Gestión de registros y archivos (SL0029)

¿Cuál es el problema público que abordará el compromiso?
La Ley de Archivos Públicos es un paso esencial en
Garantizar la aplicación efectiva del derecho a
Ley de acceso a la información. Sin registros adecuados
sistemas de gestión del gobierno clave
documentos, no pueden ser divulgados públicamente. los
La falta crítica de registros ha obstaculizado la lucha
contra la corrupción y el logro de la internacional
puntos de referencia, como el logro de la Sostenibilidad
Desarrollo de metas.

¿Cuál es el compromiso?
Este compromiso está orientado a garantizar que
Sierra Leona tiene una ley sobre archivos y registros
gestión que apoyará la implementación
del derecho de acceso a la información.

¿Cómo contribuirá el compromiso a resolver el problema público?
La gestión eficaz de registros también es importante para
operación responsable y transparente del público
instituciones. Para completar el pasaje de la
Proyecto de ley de registros y archivos nacionales y para
armonizar políticas y procedimientos para gestionar
registros digitales con derecho a acceder a la información
ley y el portal de datos abiertos.
Este compromiso apoyará la implementación de
Ley de Derecho de Acceso a la Información en un intento por
Mejorar la transparencia pública. También apoyará el
lucha contra la corrupción mediante:
 Incremento de la integridad pública;
 Mejora de la gestión efectiva del público
recursos; y
 Uso de innovación y tecnología.
¿Por qué es este compromiso?
relevante para los valores de OGP
Acceso a la información: el paso de la
La Ley de Gestión de Archivos y Registros
Apoyar la implementación del derecho de acceso
ley de información.
Responsabilidad pública: cuando hay una ley que
obliga a los funcionarios públicos a mantenerse públicos
documentos, el ciudadano lo usará para mantener a los funcionarios públicos
responsable especialmente cuando los registros se relacionan con
prestación de servicios. Tecnología e innovación: la evaluación de
registros digitales en las agencias gubernamentales para
determinar qué existe y desarrollar estructuras para
coordinar, capturar, preservar y compartir
estos registros marcarán el ritmo para acceder a lo digital
Records.

Información adicional:
La Ley de Derecho de Acceso a la Información fue aprobada en
Octubre 2013 y el derecho de acceso a la información
La Comisión (RAIC) se configuró en 2014.
Se hicieron esfuerzos para aprobar los registros y
Proyecto de ley de gestión de archivos en 2016 y 2017, pero
se detuvo en el camino antes de ser presentado en
Parlamento.

8 Gestión de registros y archivos

Objetivo principal

Este compromiso está orientado a garantizar que Sierra Leona tenga una ley sobre gestión de archivos y registros que respalde la implementación del derecho de acceso a la información.

Hitos

• Aprobación del gabinete de la política de gestión de registros
• Aprobación por el gabinete del proyecto de ley de gestión de archivos y registros nacionales
• El Parlamento debate y aprueba el proyecto de ley de gestión de registros y archivos nacionales

Nota editorial: Para obtener el texto completo de este compromiso, consulte el plan de acción de Sierra Leona en (https://bit.ly/3bPiqwh).

Análisis de compromiso

Este compromiso tiene como objetivo respaldar la Ley de derecho de acceso a la información de 2013 garantizando la aprobación por el gabinete de una política y un proyecto de ley de gestión de registros y la promulgación parlamentaria de la Ley de gestión de archivos y registros nacionales. La implementación efectiva de la Ley de Derecho de Acceso a la Información de 2013 depende de un sistema de gestión de registros que permita el almacenamiento, la recuperación y la divulgación eficiente de la información. En 2014, la Unidad de Reforma del Sector Público del Gobierno de Sierra Leona llevó a cabo una evaluación de la capacidad y las necesidades de la gestión de registros en el servicio público de Sierra Leona. ^{[ 95 ]} La evaluación reconoció que la Ley de Archivos Públicos de 1965 era totalmente inadecuada por varios motivos: la Ley se refiere a “archivos” y no admite registros en uso corriente o semicorriente por ministerios, departamentos y agencias; no reconoce registros en formatos distintos al papel y, en consecuencia, no prevé las vulnerabilidades particulares de los registros electrónicos (acceso no autorizado, eliminación o enmienda); y no establece una oficina centralizada. ^{[ 96 ]} Por tanto, el marco legal actual no facilita un entorno operativo para la gestión de documentos que favorezca el apoyo al derecho a la información. ^{[ 97 ]}

