Mejora de registros gubernamentales (US0065)

La columna vertebral de un gobierno transparente y responsable es una sólida gestión de registros. La modernización de la gestión de registros mejora el rendimiento y promueve la apertura y la responsabilidad al documentar mejor las acciones y decisiones del gobierno federal. La Directiva de Administración de Registros Gubernamentales requiere que las agencias administren todos sus correos electrónicos en formato electrónico para el final de 2016. Para respaldar estos requisitos y ampliarlos, Estados Unidos: ● Aumentará la transparencia en la administración del correo electrónico. La Administración Nacional de Archivos y Registros dará a conocer un conjunto de datos públicos de cargos de funcionarios gubernamentales cuyo correo electrónico llegará al Nacional a desempeñar un papel importante en los permisos, la revisión, la financiación y
desarrollo de proyectos de infraestructura a gran escala
Archivos para la conservación permanente bajo el enfoque Capstone. Este conjunto de datos aumentará la transparencia y la rendición de cuentas en el proceso de mantenimiento de registros, al tiempo que facilita la participación pública en el diálogo continuo sobre los registros que documentan acciones, políticas y decisiones clave del gobierno federal.
● Informe sobre el progreso de la agencia en la gestión del correo electrónico. Los Archivos Nacionales también presentarán preguntas específicas sobre la gestión del correo electrónico a las agencias a través de mecanismos de informes nuevos y existentes, e informarán públicamente sobre el progreso de las agencias, lo que permitirá a las partes interesadas seguir el progreso de los esfuerzos de gestión de correo electrónico de las agencias.
● Mejorar el repositorio de programación de control de registros. Los Archivos Nacionales actualmente publican información sobre los plazos de mantenimiento de registros en un repositorio de programación de control de registros. Los Archivos buscarán comentarios de la sociedad civil para mejorar el acceso a los datos contenidos en este repositorio.

Para detalles de estos compromisos, vea el informe: https://www.opengovpartnership.org/documents/united-states-mid-term-report-2015-2017/

Compromiso 13. Mejorar los registros del gobierno

Texto de compromiso:

Mejorar la gestión de los registros gubernamentales

La columna vertebral de un gobierno transparente y responsable es una sólida gestión de registros. La modernización de la gestión de registros mejora el rendimiento y promueve la apertura y la responsabilidad al documentar mejor las acciones y decisiones del gobierno federal. La Directiva de Administración de Registros Gubernamentales requiere que las agencias administren todos sus correos electrónicos en formato electrónico para el final de 2016. Para respaldar estos requisitos y ampliarlos, Estados Unidos:

• Aumentar la transparencia en la gestión del correo electrónico. La Administración Nacional de Archivos y Registros publicará un conjunto de datos públicos de cargos de funcionarios gubernamentales cuyo correo electrónico llegará a los Archivos Nacionales para su preservación permanente bajo el enfoque Capstone. Este conjunto de datos aumentará la transparencia y la rendición de cuentas en el proceso de mantenimiento de registros, al tiempo que facilita la participación pública en el diálogo continuo sobre los registros que documentan acciones, políticas y decisiones clave del gobierno federal.

• Informe sobre el progreso de la agencia en la gestión del correo electrónico. Los Archivos Nacionales también presentarán preguntas específicas sobre la gestión del correo electrónico a las agencias a través de mecanismos de informes nuevos y existentes, e informarán públicamente sobre el progreso de las agencias, lo que permitirá a las partes interesadas seguir el progreso de los esfuerzos de gestión de correo electrónico de las agencias.
• Mejore el repositorio de programación de control de registros. Los Archivos Nacionales actualmente publican información sobre los plazos de mantenimiento de registros en un repositorio de programación de control de registros. Los Archivos buscarán comentarios de la sociedad civil para mejorar el acceso a los datos contenidos en este repositorio.

Institución responsable: La Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA)

Instituciones de apoyo: Organizaciones de la sociedad civil

Fecha de inicio: No especificado ....... Fecha de finalización: No Especificado

Objetivo de compromiso

Antes del plan de acción, el gobierno produjo miles de millones de correos electrónicos que se archivaron y conservaron de diferentes maneras, tanto en formato digital como en papel. [ 151 ] Este compromiso tenía como objetivo mejorar la gestión del gobierno federal de los registros de correo electrónico. El gobierno se comprometió a:

• Publicar un conjunto de datos que contenga los nombres de los cargos gubernamentales cuyos correos electrónicos se conservarán en los Archivos Nacionales,
• Informar sobre los esfuerzos de gestión de correo electrónico de las agencias, y
• Busque aportes de la sociedad civil para mejorar el acceso a los marcos de tiempo de mantenimiento de registros contenidos en el repositorio del Programa de Control de Registros.

