Enregistrement et conservation de la documentation numérique produite par des organismes publics (NO0021)

Défis et stratégies pour l'enregistrement et la conservation de la documentation numérique
produits par des organismes publics sont décrits dans le livre blanc sur l’archivage (Meld. St. 7
(2012-2013)). La base de l’accès du public à ces informations consiste en partie en la
systèmes et routines des organismes publics pour l’enregistrement et la conservation des documents numériques.
Les mesures les plus importantes consistent à élaborer des solutions, des normes et des règles communes
pour le traitement des documents numériques. En outre, les autorités des archives norvégiennes
contribuer au développement de la coopération dans le suivi de ces défis, à la fois
international et entre les niveaux administratifs norvégiens.
Les systèmes de gestion de cas automatisés et spécialisés utilisés par les organismes publics
inclure des fonctions d’archivage reliant des documents et les métadonnées associées, et stocker
ceux-ci conformément aux normes approuvées. Ces fonctions assureront
la préservation de la documentation numérique à court et à long terme ainsi que
la transparence et la liberté d'information.
On s’attachera également à mettre en place des solutions communes pour préserver et
mise à disposition de la documentation numérique dès qu'elle n'est plus active
usage administratif. Cela garantira à la fois le maintien de la transparence et la sensibilisation du public.
l'assurance que cette documentation est conservée sous sa forme authentique

10. Enregistrement et conservation de la documentation numérique produite par des organismes publics

Texte d'engagement:

[...]

DESCRIPTION D'ENGAGEMENT
Les systèmes de gestion de cas automatisés et spécialisés utilisés par les organismes publics incluront des fonctions d’archivage reliant des documents et les métadonnées associées, et les stockeront conformément aux normes approuvées. Ces fonctions garantiront la conservation de la documentation numérique à court et à long terme, ainsi que la transparence et la liberté d’information.

Il sera également envisagé d’établir des solutions communes pour la préservation et la mise à disposition de la documentation numérique dès qu’elle ne sera plus utilisée activement par l’administration. Cela garantira à la fois la transparence et la confiance du public dans le fait que cette documentation est conservée sous sa forme authentique.

RÉFÉRENCE D'IMPACT CLÉ
Lors des travaux sur la révision de la loi sur les archives, il a été tenu compte de la recommandation du livre blanc sur l’archivage, Meld. St. 7 (2012-2013), que la création d'archives devrait être une fonction statutaire de tous les systèmes électroniques pour les documents publics de valeur archivistique. Des normes et des solutions normalisées ont été élaborées dans le cadre d’une vaste coopération entre les acteurs des administrations centrale et municipale.

ACTIVITÉS
Révision de la loi sur les archives.

Projet de coopération étendu sur les archives dans l'administration électronique, y compris les principes, méthodes, normes, solutions systèmes et solutions organisationnelles.

Institution responsable: Ministère de la culture

Institution (s) partenaire (s): Archives nationales de Norvège en coopération avec l'Agence pour la gestion publique et l'administration en ligne (Difi)

Date de début: 1 janvier 2013 Date de fin: 31 décembre 2015

Note éditoriale: Le texte des engagements a été abrégé pour des raisons de mise en forme. Pour le texte intégral de l'engagement, veuillez consulter http://bit.ly/1QlVIja.

Objectif politique

Cet engagement s'appuie sur les recommandations d'un livre blanc parlementaire produit en 2012 sur la manière d'améliorer la qualité de l'archivage gouvernemental.^{[Remarque: 60: «Livre blanc sur le Parlement, 7 (2012 – 2013)», ministère de la Culture, consulté en septembre 4, 2016, https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/meld-st-7-20122013/id707323/?ch=1&q=.]} Cet engagement vise spécifiquement à améliorer les fonctionnalités des logiciels utilisés par les archivistes gouvernementaux, ainsi que la coordination et la normalisation des pratiques d'archivage au sein des organismes gouvernementaux. L'amélioration de la fonctionnalité et des pratiques d'archivage devrait également améliorer l'accès du public aux documents gouvernementaux.

