Reducción de la burocracia en cooperación con el sector privado (EE0068)

Actividad 2.4. Reducción de la burocracia en cooperación con el sector privado.

Recopilaremos e implementaremos propuestas de emprendedores, analizadas por el Consejo para la Eficiencia y el Crecimiento Económico, para reducir la burocracia y las regulaciones. Realizaremos análisis y seguimiento para apoyar la toma de decisiones gubernamentales eficaces y garantizar una evaluación de impacto transparente. Implementaremos un sistema de informes basado exclusivamente en datos, de modo que los emprendedores solo tendrán que presentarlos una vez y el Estado se encargará de su procesamiento futuro.

Definición del problema

La burocracia en el sector público es demasiado exigente según los empresarios y el público, y reduce la eficacia de la cooperación. Las personas jurídicas estonias han presentado alrededor de 700 propuestas para reducir la burocracia. Si bien estas iniciativas son importantes, requieren un marco más sistemático tanto para presentar ideas como para implementarlas, de modo que los cambios se vuelvan permanentes. Open Government Partnership El plan de acción proporciona, por un lado, un marco para reducir la burocracia de forma sostenible y, por otro, una plataforma para implementar propuestas de emprendedores y organizaciones de la sociedad civil de manera transparente e inclusiva.

Los empresarios estonios, y en cierta medida las organizaciones de la sociedad civil, deben realizar una gran cantidad de trabajo de presentación de informes: la información debe presentarse repetidamente a diversas instituciones y en diferentes formatos. Statistics Estonia, la Junta de Impuestos y Aduanas, la Junta de Registros e Información Agrícola y otras entidades recopilan datos en paralelo, lo que genera miles de horas de trabajo adicional para las empresas. Nuevas soluciones podrían reducir el trabajo de presentación de informes en millones de horas para los empresarios. Los comentarios recibidos indican que su mayor problema es tener que enviar datos repetidamente y la naturaleza paralela de los sistemas y formularios.

Los procesos de planificación estratégica y el seguimiento, incluidos los indicadores, están fragmentados entre diversos documentos y sistemas. La información no es accesible en un solo lugar, los procesos de trabajo consumen mucho tiempo y la elaboración de informes se realiza principalmente de forma manual. Muchos informes se preparan manualmente y requieren la búsqueda de datos en múltiples fuentes, lo que resulta lento e ineficiente.

Causas del problema

Las propuestas de los distintos grupos no siempre se recopilan ni se integran en el proceso de gobernanza. Los procesos de trabajo del sector público están fragmentados. Los requisitos burocráticos en algunas áreas —informes, seguridad, licencias especializadas— resultan especialmente engorrosos. La implementación de las propuestas es lenta y el impacto de los resultados no es claramente medible ni visible. Es necesario mejorar el sistema de seguimiento (automático y basado en datos) de la retroalimentación y la implementación periódica, lo que garantizaría una cooperación estable con los empresarios. El trabajo del consejo cuenta con el apoyo de la Oficina del Gobierno y otras instituciones, pero la implementación más amplia y sistemática de los resultados requiere un proceso mejor.

Los sistemas de informes se diseñan según las necesidades de las instituciones, no según la experiencia del usuario. No existen taxonomías ni interfaces unificadas que permitan el envío automático de datos. Los sistemas de información del sector público no están suficientemente integrados y los mismos campos de datos deben completarse varias veces. La normativa no respalda el principio de no duplicación de datos. Todo esto reduce el tiempo que los empresarios pueden dedicar a sus actividades principales.

En las redes internas y externas se utilizan de forma inconsistente distintos planes de desarrollo, programas y formularios de informes. No existe un marco unificado que proporcione una visión general transparente de los objetivos y el seguimiento de sus resultados. La falta de coherencia entre los sistemas de información y la ausencia de metadatos dificultan el acceso a datos relevantes y precisos. Los indicadores no se recopilan en un sistema unificado y carecen de metadatos estandarizados. Los sistemas de información no están conectados, por lo que es necesario buscar e introducir los mismos datos varias veces. Verificar la relevancia suele ser difícil y no siempre resulta evidente cuál es la versión más reciente y válida.

¿Qué se ha hecho para resolver el problema?

