Seguimiento de proyectos (AUS0005)

Para realizar un mejor seguimiento de nuestro progreso hacia objetivos ambiciosos, nos comprometemos con la transparencia y la responsabilidad mediante la creación de una interfaz de seguimiento de proyectos en línea, utilizando nuestros compromisos OGP como primer proyecto. Descripción breve: Cree un recurso en línea para seguir el progreso de los proyectos de gobierno abierto. Dirige: Socio de la sociedad civil: Mateo Clarke, Open Austin 15 Facilitador del gobierno: Kerry O'Connor, Director de Innovación Resumen del proyecto: Diseñamos este proyecto para responder a estos puntos críticos de nuestros socios de la sociedad civil: 1. ¿Cómo podríamos tener una mejor idea de en qué departamentos están trabajando, en qué estado de progreso se encuentran los proyectos y cómo el estado y los detalles se relacionan con el progreso hacia nuestros objetivos? - ATX Hack for Change participantes 2. ¿Cómo podríamos construir una plataforma de colaboración en cualquier proyecto cívico? - Visión de los participantes de ATX Hack for Change. Resultados deseados de 5.1: 1) El público tendrá una mejor idea de en qué proyectos está trabajando la Ciudad, el estado de progreso de esos proyectos, cómo se relacionan los proyectos con las metas críticas y cómo se financian. 2) Los miembros del público tienen formas significativas de participar y colaborar en estos proyectos. 3) Aumenta el compromiso público y el compromiso con los objetivos cívicos. 4) Los departamentos de la ciudad tienen mejores medios para polinizar proyectos entre sí y colaborar con la comunidad. 5) El público comprende mejor cómo se financian los proyectos. Preguntas de exploración de 5.2: 1) ¿Qué ejemplos ya existen de los que podríamos tomar prestado? 2) ¿Qué criterios quiere el público que usemos para decidir qué proyectos publicar? 3) ¿Qué información es crítica para transmitir el progreso del proyecto de manera sucinta y con integridad? 4) ¿Cómo podríamos crear oportunidades significativas para que el público participe y colabore en proyectos de la ciudad? 5) ¿Cómo podríamos aprovechar la comunidad de tecnología cívica de Austin para mejorar el diseño y la ingeniería de la solución? 6) ¿Quién mantendrá los datos sobre proyectos activos?

5 Seguimiento de proyectos

Texto de compromiso

Para realizar un mejor seguimiento de nuestro progreso hacia objetivos ambiciosos, nos comprometemos con la transparencia y la responsabilidad mediante la creación de una interfaz de seguimiento de proyectos en línea, utilizando nuestros compromisos OGP como primer proyecto.

Hitos

1. Aclarar fase. Entregas esperadas: informar sobre plataformas existentes; Informar sobre intereses públicos e interdepartamentales en proyectos; Informar sobre el inventario de posibles proyectos más allá de estos compromisos.

2. Fase de encuadre. Entregables esperados: Decisión sobre qué datos sobre los proyectos se recopilarán; Actualización de estado de Community Tech & Telecom Commission, Open Austin Meetup, otras plazas públicas.

3. Concebir / Prototipo / Fase de prueba. Entregables esperados: lanzamiento alfa de la interfaz de Project Tracking; Recurso en línea para ver el trabajo en progreso y rastrear problemas, preguntas y solicitudes de funciones de la comunidad.

4. Plan / Fase de construcción. Entregas esperadas: versión Beta de la interfaz de seguimiento de proyectos en alineación con ATX Hack for Change 2017; Lanzamiento en vivo de la interfaz de seguimiento de proyectos; Cartera priorizada de posibles mejoras.

