Desarrollar el Sistema de Observatorio Judicial (CR0066)

¿Cuál es el problema público que abordará el compromiso?
El problema que se busca abordar es el retraso en la solución de casos judiciales (mora judicial). De acuerdo con la percepción ciudadana, la reducción anual del circulante es poco considerable, a esto se suma la entrada de nuevos casos anualmente. Asimismo, se percibe una deficiente administración de recursos y falta de compromiso de parte de los encargados de decisiones remediales. Esto se debe en parte a la ciudadanía no tiene información precisa de cómo se llevará a cabo los procesos judiciales por tipo de materia, las instancias involucradas, los tiempos, entre otros. El Poder Judicial ha identificado que la cantidad de expedientes por antigüedad en proceso y en ejecución, a noviembre del 2019, es de 25.237. Cabe agregar que el promedio mensual de ingresos de casos es de 89.671,8 y se resuelveven en promedio 82.932,2 casos, es decir, que en 109 promedio queda pendiente un 7,51% de los casos que ingresan. Sin embargo, el problema está siendo abordado desde el año 2014, al acordar en Corte Plena el establecimiento de un “Protocolo de rediseño de procesos en circuitos, oficinas o despachos judiciales”, pues se constató la cantidad de expedientes judiciales que ingresan anualmente. creado un 6.11% desde el 2015. Para el 2018 ingresó 1.170.372 casos nuevos, mientras que la cantidad de personal para atender la demanda se distribuye de la siguiente manera: 29 juezas y jueces por cada 100 mil habitantes 12 Fiscalas y fiscales por cada 100 mil habitantes 11 Defensores y defensores por cada 100 mil habitantes 32 Investigadores e investigadores por cada 100 mil habitantes Por lo tanto, se evidencia una poca correspondencia entre la demanda del servicio judicial y la capacidad del recurso humano para responder ante el crecimiento de casos judiciales. Con respecto al acceso de información sobre estos procesos y el monitoreo sobre los avances o retrasos en términos de solución de casos judiciales, actualmente el Poder Judicial cuenta con un Sistema Georreferencial que integra información de la competencia territorial de los despachos jurisdiccionales y oficinas auxiliares de justicia , la formulación presupuestaria, información de contacto de las oficinas, personal judicial desagregado por sexo, condición de puesto y tipo de plaza, lista de activos de las oficinas, balance general estadístico, estadísticas de género, datos y proyectos poblacionales del INEC. Sin embargo, surge la necesidad de crear una interfaz que permita visualizar la información de manera más gráfica y simple para la persona usuaria, reutilizando la información existente en dicho sistema y aceptando información estratégica relevante para la toma de decisiones.

¿Cuál es el compromiso?
Desarrollar un Observatorio Judicial que permita la consulta y facilite la fiscalización de la gestión institucional, con énfasis en la mora judicial, por parte de la persona ciudadana, a través de los datos afectados en formato abierto, integrado con el Sistema Georreferencial que posee el Poder Judicial sobre el ámbito administrativo y jurisdiccional. El compromiso se propone diseñar y lanzar una plataforma que muestre estadísticas e indicadores judiciales sobre la cantidad de procesos judiciales afectados por despacho judicial, cantidad de personas trabajando en cada despacho judicial, entre otros; todo esto de manera integrada con la información contenida en el Sistema Georreferencial. Esta información se podrá visualizar a través del sitio web oficial del Poder Judicial siguiendo el criterio de las competencias territoriales por circuito, materia y oficina judicial; con el fin de poder brindar a las personas usuarios información transparente, precisa y confiable respecto al funcionamiento de la institución, a través de una herramienta amigable y de fácil operación, potenciando la publicación de datos en formato abierto, así como el uso de mapas georeferenciados e interfaces gráficas que potencien la comprensión de la información. Por otro lado, el abordaje de un problema social requiere no solo de las instituciones públicas para la implementación de políticas públicas, planos y proyectos, sino también de la participación ciudadana, para lo que se realiza grupos focales y abrir espacios de consulta y co -creación para que las personas usuarios del sistema judicial puedan proponer mejoras a la plataforma, analizar los datos disponibles y brindar recomendaciones a la institución en cuanto al problema de la mora judicial. Estas recomendaciones luego serán analizadas, sistematizadas y valoradas, y consideradas como viables serán implementadas.