La reforma estatal, incluida la desregulación, ha sido objeto de debate durante décadas. Una de las primeras iniciativas sistemáticas fue la creación del Plan de Gestión Estatal 2013-2015 de la Asamblea de Cooperación de Estonia. En los años siguientes, una Fundación para la Reforma del Estado, integrada por expertos en derecho constitucional y empresarios, elaboró ​​documentos de visión y propuestas que enfatizaban la necesidad de analizar y reorganizar las funciones y la estructura del gobierno central, las instituciones constitucionales y los gobiernos locales. Un análisis más detallado de las iniciativas anteriores y sus resultados puede consultarse en el informe elaborado por el Ministerio de Finanzas¹³.

En marzo de 2025, el Consejo para la Eficiencia y el Crecimiento Económico (en adelante, Consejo de Empresarios) fue creado por iniciativa del Primer Ministro, con la Oficina del Gobierno como su secretaría. La tarea del consejo es formular propuestas concretas al Primer Ministro para la desregulación, la reducción de trámites y burocracia, y medidas que faciliten el crecimiento económico. El consejo se centra principalmente en cuatro áreas: planificación, informes, supervisión del sector público y requisitos y regulaciones innecesarios. Hasta septiembre de 2025, se habían presentado 663 propuestas, de las cuales 122 recibieron el apoyo del Gobierno de la República y 14 se implementaron.

Hemos comenzado con el desarrollo de informes basados ​​en datos (APA), con el objetivo de crear taxonomías unificadas e interfaces máquina a máquina. Quince proyectos para reducir la carga administrativa están en marcha, incluyendo una inversión de 2.6 millones de euros por parte de la Dirección General de Impuestos y Aduanas para el desarrollo de nuevas soluciones TSD, KMD y TÖR. Algunas encuestas ya han sido analizadas y las soluciones se están probando (por ejemplo, informes de proveedores de alojamiento). Se utilizarán conjuntos de datos estatales para reemplazar las encuestas repetitivas.

Se ha creado un marco de planificación estratégica basado en la Ley de Presupuesto del Estado y la normativa para la elaboración de planes y programas de desarrollo. Además, recientemente se ha desarrollado un entorno que integra los procesos de planificación estratégica y presentación de informes.

Solución

El Consejo de Empresarios presenta propuestas al gobierno para reducir la burocracia y aumentar la eficiencia del sector público. La Oficina del Gobierno y otras instituciones gubernamentales se encargan de realizar evaluaciones y análisis para que el gobierno pueda tomar decisiones fundamentadas (por ejemplo, reducir la duplicación de datos, agilizar los procesos de planificación o simplificar la normativa de seguridad laboral). Un aspecto fundamental del proceso es el seguimiento y la transparencia de la implementación, mediante el cual la Oficina del Gobierno supervisa qué propuestas se incorporan a las decisiones gubernamentales y evalúa su impacto. El seguimiento de las propuestas garantiza que la información se publique de forma comprensible para quienes no trabajan habitualmente con estos temas. Asimismo, asegura que las propuestas presentadas por el consejo se implementen de acuerdo con los procedimientos legislativos establecidos.

Para implementar la presentación de informes basada en datos, estos deben basarse completamente en datos: la persona jurídica envía sus datos una sola vez a un sistema, y ​​el Estado se encarga de la transmisión posterior de los mismos. Los informes más frecuentes (aproximadamente 150) se estandarizarán e integrarán en la interfaz. Las nuevas soluciones de la Dirección General de Impuestos y Aduanas permiten la transmisión automática de declaraciones desde el software de contabilidad. Además, se desarrollará una metodología que utilice datos privados y estatales ya existentes, lo que reducirá la necesidad de informes separados. El objetivo para 2030 es que al menos el 75 % de la presentación de informes esté automatizada.

El portal de monitoreo desarrollado proporciona una plataforma unificada que reúne todos los documentos de desarrollo, resúmenes de procesos y conjuntos de datos, los cuales pueden utilizarse para recopilar información para el proceso de planificación estratégica. El portal reúne indicadores en un entorno de datos unificado donde se estandarizan, se describen mediante metadatos y son accesibles para funcionarios públicos y el público en general. La solución permite visualizar datos, generar informes automáticos y utilizar herramientas de IA para agilizar procesos y mejorar la calidad. El objetivo del portal es simplificar los flujos de trabajo, centralizar los datos y sentar las bases para el uso de la IA en la planificación estratégica estatal.