Resumen del compromiso

Objetivo de compromiso

Objetivo general y relevancia

El quinto compromiso OGP de la Ciudad de Austin abordó la necesidad de una herramienta de seguimiento de proyectos de cara al público. Al crear este recurso, los funcionarios de la ciudad y sus socios de la sociedad civil proporcionarían a los ciudadanos de Austin una mejor comprensión de los proyectos en su comunidad, cómo se financian esos proyectos y el estado de cada proyecto. La ciudad ha introducido varias iniciativas de gobierno abierto. ^{"Gobierno Abierto del Concejo Municipal", Ciudad de Austin, consultado en julio 21, 2017, http://austintexas.gov/page/city-council-open-government.} en los últimos años, incluido un portal de datos abiertos y una herramienta de financiación de la ciudad en línea. Según los funcionarios de la ciudad, una herramienta de seguimiento de proyectos fue el siguiente paso natural en la continua aceptación de la gobernanza abierta por parte de Austin.

El quinto compromiso de Austin abordó los valores de OGP de acceso a la información y tecnología para la innovación y la transparencia. Al aumentar proactivamente la cantidad de información disponible a través de una herramienta fácil de usar basada en la web, los funcionarios de la ciudad fomentarían una mayor transparencia en el Ayuntamiento. La herramienta de seguimiento de proyectos se describió como una nueva tecnología ("Interfaz de seguimiento de proyectos") que permitiría a los ciudadanos acceder a información clave bajo demanda sobre proyectos de la ciudad. Si bien las herramientas de seguimiento en línea tienen el potencial de fortalecer la responsabilidad pública, el plan de acción, tal como está escrito, no especificó un mecanismo de reparación pública. Tal característica podría integrarse fácilmente en futuras iteraciones de la herramienta, calificándola como una medida de responsabilidad pública. Los compromisos de responsabilidad pública brindan nuevos mecanismos que permiten al público "hacer un llamado a los actores gubernamentales para que justifiquen sus acciones, actúen sobre las críticas o los requisitos que se les hacen y acepten la responsabilidad por incumplimiento con respecto a las leyes o compromisos". ^{Manual de procedimientos de OGP IRM, versión 2.0, página 52-53.}

Especificidad e impacto potencial

El quinto compromiso de Austin fue codificado como especificidad media. Los hitos son objetivamente verificables pero carecen de indicadores medibles. Los funcionarios de la ciudad tenían la intención de producir un recurso en línea para el seguimiento de los proyectos de la ciudad, comenzando con los proyectos de compromiso OGP de Austin. Sin embargo, el plan de acción especificaba muy pocas características de la herramienta de seguimiento. El investigador de IRM entiende que estas características pueden haber sido decididas y desarrolladas como parte de la investigación incluida en los primeros hitos.

Este compromiso, tal como está escrito, se consideró como un paso positivo pero incremental hacia la mejora del acceso a la información. El investigador de IRM considera que tenía el potencial de crear un impacto menor en la forma en que los proyectos de la ciudad son monitoreados y evaluados, incluidas las iniciativas de gobernanza abierta. Los departamentos de la ciudad actualmente rastrean proyectos usando un amplio espectro de herramientas. Según las entrevistas con el personal de la ciudad, la cantidad, el tipo y la disponibilidad de los datos disponibles varía drásticamente según el departamento. ^{Daniel Honker (Ciudad de Austin), entrevistado por el investigador de IRM, 13 Septiembre 2017} Al proporcionar al público un método transparente y uniforme para rastrear proyectos en sus vecindarios, la ciudad podría aumentar el acceso a la información sobre proyectos individuales y alentar una mayor comprensión de la gobernanza local. El investigador de IRM cree que este compromiso fue un paso clave hacia una mayor transparencia en Austin. Sin embargo, sin un mecanismo para aumentar la participación cívica y asegurar la aceptación de un espectro más amplio de departamentos e iniciativas de la ciudad, es poco probable que este compromiso cree cambios importantes en las estructuras de gobierno de la ciudad en Austin.