Estado

Medio término: limitado

A mitad de período, el gobierno había logrado un progreso general limitado en este compromiso:

• Los Archivos Nacionales publicaron una lista de funcionarios gubernamentales cuyos correos electrónicos se conservarían en su sitio web. La lista se publicó bajo el 2016 de septiembre "Programa de registros generales (GRS) 6.1: Correo electrónico administrado bajo un enfoque Capstone". [ 152 ] Sin embargo, según el informe de autoevaluación de mitad de período del gobierno, [ 153 ] La lista estaba incompleta. Solo contenía información para la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) y la Agencia de Seguridad Nacional. La finalización de Milestone 13.1 fue, por lo tanto, limitada.
• NARA actualizó la plantilla para los informes anuales del funcionario superior de la agencia para la gestión de registros para incluir preguntas sobre la gestión del correo electrónico. También comenzó a rastrear las respuestas en todas las agencias. [ 154 ] NARA rastrea y analiza esta información públicamente anualmente en su Autoevaluación de gestión de registros reporte final. [ 155 ] Milestone 13.2 fue por lo tanto completo.
• Para el final del período de informe de mitad de período, NARA aún no había buscado comentarios de la sociedad civil sobre el repositorio del Programa de Control de Registros. [ 156 ] Por lo tanto, no hubo progreso en Milestone 13.3.

Fin del plazo: sustancial

El progreso en este compromiso fue sustancial al final del período:

• Bajo el Programa de Registros Generales (GRS) 6.1, la Administración Nacional de Archivos y Registros publicó una lista de agencias distintas de 72 desde las cuales se enviarán correos electrónicos a los Archivos Nacionales. Estos correos electrónicos se conservarán a través de un repositorio en línea ubicado en el sitio web de los Archivos Nacionales. [ 157 ] Para las oficinas dentro de cada agencia que están sujetas a GRS 6.1, el repositorio incluye un enlace a sus formularios de verificación activos y aprobados NA-1005 en formato PDF. Los formularios indican una lista de funcionarios cuyos correos electrónicos serán preservados. La lista incluye los títulos de posición de los funcionarios, y la página de resumen de cada oficina indica el número de cuentas de correo electrónico únicas sujetas a preservación. [ 158 ] A la luz de estas actividades, el IRM evalúa Milestone 13.1 como completo.
• Milestone 13.2 se completó a mitad de período.
• Con base en la información disponible públicamente, el investigador de IRM no encontró evidencia de que el gobierno haya comenzado a involucrar a la sociedad civil en el repositorio del Programa de Control de Registros. Por lo tanto, no hay progreso en Milestone 13.3.

¿Abrió el gobierno?

Acceso a la información: marginal

Participación cívica: no cambió

Este compromiso abrió marginalmente al gobierno con respecto al acceso a la información y no cambió el gobierno con respecto a la participación cívica. El principal cambio en la política gubernamental ha sido proporcionar acceso público a la información sobre los funcionarios de la agencia cuyos correos electrónicos serán preservados e información sobre cómo las agencias gubernamentales administran el correo electrónico. Estos pasos sientan las bases para la preservación futura de los registros electrónicos del gobierno. Sin embargo, se ha avanzado poco en la transferencia de registros electrónicos reales a la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) para su conservación.

El público ahora tiene acceso a una lista centralizada de agencias 72 que envían correos electrónicos a los Archivos Nacionales para su preservación, que comprende un número mucho mayor de funcionarios federales. La Oficina de Archivos Nacionales del Director de Registros produce un Agencia Federal de Gestión de Registros 2016 Informe Anual de 20 Septiembre 2017, sin embargo, señala que solo el 32 por ciento de las agencias (basado en una muestra total de 257) presentó NA-1005 en 2016 (en comparación con 2 a mitad de período). Esto resalta el trabajo sustancial que queda por realizar bajo el Programa de Registros Generales 6.1. [ 159 ]

Este mismo informe señala que una pluralidad de agencias (42 por ciento) han redactado, pero aún no aprobado, cronogramas de retención de registros aplicables al correo electrónico. Solo el 19 por ciento de las agencias alcanza la categoría más alta de administración de registros de correo electrónico. [ 160 ] Además, el 81 por ciento de las agencias informantes aún no había comenzado a transferir registros electrónicos permanentes a NARA para su preservación.

