Gestión de documentos y archivos (UY0188)

Breve descripción del compromiso

Se propone contribuir al fortalecimiento de la transparencia, al acceso a la información pública y a la rendición de cuentas en el Estado uruguayo, mediante el diseño e implementación de una política nacional de gestión documental y administración de archivos. La iniciativa establecerá una hoja de ruta para la gestión de documentos en la administración pública, promoviendo el uso estratégico de tecnologías de la información y la comunicación (TIC), y garantizando la adecuada organización, conservación y acceso a los documentos públicos.
Esta política permitirá mejorar la trazabilidad de la gestión pública, facilitar el control ciudadano y asegurar que la información pública sea accesible, íntegra, oportuna y confiable.

Definición del problema

¿Qué problema pretende abordar el compromiso?

Uruguay cuenta con un marco normativo sólido para el acceso a la información pública, en materia archivística y, con el decreto Nº 355/012 Reglamentario de la Regulación de la función archivística, creando el Sistema Nacional de Archivos y el decreto 70/015 por el que se modifica el art. 6 del Decreto Nº 355/012, relativo al Sistema Nacional de Archivos.

La existencia de legislación archivística y de acceso a la información pública, por sí sola, no es suficiente para favorecer el ejercicio del derecho de acceso a la información pública por parte de las personas, sino que es necesaria la formulación de una política pública de gestión de documentos y administración de archivos que refuerce esa legislación y guía el trabajo de los diferentes sujetos obligados en la temática.

Esta situación afecta a toda la Administración, en primera instancia a todos los Organismos Públicos, estatal y no estatal, sujetos obligados de la Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública y del Sistema Nacional de Archivos. Pero en última instancia, también importa el rol social que tienen los archivos, ya que los documentos y tanto los archivos tienen significado en la medida que crean lazos emocionales en la comunidad en la que se encuentran y se constituyen y reconocen como fuentes de conocimiento, espacios de ejercicio de derechos y de desarrollo, en el campo económico, social, político y cultural, para todas las personas que desean acceder a los mismos.

¿Cuáles son las causas del problema?

En general el accionar y la planificación del Archivo General de la Nación, se ha orientado básicamente a la conservación patrimonial de los documentos, sin proyectar actividades para la gestión documental en la Administración Pública, salvo algún aspecto relacionado al proceso de evaluación documental.

Los resultados del trabajo de los sujetos obligados de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en materia de gestión de documentos y administración de archivos, así como la profesionalización de los servicios de archivo, se muestran claramente en los datos aportados por el Índice Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (INTAI), en su dimensión institucional.

Allí se recogen aquellos aspectos relacionados con la gestión de documentos y archivos en la normativa nacional que es de carácter preceptivo para los sujetos obligados de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y de Derecho de Acceso a la Información Pública. Sin embargo, los resultados de esa dimensión son los que obtienen los menores puntajes en comparación con las demás dimensiones del índice; y son los que tienen una puntuación general por debajo del promedio. Tal como surge del informe producido por la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP), la subdimensión Gestión documental y de archivos es la “más rezagada del estudio, y con resultados dispares en cada uno de los aspectos evaluados” (UAIP, 2019c).

Estos datos dan cuenta de que las causas del problema radican, en primer lugar, en la ausencia de una política nacional integrada de gestión documental y archivos que establezcan lineamientos comunes y obligatorios para todos los sujetos obligados. A esto, se suma la escasa articulación entre el Archivo General de la Nación, Agesic y la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP), actores identificados como principales en el ecosistema integrado por los archivos, documentos, información y datos, acceso y gobierno digital. Asimismo, se evidencia una debilidad en los procesos de profesionalización y en la capacitación sostenida de los responsables de la gestión de la información y archivos en los organismos públicos, lo cual compromete la calidad y sostenibilidad de las prácticas archivísticas. Finalmente, persiste la ausencia de estándares técnicos y herramientas prácticas de gestión de documentos, adecuados a los contextos digitales actuales, centrados en la interoperabilidad y que sean escalables en toda la Administración Pública.

Descripción del compromiso

¿Qué se ha hecho hasta ahora para solucionar el problema?

El diseño de una política pública de gestión de documentos y administración de archivos como tal, no se ha abordado.

Se han realizado instancias de difusión y capacitación de algunos procedimientos de gestión documental entre los años 2014 y 2019 por el Archivo General de la Nación y desde 2019 a la fecha por la Unidad de Acceso a la Información Pública como iniciativa propia y en algunos casos, como parte de un plan de capacitación de la Escuela Nacional de la Administración Pública (ENAP).

¿Qué solución propone?

Diseñar, aprobar e implementar una Política Nacional de Gestión Documental y Administración de Archivos, como marco estratégico para fortalecer la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas en el Estado uruguayo.

Esta política se desarrollará a partir de tres líneas de acción fundamentales:

Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos (SNA)
 Brindar capacitación y asesoramiento técnico en gestión documental y administración de archivos, alineados con las necesidades del Estado digital.
 Establecer una red de referentes del SNA en cada uno de los sujetos obligados, para promover una implementación descentralizada y articulada.
 Coordinador con Agesic y la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) para integrar la gestión documental a los estándares de interoperabilidad, preservación digital y datos abiertos.