Cierre
Solución

El quinto compromiso de Austin se completó. Grackle, la herramienta de seguimiento de proyectos prometida en el plan de acción OGP de Austin, se lanzó oficialmente en el Open Government Showcase de la ciudad en diciembre 2017. La herramienta fue diseñada por el personal de la Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin y el Departamento de Gestión de Comunicaciones y Tecnología (CTM). El equipo del proyecto desarrolló Grackle "para facilitar que las personas en Austin tengan una idea de en qué proyectos está trabajando la Ciudad, el estado de progreso de esos proyectos, cómo se relacionan los proyectos con las metas críticas y cómo se financian". ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Seguimiento del proyecto - Descripción general: lo que estamos haciendo - Antecedentes. http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/about/overview/}

Durante la fase de investigación del proyecto, el equipo de compromiso catalogó plataformas similares que habían sido lanzadas por otros gobiernos. ^Ibíd. El equipo también entrevistó a ocho defensores de la comunidad y veinte miembros del personal de la ciudad para obtener más información sobre lo que la sociedad civil y los empleados del gobierno necesitan a través de una interfaz de seguimiento de proyectos públicos. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Seguimiento de proyectos - Investigación - Lo que estamos aprendiendo. http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/research/research-findings/} El equipo de compromiso identificó temas recurrentes en las respuestas a las entrevistas, organizó ideas clave sobre "historias de usuarios" y publicó esas ideas como un conjunto de datos de cara al público. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Historias de usuarios. Proyecto de seguimiento de los resultados de la investigación. https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rAnVbjACz96UKvEEs2A2h5hTq1M99McJ9SKfxEgtVLU/edit#gid=0} El equipo de compromiso compartió sus hallazgos de investigación, actualizaciones de proyectos y próximos pasos durante las presentaciones públicas de investigación en agosto y septiembre de 2017. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Proyecto de seguimiento de investigación de reparto. Agosto 2017. https://docs.google.com/presentation/d/1WVsssiWdkbcEr7g1DDyW7_IvK8TBan3X1J899fhOY7A/edit#slide=id.p , Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Seguimiento del proyecto de reparto. Septiembre 2017. https://docs.google.com/presentation/d/1F2Vsn0A5kmpaIV0Sm5aO_RS4qYa5tIkjtkZvwGGwkjw/edit#slide=id.p} El personal de la ciudad publicó un resumen de las ideas de sus entrevistas con la sociedad civil y representantes del gobierno. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Seguimiento de proyectos - Entrevistas Insights. https://docs.google.com/document/d/1k2tcNtSqFl0kYA-h6BnNR_utRnwDjdu36nTLB4z8lF4/edit} El equipo también publicó una lista de herramientas de seguimiento de proyectos utilizadas anteriormente y actualmente por los departamentos de la ciudad. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Seguimiento de proyectos de investigación y diseño. Conjunto de datos https://airtable.com/shrv3psTrtf6mXAOH/tbldwDPGvhyE07dxQ/viwv60rsecNRcK1NP}

