Registro y conservación de documentación digital producida por organismos públicos (NO0021)

Desafíos y estrategias para registrar y preservar la documentación digital.
producidos por organismos públicos se describen en el libro blanco sobre archivo (Meld. St. 7
(2012-2013)). La base para el acceso público a dicha información consiste en parte en
Sistemas y rutinas de organismos públicos para el registro y conservación de documentos digitales.
Las medidas más importantes implican el desarrollo de soluciones, normas y reglas conjuntas.
para el manejo de documentos digitales. Además, las autoridades de archivo noruegas
Contribuir al desarrollo de la cooperación en el seguimiento de estos desafíos, tanto
internacionalmente y entre niveles administrativos noruegos.
Los sistemas de gestión de casos automatizados y especializados utilizados por organismos públicos
incluye funciones de archivo que enlazan con documentos y metadatos asociados, y almacena
estos de acuerdo con las normas aprobadas. Estas funciones asegurarán
preservación de la documentación digital a corto y largo plazo, así como
transparencia y libertad de información.
También se considerará el establecimiento de soluciones conjuntas para preservar y
poner a disposición la documentación digital tan pronto como ya no esté activa
uso administrativo Esto asegurará una transparencia continua y pública
confianza de que dicha documentación se conserva en su forma auténtica

10 Registrar y conservar la documentación digital producida por organismos públicos.

Texto de compromiso:

[...]

DESCRIPCIÓN DEL COMPROMISO
Los sistemas de gestión de casos automatizados y especializados utilizados por los organismos públicos incluirán funciones de archivo que enlazan con documentos y metadatos asociados, y los almacenarán de acuerdo con los estándares aprobados. Estas funciones asegurarán la preservación de la documentación digital a corto y largo plazo, así como la transparencia y la libertad de información.

También se considerará el establecimiento de soluciones conjuntas para preservar y poner a disposición la documentación digital tan pronto como deje de estar en uso administrativo activo. Esto garantizará tanto la transparencia continua como la confianza pública de que dicha documentación se conserva en su forma auténtica.

REFERENCIA DE IMPACTO CLAVE
En el trabajo de revisión de la Ley de Archivos, se ha considerado la recomendación del libro blanco sobre archivo, Meld. St. 7 (2012-2013), que la creación de archivos debe ser una función legal de todos los sistemas electrónicos para documentos públicos de valor de archivo. Se han desarrollado estándares y soluciones estandarizadas en el marco de una amplia cooperación entre los actores del gobierno central y la administración municipal.

ACTIVIDADES
Revisión de la Ley de Archivos.

Amplio proyecto de cooperación sobre archivos en administración electrónica que incluye principios, métodos, estándares, soluciones de sistemas y soluciones organizacionales.

Institución responsable: Ministerio de Cultura.

Instituciones de apoyo: Archivos Nacionales de Noruega en cooperación con la Agencia de Gestión Pública y Administración Electrónica (Difi)

Fecha de inicio: 1 de enero de 2013 Fecha de finalización: 31 de diciembre de 2015

Nota editorial: El texto de los compromisos se resumió por razones de formato. Para ver el texto completo del compromiso, consulte http://bit.ly/1QlVIja.

Objetivo de política

Este compromiso se basa en las recomendaciones de un libro blanco parlamentario producido en 2012 sobre cómo mejorar la calidad del archivo gubernamental.^{[Nota 60: "Libro blanco parlamentario 7 (2012 – 2013)", Ministerio de Cultura, consultado en septiembre 4, 2016, https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/meld-st-7-20122013/id707323/?ch=1&q=.]} El compromiso apunta específicamente a mejorar la funcionalidad del software utilizado por los archiveros gubernamentales y la coordinación y estandarización de las prácticas de archivo en los organismos gubernamentales. También se espera que la funcionalidad mejorada y las prácticas de archivo mejoren el acceso público a los documentos del gobierno.