Desarrollo de capacidades en gestión documental.
 Elaborar guías, manuales y herramientas prácticas sobre los procesos de gestión documental y administración de archivos.
 Capacitar y asesorar a los sujetos obligados para asegurar una implementación efectiva y homogénea de estos procesos a nivel institucional.

Valoración y acceso al patrimonio documental digital
 Mejorar los procesos de evaluación y selección documental mediante la adopción de criterios técnicos unificados.
 Promover la difusión del patrimonio documental digital a través de plataformas accesibles de los organismos públicos, garantizando su preservación y consulta por parte de la ciudadanía.
 Esta solución contribuirá a construir un modelo de gestión documental sostenible, moderno y abierto, alineado con los principios del gobierno abierto y las buenas prácticas internacionales.

¿Qué resultados queremos lograr implementando este compromiso?

La Política Nacional de Gestión Documental y Archivos Públicos permitirá fortalecer capacidades institucionales en gestión documental, asegurar la integridad y el acceso a los documentos públicos, integrar este componente en la transformación digital del Estado, y mejorar los indicadores nacionales de transparencia vinculados a archivos y documentos.

Analisis del compromiso

¿Cómo promoverá la transparencia el compromiso?

La gestión documental y la administración de archivos proporcionan la base operativa para la transparencia efectiva en la administración pública, porque permite la creación de documentación de calidad (autenticidad, confiabilidad e integridad), el seguimiento de las decisiones tomadas a lo largo del tiempo (trazabilidad), la provisión de las bases para la planificación de programas, actividades y presupuestos, la simplificación y estandarización de los procesos documentales, el cumplimiento del derecho al acceso rápido a la información y la preservación de los documentos a lo largo del tiempo.

Todo ello, mejora la capacidad del Estado para garantizar el acceso efectivo y oportuno a la información pública. Además, la documentación organizada y disponible permite el control social, la auditoría por parte de la ciudadanía y el cumplimiento de estándares de transparencia activa.

¿Cómo ayudará el compromiso a fomentar la rendición de cuentas?

Una sociedad democrática requiere de una administración abierta al ciudadano; y esto pasa por el establecimiento de una gestión documental que registra las actividades que se desarrollan en el Estado y que garantizan la veracidad y adecuación normativa de dichas acciones.

Los resultados de los diferentes hitos de la iniciativa se publicarán en el sitio web del Archivo General de la Nación facilitando la disponibilidad de la información en diferentes formatos.

¿Cómo mejorará el compromiso la participación ciudadana en la definición, implementación y seguimiento de soluciones?

Se promoverá la participación de organizaciones de la sociedad civil relacionadas con la Archivología, la gestión de documentos y el derecho de acceso a la información pública, la academia y asociaciones profesionales en la co-creación de los instrumentos de política y normativas. Asimismo, se favorecerá el acceso a los Archivos como espacios de memoria y el ejercicio de derechos culturales y sociales de las personas.

Planificacion del compromiso

Hito 1
Red de referentes del Sistema Nacional de Archivos de cada Sujeto Obligado establecido.

Resultado esperado: Referentes designados por cada SSOO de la Ley del SNA. Red consolidada con referentes designados en al menos el 80% de los Sujetos Obligados (SSOO) del SNA.

Fecha de finalización: junio de 2027.

Institución que lidera: Archivo General de la Nación.

Hito 2
Formalización del equipo de trabajo multisectorial.

Resultado esperado: Resolución con la conformación del equipo en el ámbito del AGN.

Fecha de finalización: Diciembre 2026.

Institución que lidera: Archivo General de la Nación.

Hito 3
Grupo multisectorial de cocreación de la política nacional de gestión documental, acceso a la información pública y transparencia.

Resultado esperado: Grupo de trabajo establecido. Espacio operativo con agenda anual, consultas públicas y entregables normativos.

Fecha de finalización: junio de 2029.

Institución que lidera: Archivo General de la Nación.

Hito 4
Política Nacional de Gestión Documental y Archivos.

Resultado esperado: Documento normativo aprobado por el Poder Ejecutivo.

Fecha de finalización: junio de 2027.

Institución que lidera: Ministerio de Educación y Cultura / Archivo General de la Nación.

Hito 5
Herramientas, guías, manuales sobre los procesos de gestión documental.

Resultado esperado: Al menos tres (3) guías o manuales relacionados a procesos de gestión documental desarrollados y publicados.

Fecha de finalización: junio de 2029.

Institución que lidera: Archivo General de la Nación.

Hito 6
Programa de capacitación y asesoramiento a los sujetos obligados sobre los procesos de gestión documental.

Resultado esperado: Diseño de una propuesta de capacitación sobre gestión documental y archivos para los sujetos obligados del Sistema Nacional de Archivos.

Fecha de finalización: junio de 2029.

Institución que lidera: Archivo General de la Nación.

Hito 7
Campaña de difusión del patrimonio documental.

Resultado esperado: Diseño e implementación del Portal digital de difusión de fondos documentales de valor social e histórico.

Fecha de finalización: junio de 2029.

Institución que lidera: Archivo General de la Nación.