Numérisation des archives municipales de la municipalité de Zriba (TNARB0002)

Identifiant de l'engagement

TNARB0002

Titre de l'engagement

Numérisation des archives municipales de la municipalité de Zriba

Problème

La municipalité de Zriba rencontre des difficultés pour gérer et organiser ses archives administratives papier, accumulées au fil des ans. Cette situation entraîne des retards dans le traitement administratif, des difficultés à retrouver les documents officiels, des risques de perte ou de détérioration des documents, une transparence limitée et un accès public restreint à l'information.

Statu quo

La municipalité de Zriba utilise actuellement principalement des systèmes de classement papier pour conserver ses documents administratifs et historiques. Cette méthode traditionnelle pose plusieurs problèmes, notamment un espace de stockage limité, des pertes fréquentes de documents et la difficulté de rechercher efficacement l'information. Environ 80 % des archives municipales sont conservées sous format physique, ce qui ralentit le traitement des demandes par le personnel municipal et limite l'accès des citoyens à l'information publique.

Des mesures préliminaires ont déjà été prises, notamment le classement partiel des documents archivés et l'identification des fichiers prioritaires pour la numérisation. Toutefois, la municipalité manque encore d'infrastructures numériques, d'outils de gestion documentaire et de formations pour son personnel afin de garantir un système d'archivage numérique complet et durable.

Action

Cet engagement vise à numériser les archives municipales de Zriba afin d'améliorer la transparence, l'efficacité et la préservation des documents publics. Grâce à cette initiative, la municipalité créera un système numérique complet permettant au personnel de gérer plus efficacement les documents administratifs et aux citoyens d'accéder aux archives publiques en ligne. Cet engagement comprend le classement et la numérisation des documents physiques, la création d'archives numériques sécurisées, la création d'une plateforme en ligne permettant au public d'accéder à une sélection de documents, ainsi que la formation des employés municipaux à l'archivage numérique et à la protection des données.

Les résultats attendus comprennent une administration municipale plus efficace, un accès plus rapide à l'information, une meilleure prestation des services publics et une transparence et une responsabilité accrues. L'objectif global est de renforcer la bonne gouvernance et de préserver la mémoire institutionnelle locale en passant de la gestion des documents papier à un système durable, numérique et ouvert.

Comment l'engagement contribuera-t-il à résoudre le problème public décrit ci-dessus ?

La numérisation permettra de remédier directement aux inefficacités et aux risques liés à la gestion des documents papier. Grâce à la mise en place d'un système d'archivage numérique structuré et sécurisé, la municipalité réduira considérablement les pertes de documents, les délais de récupération et les blocages administratifs. Ce système numérique facilitera la gestion, la recherche et le partage de l'information en interne pour le personnel, tout en améliorant la transparence grâce à l'accès en ligne aux archives publiques pour les citoyens. Cette transformation renforcera la responsabilité, améliorera la confiance des citoyens et modernisera la prestation des services municipaux.

Résultats attendus :
• Inventaire complet et classification des documents municipaux
• Numérisation d'au moins 70 % des archives physiques
• Mise en place d'une base de données numérique sécurisée et d'un système de gestion de cette base de données
• Lancement d'un portail d'accès public en ligne pour une sélection de documents
• Sessions de formation pour le personnel municipal sur l'archivage numérique et la protection des données

Résultats attendus:
• Une administration municipale plus efficace et transparente
• Des délais de réponse plus rapides aux demandes d'information des citoyens
• Amélioration de l’accessibilité et de la préservation des documents historiques et administratifs
• Renforcement de la confiance du public dans la gouvernance locale grâce à un accès ouvert à l'information

À quel objectif à long terme identifié dans votre stratégie pour un gouvernement ouvert cet engagement se rapporte-t-il ?

Cet engagement contribue à l'objectif à long terme de transparence, d'efficacité et de participation citoyenne à la gouvernance locale, tel qu'il est défini dans la Stratégie de gouvernement ouvert de la municipalité de Zriba. En numérisant les archives municipales et en améliorant l'accès à l'information publique, la municipalité promeut les principes d'ouverture des données, de responsabilité et d'engagement citoyen. Cette initiative soutient également la modernisation de l'administration locale et la création d'un modèle de gouvernance plus inclusif et axé sur les technologies, permettant aux citoyens d'accéder facilement aux décisions et services publics, de les comprendre et d'en suivre l'évolution. À long terme, cet engagement s'inscrit dans la vision de la municipalité de construire une administration locale transparente, participative et numérique, qui favorise la confiance et la collaboration entre l'administration et la population.

Domaine politique principal

Gouvernance numérique, données ouvertes, droit à l'information, responsabilité sociale

Secteur primaire

Services publics (général), Science et technologie

À quelle valeur OGP cet engagement est-il pertinent ?