Rationaliser les demandes d'informations personnelles (CA0043)

Rationaliser les demandes de renseignements personnels Pourquoi faire ceci: La transparence consiste à fournir aux Canadiens un accès rapide aux renseignements personnels les concernant détenus par le gouvernement. Comment cela sera-t-il fait? Afin de faciliter l'accès des Canadiens aux informations du gouvernement, y compris leurs informations personnelles, le gouvernement créera un site Web simple et centralisé sur lequel les Canadiens pourront soumettre des demandes à n'importe quelle institution gouvernementale. Ceci sera accompagné d'une garantie 30-day pour les demandes d'informations personnelles: si une demande prend plus de temps que 30, il est proposé que le gouvernement fournisse une explication écrite du retard au demandeur et au commissaire à la protection de la vie privée.

2. Rationaliser les demandes d'informations personnelles

Texte d'engagement:

Le gouvernement du Canada facilitera l'accès des Canadiens aux informations personnelles les concernant détenues par le gouvernement.

Jalons:

2.1. Développer un site Web central où les Canadiens peuvent soumettre des demandes de renseignements personnels à n’importe quelle institution gouvernementale, la première phase de déploiement étant ciblée pour 2018.

2.2. Mettez en place une garantie de 30 jours pour les demandes de renseignements personnels, appuyée par un engagement de fournir une explication écrite au demandeur et au Commissaire à la protection de la vie privée si la demande prend plus de temps que 30.

Institution responsable: Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Institution (s) de soutien: N/D

Date de début: Non spécifié

Date de fin: Non spécifié

Note éditoriale: Le texte de l'engagement a été abrégé pour des raisons de mise en forme. Pour un texte d'engagement complet, visitez: http://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2001/01/Canada_AP3.pdf.

Contexte et objectifs

Les Canadiens qui demandent des informations personnelles détenues par le gouvernement sont confrontés à un processus difficile, car il peut être difficile de déterminer l'agence appropriée à contacter et, au début du plan d'action, seule une minorité d'institutions permettait aux demandes d'être déposées en ligne. Cet engagement vise à améliorer ce processus en développant un site Web centralisé pour la soumission de demandes de renseignements personnels et en mettant en place une garantie 30-day pour les réponses. Les jalons sont assez spécifiques, mais certains détails concernant la soumission de demandes via le nouveau site Web centralisé doivent encore être clarifiés. La centralisation du processus de demande, ainsi que la réduction des délais d'attente, pourraient constituer une amélioration importante pour les demandeurs. Cependant, les entretiens avec le Commissariat à la protection de la vie privée ont mis en évidence le besoin pressant d'améliorer l'engagement et la communication pour faire progresser cet engagement.[Note17: Conversation par téléphone le 5 octobre 2017.]

Aboutissement

La mise en œuvre de Milestone 2.1 a peu progressé. Le rapport d'autoévaluation du gouvernement indique que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a défini les exigences opérationnelles du site Web et effectué des tests d'utilisabilité du site pilote d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels en ligne.[Note18: Le projet d'auto-évaluation est disponible à l'adresse: http://open.canada.ca/en/mtsar/draft-consultation-mid-term-self-assessment-third-biennial-plan-open-government-partnership.]

Selon l'auto-évaluation de Milestone 2,2, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a partagé les options de mise en œuvre. pour la garantie 30-day pour les demandes d'informations personnelles avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et a reçu des commentaires. Cela a été confirmé de manière limitée par le Commissariat à la protection de la vie privée, qui a toutefois exprimé une certaine confusion quant à l’état actuel de cette étape et à la voie à suivre.[Note19: Conversation téléphonique du 5 octobre 2017.] L'auto-évaluation du gouvernement fait état de progrès substantiels, mais indique que l'approche doit encore être finalisée avant que la mise en œuvre puisse commencer. Étant donné qu'il y a environ 240 institutions assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels, dont chacune est confrontée à ses propres défis techniques et opérationnels, une évaluation des progrès substantiels exigerait que le gouvernement ait au moins atteint la phase de mise en œuvre. Une évaluation des progrès limités semble plus appropriée pour l'étape 2.2.