Para cumplir estos objetivos, el compromiso contempla las siguientes acciones:

Etapa I 1. Definición, análisis, diseño y desarrollo del panel de compendio de indicadores judiciales y estadísticas:
1.1.1. Composición del personal (masculino y femenino)
1.1.2. Casos activos (ejecución, resolución y en trámite)
1.1.3. Duración de los casos
1.1.4. Productividad (cantidad de casos terminados)
1.1.5. Cantidad de escritos recibidos 1.1.6. Envíos de notificaciones realizadas
1.1.7. Indicadores anuales de ejecución de presupuesto
1.1.8. Estadísticas de los Servicios Tecnológicos En esta primera etapa se considerará la información definida como prioritaria y qué se encontrará disponible en el sistema SIGMA. Se realizará entregas incrementales de los indicadores, de manera que se genere valor lo antes posible.
2. Documentos de los órganos de control: incorporar dentro de la plataforma los documentos relacionados con los órganos de control del Poder Judicial. El despliegue de estos documentos está sujeto al tratamiento que se realizará a la información para clasificar los documentos según el órgano de control que 112 lo remite y el destinatario, aspecto que será realizado por la Secretaría de la Corte.
3. Mejorar la interfaz y el funcionamiento del Sistema Georreferencial, así como realizar la migración a la nueva plataforma del Observatorio Judicial: Análisis, desarrollo, pruebas e implantación del Sistema Observatorio Judicial, que manejan de manera centralizada información de interés relacionada con el funcionamiento del Poder Judicial, por oficina, circuito o materia, solicite la información se visualice de forma gráfica y en mapas georreferenciados para los casos que apliquen.

Etapa II: 4. Considerar la participación ciudadana en la realización de grupos focales con las personas usuarias y judicial personal para conocer propuestas de mejora del Observatorio Judicial en torno a aspectos tales como: visualización, ubicación de la información, temas de interés, accesibilidad, necesidades de información, entre otros.
5. Facilitar espacios de consulta en los que se proyectan que las poblaciones interesadas en la gestión judicial pueden brindar seguimiento y control de los procesos judiciales, a fin de emitir recomendaciones y propuestas de mejora, en el marco de los Mecanismos para consolidar el diálogo permanente del Poder Judicial con la Sociedad Civil.
6. Cocrear una estrategia de divulgación y promoción de la plataforma digital que se desarrollará a fin de que las personas usuarias internas y externas, las ONGs puedan tener conocimiento sobre la existencia de este sitio web.

¿Cómo contribuir el compromiso a resolver el problema público?
Con este compromiso, el Poder Judicial demuestra su anuencia e interés de generar un cambio en materia de retraso judicial fomentando la inclusión ciudadana mediante la rendición de cuentas, la fiscalización y el control de la gestión institucional. Además de promover la transparencia a través del acceso a la información que se generará en la plataforma digital en cuestión. Con lo antes expuesto, desde el Poder Judicial y sus políticas institucionales de Justicia Abierta y participación ciudadana, se trata de fortalecer la relación entre el Estado y la ciudadanía, con el apoyo de las tecnologías de la información y la comunicación como responsables de este acercamiento y de abrir canales de interacción e incidencia. Es así como las iniciativas de Gobierno Abierto y Justicia Abierta identificaron una correspondencia de la ciudadanía en la gestión judicial y las TIC son herramientas que facilitan este proceso. Al facilitar el espacio de consulta se proyecta que las poblaciones interesadas en la gestión judicial puedan brindar seguimiento y control de los procesos judiciales, a fin de emitir recomendaciones y propuestas de mejora, en el marco de los mecanismos para consolidar el diálogo permanente del Poder Judicial con la Sociedad Civil, aprobado por Corte Plena en el acta n ° 033-2019 del 12 de agosto de 2019. El desarrollo de esta nueva herramienta tecnológica tiene como población meta a las personas usuarios del sistema judicial, despachos, oficinas judiciales, autoridades judiciales , entre otros altos mandos y estrato gerencial del Poder Judicial que proyecte monitorear la gestión institucional y los laboratorios que se realizarán para reducir el retraso judicial, para permitir una mejor toma de decisiones institucionales.