Las ideas de investigación y los próximos pasos se compartieron con el socio de la sociedad civil Open Austin en la reunión general de la organización en septiembre 2017. Durante la fase de diseño del proyecto, el equipo de compromiso utilizó información de sus entrevistas para decidir qué campos de datos se incluirían en la primera iteración de la herramienta de seguimiento del proyecto. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Proyectos - Seguimiento de proyectos. Resultados de la investigación. http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/research/research-findings/} El equipo de compromiso contrató a un diseñador del programa de Becarios de Diseño, Tecnología e Innovación de la Ciudad de Austin para diseñar maquetas de la herramienta de seguimiento del proyecto inicial. ^{Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin. Proyecto - Seguimiento de proyectos. Lo que estamos haciendo http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/design/what-were-making/} El equipo de compromiso consultó con el socio de OSC, Open Austin, varias veces durante el proceso de implementación, incluida una presentación formal y una sesión de comentarios en septiembre 2017 y varias reuniones informales entre los representantes de Open Austin y el personal de la Oficina de Innovación / CTM que desarrolla la herramienta de seguimiento del proyecto. Durante las entrevistas del IRM, Victoria O'Dell, presidenta de la brigada abierta de Austin, confirmó que la organización fue consultada regularmente durante la implementación de este compromiso y que O'Dell asistió a las reuniones del equipo de compromiso, proporcionando información sobre el desarrollo de la herramienta. O'Dell dijo que la herramienta de seguimiento de proyectos Grackle creó una mejor visibilidad de los proyectos de la ciudad y permitió a las OSC y a los ciudadanos seguir el progreso de los proyectos que los afectan. O'Dell expresó su esperanza de que la herramienta ponga la información del proyecto de la ciudad en un solo lugar. Esto haría mucho más fácil para los miembros de la comunidad y las organizaciones encontrar información y dar su opinión sobre los proyectos de la ciudad. "Si podemos conectar nuestras ideas, es un gobierno abierto", dijo O'Dell. ^{Victoria O'Dell (abierta Austin). Entrevista con el investigador de IRM. 15 Noviembre 2017.}

La versión en vivo de la herramienta de seguimiento de proyectos, Grackle, se lanzó en diciembre 2017. ^{Se puede acceder a Grackle, la herramienta de seguimiento de proyectos de la Ciudad de Austin, en grackle.austintexas.io.} Se organizó un catálogo inicial de dieciocho proyectos de ciudades bajo seis temas prioritarios de la ciudad: gobierno que funciona; economía y asequibilidad; la seguridad; salud y medio ambiente; movilidad; y cultura y aprendizaje permanente. La información resumida sobre cada proyecto de ciudad rastreado se detalla en una página de proyecto dedicada. Las páginas del proyecto identifican cada presupuesto total, enlaces a las oficinas del proyecto, estado de finalización e información de contacto directo para una persona que representa el proyecto. En el momento de este informe, el equipo de compromiso estaba identificando la próxima ronda de proyectos para agregar a la herramienta de seguimiento y desarrollando una hoja de ruta para obtener datos de proyectos nuevos y existentes.

Resultados iniciales: ¿abrió el gobierno?

Acceso a la información: marginal
Participación cívica: marginal

Cuando se diseñó este compromiso, el gobierno de la ciudad carecía de una herramienta central de seguimiento de proyectos de cara al público. El equipo de compromiso identificó la necesidad de "facilitar que las personas en Austin tengan una idea de en qué proyectos está trabajando la Ciudad, el estado de progreso de esos proyectos, cómo se relacionan los proyectos con las metas críticas y cómo se financian. El portal de datos abiertos de la ciudad proporcionó datos sin procesar, pero el compromiso departamental fue limitado y muchos proyectos de la ciudad no estuvieron representados en el portal. Muchos departamentos rastrearon el progreso de los proyectos departamentales a través de diferentes herramientas de seguimiento, pero no hubo una recopilación central de información del proyecto o un método uniforme para presentar el proyecto clave. El equipo de compromiso identificó una serie de resultados potenciales del desarrollo de una nueva herramienta de seguimiento de proyectos, incluida una mayor disponibilidad de información del proyecto, nuevas oportunidades para la participación pública y la colaboración en proyectos de la ciudad, y una mayor colaboración en proyectos en todos los departamentos de la ciudad.

Al final del período de implementación, el equipo de compromiso había reunido los aportes de los contactos del gobierno y de la sociedad civil y había publicado sus hallazgos de investigación en línea, uno de los primeros primeros pasos hacia los resultados esperados del compromiso. El equipo lanzó la herramienta de seguimiento de proyectos con información sobre dieciocho proyectos de la ciudad. Una característica notable de la herramienta fue la adopción de tecnologías de código abierto por su equipo de diseño. “Este sitio web / aplicación web está disponible de forma gratuita y es reproducible porque el código se libera al dominio público. Un aspecto de la "apertura del gobierno" es la liberación de la licencia restrictiva de software y el bloqueo de proveedores ", dijo Mateo Clarke, desarrollador principal de la herramienta Grackle. Clarke identificó este enfoque como un principio clave de la estrategia de servicios digitales para la Oficina de Innovación y la Oficina de Diseño y Entrega.

