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Irlande

Introduire des procédures modernes de gestion de documents (IE0043)

Vue d'ensemble

D'un coup d'œil

Plan d'action: Plan d'action national irlandais 2016-2018

Cycle du plan d'action : 2016

Statut:

Institutions

Institution chef de file : Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme

Institution(s) de soutien : Tous les ministères

Domaines politiques

Accès à l'information, Lutte contre la corruption et intégrité, Règlement, Droit à l'information

Revue IRM

Rapport IRM: Irlande Rapport de fin de trimestre 2016-2018, Irlande Rapport à mi-parcours 2016-2018

Premiers résultats : n'ont pas changé

Conception i

Vérifiable : Non

Pertinent pour les valeurs OGP : non

Ambition (voir définition): Faible

Implémentation i

Achèvement:

Description

Objectif: Proposer un plan de gestion des archives de la fonction publique destiné à faciliter une gestion des archives cohérente et complète dans la fonction publique, qui aidera les organismes de la fonction publique à s'acquitter efficacement de leurs tâches tout en répondant aux exigences de la législation sur les archives nationales, la liberté d'information et la protection des données. . Statu quo: la gestion des documents concerne un large éventail de responsabilités d'entreprise et permet aux organismes de la fonction publique de s'acquitter efficacement de leurs tâches tout en répondant aux exigences opérationnelles de la législation relative aux archives nationales, à la liberté d'accès à l'information et à la protection des données. 2005: le Centre de la gestion publique CMOD (Organisation Development) a publié des directives concernant la gestion des enregistrements («Les anciennes règles restent des règles valables - Directives de gestion des enregistrements). Au fil du temps, les pratiques d'archivage organique ont évolué, notamment la prolifération de systèmes d'archivage disparates de qualité variable basés sur les technologies numériques. Les avantages des systèmes numériques pour la création, la copie et la distribution de documents ont dilué les systèmes sous-jacents qui étaient traditionnellement utilisés pour gérer les fichiers et garantir le contexte, la fiabilité et l'intégrité du document. Ambition: Les ministres des Dépenses publiques et de la Réforme et des Arts, du Patrimoine, des Régions, du Rural et du Gaeltacht présenteront prochainement un mémorandum au gouvernement demandant l'approbation d'un projet de plan de gestion des archives de la fonction publique afin de mettre en œuvre les politiques, directives, structures et systèmes nécessaires. faciliter une gestion des documents cohérente et complète. Le plan traitera également de la question des enregistrements électroniques et numériques, ainsi que de la direction à donner aux organismes publics en ce qui concerne les enregistrements ne méritant pas une gestion de la préservation à long terme. Organismes d'exécution principaux: Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme Calendrier: Janvier 2017 à Janvier 2020.
Engagement 10: Introduire des procédures modernes de gestion documentaire Valeurs OGP Gouvernance, transparence Engagement nouveau ou en cours Organismes de mise en œuvre nouveaux responsables Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme Autres acteurs impliqués - Gouvernement Tous les ministères Etapes jalons vérifiables et mesurables pour respecter l’engagement Nouvel ou en cours Début date Fin date Présenter un plan de gestion des documents de la fonction publique au gouvernement pour décision. Nouveau Q4 2016 Q1 2017 D'autres jalons seront ajoutés pour indiquer comment cet engagement sera exécuté sous réserve de l'approbation du plan par le gouvernement. Si approuvé, il est prévu que le plan sera livré sur trois ans. Nouveau Q1 2017 Q1 2020.

Résumé du statut à mi-parcours de l'IRM

10. Introduire des procédures modernes de gestion de documents

Objectif: Proposer un plan de gestion des archives de la fonction publique destiné à faciliter une gestion des archives cohérente et complète dans la fonction publique, qui aidera les organismes de la fonction publique à s’acquitter efficacement de leurs fonctions tout en répondant aux exigences de la législation sur les archives nationales, la liberté d’information et la protection des données.

Status Quo: La gestion des documents concerne un large éventail de responsabilités et permet aux organismes de la fonction publique de s'acquitter efficacement de leurs tâches tout en répondant aux exigences opérationnelles harmonieuses de la législation sur les archives nationales, la liberté d'accès à l'information et la protection des données.

Dans 2005, le Centre de la fonction publique pour le développement de l'organisation de la gestion (CMOD) a publié des directives concernant la gestion des enregistrements ("Les anciennes règles restent des règles valables - Directives pour la gestion des enregistrements). Au fil du temps, les pratiques d'archivage organique ont évolué, notamment la prolifération de systèmes d'archivage disparates de qualité variable basés sur les technologies numériques. Les avantages des systèmes numériques pour la création, la copie et la distribution de documents ont dilué les systèmes sous-jacents qui étaient traditionnellement utilisés pour gérer les fichiers et garantir le contexte, la fiabilité et l'intégrité du document.

Ambition: Les ministres des Dépenses publiques et de la Réforme et des Arts, du Patrimoine, des Régions, du Rural et du Gaeltacht présenteront prochainement un mémorandum au gouvernement demandant l'approbation d'un projet de plan de gestion des archives de la fonction publique afin de mettre en œuvre les politiques, directives, structures et systèmes nécessaires une gestion des documents cohérente et complète. Le plan traitera également de la question des enregistrements électroniques et numériques, ainsi que de la direction à donner aux organismes publics en ce qui concerne les enregistrements ne méritant pas une gestion de la préservation à long terme.

Jalons:

10.1. Présenter un plan de gestion des documents de la fonction publique au gouvernement pour qu'il prenne une décision

10.2. D'autres jalons seront ajoutés pour montrer comment cet engagement sera tenu sous réserve de l'approbation du plan par le gouvernement. Si approuvé, il est prévu que le plan sera livré sur trois ans.