¿Por qué este compromiso es relevante para los valores de OGP?
El compromiso es relevante para la transparencia ya que se encuentra comprometido en la publicación no solo de más información, sino de información que contempla criterios de calidad y usabilidad por los diferentes públicos de interés, mejorando la accesibilidad de la información. Además, es de trascendencia especial para la rendición de cuentas ya que generar un mecanismo para que la ciudadanía pueda monitorear, fiscalizar y evaluar el avance o retraso en los procesos judiciales. También tiene un alto componente de participación ciudadana al poner una disposición de información de gran relevancia para las personas usuarias y principalmente para que tengan el interés de incidir y controlar el seguimiento y control ciudadano. Se procura generar un proceso democrático que aspira a una contribución responsable, activar y mantener la población en el diseño, la toma de decisiones y la ejecución de políticas del Poder Judicial, en especial el Plan Estratégico Institucional 2019-2024 que de forma transversal se se plantea reducir de forma gradual el retraso judicial, así como la modernización de la gestión judicial. A través de este compromiso se pone en práctica también el principio de colaboración, pues para establecer una plataforma digital que funciona como un observatorio judicial para diferentes públicos de interés se hace menester el trabajo colaborativo entre múltiples dependencias del Poder Judicial que tienen relación con la definición , análisis, diseño y desarrollo.

Información adicional
Presupuesto del compromiso: Noventa y un millones ochocientos noventa y seis mil seiscientos dieciséis colones (¢ 91.896.616,32), los cuales se dividen en cuarenta y cinco millones novecientos cuarenta y ocho mil trescientos ocho colones (¢ 45.948.308,16) anuales. El compromiso está relacionado con el oficio DP-714-2018 del Despacho de la Presidencia de la Corte el cual solicita desarrollar un proyecto de Observatorio Judicial, así como con la Política de Participación Ciudadana y la Política de Justicia Abierta, esta última habiendo sido resultado del III Plan de Acción de Gobierno Abierto. El compromiso está especificado con el Plan Estratégico Institucional 2019-2024 del Poder Judicial, más específico con el Tema Estratégico 301 de Modernización de la Gestión Judicial, cuyo objetivo es "Probar soluciones tecnológicas que satisfagan las necesidades del Poder Judicial"; y con la Acción Estratégica 926: “Desarrollar sistemas efectivos de información que apoyen la toma de decisiones gerenciales”. El compromiso está limitado con el Objetivo de Desarrollo Sostenible N ° 16: “Promover sociedades pacíficas e inclusivas para el desarrollo sostenible, facilitar el acceso a la justicia para todos y construir a todos los niveles instituciones e inclusivas que incluyen cuentas”.

8. Desarrollo del Sistema Observatorio Judicial para monitoreo y fiscalización de la gestión judicial

Texto del compromiso tal y como aparece en el plan de acción.

Objetivo principal

"Desarrollar un Observatorio Judicial que permita la consulta y facilite la fiscalización de la gestión institucional, con énfasis en la mora judicial, por parte de la persona ciudadana, a través de datos preferiblemente en formato abierto, integrado con el Sistema Georreferencial que posee el Poder Judicial sobre el ámbito administrativo y jurisdiccional ”.

Hitos

• Desarrollo del Observatorio Judicial (creación de la solución tecnológica, inclusión de la información y portabilidad de la información del sistema georreferencial al Observatorio).
• Puesta en marcha del Observatorio Judicial.
• Co-creación y puesta en marcha de una estrategia de divulgación y promoción de la plataforma digital del Observatorio.
• Realización de grupos focales para recibir retroalimentación sobre los aspectos que se consideran que pueden ser mejorados y las necesidades de información existente, y apertura de espacios de consulta para que las poblaciones interesadas en la gestión judicial puedan brindar seguimiento y control de los procesos judiciales, a fin de que emitan recomendaciones y propuestas de mejora.
• Análisis, sistematización y valoración de las recomendaciones ciudadanas, así como su viabilidad para ser implementadas.
• Implementación de las recomendaciones.

