base en sus primeras reuniones, estas entidades buscan diseñar un plan de trabajo que conduzca a la promulgación de un instructivo presidencial en este tema.
¿Se avanzó en la apertura del gobierno?
Acceso a la información: Marginalmente
Este compromiso pretendía abordar la gestión inadecuada de archivos en Chile que conducía a dificultades para acceder a la información del Estado por parte de la ciudadanía. Según afirmación del CPLT, cerca del 10% de las denegaciones de información a solicitudes ciudadanas se debe a que “no se encuentra la información”.
Para abordar esta dificultad, el CPLT se propuso desarrollar un sistema homogenizado para la gestión documental que tuviera en cuenta buenas prácticas nacionales e internacionales. En esta etapa la meta fue diseñar el modelo y hacer una implementación piloto que incluyera la instalación de los productos que contempla el modelo y evaluación positiva de su utilidad.
Este modelo incluye disposiciones para la gestión de distintos documentos, tanto de carácter electrónico, como documentos que hacen parte de procesos comunes a todos los tipos de documentos. En su estructura, este modelo contempla un documento marco, guías de implementación, directrices y otros documentos. No obstante, durante la implementación, cada organización debe apropiarse del modelo de acuerdo con sus necesidades y cualidades. Esto requiere que las organizaciones creen nuevos marcos de operación al interior de su entidad, lo cual puede demorar la implementación del modelo http://mgd.redrta.org/modelo-de-gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-01-23/093820.html .
A partir de una capacitación realizada a otros 300 funcionarios de diversos organismos públicos y municipales de la región metropolitana y las regiones de Antofagasta, O’Higgins, Maule y Bio Bio sobre el modelo de gestión de archivos y documental, algunas instituciones han solicitado al CPLT la entrega de lineamientos y estrategias para la implementación de los componentes del Modelo. De igual manera, luego de su aplicación piloto, actualmente se lleva a cabo la elaboración de un instructivo presidencial en el tema para ser implementado por la totalidad de servicios públicos de la Administración del Estado. Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a solicitud de la investigadora.
Al momento de redactar este informe, el modelo todavía se encuentra en un etapa piloto. No existen resultados concretos en cuanto al impacto que el compromiso ha tenido en la práctica de gestión documental en Chile. En ese sentido, este modelo brinda a las entidades gubernamentales un nuevo medio para la gestión de sus archivos. Sin embargo, sus resultados solo podrán ser evaluados en el largo plazo, dependiendo del nivel de implementación que se tenga con cada organismo.
Se consultó a las organizaciones de la sociedad civil sobre este compromiso, quienes manifestaron no poder emitir una opinión al respecto, dada la falta de información.
¿Se llevó adelante?
Este compromiso no ha sido incorporado en el borrador del tercer plan de acción 2016-2018 del Gobierno de Chile.
Commitments
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Creation of a National Plan of Civics in Matters of Integrity for Public Officials
CL0051, 2018, Capacity Building
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Training Open Government
CL0052, 2018, Capacity Building
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Open Justice in the Public Defender's Office
CL0053, 2018, Capacity Building
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Broadening and Deepening the Model Municipal Open Government
CL0054, 2018, E-Government
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Capacity Building for Inclusive Care Services
CL0055, 2018, Capacity Building
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Strategic Plan for the Strengthening of the Public Integrity
CL0056, 2018, E-Government
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Dissemination and Monitoring Plan in Chile of Sustainable Development Goals And
Link with Public Policies
CL0057, 2018, E-Government
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Water Resources Management
CL0058, 2018, E-Government
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Strengthening Civil Society Councils and Other Participatory Mechanisms Citizen in Governance
CL0059, 2018, Capacity Building
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Open Data Policy and Data Protection
CL0060, 2018, E-Government
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Collaboratively Build a Policy Proposal on Creating a Record of Real Owners (Final Beneficiaries - BF) Business
CL0061, 2018, Beneficial Ownership
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Implementation of OCDS (Open Contracting Data Standard)
CL0062, 2018, E-Government
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Energy Sector Watch: Transparent, Accessible and Participatory
CL0032, 2016, E-Government
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Strengthening Environmental Democracy
CL0033, 2016, Environment and Climate
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Georeferencing Complaints and Infringements Requests the Water Code
CL0034, 2016, E-Government
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Codelco Transparency Website
CL0035, 2016, E-Government
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Policy Citizenship Education Plan
CL0036, 2016, Capacity Building
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Open Educational Resources Citizenship Education Plan
CL0037, 2016, Capacity Building
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Working Model and Language Course Resources in Public Administration
CL0038, 2016, Capacity Building
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Policy Definition and Implementation of Open Government Data
CL0039, 2016, Capacity Building
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Open Data and Public Procurement
CL0040, 2016, Audits and Controls
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Observatories Instrumentosde Implementation of Territorial Planning and Urban Land Market
CL0041, 2016, E-Government
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Design and Implementation of DOM Platform Online
CL0042, 2016, Capacity Building
-
More Access to Land Information Chile
CL0043, 2016, Capacity Building
-
Modernization and Transparency of Procurement Systems and Management Control of Public Works
CL0044, 2016, E-Government
-
Disponibilización of Económicotributaria Information on the Website
CL0045, 2016, E-Government
-
Open Government Model Subnational
CL0046, 2016, Capacity Building
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Strengthening Participation, Transparency and Decentralization of Trade Negotiations Conducted by Direcon, by Building Networks with Stakeholders at National Level and Implementation of Digital Interactive Platform.
