Develop a Model File Management and Document Management, Which Promotes Access to Public Information. (CL0024)

Status quo o problema que se quiere resolver: La inexistencia de documentos, o la inadecuada gestión de los mismos, se establece como una barrera para el acceso a la información.
Objetivo principal: Desarrollar un modelo de gestión documental, basado en buenas prácticas nacionales e internacionales, que potencie el acceso a la información de los ciudadanos.

Compromiso 5. Desarrollar un modelo de gestión de archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública.

Texto del compromiso

Desarrollar un modelo de gestión documental basado en buenas prácticas nacionales e internacionales que potencie el acceso a la información de los ciudadanos. Para estos efectos se definieron tres hitos relacionados a la formulación, difusión e implementación piloto del modelo de gestión de archivos y gestión documental. 

Institución responsable:  Consejo para la Transparencia

Instituciones de apoyo:  Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, contraparte técnica y en labores de promoción del modelo de gestión de archivos.

Fecha de inicio: julio 2014  Fecha de cierre: julio 2016

Nota editorial: Según los criterios anteriores a 2015, este compromiso habría recibido la categoría de estelar, pues es medible, claramente relevante a los valores de la AGA, tiene impacto potencial moderado o transformador y fue completamente implementado. Sin embargo, para elevar el estándar de los compromisos estelares, al inicio del 2015 el MRI actualizó los criterios, excluyendo los compromisos de impacto potencial moderado y considerando como candidatos a esta calificación sólo aquellos compromisos transformadores.

Objetivo del compromiso

El propósito de este compromiso fue implementar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) con el objetivo de homogenizar y normalizar la gestión documental por medio de un sistema que actúe como apoyo para la organización, manejo, acceso, control y creación de documentos y archivos. Esta iniciativa se perfila como una profundización de la transparencia y el derecho de acceso a la información pública al mejorar la calidad, confiabilidad y accesibilidad a la documentación de la administración pública.

Cumplimiento

Medio término: Sustancial

En mayo de 2014, Chile comenzó la implementación de un proyecto conjunto con 10 países latinoamericanos que forman parte de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), para desarrollar un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos. Este proyecto, financiado por Eurosocial, se llevó a cabo en Chile bajo la coordinación del CPLT, el Archivo Nacional y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES).

Entre junio y septiembre de 2014, los países trabajaron en la creación del modelo, el cual fue presentado en noviembre de 2014 en Brasilia, ocasión en que los países firmaron la declaración en la que se comprometen a implementarlo.

La RTA lanzó en marzo de 2014 un sitio web administrado por el Consejo para la Transparencia, el cual contiene todos los documentos referidos al MGD y guías de implementación del modelo  ^{http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html} . Un año después, en abril del 2015, se realizó en Santiago de Chile un acto inaugural del proyecto piloto de implementación del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos creado por la RTA, en el cual se presentaron los lineamientos generales del modelo, sus principales características y alcance. Además, se ha dado a conocer esta iniciativa a través de notas en los portales institucionales de quienes coordinan este trabajo y en dos números del Seminario Interdisciplinario de Archivos, mostrando la experiencia y el modelo  ^{http://www.chilearchivos.cl/} . Si bien se llevó a cabo una difusión del modelo en el plazo previsto, la investigadora considera estas acciones insuficientes, ya que la difusión se centró en la creación de un sitio web, la realización de un seminario y en notas en portales institucionales de quienes coordinaron este compromiso. La implementación de un piloto se encontraba en desarrollo y en línea con el plazo final. Había un programa definido y las instituciones participantes, a dos municipios y cinco servicios públicos, todos con alta demanda ciudadana por información.

Fin de término: Completo

Este compromiso se cumplió en su totalidad durante el segundo año de implementación del plan de acción. Durante este período se realizaron acciones de difusión complementarias y se implementó el piloto en siete instituciones públicas.

Respecto a la difusión del modelo que había sido cumplida con limitaciones en la evaluación del primer año, se inició la implementación de un Plan de Promoción y Difusión del MGD, liderado por la Unidad de Gestión Documental del Consejo para la Transparencia. El objetivo de este plan fue promover y difundir el Modelo de Gestión Documental de la RTA a las instituciones públicas que lo requieren, entregando estrategias para su implementación.