Des défis importants restent à relever pour la mise en œuvre complète des deux étapes. En tant que tel, cet engagement ne semble pas être terminé comme prévu.

Prochaines étapes

Au cours des consultations avec les intervenants, l’Association canadienne des journalistes a souligné que la centralisation et la simplification du système étaient une mesure positive.[Note20: consultation de Toronto, 15 septembre 2017.] Ce sentiment a été généralement partagé par le Commissariat à la protection de la vie privée.[Note21: Conversation téléphonique le 5 octobre 2017.] Cependant, le Commissariat à la protection de la vie privée et l'Association canadienne des journalistes ont noté que le système de réponse aux demandes de renseignements personnels manquait considérablement de ressources dans l'ensemble du gouvernement fédéral, un problème systémique ce qui entravera l'impact potentiel de cet engagement. Les deux ont également exprimé le besoin d'une réforme plus structurelle, y compris la refonte du système de banque de renseignements personnels[Note22: Les fichiers de renseignements personnels sont des descriptions des renseignements personnels contrôlés par une institution gouvernementale, ainsi que des renseignements sur la façon dont les données sont collectées, utilisées, divulguées, conservées et éliminées.] Ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans son ensemble.

D'autres parties prenantes, notamment le Center for Law and Democracy et Fred Vallance-Jones de l'Université King's College, ont proposé que le portail centralisé soit étendu pour recevoir les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ainsi que les demandes de renseignements personnels.[Note23: Consultation d'Halifax, 12 septembre 2017.] Il convient de noter que le site Web mexicain Infomex, qui est en ligne depuis 2008, permet aux utilisateurs d'envoyer non seulement des demandes à l'exécutif fédéral, à la Cour suprême et à plusieurs États et municipalités, mais également pour faire appel des décisions des agences et consulter toutes les demandes et réponses du public traitées électroniquement par le gouvernement.[Note24: Le site Web d'Infomex est disponible à l'adresse: https://www.infomex.org.mx/gobiernofederal/home.action.] Bien qu'elle ne soit pas incluse dans le plan d'action, l'auto-évaluation du Canada indique que cela est en fait envisagé. Le chercheur de l'IRM recommande que le Canada envisage de faire avancer cette idée en créant un système central de demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

2. Rationaliser les demandes d'informations personnelles

Texte d'engagement: Le gouvernement du Canada facilitera l'accès des Canadiens aux informations personnelles les concernant détenues par le gouvernement.

Jalons:

2.1. Développer un site Web central où les Canadiens peuvent soumettre des demandes de renseignements personnels à n’importe quelle institution gouvernementale, la première phase de déploiement étant ciblée pour 2018.

2.2. Mettez en place une garantie de 30 jours pour les demandes de renseignements personnels, appuyée par un engagement de fournir une explication écrite au demandeur et au Commissaire à la protection de la vie privée si la demande prend plus de temps que 30.

Institution responsable: Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Institution (s) de soutien: N/D

Date de Début : Non spécifié

Date de fin: Non spécifié

Note éditoriale: Le texte de l'engagement a été abrégé pour des raisons de mise en forme. Pour un texte d'engagement complet, visitez le site http://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2001/01/Canada_AP3.pdf.

But de l'engagement

Cet engagement visait à simplifier et à accélérer le processus de dépôt d'une demande de divulgation d'informations personnelles détenue par un organisme gouvernemental à propos du demandeur. Elle a proposé de développer un site Web centralisé pour la soumission de demandes et de mettre en place une garantie 30-day pour les réponses. Le gouvernement serait tenu de fournir une explication écrite au demandeur et au commissaire à la protection de la vie privée si les délais de réponse dépassaient le délai 30.

