Centre de diagnostic des achats (PH0073)

Brève description de l'engagement

Le Procurement Diagnostics Hub héberge les analyses et les diagnostics sur les marchés publics. Une telle initiative permettra la passation des marchés participatifs grâce au contrôle public de l'utilisation des fonds publics dans le processus de passation des marchés et dans l'exécution des contrats, le but étant de garantir l'utilisation prudente et judicieuse des ressources gouvernementales.

Définition du problème

1. Quel problème l’engagement vise-t-il à résoudre ? La proposition d'engagement vise à résoudre le problème de la désintégration des données sur les marchés publics dans le secteur gouvernemental, qui affecte la mise en œuvre rapide et efficace du mandat du GPPB-TSO. La désintégration des données constitue une menace pour le GPPB-TSO dans la mesure où il recommande au Conseil des politiques de passation des marchés saines, conçoit des programmes de développement des capacités réactifs pour les praticiens des marchés publics, les fournisseurs et les fabricants, les organisations de la société civile et d'autres parties prenantes, et fournit un retour d'information efficace sur les marchés publics. santé des Philippines. En tant que seul bureau de politique de passation des marchés dans le pays, la prestation de ces services influence le processus de prise de décision des décideurs politiques, l'utilisation des fonds publics résultant des marchés publics et leurs bénéficiaires, les relations entre les secteurs public et privé et les politiques nationales. des stratégies visant à rendre l’économie plus verte, entre autres.

2. Quelles sont les causes du problème ? Les problèmes de désintégration des données dans le secteur gouvernemental surviennent en raison du manque de normalisation, des silos et de la bureaucratie, des systèmes existants, des problèmes de sécurité des données, du manque de ressources, de la résistance au changement, des réglementations complexes, de la qualité incohérente des données, de l'interopérabilité limitée et du manque de clarté. stratégie. Par conséquent, pour résoudre ces problèmes, le secteur gouvernemental doit donner la priorité à la gouvernance des données, établir des formats et des protocoles standardisés, investir dans la technologie moderne et promouvoir une culture de collaboration et de partage de données entre les offices. Des pratiques efficaces de gestion des données et un engagement clair en faveur de l’intégration peuvent aider à surmonter ces défis et conduire à des opérations gouvernementales plus rationalisées et plus efficaces.

Description de l'engagement

1. Qu'est-ce qui a été fait jusqu'à présent pour résoudre le problème ? Ce problème a été identifié dès octobre 2018. C’est pourquoi le Bureau a exploité les fruits des basses terres pour tenter de résoudre le problème. Début 2019, le GPPB-TSO, avec l'assistance technique du Programme des Nations Unies pour le développement, s'est lancé dans l'analyse des données en utilisant les données de passation des marchés soumises par les agences pilotes couvrant les années 2018 et 2019. L'année suivante, le Bureau a pu générer des analyses de données sur les habitudes d'achat des entités adjudicatrices pilotes, le volume et les montants des contrats attribués, les périodes et délais moyens de passation des marchés, le profil de genre de base des responsables des achats, le registre des risques, le niveau de conformité et le la santé globale des marchés publics à partir du tableau de bord des marchés publics du GPPB. Le lancement réussi du tableau de bord en février 2020 est particulièrement opportun puisque le Commissariat a pu facilement anticiper les points sensibles du processus d’approvisionnement à la lumière des restrictions imposées en cas de pandémie. Ainsi, le Bureau a été en mesure de recommander dès le début des modifications immédiates de la politique de passation des marchés au GPPB, visant à simplifier, rationaliser et innover dans des domaines spécifiques de la planification des marchés publics et de leur conduite. Le tableau de bord des achats du GPPB est ensuite devenu le tremplin pour l’examen intermédiaire des performances en matière d’approvisionnement (IRPP) lancé la même année, où le Bureau a utilisé les rapports de suivi des achats soumis au GPPB et a appliqué les enseignements du projet de tableau de bord. L'IRPP est un outil qui diagnostique la santé des achats de l'agence dans l'intervalle et détermine des plans d'action pour améliorer ou maintenir les performances d'une agence vers la fin de l'année. Alors que le Bureau perfectionnait ses compétences en matière d’analyse de données, il a procédé à l’examen des rapports de passation des marchés existants en 2020 ; et recalibré son contenu, sa présentation et sa conception générale avec l'assistance technique de l'Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) et l'Open Contracting Partnership visant à transformer efficacement tous ces rapports en outils de planification au lieu de rapports sur des documents régulièrement soumis non conformes. . Au lieu de cela, le Bureau attend avec impatience un changement de mentalité et utilise ces rapports comme outils de planification pour guider les praticiens des marchés publics à mieux optimiser les ressources grâce aux activités de passation de marchés qu'ils entreprennent. La révision de ces rapports a un impact immédiat sur l’efficacité en termes de gain de temps grâce au formulaire révisé de rapport de suivi des achats (PMR). Par exemple, seulement 27 % des colonnes doivent être remplies manuellement ; 20 % avec options déroulantes ; 23% générés automatiquement tandis que les 30% avec combinaison possible de manuel et généré automatiquement. Ces formulaires révisés constituent la base du projet d'automatisation en cours dans lequel le Bureau, avec l'assistance technique de l'ONUDC, développe un système en ligne où tous les praticiens des marchés publics peuvent accéder et préparer leur plan de gestion des achats de projet, qui générera automatiquement le rapport annuel de passation des marchés. Plan, PMR et, finalement, les rapports de conformité et de performance en matière d'approvisionnement de l'Agence. Une fois terminé, il n'y aura plus de clameurs sur les délais de soumission, car le système générera automatiquement la plupart des rapports et n'aura besoin que de quelques informations supplémentaires et d'une validation auprès des praticiens des marchés publics.