Resultado deseado

Iniciativa para reducir la burocracia:
• Un proceso más ágil y transparente para reducir la burocracia, de modo que las propuestas de los emprendedores se incorporen a las decisiones gubernamentales con mayor rapidez y claridad.
- Una mayor eficiencia y una menor carga administrativa entre el sector público y las empresas, lo que permite disponer de más tiempo para centrarse en actividades que aporten valor.
- Mayor confianza y cooperación, mediante la cual se forje una alianza más sólida entre los empresarios y el sector público, basada en un proceso estructurado y público.

Automatización de informes en el sector privado:
- La carga administrativa para los emprendedores disminuye significativamente.
- Se elimina la obligación de presentar datos duplicados.
Para 2030 se ahorrarán millones de horas de trabajo.
- Menos burocracia y más flexibilidad para los emprendedores.
- Un sistema transparente y eficiente basado en la reutilización de datos y la interfaz automática.

Automatización de la planificación estratégica:
• Todos los datos y documentos relacionados con la planificación estratégica se encuentran en un solo lugar y se pueden encontrar mediante una única búsqueda.
• Los procesos de trabajo se vuelven más rápidos y sencillos, y la elaboración de informes es mayoritariamente automática y relevante.
• Las herramientas de IA facilitan la creación de análisis y resúmenes.
• Mejora la transparencia y el acceso público a los datos para el público y los responsables de la toma de decisiones.

¿Cómo promoverá este compromiso la transparencia?

Las propuestas de los emprendedores se publicarán en paneles que permitirán a cualquier persona ver las ideas propuestas para reducir la burocracia y su estado de desarrollo, creando así un proceso claro y transparente. La información se presenta de forma clara y comprensible para el público en general.

La automatización de los informes permitirá acceder a los datos repetitivos a través de un único sistema y reducirá el trabajo manual, garantizando así una visión general fiable.

La automatización de la planificación estratégica recopila planes de desarrollo, indicadores e informes en un portal de seguimiento único, ofreciendo información clara y relevante tanto para los funcionarios públicos como para el público en general.

¿Cómo fomentará este compromiso la participación ciudadana y la cocreación?

El Consejo de Emprendedores invita a los emprendedores a compartir activamente propuestas basadas en sus experiencias y a debatirlas con el sector público, que fomenta la participación temprana y la cocreación basada en la resolución de problemas. El Consejo de Emprendedores no es un atajo para convertir las propuestas en decisiones ni sustituye la inclusión y la cooperación habituales en la elaboración de borradores e iniciativas, sino que aporta información complementaria a los procesos de toma de decisiones actuales para la identificación de problemas.

La automatización de la presentación de informes alivia la carga administrativa del sector privado, lo que les permite centrarse en formas de cooperación más eficaces con el sector público.

El portal de seguimiento crea un espacio abierto que permite a los ciudadanos y a los grupos de interés acceder a los objetivos e indicadores y formular propuestas basadas en datos concretos.

¿Cómo fomentará este compromiso la rendición de cuentas?

La Oficina del Gobierno y los ministerios analizarán las propuestas y observarán su implementación, lo que permite evaluar qué ideas se convierten en decisiones y cuál es su impacto; esto crea una base clara para la rendición de cuentas institucional.

La automatización de la elaboración de informes vincula las decisiones con datos claros y muestra qué institución es responsable de reenviar datos específicos.

La automatización de la planificación estratégica estandariza los indicadores y el seguimiento, lo que hace que la evaluación de los resultados sea inequívoca y controlable.

Hitos
Hitos | Resultados esperados | Fecha de finalización prevista | Responsable | Partes interesadas de apoyo
Iniciativa para reducir la burocracia | Analizar todas las propuestas del Consejo de Empresarios, implementarlas cuando sea posible y hacer que la información sea accesible al público | 10.2026 | Oficina del Gobierno | Gobierno: Ministerios; CSOS: Organizaciones de la sociedad civil con propuestas; Otros: Otras partes con propuestas
Automatización de informes en el sector privado | Capacidad para aceptar declaraciones TSD y KMD y entradas TÖR directamente desde el software de contabilidad a la interfaz máquina a máquina | 01.2027 | Oficina del Gobierno | Gobierno: Junta de Impuestos y Aduanas, Estadísticas de Estonia; CSOS: -; Otros: -
Automatización de la planificación estratégica | Elaboración de documentos e informes de planificación estratégica basados ​​en el "principio de presentación única" y su recopilación y visualización en el portal de seguimiento | 12.2026 | Oficina del Gobierno | Gobierno: Ministerio de Finanzas; CSOS: -; Otros: -