Plan de gestión y publicación de la información (NL0056)

Breve Descripción del Compromiso

El plan plurianual describe cómo el gobierno central neerlandés garantizará el acceso sostenible a su información gubernamental digital. Ofrece una perspectiva a largo plazo y detalla las medidas que se adoptarán a corto plazo.

Definición del problema 1. ¿Qué problema pretende abordar el compromiso? • La información es difícil de encontrar y el procesamiento de las solicitudes de información (Wet open overheid – Woo) actualmente requiere mucho tiempo y esfuerzo. • El problema (véase la pregunta 2) afecta a las organizaciones gubernamentales, los empleados públicos, el parlamento, los periodistas y la sociedad. Afecta a estas partes en el desempeño de su trabajo o al solicitar información.

2. ¿Cuáles son las causas del problema? • Actualmente, la información del gobierno central neerlandés suele organizarse y hacerse accesible únicamente cuando se solicita como parte de una petición de información o cuando se transfiere al Archivo Nacional tras veinte años. En consecuencia, la información es difícil de encontrar y la tramitación de las solicitudes de información, por ejemplo, requiere mucho tiempo y esfuerzo.

Descripción del compromiso

1. ¿Qué se ha hecho hasta ahora para solucionar el problema? • En 2021, se elaboró ​​un plan de acción genérico para mejorar la gestión de la información, denominado «Open in Order» (Open op Orde). Esto marcó el inicio de un importante esfuerzo de mejora.

2. ¿Qué solución propone? • Resolver el problema no es tarea sencilla; requiere un esfuerzo de cambio complejo que exigirá tiempo y dedicación considerables a las organizaciones gubernamentales. Este plan plurianual reúne múltiples desafíos (divulgación, gestión de la información), lo que permite un enfoque integral.

3. ¿Qué resultados queremos lograr al implementar este compromiso? • Estamos implementando medidas relacionadas con el conocimiento, las habilidades y la capacidad de los empleados, así como con los procesos/políticas de trabajo, los sistemas de TI y la gobernanza y el cumplimiento.

Análisis de compromiso

1. ¿Cómo fomentará este compromiso la transparencia? Al mejorar la gestión y divulgación de la información (de forma proactiva y a petición), el gobierno nacional podrá ser más transparente de manera más temprana y eficaz, ya que la información pertinente podrá encontrarse y hacerse pública con mayor rapidez.

2. ¿Cómo contribuirá este compromiso a fomentar la rendición de cuentas? Al mejorar la gestión y la divulgación de la información (de forma proactiva y a petición), el gobierno nacional puede rendir cuentas antes y de forma más eficaz, ya que la información pertinente puede encontrarse y hacerse pública con mayor rapidez.

3. ¿Cómo mejorará el compromiso la participación ciudadana en la definición, implementación y seguimiento de soluciones? N / A

Planificación de compromisos (hitos | resultados esperados | fecha de finalización esperada)

Publicación del plan plurianual. (Simultáneamente con los planes de otras entidades gubernamentales). | Plan plurianual | Antes del inicio del nuevo año parlamentario (Prinsjesdag 2023).

Actualizamos anualmente las medidas que estamos tomando a corto plazo e informamos sobre el progreso en el Informe Anual de Gestión Operativa del Gobierno Central. | Actualizaciones anuales | Anual

Revisión del plan de acción

Compromiso 5. Plan plurianual para el acceso público y la gestión de la información del Gobierno neerlandés.

Compromiso 5: Plan plurianual para el acceso público y la gestión de la información del Gobierno holandés (Ministerio del Interior y Relaciones del Reino)

Para una descripción completa del compromiso, véase el Compromiso 5 de Plan de Acción de los Países Bajos 2023-2027.

