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Irlande

Introduire des procédures modernes de gestion de documents (IE0043)

Présentation

D'un coup d'œil

Plan d'action: Plan d'action national irlandais 2016-2018

Cycle du plan d'action: 2016

Statut: inactif

Institutions

Institution directrice: Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme

Institution (s) de soutien: Tous les ministères

Domaines politiques

Législation & Régulation, Gestion des Enregistrements , Droit à l'information

Revue IRM

Rapport IRM: Irlande Rapport de fin de trimestre 2016-2018, Irlande Rapport à mi-parcours 2016-2018

Étoilé: non

Premiers résultats: n'a pas changé

Conception i

Vérifiable: non

Pertinent par rapport aux valeurs OGP: non pertinent

Impact potentiel:

Exécution i

Achèvement:

Description

Objectif: Proposer un plan de gestion des archives de la fonction publique destiné à faciliter une gestion des archives cohérente et complète dans la fonction publique, qui aidera les organismes de la fonction publique à s'acquitter efficacement de leurs tâches tout en répondant aux exigences de la législation sur les archives nationales, la liberté d'information et la protection des données. . Statu quo: la gestion des documents concerne un large éventail de responsabilités d'entreprise et permet aux organismes de la fonction publique de s'acquitter efficacement de leurs tâches tout en répondant aux exigences opérationnelles de la législation relative aux archives nationales, à la liberté d'accès à l'information et à la protection des données. 2005: le Centre de la gestion publique CMOD (Organisation Development) a publié des directives concernant la gestion des enregistrements («Les anciennes règles restent des règles valables - Directives de gestion des enregistrements). Au fil du temps, les pratiques d'archivage organique ont évolué, notamment la prolifération de systèmes d'archivage disparates de qualité variable basés sur les technologies numériques. Les avantages des systèmes numériques pour la création, la copie et la distribution de documents ont dilué les systèmes sous-jacents qui étaient traditionnellement utilisés pour gérer les fichiers et garantir le contexte, la fiabilité et l'intégrité du document. Ambition: Les ministres des Dépenses publiques et de la Réforme et des Arts, du Patrimoine, des Régions, du Rural et du Gaeltacht présenteront prochainement un mémorandum au gouvernement demandant l'approbation d'un projet de plan de gestion des archives de la fonction publique afin de mettre en œuvre les politiques, directives, structures et systèmes nécessaires. faciliter une gestion des documents cohérente et complète. Le plan traitera également de la question des enregistrements électroniques et numériques, ainsi que de la direction à donner aux organismes publics en ce qui concerne les enregistrements ne méritant pas une gestion de la préservation à long terme. Organismes d'exécution principaux: Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme Calendrier: Janvier 2017 à Janvier 2020.
Engagement 10: Introduire des procédures modernes de gestion documentaire Valeurs OGP Gouvernance, transparence Engagement nouveau ou en cours Organismes de mise en œuvre nouveaux responsables Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme Autres acteurs impliqués - Gouvernement Tous les ministères Etapes jalons vérifiables et mesurables pour respecter l’engagement Nouvel ou en cours Début date Fin date Présenter un plan de gestion des documents de la fonction publique au gouvernement pour décision. Nouveau Q4 2016 Q1 2017 D'autres jalons seront ajoutés pour indiquer comment cet engagement sera exécuté sous réserve de l'approbation du plan par le gouvernement. Si approuvé, il est prévu que le plan sera livré sur trois ans. Nouveau Q1 2017 Q1 2020.

Résumé du statut à mi-parcours de l'IRM

10. Introduire des procédures modernes de gestion de documents

Objectif: Proposer un plan de gestion des archives de la fonction publique destiné à faciliter une gestion des archives cohérente et complète dans la fonction publique, qui aidera les organismes de la fonction publique à s’acquitter efficacement de leurs fonctions tout en répondant aux exigences de la législation sur les archives nationales, la liberté d’information et la protection des données.

Status Quo: La gestion des documents concerne un large éventail de responsabilités et permet aux organismes de la fonction publique de s'acquitter efficacement de leurs tâches tout en répondant aux exigences opérationnelles harmonieuses de la législation sur les archives nationales, la liberté d'accès à l'information et la protection des données.

