Ne laisse aucune trace? Comment lutter contre le gouvernement

Ce poste a paru à l'origine sur le Economie Progressive @ Blog TASC.

Bien que les archives historiques constituent une partie importante de notre patrimoine culturel, il existe de nombreuses raisons au jour le jour pour lesquelles nous devrions nous préoccuper de la façon dont les gouvernements et les organismes publics enregistrent et conservent actuellement des enregistrements de leurs actions et de leurs décisions.

À un niveau très basique, les enregistrements sont essentiels pour une bonne administration et une efficacité optimale. Records -
comme des comptes rendus de réunions, des documents d’information et des notes de service - dites-nous quoi, où et quand quelque chose a été fait et pourquoi une décision a été prise.

Les dossiers fournissent également une «trace écrite» des preuves à des fins de responsabilisation, par exemple, si une décision est remise en question et doit être réexaminée, ou s'il existe une vérification ou une enquête officielle.

L’accès à l’information dépend également d’une bonne tenue des dossiers et de la gestion de l’information. Lorsque les documents ne sont pas créés ou conservés de manière appropriée pour documenter correctement les décisions, notre droit de savoir en vertu de la loi sur la liberté de l'information est refusé.
 

Bannière au sommet OGP 2016, Paris

Atelier du sommet sur le gouvernement ouvert 2016 - Ne laisser aucune trace?

Le mois dernier, le TASC et l'OSC basée à Madrid, Access Info Europe, ont organisé conjointement un atelier sur le thème de la tenue de registres pour la bonne gouvernance au 2016 Open Government PartnershipLe Open Government Partnership (OGP) est une initiative multipartite axée sur l'amélioration de la transparence du gouvernement, la garantie d'opportunités de participation des citoyens aux affaires publiques et le renforcement ... Autres sommet.

La session, 'Ne laisse aucune trace? Comment combattre le gouvernement "officieusement" ont inclus des conférenciers invités qui ont une expérience des défis technologiques, culturels et organisationnels qui empêchent la tenue et la gestion correctes des documents officiels.

En particulier, la rapidité des développements dans les nouvelles technologies de communication, y compris l'utilisation des technologies sans fil et de la messagerie instantanée, pose des défis importants aux gestionnaires d'archives modernes. Si les avancées technologiques facilitent souvent la prise de décision en dehors des archives, elles apportent également de nombreuses solutions pour assurer la conservation des archives pour une bonne gouvernance.

Parmi les animateurs de l'atelier se trouvait la commissaire canadienne à l'information, Suzanne Legault. Elle a décrit des cas de «destruction flagrante» de documents officiels, concluant que les conséquences manifestement existantes d'un tel comportement n'étaient pas suffisantes pour l'empêcher - «la barre n'est pas assez élevée», a-t-elle déclaré. (Au cours des dernières années, le bureau de Mme Legault a constaté une augmentation du nombre de plaintes reçues au sujet de dossiers manquants: une augmentation de 51% de 2011-2012 à 2012-2013 et de 66% de 2012-2013 à 2013-2014.)

Participants à l'atelier OGP Summit, Ne laissez aucune trace?, Paris, 9th December 2016

Comme pour tous les problèmes complexes de gouvernance dans les grandes administrations, il n’est clairement pas un
solution aux problèmes auxquels nos démocraties sont confrontées lorsque les gouvernements sont «officieux». Le besoin de leadership est toujours présent et il y a aussi clairement des équilibres à trouver - entre les pratiques de gouvernement ouvert et l'efficacité, et entre le droit du public de savoir et le besoin du gouvernement de protéger des informations spécifiques.

Les synergies entre réformateurs pas toujours fortes

En outre, lorsqu'il s'agit de réformer le gouvernement ouvert, il n'y a pas toujours de fortes synergies entre, d'une part, les commissaires à l'information et les activistes du droit de savoir, et, d'autre part, les professionnels de la gestion des documents et les associations d'employés du secteur public confrontés à la tenue de registres. défis au jour le jour.

En effet, dans de nombreuses juridictions, les commissaires à l'information n'ont aucun pouvoir en ce qui concerne les pratiques en matière de conservation des documents. Ils ne peuvent que faire des recommandations et exprimer leur surprise que certains documents n'aient pas été créés ou conservés.

Pour explorer des solutions, un bon point de départ est de définir les raisons pour lesquelles nos gouvernements doivent créer des documents en premier lieu - à des fins commerciales internes, pour la responsabilisation, pour les archives historiques, etc. Cela inclut bien sûr la reconnaissance du fait que tous les documents ne sont pas ont une valeur à long terme et que ceux qui sont transitoires peuvent et doivent être supprimés ou détruits conformément aux bonnes pratiques.

Le ministre écossais des Affaires parlementaires, Joe FitzPatrick, a informé la séance des récentes réformes exigeant que 250 organismes publics introduisent des plans de gestion des documents approuvés par le conservateur national des documents. Ces obligations font partie de la loi de 2011 sur les archives publiques, qui a été introduite à la suite d'une enquête publique sur des abus historiques qui a mis en évidence des problèmes liés aux documents manquants.

Mukelani Dimba, un militant de la société civile d'Afrique du Sud, a introduit un nouveau concept d'un justicePour surmonter les obstacles qui empêchent les citoyens de voir leurs besoins en matière de justice satisfaits, les gouvernements participants à l'OGP s'efforcent d'étendre la transparence, la responsabilité et l'inclusion dans tous les systèmes de justice... point de vue. La constitution de son pays donne aux citoyens le droit d'obtenir des raisons écrites lorsque les droits d'une personne ont été lésés par des mesures administratives. Ce droit pourrait être utilisé pour aider à lutter contre "l'impasse des records", a-t-il proposé.

Options stratégiques pour les plans d'action pour un gouvernement ouvert

Parmi les autres propositions politiques discutées lors de l'atelier, citons:

• Exiger des fonctionnaires qu'ils se conforment à de bonnes pratiques en matière de tenue des registres dans le cadre de leurs codes de conduite en matière d'éthique ou administratifs.
• Renforcement des capacitésL'amélioration des compétences, des capacités et des processus des fonctionnaires, de la société civile et des citoyens est essentielle pour obtenir des résultats durables dans l'ouverture du gouvernement. Spécifications techniques : Ensemble d'ac... et la formation des fonctionnaires, dont beaucoup sont devenus leurs propres gestionnaires de documents.
• Introduire des obligations légales exécutoires pour créer et conserver des enregistrements qui documentent les processus décisionnels du gouvernement - le «devoir de documenter». (Voir la recommandation `` obligation de documenter '' du commissaire canadien à l'information)
• Accompagner toute obligation de documenter par un éventail de sanctions allant des procédures disciplinaires aux sanctions administratives pécuniaires et, en définitive, aux infractions pénales.
• Contentieux stratégique, y compris contrôle juridictionnel - application par les tribunaux du droit des citoyens à une bonne administration / droit aux motifs de décision.

Lire la note d'orientation du TASC, http://www.tasc.ie/publications/policy-brief-setting-the-record-straight/Rétablir les faits - Tenue de registres pour une bonne gouvernance.  
Nuala Haughey est analyste des politiques chez TASC, spécialisée dans la responsabilité démocratique.