Contexto y objetivos

Este compromiso tiene como objetivo mejorar la gestión, el archivo y la divulgación de la información gubernamental. Se basa en un requisito de la Ley de Gobierno Abierto recientemente introducida (Sobreheid abierto húmedo o “Woo”) que el Ministerio del Interior y Relaciones del Reino (BZK) y el Ministerio de Educación, Cultura y Ciencia presentarán periódicamente al parlamento un plan a largo plazo sobre cómo mejorar la creación, organización, conservación, disolución y acceso a los documentos digitales. [ 1 ]

El 1 de mayo de 2022, Woo sustituyó la Ley de Acceso Público (Wet openbaarheid van bestuur o “Wob”), que introdujo cambios importantes en el régimen de libertad de información (FOI) de los Países Bajos. [ 2 ] Requiere la divulgación activa de información sobre la preparación, implementación, cumplimiento y evaluación de las políticas públicas, información que anteriormente a menudo solo se divulgaba a solicitud. Proporciona un tiempo de respuesta más corto a las solicitudes de información e introduce una plataforma central donde esta información se hace pública (open-overheid.nl). [ 3 ] En comparación con Wob, las solicitudes Woo pueden enviarse a una gama más amplia de entidades gubernamentales, incluyendo el Senado, la Cámara de Representantes, el Consejo de Justicia, el consejero estatal y el defensor del pueblo nacional, todos los cuales deben designar una persona de contacto Woo.

Los planes de acción holandeses anteriores buscaban divulgar de forma proactiva los documentos amparados por la Ley WOB. [ 4 ] En el marco del compromiso actual, el Plan Plurianual 2021-2026 para el Acceso Público y la Gestión de la Información (Meerjarenplan Openbaarheid e InformatiehuishoudingEl documento va más allá al detallar cómo el gobierno garantizará el acceso sostenible a la información digital bajo el mandato de Woo. El compromiso también incluye actualizaciones anuales del plan plurianual e informes sobre los avances en el Informe Anual del Gobierno Central sobre Gestión Operativa.

Potencial de resultados: Sustancial

El plan plurianual proporciona soluciones a largo y corto plazo para abordar las deficiencias en la capacidad del gobierno para gestionar la información y cumplir con las obligaciones de transparencia en virtud de Woo. Aunque el plan afirma que los tiempos de procesamiento de las solicitudes de información han disminuido desde la introducción de Woo, [ 5 ] Freedom House señala que las agencias gubernamentales a menudo incumplen los plazos de respuesta a las solicitudes. [ 6 ] Un estudio realizado por el Instituto para la Innovación Social y la Fundación Open State reveló que, desde la implementación de Woo, los tiempos de procesamiento han aumentado de 161 a 167 días. Esto refleja la continua dificultad que enfrentan las entidades gubernamentales para procesar las solicitudes dentro del plazo de cuatro semanas requerido, incluyendo dos semanas adicionales para solicitudes complejas o de gran volumen. [ 7 ]

Algunas de las causas subyacentes de los largos tiempos de respuesta son una infraestructura de TIC inadecuada y un archivo de información ineficiente. [ 8 ] Esto incluye mensajes de chat que pueden ser objeto de solicitudes de Woo. Por ejemplo, en 2023, solo se archivó correctamente un número limitado de mensajes de chat en línea del primer ministro. [ 9 ] Por ello, es fundamental que el gobierno estructure sus prácticas de archivo en los servicios de mensajería y estandarice las aplicaciones que pueden utilizar los funcionarios públicos. El BZK ha desarrollado políticas y directrices sobre el archivo de correo electrónico, chat y web, las cuales seguirá desarrollando e implementando a lo largo del plan plurianual.

Además, el plan plurianual prevé reducir el número de aplicaciones utilizadas por las distintas entidades gubernamentales para lograr una mayor coherencia en la presentación y el archivo de documentos. Cinco departamentos pondrán en marcha un programa piloto de licitación para la compra e implementación a corto plazo de una plataforma de servicios de contenido adecuada. [ 10 ] Si se implementan correctamente soluciones TIC nuevas y actualizadas, la carga de trabajo y los tiempos de procesamiento de las solicitudes de Woo podrían disminuir significativamente. La reestructuración de la infraestructura TIC del gobierno podría ayudar a los funcionarios públicos a pasar de responder pasivamente a las solicitudes a publicar de forma proactiva la información legalmente requerida por Woo. La divulgación proactiva de información también podría reducir el volumen de solicitudes de Woo, ya que la información podría estar disponible públicamente y ser fácilmente accesible mediante búsquedas.

El plan plurianual también incluye medidas de fortalecimiento de capacidades. Una de las medidas generales que se mencionan en el plan es, por ejemplo, un centro de aprendizaje donde los funcionarios públicos pueden participar en cursos y capacitaciones sobre gestión de la información. En este contexto, el plan pondrá en práctica el nuevo juramento del cargo para la función pública con el fin de institucionalizar un gobierno abierto y receptivo. Además, incluye una actividad para mejorar la gestión comunitaria y el intercambio de conocimientos. [ 11 ] Esto podría ayudar al personal a saber dónde y qué información se almacena y qué metadatos están disponibles.