Colectivamente, estas cifras resaltan la importancia del compromiso. Sin embargo, también indican áreas importantes para el progreso futuro con respecto a la gestión de registros electrónicos federales. Por lo tanto, este compromiso tiene una codificación general de marginal.

Llevado adelante?

Al momento de escribir este artículo, el gobierno de los Estados Unidos aún no había publicado su cuarto plan de acción nacional, por lo que no está claro si este compromiso se llevará a cabo. No obstante, el gobierno podría continuar los esfuerzos para preservar los correos electrónicos. También podría tratar de mejorar las tasas de depósito entre las agencias que aún no han presentado NA-1005 o han transferido registros a los Archivos Nacionales. El gobierno también debe colaborar con la sociedad civil en el repositorio del Programa de Control de Registros y continuar informando los esfuerzos para monitorear el progreso de las agencias en la mejora de la gestión del correo electrónico.

[ 151 ] David S. Ferriero, "Gestión de esos correos electrónicos" Revista Prologue 47, no. 2 (2015) http://bit.ly/2eqSzOY.

[ 152 ] Administración Nacional de Archivos y Registros, "Programa de registros generales (GRS) 6.1: correo electrónico administrado bajo un enfoque Capstone", septiembre 2016, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs06-1.pdf, consultado 28 septiembre 2017.

[ 153 ] Estados Unidos de America, Informe de autoevaluación de mitad de período para el Open Government Partnership: Tercer Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto, 2015-2017, Septiembre 2016, 14, https://www.opengovpartnership.org/sites/default/files/USA_NAP3_self-assessment-report_20160916.pdf, consultado 2 octubre 2017.

[ 154 ] "Informes anuales de 2015 SAO", Administración Nacional de Archivos y Registros, https://www.archives.gov/records-mgmt/agency/sao-reporting-2015, última actualización 28 junio 2016, consultado 3 octubre 2017. La plantilla está disponible para su descarga a través de la Administración Nacional de Archivos y Registros, Oficina del Director de Registros, Oficial superior de la agencia para la gestión de registros Informe anual FY 2015, http://bit.ly/2r0jWcc, consultado 3 octubre 2017.

[ 155 ] "Autoevaluación de gestión de registros (RMSA)", Administración Nacional de Archivos y Registros, Oficina del Director de Registros, https://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment.html. Consulte la página 15 del informe 2015 en particular: Administración Nacional de Archivos y Registros, Oficina del Director de Registros, Autoevaluación de gestión de registros 2015: una evaluación de los programas de gestión de registros en el gobierno federal, 12 Julio 2016, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/self-assessment-2015.pdf, consultado 3 octubre 2017.

[ 156 ] Estados Unidos de America, Informe de autoevaluación de mitad de período para el Open Government Partnership: Tercer Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto, 2015-2017, Septiembre 2016, 14 – 15, https://www.opengovpartnership.org/sites/default/files/USA_NAP3_self-assessment-report_20160916.pdf, consultado 3 octubre 2017.

[ 157 ] Como se indica en el sitio web de NARA, los correos electrónicos se conservarán de las oficinas de la agencia 103. Sin embargo, como algunas agencias tienen varias oficinas que están sujetas a GRS 6.1, esta actividad cubre un número menor de agencias distintas (72). Consulte "Programa de registros generales (GRS) 6.1 Correo electrónico administrado bajo un enfoque Capstone", Administración Nacional de Archivos y Registros, http://usnationalarchives.github.io/capstone-grs/index.html#about, consultado 28 septiembre 2017.

[ 158 ] Ibíd.

[ 159 ] Administración Nacional de Archivos y Registros, Oficina del Director de Registros, Agencia Federal de Gestión de Registros 2016 Informe Anual. 20 Septiembre 2017, 22 – 23, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/Federal%20Agency%20Records%20Management%20-%202016%20Annual%20Report.pdf, consultado 28 septiembre 2017. Este es el informe público más reciente disponible. Las cifras citadas aquí también destacan una discrepancia en que aproximadamente las agencias 82 (es decir, el porcentaje 32) presentaron NA-1005, mientras que los formularios de solo las agencias 72 aparecen en la lista de repositorios de NARA. La razón de esta discrepancia no está clara, aunque la discrepancia es menor.

[ 160 ] Ibid., 11 – 12. Esta categoría incluye agencias que cumplen con los siguientes criterios: poseen “cronogramas de retención de registros aprobados por NARA que cubren correos electrónicos; la retención de registros está integrada en los sistemas de gestión de correo electrónico; los registros permanentes son identificados y capturados por los sistemas de gestión de correo electrónico; [y] los registros permanentes pueden ser o han sido transferidos con éxito a NARA ".