Nota editorial: Para leer el texto completo de este compromiso, consulte el plan de acción de Costa Rica en el siguiente enlace: https://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2020/01/Costa-Rica_Action-Plan_2019-2021.pdf

Análisis del compromiso

El Poder Judicial es el otro poder de la República que, además del Ejecutivo, ha participado en todos los planes de acción de Costa Rica. Desde el segundo plan lo hace con sus propios compromisos, primero con una estrategia de divulgación de la Política de Participación del Poder Judicial y luego, en el tercer plan de acción, con la cocreación de la Política de Justicia Abierta. Esta vez lo hace con una iniciativa que proviene directamente de la sociedad civil, pues los mismos usuarios del Poder Judicial quienes propusieron el compromiso que finalmente se incluyó en el plan de acción.

Este compromiso pretende medir la eficiencia de la gestión de este órgano en procesos que sus usuarios realizan todos los días y en cantidades importantes, y que suelen relacionarse a aspectos que tienen un impacto significativo en la calidad de vida de las personas, como aquellos relacionados a la administración de justicia, pensiones alimentarias, protección o seguridad. Esto aumenta las posibilidades de que su implementación genere un gran beneficio y que sea percibido directamente por un amplio segmento de la ciudadanía, lo que contribuya a que su impacto potencial sea transformador.

De acuerdo con la información del Poder Judicial, los expedientes por antigXedad en proceso y en ejecución superaban los 25.000 a noviembre de 2019. Además, el promedio mensual de ingresos de casos es de casi 90.000 mientras que el de resolución es de 83.000 casos, por lo que cada mes el número de los pendientes de resolución aumenta en casi 7.000 casos.

Los intentos por resolver el problema datan al menos del año 2014, cuando la Corte Plena estableció el "Protocolo de rediseño de procesos en circuitos, oficinas o despachos judiciales". Sin embargo, aún no se ha resuelto la, situación pues durante el año 2019 la demanda de resolución de casos excedió significativamente la capacidad del recurso humano para darles trámite. El plan de acción explica que el número de expedientes judiciales que ingresa anualmente creció más de un 6% desde 2015, y actualmente la disponibilidad de jueces, fiscales, defensores e investigadores no alcanza para satisfacer la demanda de servicios.

El proyecto del observatorio ciudadano planteado en este compromiso pretende esa realidad y lograr, con la colaboración del Poder Judicial, generar la infraestructura pendiente para poder darle trazabilidad a los casos y cambiar la visualización de estadísticas que permita medir la mora judicial por circuito, materia y oficina judicial.

El observatorio se dedicaría a medir el desempeño de los despachos judiciales, generar datos que informen la discusión en los espacios participativos que también generaría el compromiso, como grupos focales, de donde se espera que salgan propuestas para mejorar la eficiencia del servicio ofrecido y reducir la mora judicial.

Estos grupos focales también se usarían como espacios para rendir cuentas, pues el compromiso indica que se sistematizarán y analizarán los comentarios recibidos en ellos, para que luego se validen e implementen. Este aspecto le da a la iniciativa la posibilidad de generar acciones a partir de los insumos ciudadanos, algo que no se muestra tan claro en el resto de compromisos del plan de acción. La Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia (CONAMAJ) se encargaría de darle seguimiento a la retroalimentación recibida, el cual se trasladaría al equipo interno implementador para analizar los cambios técnicamente viables. Igualmente, se comunicaría el trámite dado a las diferentes sugerencias.

El Observatorio Judicial busca generar datos de manera consistente. Este es otro aspecto que aumenta la ambición del compromiso, pues los motivos por los que aún no está sistematizada la información que busca generar importantes retos significativos como la falta de procesos, programas informáticos inadecuados y problemas de comportamiento humano. Atender tales situaciones será parte de la implementación, pues resulta indispensable para que el Observatorio cuente con la información necesaria para realizar su labor fiscalizadora en el monitoreo de la eficiencia de despachos y de la mora judicial por distrito.

La idea del compromiso es desarrollar una plataforma que ofrezca estadísticas e indicadores sobre la cantidad de procesos judiciales existentes por despacho judicial, que tras cruzarse con el número de personas funcionarias trabajando en cada despacho judicial, permitir generar estadísticas sobre la cantidad de casos que estos resuelven en períodos de tiempo determinado. El objetivo final es ofrecer a los usuarios e implicados en procesos judiciales la información sobre el trámite de sus casos distribuida por circuito judicial. Para el año 2020 esta información no era de fácil acceso para el usuario público, y obtenerla implicaba un proceso largo y engorroso.