Mediante este plan plurianual, el gobierno pretende aumentar sustancialmente el nivel de madurez de su sistema de gestión de la información. El BZK considera que el cambio de gabinete representa una oportunidad para actualizar la cultura de trabajo y las directrices en materia de gestión de la información. [ 12 ] En la escala de niveles de madurez del gobierno, que va del 1 al 4, ya se han observado algunos avances, pasando de un promedio de 1.9 en 2021 a 2.3 en 2023. [ 13 ] En última instancia, el objetivo es alcanzar un nivel de madurez de 3 o 4. El plan plurianual se basa, en parte, en la plataforma a largo plazo de la Alianza para el Gobierno Abierto (OGP) de los Países Bajos, mencionando el plan de acción de la OGP como una prioridad para 2024 y 2025, incluyendo la colaboración con socios de la sociedad civil. Este compromiso con la OGP complementa el plan plurianual para garantizar que, en la práctica, mejore sustancialmente el acceso a la información en los Países Bajos.

Oportunidades, desafíos y recomendaciones durante la implementación

El Plan Plurianual para la Transparencia Pública y la Gestión de la Información podría generar cambios importantes en las prácticas de gestión y archivo de la información en la administración neerlandesa. Abordar los desafíos relacionados con la infraestructura de TIC, los tiempos de procesamiento y las prácticas de archivo (incluidos los mensajes de chat, el correo electrónico y la web) es fundamental para cumplir con los requisitos de Woo. El IRM reconoce que el establecimiento de una infraestructura de TIC de vanguardia podría extenderse más allá del plan de acción cuatrienal de la OGP y del plan plurianual. La financiación para los esfuerzos de las organizaciones gubernamentales por mejorar la gestión y el acceso a la información asciende a 787 millones de euros para el período 2021-2026, mientras que otros 627 millones de euros se destinarán a actividades relacionadas después de ese período. [ 14 ] Esto significa que el compromiso será financieramente sostenible durante y después del período del plan de acción.

El BZK podría aprovechar el período de actualización del plan de acción para evaluar el progreso del plan plurianual y ajustar los resultados de este compromiso en consecuencia. Específicamente, el IRM recomienda los siguientes pasos durante la implementación:

o Compromiso 3, que busca promover la publicación de archivos Woo según los principios FAIR (localizables, accesibles, interoperables y reutilizables) para facilitar la búsqueda de archivos y la búsqueda dentro de ellos. Se centra en sensibilizar a los organismos administrativos sobre estos principios y apoyar su implementación. El BZK podría realizar un seguimiento del cumplimiento de los principios por parte de los organismos administrativos a través de la implementación del plan plurianual.

o Los compromisos 9 y 10 tienen como objetivo evaluar los desafíos que experimentan los usuarios e implementadores de Woo, así como los tiempos de procesamiento de las solicitudes de Woo. BZK podría utilizar el Informe Anual del Gobierno Central sobre Gestión Operativa. [ 15 ] para informar futuras revisiones y acciones del plan plurianual e incorporar nuevos hitos para implementar medidas de su respuesta. [ 16 ] a la evaluación de la implementación de Woo. [ 17 ]

La formación contemplada en el plan plurianual podría ayudar a los funcionarios a comprender mejor los procesos y las funciones. Esto implica la colaboración con entidades educativas como la enseñanza secundaria y la formación profesional superior, así como con instituciones académicas, incluyendo cursos gratuitos ofrecidos por el centro de aprendizaje. [ 19 ] Como la Guía de Profesionalismo en la Administración Pública aborda las obligaciones de publicar información, el IRM recomienda: colaboración con el equipo que trabaja en el Compromiso 17así como un intercambio concreto con profesionales, como los Archivos Nacionales, sobre las mejores prácticas de archivado.y las necesidades para la transición de información y documentos gubernamentales.El intercambio podría incluir consejos sobre metadatos descriptivos adecuados u orientación sobre cómo elegir los métodos correctos de repositorio de datos, que luego podrían agregarse a la guía.