2. Quelle solution proposez-vous ? Le parcours d'automatisation détaillé ci-dessus donnera naissance au développement d'un centre de diagnostic des marchés publics qui héberge les analyses, les diagnostics et la narration des données sur les marchés publics, conformément aux normes de données sur les contrats ouverts. En centralisant les informations sur les marchés publics qui sont faciles à comprendre et facilement accessibles pour accès et téléchargement, l'initiative contribuera à permettre des marchés publics participatifs grâce au contrôle public de l'utilisation des fonds publics dans le processus de passation des marchés et dans la mise en œuvre des contrats en vue d'atteindre l'objectif visé. d’assurer l’utilisation prudente et judicieuse des ressources gouvernementales.

3. Quels résultats souhaitons-nous obtenir en mettant en œuvre cet engagement ? Le Hub est destiné à créer une voie qui donne accès aux informations sur les marchés publics, favorise la participation du public et encourage une plus grande responsabilité parmi les praticiens des marchés publics et les fournisseurs.

Analyse des engagements

1. Comment l’engagement favorisera-t-il la transparence ? Le Hub sera en mesure de promouvoir la transparence en centralisant l'analyse des données et les diagnostics sur les marchés publics. Dans le même temps, toute personne appartenant au public peut facilement accéder et télécharger les informations sur les marchés publics sans avoir besoin de s'enregistrer. Une fonction de communication sera également installée afin que toute personne du public puisse facilement communiquer ses questions ou ses éclaircissements.

2. Comment l’engagement contribuera-t-il à favoriser la responsabilisation ? Parallèlement, le Hub contribuera à favoriser la responsabilisation puisque les informations sur les marchés publics, du point de vue national jusqu'au processus de passation des marchés publics, sont présentées et disséquées pour une meilleure compréhension de la santé des marchés publics. De cette façon, le Hub pourra mettre en évidence les pratiques des entités acheteuses et être responsable de leurs actions.

3. Comment l'engagement améliorera-t-il la participation des citoyens dans la définition, la mise en œuvre et le suivi des solutions ? Étant donné que le Hub est ouvert et téléchargeable, l'initiative sera en mesure de mieux informer le public sur la santé des marchés publics en termes de ce qu'ils sont, comment ils le sont et pourquoi ils le seraient. Complété par sa fonction de communication, le public pourra facilement apporter ses points de vue, commentaires et suggestions sur la santé des marchés publics qui seront ensuite intégrés par le Bureau avec les points de vue d'autres parties prenantes dans le renforcement du système de marchés publics philippin.

Voir le plan d'action pour connaître les étapes d'engagement et les résultats attendus.