Asociado de operaciones

El Open Government Partnership (OGP) fue formada en 2011 por gobiernos y organizaciones de la sociedad civil que buscaban nuevas formas de trabajar juntos para hacer sociedades más transparentes, responsables, inclusivas y participativas.

OGP ha crecido durante su primera década hasta convertirse en un esfuerzo global de cerca de 200 gobiernos nacionales y locales, miles de organizaciones de la sociedad civil y muchos otros.

La comunidad de OGP está formada por miles de pioneros, innovadores y reformadores profundamente comprometidos, incansables, creativos e inspiradores que se esfuerzan por marcar la diferencia.

Acerca del papel

• Ubicación: Washington DC, Berlín, Bruselas o Londres. Se requiere autorización de trabajo vigente en una de estas ubicaciones. Este puesto no es elegible para patrocinio de visa. Esta es una posición híbrida.
• Nivel: Grado 2
• Horario: Jornada completa, asalariado
• Reporta a: Director de Finanzas y Operaciones
• Salario inicial:  50 – 65000 USD
• Fecha límite de solicitud: 12 de mayo de 2024
• Fecha ideal de inicio: 3 de junio de 2024
• El Asociado de Operaciones (OA) es un rol de nivel inicial esencial para el funcionamiento diario de Open Government Partnership Unidad de Apoyo. La OA realiza tareas administrativas y de oficina, contribuyendo a proyectos que se alinean y mejoran los estándares y procedimientos operativos de OGP. Como primer punto de contacto para muchas preguntas operativas, la OA ejerce excelentes habilidades de servicio al cliente para garantizar que las solicitudes se resuelvan de manera eficiente y eleva las inquietudes sobre operaciones comerciales al liderazgo del departamento. Esta es una posición exenta. Se espera que los empleados exentos trabajen el tiempo adecuado y necesario para completar tareas clave y tareas relacionadas a tiempo. La OA depende del CFOO.

Lo que harás

• Administración General de Operaciones y Sistemas (60%)

  • Primer punto de contacto para todo lo relacionado con el entorno de trabajo híbrido de OGP

  • Proporciona apoyo de coordinación clave para el equipo de Operaciones:

    • Enviar facturas y revisar el correo entrante,

    • Adquisición de material de oficina y ergonomía.

    • Admite la programación y planificación de reuniones de todo el personal.

    • Brinda apoyo logístico durante los procesos de reclutamiento.

  • Monitorear las cuentas de correo electrónico generales de OGP para que los mensajes de partes interesadas externas se dirijan a las respectivas partes interesadas internas.

  • Mantiene las pólizas de seguro organizacionales del rastreador OGP y supervisa el proceso de renovación, incluida la recopilación de datos y la comunicación con los operadores y los firmantes.

  • Admite la administración del sistema de beneficios del personal, esto incluye el seguimiento de renovaciones de servicios y la verificación de facturas y pagos.

  • Apoya eventos de moral entre organizaciones para el personal.

• Ciberseguridad/Soporte de TI (15%)

  • Servir como el primer punto de contacto para todo el personal, incluido el personal de proyectos patrocinados fiscalmente, con respecto a preguntas y problemas básicos de TI, y/o dirigir al personal a soporte cibernético/TI subcontratado.

  • Incorporar personal en sistemas y nuevos dispositivos, incluido el personal de proyectos patrocinado fiscalmente.

  • Liderar iniciativas de ciberseguridad (es decir, promover la capacitación antiphishing, mantener el inventario de equipos)

  • Trabaja en estrecha colaboración con el proveedor de soporte de TI de OGP.

  • Administra Google Workspace y otras suscripciones a plataformas organizativas (es decir, Zoom, Adobe, MS 365, Slack)

• Apoyo en viajes (15%)

  • Actuar como el primer punto de contacto para el personal global en materia de asistencia en viajes, reservas de viajes para eventos y resolución de problemas relacionados con viajes.

  • Actuar como enlace entre el personal y los proveedores de servicios de viajes de OGP.

  • Apoyar el flujo de aprobación de solicitudes de viajes del personal, incluida la verificación del cumplimiento de la política de viajes según sea necesario.

  • Reservar vuelos en nombre del personal y de partes interesadas no pertenecientes al personal

  • Mantener la orientación del personal y mantenerla actualizada según la política y apoyar la capacitación continua sobre la política de viajes con el personal y los proveedores de servicios.

• Gestión de proyectos (10%)

  • Liderar o apoyar proyectos de corto plazo dentro del alcance del equipo de Operaciones. Esto puede incluir apoyar la implementación de nuevos sistemas, inscripción abierta, gestión de datos, implementación de cambios en políticas/sistemas en toda la organización y encuestas al personal.

Calificaciones

• Requisitos de educación:
  • Licenciatura en Negocios, Comunicación, Psicología o Sociología o años comparables de experiencia profesional en un campo relevante para una función de Operaciones.  
• Requisitos de experiencia: 

  • Experiencia demostrada brindando un excelente nivel de servicio al cliente a diversos grupos de partes interesadas.

  • Pasión por la administración y gestión del sector sin fines de lucro.

  • Experiencia o disposición para respaldar el trabajo y las oficinas remotas, en diferentes jurisdicciones.

  • Participación en la coordinación de la logística para viajes globales en grandes eventos.

  • Exposición a la gestión de oficina y las necesidades diarias de las operaciones comerciales.

• Conocimientos, Habilidades, Habilidades:

  • Prospera en un ambiente de trabajo multicultural con personal de diferentes orígenes.

  • Debe ser un experto en tecnología y tener ganas de capacitar a otros en herramientas, sistemas y equipos (MacOS, Google Workspace, MS 365, Slack, Zoom, Rippling, Salesforce)

  • Fuertes habilidades de presentación y comunicación escrita.

  • Fuertes habilidades de gestión de proyectos que coordinan en múltiples zonas horarias.

  • Fuerte sentido de gestión del tiempo y habilidades de priorización de tareas.

  • Capacidad para pedir ayuda cuando se requiere más contexto y/o desarrollo profesional.

  • Se requiere dominio del inglés; La familiaridad con el español, francés o alemán es una ventaja.

  • Interés en asumir más responsabilidades al crecer en este rol y manejar exitosamente la carga de trabajo con eficiencia.

  • Viajes: 5%

  • Este puesto requiere cierta actividad física en entornos de oficina y oficina en casa.