Système de documentation conforme aux réglementations en matière de transparence (ES0126)

4.1.1. Système de gestion documentaire de l'Administration générale de l'État

Brève description

Concevoir dès le départ des outils numériques fondés sur le principe de transparence, comme un système de gestion documentaire pour l'Administration générale de l'État, afin de faciliter le respect des obligations de transparence. Cet outil doit intégrer de manière cohérente la politique documentaire et archivistique, les critères de normalisation des documents et des directives linguistiques claires et accessibles, favorisant ainsi une gestion documentaire standardisée et accessible aux citoyens et garantissant la transparence par défaut.

Objectifs

Mettre en place un système de gestion documentaire, ou un système alternatif, permettant l'établissement d'un système de gestion électronique des documents (SGDE) et d'un système de gestion électronique des archives documentaires (SGDEA) au sein de l'Administration générale de l'État (AGE), interconnectés et s'appuyant sur un registre des procédures. Ces systèmes permettront la mise en œuvre d'une politique commune de gestion électronique des documents dans toute l'AGE, garantissant la traçabilité, la conservation, l'accès et la réutilisation des documents tout au long de leur cycle de vie.

Adaptation réglementaire à la gestion documentaire :

Étudier et, le cas échéant, promouvoir l'adoption et l'adaptation des réglementations nécessaires pour définir les principes directeurs d'un système complet de gestion documentaire, conforme aux exigences actuelles en matière de transparence et de gouvernance de l'information. Il convient notamment de s'intéresser aux dispositions de la Convention de Tromsø, qui reconnaît le droit d'accès aux documents publics et exige leur enregistrement afin de faciliter leur accessibilité et leur gestion selon des critères normalisés.

La réglementation devrait notamment intégrer les deux aspects du principe de transparence :
• une publicité active, c’est-à-dire l’obligation de publier de manière systématique et accessible les informations pertinentes sur les actions publiques enregistrées, et
• le droit d’accès à l’information publique, en tant que droit subjectif des citoyens.

Dans ce cadre, il est proposé de reconnaître et d'intégrer deux principes clés pour guider la conception et le fonctionnement du système :
• Le principe de transparence dès la conception, qui garantit que la gestion documentaire intègre dès le départ des critères d’accessibilité, de traçabilité et de responsabilité.
• Principe des données ouvertes dès la conception et par défaut, garantissant la génération, la structuration et la diffusion d'informations dans des formats ouverts et réutilisables, facilitant un accès proactif conformément aux normes d'ouverture actuelles.
Liaison des dépôts institutionnels :
L’intégration effective des référentiels de documents au Catalogue national des données ouvertes sera favorisée, afin de garantir que les informations publiées soient disponibles dans des formats ouverts et réutilisables, conformément aux dispositions de la loi sur la réutilisation des informations du secteur public et de la loi sur la transparence.
En outre, des progrès seront réalisés en matière d'amélioration de la diffusion du patrimoine documentaire de l'Administration dans une perspective de transparence, d'interopérabilité et d'orientation vers l'utilisateur, plaçant ainsi les citoyens au centre de l'accès à l'information publique et de son utilisation.

Clarté du langage administratif :
L’utilisation d’un langage clair et accessible sera généralisée dans tous les documents et interfaces administratifs, afin de garantir que l’information et les services publics soient compréhensibles par tous, quelles que soient leurs capacités, leur identité de genre, leur origine ethnique ou toute autre condition. Cette approche contribuera à améliorer la transparence, à encourager la participation citoyenne et à promouvoir une plus grande équité.
« la relation entre l'administration et la société. »