Dans 2005, le Centre de la fonction publique pour le développement de l'organisation de la gestion (CMOD) a publié des directives concernant la gestion des enregistrements ("Les anciennes règles restent des règles valables - Directives pour la gestion des enregistrements). Au fil du temps, les pratiques d'archivage organique ont évolué, notamment la prolifération de systèmes d'archivage disparates de qualité variable basés sur les technologies numériques. Les avantages des systèmes numériques pour la création, la copie et la distribution de documents ont dilué les systèmes sous-jacents qui étaient traditionnellement utilisés pour gérer les fichiers et garantir le contexte, la fiabilité et l'intégrité du document.

Ambition: Les ministres des Dépenses publiques et de la Réforme et des Arts, du Patrimoine, des Régions, du Rural et du Gaeltacht présenteront prochainement un mémorandum au gouvernement demandant l'approbation d'un projet de plan de gestion des archives de la fonction publique afin de mettre en œuvre les politiques, directives, structures et systèmes nécessaires une gestion des documents cohérente et complète. Le plan traitera également de la question des enregistrements électroniques et numériques, ainsi que de la direction à donner aux organismes publics en ce qui concerne les enregistrements ne méritant pas une gestion de la préservation à long terme.

Jalons:

10.1. Présenter un plan de gestion des documents de la fonction publique au gouvernement pour qu'il prenne une décision

10.2. D'autres jalons seront ajoutés pour montrer comment cet engagement sera tenu sous réserve de l'approbation du plan par le gouvernement. Si approuvé, il est prévu que le plan sera livré sur trois ans.

Institution responsable: Archives nationales, Département des dépenses publiques et de la réforme

Institutions d'appui: Tous les ministères

Date de début: Janvier 2017

Date de fin: Janvier 2020

Contexte et objectifs

Les érudits classiques de la bureaucratie, tels que Max Weber, ont mis en évidence l'une de leurs caractéristiques essentielles: la gestion des affaires repose sur des documents écrits et un système de classement.[Remarque: L'analyse weberienne des «types idéaux», basée sur ses travaux pionniers sur les bureaucraties, apparaît dans la plupart des textes d'introduction aux sciences politiques, tels que Heywood, 2013, Politics 4th édition, London: Palgrave, chapitre 16. Pour une analyse récente fascinante visant à mieux comprendre les influences sur la conceptualisation des bureaucraties par Weber, voir G. Cochrane, 2017, La vision de Max Weber pour la bureaucratie: une victime de la Première Guerre mondiale, Londres: Palgrave] Par conséquent, il est essentiel dans toute démocratie moderne de disposer d'un système de documents écrits qui consigne toutes les décisions prises par les organismes publics. D'un autre point de vue, une mauvaise gestion des enregistrements pose le problème d'informations incomplètes qui ne sont pas facilement accessibles électroniquement. Le dépôt électronique est une question particulièrement importante en Irlande; il lui manque une infrastructure modernisée pour centraliser le volume de documents écrits de manière historique, ainsi que pour stocker les communications plus récentes (telles que les courriers électroniques) au sein et entre les organismes publics. Le manque d'informations hébergées au sein d'une structure claire est problématique, précisément parce que le gouvernement doit être responsable de ses actions, en particulier s'il existe une demande de liberté d'information (FoI) émanant des citoyens. Comme le montre l'engagement du gouvernement à cet égard dans le dernier plan d'action, l'Irlande est une question particulièrement importante en Irlande, compte tenu du souhait historique du public de déposer des demandes.

Cet engagement vise à proposer un plan de gestion des archives de la fonction publique afin de créer une gestion robuste des archives dans les organismes publics, afin qu'ils se conforment à l'exigence. de la législation sur les archives nationales, la liberté d'accès à l'information et la protection des données. L'engagement appelle également à plus de jalons à ajouter à l'avenir.

Le plan de gestion des archives de la fonction publique améliore théoriquement la gestion des archives publiques, y compris les archives électroniques et numériques. Améliorer la gestion des documents ne signifie toutefois pas nécessairement améliorer la transparence ou la divulgation des documents au public. En tant que tel, cela pourrait théoriquement aboutir à un changement interne sans visage public, d'autant plus que son élément destiné au public n'est pas spécifié dans le langage de l'engagement. En tant que tel, Milestone 10.1 est codé comme ayant une pertinence peu claire pour les valeurs OGP. De plus, Milestone 10.2 (qui appelle davantage de jalons) n'est pertinent pour aucune valeur OGP. Il y a peu d'informations sur ce que le plan de gestion des archives de la fonction publique inclura, mais seulement sur le fait qu'il sera présenté au gouvernement. De même, l’objectif d’ajouter d’autres jalons à l’avenir est très vague. Par conséquent, la spécificité est marquée comme faible. Même si le plan de gestion des archives de la fonction publique est achevé et présenté au gouvernement, l'engagement n'explique pas comment le plan sera mis en œuvre une fois approuvé, ce qui rend l'impact potentiel mineur.

