Sistema documental compatible con la normativa de transparencia (ES0126)

4.1.1. Sistema de Gestión Documental de la Administración General del Estado

Descripción breve

Diseñar herramientas digitales basadas en el principio de transparencia desde el principio, como un sistema de gestión documental para la Administración General del Estado, que facilite el cumplimiento de las obligaciones de transparencia. Esta herramienta debe integrar coherentemente la política documental y archivística, los criterios de normalización documental y unas directrices lingüísticas claras y sencillas, promoviendo así una gestión documental accesible y estandarizada, orientada a la ciudadanía y facilitando la transparencia por defecto.

Objetivos

Disponer de un Sistema de Gestión Documental o un sistema alternativo que permita el establecimiento de un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) y un Sistema de Gestión Documental de Archivo Electrónico (SGDEA) dentro de la Administración General del Estado (AGE), interconectados y respaldados por un Registro de Procedimientos. Estos sistemas permitirán la implementación de una política común de gestión documental electrónica en toda la AGE, garantizando la trazabilidad, la conservación, el acceso y la reutilización de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

Adaptación normativa a la gestión documental:

Estudiar y, en su caso, promover la adopción y adaptación de la normativa necesaria para definir los principios rectores de un sistema integral de gestión documental que sea coherente y esté alineado con los requisitos actuales en materia de transparencia y gobernanza de la información. Entre otros aspectos, cabe prestar atención a las disposiciones del Convenio de Tromsø, que reconoce el derecho de acceso a los documentos públicos y exige que estos se registren debidamente para facilitar su accesibilidad y gestión conforme a criterios estandarizados.

La reglamentación debería integrar en particular los dos aspectos del principio de transparencia:
• publicidad activa, como la obligación de publicar información relevante sobre las acciones públicas registradas de manera sistemática y accesible, y
• el derecho de acceso a la información pública, como derecho subjetivo de los ciudadanos.

En este marco, se propone reconocer e incorporar dos principios clave para guiar el diseño y operación del sistema:
• El principio de transparencia desde el diseño, que garantiza que la gestión documental incorpore criterios de accesibilidad, trazabilidad y rendición de cuentas desde el principio.
• Principio de datos abiertos por diseño y por defecto, asegurando la generación, estructuración y difusión de la información en formatos abiertos y reutilizables, facilitando el acceso proactivo de acuerdo con los estándares de apertura vigentes.
Vinculación de repositorios institucionales:
Se promoverá la integración efectiva de los repositorios documentales con el Catálogo Nacional de Datos Abiertos, garantizando que la información publicada esté disponible en formatos abiertos y reutilizables, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Reutilización de la Información del Sector Público y la Ley de Transparencia.
Además, se avanzará en la mejora de la difusión del patrimonio documental de la Administración desde una perspectiva de transparencia, interoperabilidad y orientación al usuario, situando a la ciudadanía en el centro del acceso y uso de la información pública.

Claridad del lenguaje administrativo:
Se consolidará el uso de un lenguaje claro y accesible en todos los documentos e interfaces administrativos, con el objetivo de garantizar que la información y los servicios públicos sean comprensibles para todas las personas, independientemente de su capacidad, género, origen étnico o cualquier otra condición. Este enfoque contribuirá a mejorar la transparencia, fomentar la participación ciudadana y promover una mayor equidad en
“la relación entre la administración y la sociedad”.