Digitalización de los archivos municipales del municipio de Zriba (TNARB0002)

ID de compromiso

TNARB0002

Título del compromiso

Digitalización de los archivos municipales del municipio de Zriba

Primaria

El municipio de Zriba enfrenta dificultades para gestionar y organizar sus archivos administrativos en papel, acumulados a lo largo de los años. Esta situación genera: demoras en la tramitación administrativa, dificultades para recuperar documentos oficiales, riesgo de pérdida o deterioro de los mismos, transparencia limitada y acceso restringido del público a la información.

Status quo

Actualmente, el municipio de Zriba depende principalmente de sistemas de archivo en papel para almacenar sus documentos administrativos e históricos. Este método tradicional presenta varios problemas, como la escasez de espacio de almacenamiento, la frecuente pérdida de documentos y la dificultad para encontrar información de manera eficiente. Aproximadamente el 80 % de los archivos municipales se conservan en formato físico, lo que ralentiza la tramitación de solicitudes por parte del personal municipal y limita el acceso de los ciudadanos a la información pública.

Ya se han tomado algunas medidas preliminares, como la clasificación parcial de documentos archivados y la identificación de expedientes prioritarios para su digitalización. Sin embargo, el municipio aún carece de infraestructura digital, herramientas de gestión documental y capacitación para el personal, lo que impide contar con un sistema de archivo digital completo y sostenible.

Acción:

Este compromiso tiene como objetivo digitalizar el archivo municipal de Zriba para mejorar la transparencia, la eficiencia y la conservación de los documentos públicos. Mediante esta iniciativa, el municipio creará un sistema digital integral que permitirá al personal gestionar los documentos administrativos de forma más eficiente y facilitará a los ciudadanos el acceso a los registros públicos en línea. Este compromiso incluye la clasificación y digitalización de documentos físicos, la creación de archivos digitales seguros, la creación de una plataforma en línea para el acceso público a una selección de documentos y la capacitación del personal municipal en archivado digital y protección de datos.

Entre los resultados esperados se incluyen una administración municipal más eficiente, un acceso más rápido a la información, una mejor prestación de servicios públicos y una mayor transparencia y rendición de cuentas. El objetivo general es fortalecer la buena gobernanza y preservar la memoria institucional local mediante la transición de la gestión documental en papel a un sistema digital, abierto y sostenible.

¿Cómo contribuirá el compromiso a la solución del problema público descrito anteriormente?

La digitalización abordará directamente las ineficiencias y los riesgos relacionados con la gestión documental en papel. Mediante la implementación de un sistema de archivo digital estructurado y seguro, el municipio reducirá significativamente la pérdida de documentos, los retrasos en la recuperación y los cuellos de botella administrativos. Este sistema digital facilitará la gestión, la búsqueda y el intercambio de información interna para el personal, al tiempo que mejorará la transparencia al hacer que los archivos públicos sean accesibles a la ciudadanía en línea. Esta transformación fortalecerá la rendición de cuentas, mejorará la confianza ciudadana y modernizará la prestación de servicios municipales.

Resultados esperados:
• Inventario y clasificación completos de los documentos municipales.
• Digitalización de al menos el 70% de los archivos físicos.
• Establecimiento de una base de datos digital segura y un sistema de gestión.
• Lanzamiento de un portal de acceso público en línea para documentos seleccionados.
• Sesiones de formación para el personal municipal sobre archivo digital y protección de datos.

Resultados esperados:
• Una administración municipal más eficiente y transparente
• Tiempos de respuesta más rápidos a las solicitudes de información de los ciudadanos
• Mejora de la accesibilidad y la conservación de los documentos históricos y administrativos.
• Mayor confianza pública en la gobernanza local a través del acceso abierto a la información.

¿Con qué objetivo a largo plazo identificado en su estrategia de gobierno abierto se relaciona este compromiso?

Este compromiso contribuye al objetivo a largo plazo de transparencia, eficiencia y participación ciudadana en la gobernanza local, tal como se establece en la Estrategia de Gobierno Abierto del Municipio de Zriba. Mediante la digitalización de los archivos municipales y la mejora del acceso a la información pública, el municipio promueve los principios de datos abiertos, rendición de cuentas y participación ciudadana. La iniciativa también apoya la modernización de la administración local y la creación de un modelo de gobernanza más inclusivo y tecnológico, que permite a los ciudadanos acceder, comprender y supervisar fácilmente las decisiones y los servicios públicos. A largo plazo, este compromiso se alinea con la visión del municipio de construir una administración local transparente, participativa y digital que fomente la confianza y la colaboración entre la administración y la comunidad.

Área de política primaria

Gobernanza digital, datos abiertos, derecho a la información, responsabilidad social

Sector primario

Servicios públicos (general), ciencia y tecnología

¿A qué valor de OGP es relevante este compromiso?