Associé aux opérations

Les Open Government Partnership (OGP) a été créé en 2011 par des gouvernements et des organisations de la société civile cherchant de nouvelles façons de travailler ensemble pour rendre les sociétés plus transparentes, responsables, inclusives et participatives.

OGP s'est développé au cours de sa première décennie pour devenir un effort mondial réunissant près de 200 gouvernements nationaux et locaux, des milliers d'organisations de la société civile et bien d'autres.

La communauté OGP ​​est composée de milliers de pionniers, d'innovateurs et de réformateurs profondément engagés, créatifs et inspirants, qui s'efforcent de faire la différence.

A propos du rôle

• Lieu : Washington DC, Berlin, Bruxelles ou Londres. Une autorisation de travail actuelle dans l’un de ces endroits est requise. Ce poste n'est pas éligible au parrainage de visa. Il s’agit d’un poste hybride.
• Niveau : 2e année
• Horaire : Temps plein, salarié
• Relève de : Directeur des Finances et des Opérations
• Salaire de départ:  50 – 65000 USD
• Date limite de candidature: 12 mai 2024
• Date idéale de début : 3 juin 2024
• L'associé aux opérations (OA) est un rôle de débutant essentiel au fonctionnement quotidien de Open Government Partnership Unité de soutien. L'OA effectue des tâches de bureau et administratives, contribuant à des projets qui s'alignent et améliorent les normes et procédures de fonctionnement de l'OGP. En tant que premier point de contact pour de nombreuses questions opérationnelles, l'OA exerce d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle pour garantir que les demandes sont résolues efficacement et fait remonter les préoccupations liées aux opérations commerciales aux dirigeants du département. Il s’agit d’un poste exonéré. Les employés exonérés sont censés travailler le temps approprié et nécessaire afin d'accomplir les tâches clés et les tâches connexes dans les délais. L'OA relève du CFOO.

Ce que tu vas faire

• Administration générale des opérations et des systèmes (60 %)

  • Premier point de contact pour tout ce qui concerne l'environnement de travail hybride d'OGP

  • Fournit un soutien de coordination clé pour l’équipe des opérations :

    • Soumettre les factures et examiner le courrier entrant,

    • Achats de fournitures de bureau & ergonomie

    • Prend en charge la planification et la planification des réunions de tout le personnel

    • Fournit un soutien logistique pendant les processus de recrutement

  • Surveiller les comptes de messagerie généraux OGP pour que les messages des parties prenantes externes soient dirigés vers les parties prenantes internes respectives

  • Maintient les polices d'assurance organisationnelles du tracker OGP et supervise le processus de renouvellement, y compris la collecte de données et la communication avec les transporteurs et les signataires.

  • Prend en charge l'administration du système des avantages sociaux du personnel, notamment le suivi des renouvellements de services et la vérification des factures et des paiements.

  • Prend en charge les événements de moral interorganisationnels pour le personnel

• Cybersécurité/Support informatique (15%)

  • Servir de premier point de contact pour tout le personnel, y compris le personnel du projet parrainé financièrement, concernant les questions et problèmes informatiques de base, et/ou diriger le personnel vers un support cyber/informatique externalisé.

  • Intégrer le personnel sur les systèmes et les nouveaux appareils, y compris le personnel de projet financé financièrement

  • Diriger des initiatives de cybersécurité (c'est-à-dire promouvoir la formation anti-hameçonnage, maintenir l'inventaire des équipements)

  • Travaille en étroite collaboration avec le fournisseur de support informatique d'OGP

  • Gère les abonnements à Google Workspace et à d'autres plateformes organisationnelles (c'est-à-dire Zoom, Adobe, MS 365, Slack)

• Aide au voyage (15%)

  • Agir en tant que premier point de contact pour le personnel mondial concernant l'assistance aux voyages, les réservations de voyages pour les événements et le dépannage des problèmes liés aux voyages.

  • Agir en tant qu'agent de liaison entre le personnel et les prestataires de services de voyage OGP

  • Soutenir le processus d'approbation des demandes de voyage du personnel, notamment en vérifiant le respect de la politique en matière de voyages, si nécessaire.

  • Réserver des vols au nom du personnel et des parties prenantes non-personnelles

  • Maintenir les directives du personnel et les tenir à jour conformément à la politique et soutenir la formation continue sur la politique de voyage avec le personnel et les prestataires de services.

• Gestion de projet (10%)

  • Diriger ou soutenir des projets à court terme dans le cadre de l’équipe des opérations. Cela peut inclure le soutien à la mise en œuvre de nouveaux systèmes, l'inscription ouverte, la gestion des données, le déploiement de changements de politiques/systèmes à l'échelle de l'organisation et des enquêtes auprès du personnel.

Qualification

• Exigences d'éducation:
  • Diplôme de premier cycle en commerce, communication, psychologie ou sociologie ou années d'expérience professionnelle comparables dans un domaine pertinent pour un rôle opérationnel.  
• Exigences d'expérience: 

  • Expérience démontrée dans la fourniture d'un excellent niveau de service à la clientèle à divers groupes de parties prenantes

  • Passion pour l'administration et la gestion du secteur associatif

  • Expérience ou volonté de soutenir le travail et les bureaux à distance, dans différentes juridictions.

  • Implication dans la coordination de la logistique des voyages mondiaux lors de grands événements

  • Exposition à la gestion de bureau et aux besoins quotidiens des opérations commerciales

• Connaissances, compétences, capacités:

  • S'épanouit dans un environnement de travail multiculturel avec du personnel d'horizons différents

  • Doit être doué en technologie et désireux de former les autres sur les outils, les systèmes et les équipements (MacOS, Google Workspace, MS 365, Slack, Zoom, Rippling, Salesforce)

  • Solides compétences en matière de présentation et de communication écrite

  • Solides compétences en gestion de projet et coordination sur plusieurs fuseaux horaires

  • Fort sens de la gestion du temps et des compétences en matière de priorisation des tâches

  • Capacité à demander de l'aide lorsque plus de contexte et/ou de développement professionnel sont nécessaires

  • La maîtrise de l'anglais est requise ; la connaissance de l'espagnol, du français ou de l'allemand est un plus

  • Intérêt à assumer davantage de responsabilités en grandissant dans ce rôle et en gérant avec succès la charge de travail avec efficacité

  • Voyage : 5%

  • Ce poste nécessite une certaine activité physique dans les environnements de bureau et de bureau à domicile.