Las iniciativas que contempla este plan incluyen:

-  Capacitación y promoción del Modelo de Gestión Documental en instituciones públicas, tanto en Santiago como en otras regiones. Hasta julio de 2016 se había capacitados a 300 funcionarios.  ^{Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a la solicitud de la investigadora.}  No obstante, cabe señalar que posterior al periodo de evaluación de este informe se capacitaron a 137 funcionarios más. 

-  Diseño e implementación del curso virtual “Introducción al Modelo de Gestión Documental” en el portal e-learning  ^{http://www.educatransparencia.cl} .

-  Reformulación de la herramienta “Diagnóstico Gestión Documental” del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal (MGTM v. 2.0) con el objetivo de llevar a cabo un plan de trabajo enfocado en el desarrollo de una Política de Gestión Documental por parte de los municipios participantes.

La implementación de un piloto que inicialmente ocurriría en tres municipios se modificó alcanzando a siete instituciones públicas, cinco del nivel central o regional y dos municipios  ^{Municipalidad de La Pintana, Municipalidad de Calera de Tango, Gobierno Regional Metropolitano, Dirección General de Aguas, Ministerio de Salud, Presidencia de la República y Consejo para la Transparencia} . De acuerdo con información del CPLT, hay un buen nivel de avance de los productos elaborados por las siete instituciones participantes, así como una buena valoración de modelo. El CPLT recibió una serie de recomendaciones frente a la implementación de este piloto, las cuales han sido abordadas por la CDCyT del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el CPLT. Con base en sus primeras reuniones, estas entidades buscan diseñar un plan de trabajo que conduzca a la promulgación de un instructivo presidencial en este tema.

¿Se avanzó en la apertura del gobierno?

Acceso a la información: Marginalmente

Este compromiso pretendía abordar la gestión inadecuada de archivos en Chile que conducía a dificultades para acceder a la información del Estado por parte de la ciudadanía. Según afirmación del CPLT, cerca del 10% de las denegaciones de información a solicitudes ciudadanas se debe a que “no se encuentra la información”.

Para abordar esta dificultad, el CPLT se propuso desarrollar un sistema homogenizado para la gestión documental que tuviera en cuenta buenas prácticas nacionales e internacionales. En esta etapa la meta fue diseñar el modelo y hacer una implementación piloto que incluyera la instalación de los productos que contempla el modelo y evaluación positiva de su utilidad.

Este modelo incluye disposiciones para la gestión de distintos documentos, tanto de carácter electrónico, como documentos que hacen parte de procesos comunes a todos los tipos de documentos. En su estructura, este modelo contempla un documento marco, guías de implementación, directrices y otros documentos. No obstante, durante la implementación, cada organización debe apropiarse del modelo de acuerdo con sus necesidades y cualidades. Esto requiere que las organizaciones creen nuevos marcos de operación al interior de su entidad, lo cual puede demorar la implementación del modelo  ^{http://mgd.redrta.org/modelo-de-gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-01-23/093820.html} .

A partir de una capacitación realizada a otros 300 funcionarios de diversos organismos públicos y municipales de la región metropolitana y las regiones de Antofagasta, O’Higgins, Maule y Bio Bio sobre el modelo de gestión de archivos y documental, algunas instituciones han solicitado al CPLT la entrega de lineamientos y estrategias para la implementación de los componentes del Modelo. De igual manera, luego de su aplicación piloto, actualmente se lleva a cabo la elaboración de un instructivo presidencial en el tema para ser implementado por la totalidad de servicios públicos de la Administración del Estado.  ^{Esta información fue entregada por el CPLT en respuesta escrita a solicitud de la investigadora.}  

Al momento de redactar este informe, el modelo todavía se encuentra en un etapa piloto. No existen resultados concretos en cuanto al impacto que el compromiso ha tenido en la práctica de gestión documental en Chile. En ese sentido, este modelo brinda a las entidades gubernamentales un nuevo medio para la gestión de sus archivos. Sin embargo, sus resultados solo podrán ser evaluados en el largo plazo, dependiendo del nivel de implementación que se tenga con cada organismo.

Se consultó a las organizaciones de la sociedad civil sobre este compromiso, quienes manifestaron no poder emitir una opinión al respecto, dada la falta de información.

¿Se llevó adelante?

Este compromiso no ha sido incorporado en el borrador del tercer plan de acción 2016-2018 del Gobierno de Chile.