Aboutissement

Le niveau d'achèvement de cet engagement est limité et en retard. En octobre 2016, peu de temps avant l’adoption du plan d’action, les Archives nationales ont organisé «un séminaire destiné à sensibiliser les fonctionnaires et les fonctionnaires à la valeur et à l’importance de la bonne gestion des documents». «Considéré comme un défi pour la conservation des archives électroniques[Remarque: "Les Archives nationales progressent dans le nouveau plan de gestion des documents de la fonction publique", MerrionStreet.ie, 19 October 2016, https://merrionstreet.ie/en/News-Room/Releases/National_Archives_progresses_new_public_service_records_management_plan_.html.] Au début du plan d'action, Un mémoire du ministre des DPER et du ministre des Arts, du Patrimoine, des Régions, des Régions rurales et du Gaeltacht a été envoyé au Cabinet concernant le plan triennal de réforme de la gestion des archives dans la fonction publique. Toutefois, le rapport d'étape sur l'engagement indique qu'un plan de gestion des documents de la fonction publique n'a pas été approuvé par le Cabinet au cours de la première année du plan.

Rien ne prouve que le gouvernement ait impliqué des parties prenantes potentielles dans la formulation du mémorandum et / ou du plan, comme l'a vérifié l'un des partenaires qui a soumis une soumission pertinente sur cet engagement lors de l'élaboration du plan d'action, Transparency International. Bien que le plan d'action indique qu'il s'agit d'un plan triennal, le manque de progrès substantiels au cours de la première année au-delà du mémorandum sur le plan indique que la mise en œuvre est en retard.

Prochaines étapes

Étant donné que cet engagement a un calendrier de plus de trois ans, il est probable qu'il ne sera pas achevé avant la deuxième année du plan d'action et qu'il devrait donc être inclus dans le prochain plan. Cependant, à l'avenir, le chercheur de l'IRM recommande de ne pas inclure Milestone 10.2 en raison de son manque de spécificité ou de préciser s'il doit être inclus. Étant donné que les citoyens peuvent bénéficier directement de cet engagement s'il est davantage assuré d'obtenir un accès supplémentaire à l'information, il est également souhaitable que le développement du plan en collaboration avec les parties prenantes soit explicitement mentionné dans le prochain plan d'action.