CL0047, 2016, E-Government
-
Model Management Municipal Transparency 2.0
CL0048, 2016, Capacity Building
-
System Integrity in Public Institutions
CL0049, 2016, Capacity Building
-
Institutionalizing the Alliance for Open Government in Chile by Creating the Executive Secretariat of Open Government for the Design, Implementation and Monitoring of Action Plans
CL0050, 2016, Legislature
-
Implementation of Model Management Municipal Transparency.
CL0020, 2014, Capacity Building
-
Open Data Strategy and Reuse
CL0021, 2014, Open Data
-
National Contest Open Data and Reuse of Public Information Citizen Focus.
CL0022, 2014, Open Data
-
Transparency Portal
CL0023, 2014, Capacity Building
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Develop a Model File Management and Document Management, Which Promotes Access to Public Information.
CL0024, 2014, Records Management
-
Monitoring Process Presidential Commitments
CL0025, 2014, OGP
-
Strengthening of Mechanisms for Citizen Participation (Law 20,500)
CL0026, 2014, E-Government
-
Campaign Improving Procedures and Services Delivered to Citizens (Chile Paperless)
CL0027, 2014, E-Government
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Constitution of the National Council of Citizen Participation and Strengthening Civil Society
CL0028, 2014, Capacity Building
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Citizen Portal Health Care
CL0029, 2014, Citizenship and Immigration
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Implementation and Monitoring of Lobbying Law.
CL0030, 2014, Legislation & Regulation
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Strengthening Environmental Democracy
CL0031, 2014, Environment and Climate
-
Chileatiende
CL0001, 2012, E-Government
-
Interoperability Framework
CL0002, 2012, E-Government
-
Open Government Portal
CL0003, 2012, E-Government
-
Digital Identity
CL0004, 2012, E-Government
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Perfecting the Law on Access to Public Information
CL0005, 2012, Legislation & Regulation
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Draft Law on Political Parties
CL0006, 2012, Legislation & Regulation
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Promotion of the Model Law of the Organization of American States
CL0007, 2012, Legislation & Regulation
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Bill Probity in Public
CL0008, 2012, Asset Disclosure
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Governing Board, Legislative and Civil Society Organizations to Promote Transparency
CL0009, 2012, Public Participation
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Transparency Portal
CL0010, 2012, E-Government
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National Archives Policy
CL0011, 2012, Records Management
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Letter of Commitment from Public Officials
CL0012, 2012, Conflicts of Interest
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Relevant to the Declaration of Assets and Interests Actions: Relevant to the Declaration of Assets and Interests Shares Increase Number Authorities
CL0013, 2012, Asset Disclosure
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Actions Relevant to the Declaration of Assets and Interests: New Form
CL0014, 2012, Asset Disclosure
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Bill Lobby
CL0015, 2012, Conflicts of Interest
-
Promoting Citizen Participation
CL0016, 2012, Public Participation
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Bills on Citizen Participation: Communal Plebiscites
CL0017, 2012, Legislation & Regulation
-
Bills on Citizen Participation: Citizens' Initiative
CL0018, 2012, Legislation & Regulation
-
Public Participation in Environmental Matters
CL0019, 2012, Environment and Climate