Institution responsable: Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme

Institutions d'appui: Tous les ministères

Date de début: Janvier 2017

Date de fin: Janvier 2020

Contexte et objectifs

Les érudits classiques de la bureaucratie, tels que Max Weber, ont mis en évidence l'une de leurs caractéristiques essentielles: la gestion des affaires repose sur des documents écrits et un système de classement.[Remarque: L'analyse weberienne des «types idéaux», basée sur ses travaux pionniers sur les bureaucraties, apparaît dans la plupart des textes d'introduction aux sciences politiques, tels que Heywood, 2013, Politics 4th édition, London: Palgrave, chapitre 16. Pour une analyse récente fascinante visant à mieux comprendre les influences sur la conceptualisation des bureaucraties par Weber, voir G. Cochrane, 2017, La vision de Max Weber pour la bureaucratie: une victime de la Première Guerre mondiale, Londres: Palgrave] Par conséquent, il est essentiel dans toute démocratie moderne de disposer d'un système de documents écrits qui consigne toutes les décisions prises par les organismes publics. D'un autre point de vue, une mauvaise gestion des enregistrements pose le problème d'informations incomplètes qui ne sont pas facilement accessibles électroniquement. Le dépôt électronique est une question particulièrement importante en Irlande; il lui manque une infrastructure modernisée pour centraliser le volume de documents écrits de manière historique, ainsi que pour stocker les communications plus récentes (telles que les courriers électroniques) au sein et entre les organismes publics. Le manque d'informations hébergées au sein d'une structure claire est problématique, précisément parce que le gouvernement doit être responsable de ses actions, en particulier s'il existe une demande de liberté d'information (FoI) émanant des citoyens. Comme le montre l'engagement du gouvernement à cet égard dans le dernier plan d'action, l'Irlande est une question particulièrement importante en Irlande, compte tenu du souhait historique du public de déposer des demandes.

Cet engagement vise à proposer un plan de gestion des archives de la fonction publique afin de créer une gestion robuste des archives dans les organismes publics, afin qu'ils se conforment à l'exigence. de la législation sur les archives nationales, la liberté d'accès à l'information et la protection des données. L'engagement appelle également à plus de jalons à ajouter à l'avenir.

Le plan de gestion des archives de la fonction publique améliore théoriquement la gestion des archives publiques, y compris les archives électroniques et numériques. Améliorer la gestion des documents ne signifie toutefois pas nécessairement améliorer la transparence ou la divulgation des documents au public. En tant que tel, cela pourrait théoriquement aboutir à un changement interne sans visage public, d'autant plus que son élément destiné au public n'est pas spécifié dans le langage de l'engagement. En tant que tel, Milestone 10.1 est codé comme ayant une pertinence peu claire pour les valeurs OGP. De plus, Milestone 10.2 (qui appelle davantage de jalons) n'est pertinent pour aucune valeur OGP. Il y a peu d'informations sur ce que le plan de gestion des archives de la fonction publique inclura, mais seulement sur le fait qu'il sera présenté au gouvernement. De même, l’objectif d’ajouter d’autres jalons à l’avenir est très vague. Par conséquent, la spécificité est marquée comme faible. Même si le plan de gestion des archives de la fonction publique est achevé et présenté au gouvernement, l'engagement n'explique pas comment le plan sera mis en œuvre une fois approuvé, ce qui rend l'impact potentiel mineur.

Aboutissement

Le niveau d'achèvement de cet engagement est limité et en retard. En octobre 2016, peu de temps avant l’adoption du plan d’action, les Archives nationales ont organisé «un séminaire destiné à sensibiliser les fonctionnaires et les fonctionnaires à la valeur et à l’importance de la bonne gestion des documents». «Considéré comme un défi pour la conservation des archives électroniques[Remarque: "Les Archives nationales progressent dans le nouveau plan de gestion des documents de la fonction publique", MerrionStreet.ie, 19 October 2016, https://merrionstreet.ie/en/News-Room/Releases/National_Archives_progresses_new_public_service_records_management_plan_.html.] Au début du plan d'action, Un mémoire du ministre des DPER et du ministre des Arts, du Patrimoine, des Régions, des Régions rurales et du Gaeltacht a été envoyé au Cabinet concernant le plan triennal de réforme de la gestion des archives dans la fonction publique. Toutefois, le rapport d'étape sur l'engagement indique qu'un plan de gestion des documents de la fonction publique n'a pas été approuvé par le Cabinet au cours de la première année du plan.

Rien ne prouve que le gouvernement ait impliqué des parties prenantes potentielles dans la formulation du mémorandum et / ou du plan, comme l'a vérifié l'un des partenaires qui a soumis une soumission pertinente sur cet engagement lors de l'élaboration du plan d'action, Transparency International. Bien que le plan d'action indique qu'il s'agit d'un plan triennal, le manque de progrès substantiels au cours de la première année au-delà du mémorandum sur le plan indique que la mise en œuvre est en retard.

Prochaines étapes

Étant donné que cet engagement a un calendrier de plus de trois ans, il est probable qu'il ne sera pas achevé avant la deuxième année du plan d'action et qu'il devrait donc être inclus dans le prochain plan. Cependant, à l'avenir, le chercheur de l'IRM recommande de ne pas inclure Milestone 10.2 en raison de son manque de spécificité ou de préciser s'il doit être inclus. Étant donné que les citoyens peuvent bénéficier directement de cet engagement s'il est davantage assuré d'obtenir un accès supplémentaire à l'information, il est également souhaitable que le développement du plan en collaboration avec les parties prenantes soit explicitement mentionné dans le prochain plan d'action.

Résumé du statut de fin de session IRM


Engagements

Open Government Partnership