Estos pasos iniciales constituyen un paso positivo pero incremental hacia un mayor acceso a la información. La información del proyecto de la ciudad sobre estos dieciocho proyectos ahora está disponible en una ubicación central. Sin embargo, el compromiso departamental con la herramienta de seguimiento de proyectos es voluntario. Los departamentos de la ciudad continúan manteniendo su propio seguimiento de proyectos y los departamentos que proporcionaron información al equipo de compromiso constituyen una minoría de departamentos de la ciudad. Hasta que más departamentos se involucren con la herramienta de seguimiento de proyectos y brinden información uniforme del proyecto al público, este prometedor desarrollo solo puede representar un cambio marginal en la práctica del gobierno.

Aunque el compromiso, tal como está escrito en el plan de acción, no se consideró relevante para el valor OGP de la participación cívica, el equipo del proyecto tomó medidas durante la implementación que lograron un cambio marginal relacionado con este valor. El equipo de compromiso involucró a la sociedad civil directamente durante el desarrollo de la herramienta de seguimiento de proyectos. El personal de la ciudad entrevistó a los líderes de la sociedad civil, buscando información sobre qué tipo de información deseaban los miembros del público de una herramienta de seguimiento de proyectos. Durante el período de implementación, se pidió a los representantes de la sociedad civil que evaluaran una versión beta de la herramienta. Este compromiso proporcionó una oportunidad directa para que la sociedad civil influyera en el desarrollo de la herramienta de seguimiento. Durante las entrevistas del IRM, Victoria O'Dell, presidenta de la brigada abierta de Austin, confirmó que estas consultas directas con el público reflejaban un aumento en el compromiso cívico y expresó la esperanza de que dicho compromiso fuera un primer paso importante para aumentar la colaboración directa entre la sociedad civil y el gobierno en Austin . Aunque el compromiso finalmente produjo una nueva herramienta de seguimiento de proyectos, la publicación de los datos del proyecto en el momento de este informe todavía estaba en curso. Al continuar poblando la herramienta con datos de proyectos de la ciudad, los funcionarios de la ciudad pueden lograr nuevos cambios en la práctica del gobierno relacionados con el valor OGP de la tecnología y la innovación para la apertura y la responsabilidad.

Recomendaciones

Si bien este compromiso se implementó por completo, el nuevo seguimiento del proyecto debe ser desarrollado aún más por el personal de la ciudad y los socios de las OSC. En última instancia, la herramienta debe reflejar todos los datos disponibles del proyecto de cada departamento de la ciudad. La oficina del administrador de la ciudad puede apoyar este esfuerzo al exigir a todos los departamentos de la ciudad que organicen los datos del proyecto departamental en un formato uniforme y utilizable. Ya sea como parte de planes de acción futuros o fuera del proceso de OGP, el personal de la ciudad debe trabajar con los socios de las OSC para continuar probando y mejorando la herramienta hasta que contenga todos los datos de la ciudad en un formato utilizable. Si las mejoras se vuelven parte de los planes de acción futuros, el personal de la ciudad debe tomar medidas para incluir a los socios de las OSC en mayor medida en el proceso de diseño.

Enlaces a más evidencia

· Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin - Compromiso Página de información del proyecto 5

· Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin - Descripción general del seguimiento del proyecto

· Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin - Método / Plan de Investigación de Seguimiento de Proyectos

· Oficina de Innovación de la Ciudad de Austin - Proyectos: Seguimiento de Proyectos Resultados de la Investigación

· Grackle - Herramienta de seguimiento de proyectos de la ciudad de Austin

· Grackle - Enlace al código fuente