Résumé du statut de fin de session IRM


Engagements

  1. Promouvoir le développement d'une politique climatique transparente

    IE0031, 2016, Environnement et climat

  2. Soutenir les réseaux de participation publique

    IE0032, 2016, renforcement des capacités

  3. Améliorer l'accès à la justice: réduire les coûts

    IE0033, 2016, pouvoir judiciaire

  4. Améliorer l'accès à la justice: cadre d'aide aux personnes vulnérables

    IE0034, 2016, pouvoir judiciaire

  5. Améliorer l'accès à la justice: surveillance des praticiens du droit

    IE0035, 2016, Justice

  6. Améliorer l'engagement des citoyens dans l'élaboration des politiques: généralités

    IE0036, 2016, renforcement des capacités

  7. Améliorer l'engagement des citoyens dans l'élaboration des politiques: les jeunes

    IE0037, 2016, Communautés marginalisées

  8. Améliorer l'engagement des clients

    IE0038, 2016, renforcement des capacités

  9. Améliorer l'accès aux services gouvernementaux grâce à la technologie

    IE0039, 2016, renforcement des capacités

  10. Budgets participatifs

    IE0040, 2016, Participation aux processus budgétaires

  11. Améliorer la transparence des fournisseurs de services gouvernementaux

    IE0041, 2016, transparence fiscale

  12. Améliorer la transparence fiscale

    IE0042, 2016, transparence fiscale

  13. Introduire des procédures modernes de gestion de documents

    IE0043, 2016, Législation et Réglementation

  14. Développer une stratégie Open Data 2017-2020

    IE0044, 2016, gouvernement électronique

  15. Investissez dans une infrastructure de données qui améliorera les données ouvertes

    IE0045, 2016, Législation et Réglementation

  16. Engagement étoilé Élaborer un code de pratique pour la gouvernance des organismes de bienfaisance

    IE0046, 2016,

  17. Engagement étoilé Projet de loi sur les normes du secteur public

    IE0047, 2016, Institutions anti-corruption

  18. Etablir un registre de propriété effective

    IE0048, 2016, Asset Disclosure

  19. Établissement de normes de meilleures pratiques pour les données ouvertes

    IE0001, 2014, renforcement des capacités

  20. Création de la plateforme de données ouvertes d'Irlande

    IE0002, 2014, gouvernement électronique

  21. Réaliser un audit des ensembles de données clés pour publication

    IE0003, 2014, Open Data

  22. Établir une feuille de route pour les données ouvertes et un cadre d'évaluation permettant d'évaluer les données ouvertes en cours

    IE0004, 2014, Open Data

  23. Création d'un conseil de gouvernance Open Data Ireland (ODIGB) et d'un groupe de pilotage et de mise en œuvre (SIG) pour Open Data Ireland

    IE0005, 2014, Open Data

  24. Inscription à la charte G8 Open Data

    IE0006, 2014, Open Data

  25. Mise en œuvre des données ouvertes

    IE0007, 2014, Open Data

  26. Améliorer les connaissances en informatique grâce à la mise en œuvre de la nouvelle stratégie numérique proposée pour les écoles

    IE0008, 2014, renforcement des capacités

  27. Examiner les pratiques nationales et internationales en vue de l’élaboration de principes / code révisés pour la participation du public / la consultation des citoyens, de la société civile et d’autres par les organismes publics.

    IE0009, 2014, Participation publique

  28. Engagement étoilé Référendums découlant des recommandations de la Convention constitutionnelle

    IE0010, 2014, genre

  29. Engagement étoilé Réforme de l'éthique

    IE0011, 2014, Conflits d’intérêts

  30. Renforcement de la liberté d’information - Mettre en œuvre le Code de pratique pour la liberté d’information (FOI).

    IE0012, 2014, Législation et Réglementation

  31. Réforme de la liberté d'information

    IE0013, 2014, renforcement des capacités

  32. Engagement étoilé Réglementation du lobbying

    IE0014, 2014, Législation et Réglementation

  33. Engagement étoilé Encourager, protéger et sensibiliser sur les devoirs et les protections des dénonciateurs

    IE0015, 2014, Protections des dénonciateurs

  34. Mesures visant à accroître la participation des citoyens à la prise de décision concernant les propositions politiques et législatives. Examen pré-législatif systémique des projets de loi

    IE0016, 2014, Législation et Réglementation

  35. Élaborer et diffuser un module de formation sur l'accès à l'information environnementale (AIE) à l'intention des fonctionnaires

    IE0017, 2014, renforcement des capacités

  36. Augmenter la participation des citoyens au niveau local. Approche pilote pour la mise en place de réseaux de participation publique

    IE0018, 2014, secteur privé

  37. Fournir une base légale pour le cadre de participation du public au gouvernement local

    IE0019, 2014, renforcement des capacités

  38. Entreprendre une étude de faisabilité sur les moyens possibles de renforcer l'engagement des citoyens dans les processus budgétaires des autorités locales

    IE0020, 2014, Participation aux processus budgétaires

  39. Soutenez les enfants et les jeunes en tant que citoyens. Élaborer, finaliser et publier la première stratégie gouvernementale sur la participation des enfants et des jeunes à la prise de décision.

    IE0021, 2014, renforcement des capacités

  40. Maximiser la participation et la compréhension des jeunes dans la vie civique

    IE0022, 2014, renforcement des capacités

  41. Développement d'une stratégie TIC

    IE0023, 2014, Prestation de services publics

  42. Projet de loi sur le partage de données et la gouvernance

    IE0024, 2014, gouvernement électronique

  43. Carte de services publics

    IE0025, 2014, gouvernement électronique

  44. Vue client unique

    IE0026, 2014, gouvernement électronique

  45. Portail des gouvernements locaux

    IE0027, 2014, gouvernement électronique

  46. Nouveaux bureaux d'entreprise locaux

    IE0028, 2014, Prestation de services publics

  47. Examen et amélioration des procédures de traitement des plaintes et utilisation des commentaires pour améliorer les services dans la fonction publique; un examen des procédures de plainte des citoyens sera entrepris.

    IE0029, 2014, Participation publique

  48. Améliorer l'engagement des clients

    IE0030, 2014, Participation publique

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