Garantizar que Sierra Leona cuente con una ley sobre gestión de archivos y registros que respalde la Ley del derecho de acceso a la información fue el foco de los compromisos tanto en el primer como en el segundo plan de acción nacional. El compromiso actual responde al problema de la gestión de registros inadecuada para el derecho a la información al continuar enfocándose en la promulgación de una Política y Ley de Gestión de Registros.

El compromiso es relevante para el valor de OGP del acceso a la información, ya que fortalece el derecho a la información al abordar la necesidad de una gestión adecuada de los registros actuales, semi-actuales y archivados. Sin tales sistemas de gestión, será imposible que la Comisión de Derecho de Acceso a la Información otorgue solicitudes de información para registros gubernamentales.

En el momento en que se diseñó el compromiso, un borrador de política de gestión de registros ^{[ 98 ]} ya se había elaborado, y ya se había publicado en la Gaceta del Gobierno un proyecto de ley de gestión de documentos y archivos nacionales. ^{[ 99 ]} La Ley prevé el establecimiento de un Departamento de Archivos y Registros Nacionales responsable de garantizar que las entidades públicas sigan buenas prácticas de gestión de registros. ^{[ 100 ]} y para establecer centros de registro en tres regiones. ^{[ 101 ]} La Ley también prevé el establecimiento de una Junta Asesora de Archivos y Registros Nacionales, que debe incluir un representante de la sociedad civil vinculado a la gestión de archivos y registros, junto con una serie de partes interesadas del gobierno. ^{[ 102 ]} Tanto el proyecto de política como el proyecto de ley reconocen el vínculo entre la gestión de registros y el derecho a la información. La declaración de política clave del borrador de la política de gestión de registros, por ejemplo, es que la gestión eficaz y eficiente de los registros públicos y judiciales debe (entre otros objetivos) "promover el acceso público a la información". ^{[ 103 ]} Uno de los resultados deseados de la política es que "las oficinas públicas puedan cumplir con la Ley de Derecho de Acceso a la Información de 2013". ^{[ 104 ]} El anteproyecto de Ley de Gestión de Archivos y Registros Nacionales establece un Departamento de Archivos y Registros Nacionales, que tiene la tarea específica de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Ley de Derecho de Acceso a la Información de 2013. ^{[ 105 ]} Se esperaba que el Parlamento aprobara el proyecto de ley en 2018, sin embargo, esto no sucedió.

Si se implementa completamente como está escrito, es probable que el impacto potencial de este compromiso sea moderado. El compromiso es verificable, con hitos y actividades claramente identificables y medibles. Si bien algunas partes interesadas consideraron que el compromiso probablemente sería transformador, ^{[ 106 ]} El compromiso se codifica como moderado, porque si bien este marco legislativo y de políticas tan esperado para la gestión de documentos en Sierra Leona representa un gran paso adelante, la promulgación de leyes no garantizará por sí sola que los documentos se gestionen adecuadamente para promover el acceso público a la información. .

Compromiso 8. Gestión de Documentos y Archivos

Limitada

Este compromiso tuvo como objetivo aprobar una ley sobre gestión de archivos y registros para implementar aún más la Ley de Derecho de Acceso a la Información. En el momento en que se diseñó el compromiso, ya se había desarrollado un borrador de política de gestión de registros (Hito 1). Durante el período de implementación, se redactó un Proyecto de Ley de Archivos y Registros Nacionales y se sometió a una reunión de validación en septiembre de 2021 ^{[ 72 ]} (Hito 2). Sin embargo, el proyecto de ley aún no se aprobó (Hito 3). Dado que el objetivo central del compromiso no se logró mediante la aprobación del proyecto de ley, este compromiso tuvo un cumplimiento limitado al final del período de implementación.

Además de la implementación de los hitos, el gobierno realizó capacitaciones gerenciales ^{[ 73 ]} y desarrolló un manual de capacitación en gestión de registros, ^{[ 74 ]} prometiendo así seguir implementando la política.