Existen diferencias de productividad importantes entre los territorios que componen los diferentes circuitos judiciales en que se divide el, con variaciones superiores al 100% entre las sedes de mayor y las de menor productividad, según Dijera el II Informe del Estado de la Justicia [55] . Esta investigación intentó medir la capacidad del Poder Judicial para impartir lo que calificó como una "justicia pronta", pero no fue posible debido a los vacíos de información y la deficiente calidad de sus bases de datos. “La principal conclusión del esfuerzo realizado es que, hoy por hoy, el Poder Judicial carece de un sistema de información permitir que generar, en tiempo real, reportes pormenorizados para medir y evaluar su desempeño, más allá de indicadores agregados y generales para el conjunto de la institución ” [56] , señala la investigación.

Por otro lado, el compromiso ayudará a generar y divulgar información no existente hasta ahora que facilitará llamar a rendir cuentas al órgano judicial. Este poder recibe un 4,5% del presupuesto nacional [57] y en años recientes ha generado un debate [58] en la sociedad costarricense sobre algunos beneficios [59] e incentivos monetarios que tienen sus funcionarios y que no poseen quienes trabajan para otros poderes del Estado [60] .

Además el compromiso aprovechará el Sistema Georreferencial de Información con que cuenta el Poder Judicial para generar mayor transparencia. Este recopila datos sobre la competencia territorial de los despachos jurisdiccionales, sus presupuestos, información de contacto de las oficinas y personal judicial, listas de activos de las oficinas y el balance general estadístico, entre otros. Actualmente no existe una interfaz gráfica que permita visualizar esta información. El objetivo es desarrollar esas visualizaciones e incorporarlas, junto con indicadores de gestión, a la plataforma del observatorio. Por todas estas razones su implementación podría tener un impacto transformador.

El Poder Judicial se incorporó al proceso de cocreación durante la consulta en línea para priorizar los cinco problemas propuestos por la CONAMAJ. Los dos priorizados fueron el retraso en la solución de casos judiciales y la poca sensibilización del personal judicial y atención deficiente hacia la persona usuaria.

Durante el Taller nacional de priorización de problemas, celebrado el 05 de octubre de 2019, los miembros de la mesa temática del Poder Judicial decidieron definir como problema el retraso en la solución de casos judiciales (mora judicial). Posteriormente, tras la consulta en línea sobre posibles soluciones a este problema, la mesa de esta área temática definió como solución final la fiscalización ciudadana de los programas del Poder Judicial (Observatorio ciudadano), que luego el grupo de trabajo de redacción de compromisos tradujo como la construcción de un observatorio ciudadano.

Ángela García, quien participó por parte de la sociedad civil en el proceso de construcción del compromiso, consideró que los insumos generados se consideraron a medias, pues la iniciativa del observatorio ya se venía planteando desde el Poder Judicial con el grupo de organizaciones civiles con que trabaja [61] . Desde la perspectiva de Evelyn Villareal, coordinadora de la investigación del Estado de la Justicia [62] , el reto es enorme, porque la información en ocasiones no se recoge correctamente o no se captura del todo, pero sería muy beneficioso que a partir de los datos se pudiera conocer, por ejemplo, cuánto tarda en promedio tramitar un caso en el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Pavas. En este aspecto radical el impacto potencial transformador del compromiso, en la posibilidad de generar esta información y ponerla a disposición del público, más que en la modificación del observatorio existente hoy en día.

La creación de observatorios suele presentar enormes retos de organización y financiamiento para la sociedad civil en el contexto costarricense, que afecta su consolidación y sostenibilidad en el tiempo. La experiencia del Poder Judicial en la coordinación de las organizaciones de la sociedad civil y su liderazgo y apoyo logístico para el trabajo que estas pueden desarrollar será clave para implementar con éxito la iniciativa. Finalmente, contribuirá al impacto que logre el observatorio el definir entregables concretos que pueda publicar periódicamente, que se ganen la confianza de la población ya partir de los cuales se puedan tomar acciones que contribuyan a mejorar la gestión del Poder Judicial.