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La wikification collaborative des procédures de service public

Despina Mitropoulou|

“Utiliser des technologies ouvertes à faible coût pour obtenir un impact élevé.” Cette devise a inspiré le travail de mon organisation, GFOSS - Open Technologies Alliance en Grèce. Notre point de vue sur le gouvernement ouvert découle de la nécessité d’avoir accès à la connaissance, à l’éthique du logiciel libre et au logiciel source, et repose sur le fait que les technologies ouvertes sont des technologies centrées sur l’être humain.

Lorsque le défi de documenter les procédures de service public nous a été présenté, nous avons mis en place une solution basée sur l’Open Source. MediaWiki Plate-forme. Le problème était que les procédures et les services offerts par l'administration publique ne sont pas documentés (ou pas complètement documentés), ce qui entraîne de multiples interprétations sur la manière dont les services publics sont mis en œuvre par différentes unités gouvernementales. Ce manque de documentation ouverte, à jour et claire est un problème qui confond non seulement les fonctionnaires, mais également les citoyens et les entreprises qui doivent connaître les exigences et les processus menant à la fourniture d'un service. Les fonctionnaires ne savent souvent pas comment offrir des services pertinents, tandis que les citoyens et les entreprises ne comprennent pas clairement les règles - et, en tant que tels, rencontrent généralement des retards, ce qui accroît le risque de corruption.

La solution que nous avons fournie est une plate-forme wiki open source (http://www.diadikasies.gr), qui repose sur des outils ouverts, normalisés et largement disponibles (MediaWiki). Son contenu est produit par des fonctionnaires formés et des citoyens intéressés. Chaque service est décrit dans un article contenant toutes les informations pertinentes: le cadre juridique définissant le service, les documents nécessaires avec des modèles pour tous les formulaires imprimés et / ou électroniques, ainsi que la procédure étape par étape menant à la fourniture du service. L'utilisation de technologies ouvertes et standardisées telles que MediaWiki présente l'avantage d'être une solution gratuite, facile à utiliser, personnalisable et peu coûteuse.

La plate-forme est structurée autour de services basés sur le cycle de vie de la procédure administrative (par exemple, les actions à prendre après une naissance), sur des activités spécifiques (par exemple, comment obtenir une licence pour vendre sur le marché libre), ainsi que dans diverses institutions et agences (par exemple: ministères, régions, municipalités, écoles, universités, hôpitaux, etc.). Les fonctionnaires enregistrent les services qu'ils fournissent de manière structurée, en commençant par une brève description du service, le cadre juridique, les documents requis (avec les formulaires joints et / ou des liens vers des services en ligne), et un aperçu étape par étape. de la procédure. Toutes les entrées du wiki sont liées entre elles pour permettre une navigation fluide entre différents sujets et éviter toute duplication de données. La nature collaborative de ce système permet un contenu constamment enrichi avec de nouveaux services et procédures mis à jour régulièrement. Jusqu'à présent, plus de deux mille services publics ont été documentés sur la plate-forme.

Outre la plate-forme, GFOSS propose également des séminaires de formation aux fonctionnaires sur la manière d'enregistrer les procédures et les services sur la plate-forme. Nous avons également mis au point du matériel éducatif ouvert en ligne (disponible dans Moodle) pour les fonctionnaires sur l'utilisation de la plate-forme. En associant la documentation des services publics à une foule, nous donnons à chacun la possibilité d’avoir accès, de s’amender et d’être informé, nous créons une communauté qui prend en charge le projet et un mécanisme de résolution rapide des conflits.

Nous avons collaboré avec plusieurs institutions gouvernementales à tous les niveaux (ministères, régions et municipalités), ainsi qu'avec des tribunaux et des institutions universitaires dans le cadre de cet effort de collaboration. Plus de deux mille services publics ont déjà été documentés sur la plate-forme et nous comptons actuellement plus de cinq cent utilisateurs enregistrés, une communauté de fonctionnaires qui rédigent et conservent des informations sur les procédures.

Sur le plan technologique, nos prochaines étapes consistent à adapter les normes Open Europe (CPSV et CPOV) et à intégrer les technologies sémantiques afin de fournir une manière standard et structurée de documenter les services publics, tout en facilitant l’interopérabilité entre les États membres européens. Le processus de normalisation et de validation sémantique apportera une valeur ajoutée à toutes les parties prenantes impliquées. Nous prévoyons également d'intégrer les fonctionnalités BPMN à la plate-forme.

Dans le cadre de notre participation à OGPEn tant qu’organisation de la société civile, nous nous sommes engagés à entretenir et à moderniser notre infrastructure technique et à organiser des ateliers de formation à l’intention des responsables gouvernementaux de divers organismes publics.

Les objectifs de notre projet sont:

  1. S'assurer que chaque personne / entité concernée sait combien et quels services sont fournis par un organisme public.
  2. Aider chaque organisation à standardiser les services fournis afin que le même service porte le même nom et soit fourni de la même manière partout.
  3. Servir de premier pas important vers la simplification des procédures gouvernementales. La simplification permettra d’économiser des ressources pour l’administration publique et pour les citoyens.

La vision globale est de transformer le gouvernement en une organisation transparente et efficace dotée d'institutions et de services qui responsabilisent son personnel, les citoyens et le secteur privé en répondant à leurs besoins et aspirations en utilisant des infrastructures ouvertes et durables. L’objectif ultime est de poursuivre les réformes de gouvernement ouvert ayant un impact tangible qui permettront progressivement de modifier le fonctionnement quotidien de l’administration publique.

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