Statut

À moyen terme: limité
Le projet Samla Samfunnsdokumentasjon (SAMDOK) est destiné à faciliter la coordination entre les institutions d’archives sur une base volontaire. Le projet est largement considéré comme un succès selon les points focaux des gouvernements,^{[Note 61: Contribution du Ministère de la justice à l'auto-évaluation de la Norvège, en possession du chercheur.]} bien que cela n'ait pas été confirmé lors des entretiens ou des recherches documentaires menées en vue de la préparation du présent rapport. En ce qui concerne les révisions de la loi sur les archives, le gouvernement a créé un groupe de travail chargé d’envisager des ajustements de la réglementation.^{[Note 62: Ibid.]} L’engagement est considéré comme limité dans sa réalisation car les travaux sur cette dernière composante n’ont pas progressé dans l’identification et la mise en œuvre des révisions.

Fin de période: substantielle
Le chercheur de l'IRM a interrogé plusieurs personnes du ministère de la Culture et des Archives nationales, mais n'a pas été en mesure d'identifier d'autres résultats SAMDOK correspondant au deuxième volet de cet engagement.^{[Note 63: Helga Hjorth (conseillère principale, Archives nationales), interview de Christopher Wilson, entretien téléphonique et par courriel, septembre 9, 2016; Entretien entre Tor Anton Gaarder (directeur adjoint, Archives nationales), de Christopher Wilson et Lene Olsen, entretien téléphonique, mars 18, 2016; et Håvard Bjerke (conseiller principal, ministère de la Culture), interview de Christopher Wilson, interview téléphonique, septembre 8, 2016.]} En ce qui concerne le premier élément - la révision de la loi sur les archives - les points focaux de cet engagement ont indiqué qu'un groupe de travail avait été créé avec les Archives nationales et d'autres acteurs de la société civile afin de recenser les lacunes et les besoins de révision dans les archives actuelles. Acte.^{[Note 64: Ibid. ][Remarque: 65: «Revisjon av arkivforskriften», Arkivverket, consulté en septembre 9, 2016, http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivverket/Om-oss/Aktuelt/Nyhetsarkiv/Revisjon-av-arkivforskriften. ]} Le ministère de la Culture a ensuite demandé aux Archives nationales de proposer des révisions de la loi sur les archives au début de 2016.^{[Remarque 66: Documentation archivée avec le chercheur.]} Cette proposition a été livrée et est en cours d'examen, bien que le chercheur de l'IRM n'ait pu contacter personne du ministère de la Culture ou des Archives nationales qui était disposé à partager la proposition à l'examen. Le plan d'action et le calendrier pour aller de l'avant ne sont pas clairs. Le point de repère principal de cette étape était la «prise en compte». Une prise en compte a eu lieu, mais comme il n’est pas clair si cette prise en compte comprenait les éléments de fond décrits dans l’engagement, son niveau d’achèvement est considéré comme substantiel.

At-il ouvert le gouvernement?

Accès à l'information: n'a pas changé
Les seuls résultats spécifiques de cet engagement identifiés par le chercheur de l'IRM sont la création d'un groupe de travail et la production d'une proposition de modification de la loi, qui est encore à venir. Le chercheur de l'IRM estime qu'il est raisonnable de présumer que les petites améliorations mentionnées dans le projet SAMDOK, ainsi que la coordination et les propositions en cours pour réviser les actes d'archives, devraient avoir un impact futur positif sur la pratique de l'archivage et, par extension, sur l'accès à l'information en Norvège. . Cependant, les activités qui sous-tendent cet engagement n'ont pas modifié l'accès à l'information.

Reportés?

Cet engagement n'a pas été repris dans le troisième plan d'action national du gouvernement norvégien, disponible sur le site Web de l'OGP.^{[Note 67: ”Troisième plan d'action de la Norvège Open Government Partnership Ministère des collectivités locales et de la modernisation, consulté en septembre 4, 2016, http://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2001/01/Norway_2016-17_NAP.pdf.]}