Statut

À mi-parcours: Limité

L’évaluation à mi-parcours a identifié des défis importants pour l’achèvement de chaque étape. Pour le site Web centralisé (2.1), le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada avait défini les exigences opérationnelles et effectué des tests d'utilisabilité. Cependant, il n’a entrepris aucune forme de pilotage public du site.[Note8: Ceci est conforme au rapport d’autoévaluation à mi-parcours de 2017, accessible à l’adresse suivante: https://open.canada.ca/en/commitment/mtsar/2016-2018.] Pour la garantie de 30 jours, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada avait partagé les options de mise en œuvre avec le Commissariat à la protection de la vie privée. Cependant, il n’avait pas entamé d’étapes concrètes vers la mise en œuvre. Le Commissariat à la protection de la vie privée a exprimé sa confusion quant à la façon d'aller de l'avant. L'évaluation à mi-parcours a jugé que cet engagement n'était pas dans les délais prévus.

Fin du mandat: Substantiel

L'auto-évaluation de fin de mandat du gouvernement indique que le site Web centralisé est toujours en cours de développement et que sa mise en service est prévue pour l'automne 2018.[Note9: L’auto-évaluation est disponible à l’adresse suivante: https://open.canada.ca/data/en/dataset/9da9faf5-deb1-48db-8f16-91055d942d65.] Le site Web central incorporer une fonctionnalité de classement tous les deux accéder à l'information et informations personnelles demandes, ce qui était l'une des recommandations mentionnées dans l'évaluation à mi-parcours de 2017. Lors de discussions avec le chercheur de l'IRM, des représentants du Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a attribué le retard au temps requis pour apporter d'autres améliorations au site après une première série d'essais d'utilisabilité. Les résultats des tests ont suggéré des améliorations à l'interface de l'outil.

En juin, 2018, le président du SCT a publié la «Directive sur les demandes de renseignements personnels et la correction des renseignements personnels». Depuis 1 octobre 2018, cette directive oblige les institutions à fournir une explication écrite au demandeur lorsqu'une demande d'accès à des informations personnelles nécessite plus de X jours à remplir. L'organe doit également fournir plus de détails sur les raisons des extensions dans le rapport annuel de l'institution au Parlement.[Note10: La directive est disponible à l'adresse https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=32590&section=html.] Selon l'autoévaluation de fin de mandat du Canada, le SCT encourage les institutions à commencer à mettre en œuvre cette directive avant octobre. Toutefois, étant donné que le jalon appelle à la mise en œuvre de la garantie 30-day dans le cycle de deux ans du plan d'action - et que ce délai est prolongé au-delà de ce délai - le jalon est codé comme ayant considérablement progressé.[Note11: L’auto-évaluation est disponible à l’adresse suivante: https://open.canada.ca/data/en/dataset/9da9faf5-deb1-48db-8f16-91055d942d65.]

At-il ouvert le gouvernement?

Accès à l'information: marginal

Les Canadiens qui demandent des informations personnelles détenues par le gouvernement ont du mal à déterminer l'agence appropriée à contacter, ainsi que des retards dans la réception de leurs informations. Cet engagement visait à améliorer ce processus en le centralisant et en accélérant les délais de réponse. Bien que la première étape puisse être une avancée majeure, elle n’a pas été réalisée dans le cadre du plan d’action.

Pour le deuxième jalon, le libellé de la directive pourrait représenter un progrès important en améliorant la responsabilisation des ministères qui ne respectent pas le calendrier de 30. Cependant, sa mise en œuvre complète ne se produira que bien après la conclusion du plan d'action.

En conséquence, bien que cet engagement puisse avoir un impact modérément positif, ses résultats jusqu’à présent sont jugés marginaux. Le codage aurait été plus élevé si l'engagement avait été rempli.

Reportés?

La première étape de cet engagement a été reportée. Le quatrième plan d'action du Canada comprend une extension du service de demande en ligne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels aux nouvelles institutions 50 chaque année du plan d'action.