Estado

Medio plazo: limitado
El proyecto Samla Samfunnsdokumentasjon (SAMDOK) está destinado a facilitar la coordinación entre las instituciones de archivo de forma voluntaria. El proyecto es ampliamente considerado como un éxito según los puntos focales del gobierno,^{[Nota 61: Contribución del Ministerio de Justicia a la autoevaluación de Noruega, en el archivo del investigador.]} aunque esto no se confirmó en entrevistas o investigaciones de escritorio realizadas en la preparación de este informe. Con respecto a las revisiones de la Ley de Archivos, el gobierno estableció un grupo de trabajo para considerar los ajustes a las regulaciones.^{[Nota 62: Ibid.]} Se considera que el compromiso es limitado ya que el trabajo en este último componente no ha progresado hacia la identificación e implementación de revisiones.

Fin de plazo: sustancial
El investigador de IRM entrevistó a varias personas en el Ministerio de Cultura y los Archivos Nacionales, pero no pudo identificar resultados SAMDOK adicionales correspondientes al segundo componente de este compromiso.^{[Nota 63: Helga Hjorth (Asesor Principal, Archivos Nacionales), entrevista de Christopher Wilson, entrevista por correo electrónico y telefónica, septiembre 9, 2016; Tor Anton Gaarder (Director Adjunto, Archivos Nacionales), entrevista de Christopher Wilson y Lene Olsen, entrevista telefónica, marzo 18, 2016; y Håvard Bjerke (Asesor Principal, Ministerio de Cultura), entrevista de Christopher Wilson, entrevista telefónica, septiembre 8, 2016.]} Con respecto al primer componente, la revisión de la Ley de Archivos, los puntos focales para este compromiso informaron que se había establecido un grupo de trabajo, junto con los Archivos Nacionales y otros actores de la sociedad civil, para mapear las lagunas y las necesidades de revisión en los Archivos actuales. Acto.^{[Nota 64: Ibid. ][Nota 65: "Revisjon av arkivforskriften", Arkivverket, consultado en septiembre 9, 2016, http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivverket/Om-oss/Aktuelt/Nyhetsarkiv/Revisjon-av-arkivforskriften. ]} El Ministerio de Cultura luego solicitó que los Archivos Nacionales propongan revisiones a la Ley de Archivos a principios de 2016.^{[Nota 66: documentación en el archivo del investigador.]} Esta propuesta se entregó y se está considerando, aunque el investigador de IRM no pudo contactar a nadie en el Ministerio de Cultura o en los Archivos Nacionales que estuviera dispuesto a compartir la propuesta en consideración. El curso de acción y la línea de tiempo para avanzar no está claro. El punto de referencia principal para este hito fue la "consideración". Se ha tenido en cuenta, pero dado que no está claro si esta consideración incluía los componentes sustantivos descritos en el compromiso, su nivel de cumplimiento se considera sustancial.

¿Abrió el gobierno?

Acceso a la información: no cambió
Los únicos resultados específicos de este compromiso identificados por el investigador de IRM son el establecimiento de un grupo de trabajo y la producción de una propuesta de enmiendas legales, que aún está por llegar. El investigador del IRM considera razonable suponer que las pequeñas mejoras a las que se hace referencia como parte del proyecto SAMDOK, y la coordinación y las propuestas en curso para revisar los actos de archivo, prometen un impacto futuro positivo en la práctica de archivo y, por extensión, el acceso a la información en Noruega . Sin embargo, las actividades que sustentan este compromiso no han cambiado el acceso a la información.

Llevado adelante?

Este compromiso no se ha llevado a cabo en el tercer plan de acción nacional del gobierno noruego, que está disponible en el sitio web de OGP.^{[Nota 67: "tercer plan de acción de Noruega Open Government Partnership (OGP) ", Ministerio de Gobierno Local y Modernización, consultado en septiembre 4, 2016, http://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2001/01/Norway_2016-17_NAP.pdf.]}