Desarrollo de un espacio de trabajo de creación conjunta (EE0058)

Breve descripción del compromiso El proyecto de co-creación estatal genera un espacio de trabajo integral que cubre todo el ciclo de vida del borrador, posibilitando la co-creación de borradores y la gestión de enmiendas en una misma plataforma. El sistema ayuda a involucrar al público, además de aumentar la transparencia y mejorar la visión general de la redacción legislativa del país.

Definición del problema
¿Qué problema pretende abordar el compromiso? La ley es la herramienta de formulación de políticas más importante que afecta a todas las personas, y la forma en que se hacen las leyes determina tanto el contenido de la legislación futura como la forma en que se cumplirá. En un estado democrático regido por el estado de derecho, la legislación debe ser abierta, transparente y libre de burocracia. Las soluciones técnicas existentes para la redacción legislativa no aportan la claridad necesaria. Cada borrador tiene varias versiones durante el procedimiento, que se formatean en documentos de Word separados. Los comentarios entrantes y las respuestas a los mismos también se presentan en documentos separados, lo que hace que sea extremadamente difícil rastrear los cambios y sus causas. Esto significa que es difícil para el público en general obtener información porque la información está fragmentada en diferentes lugares. Además, las soluciones existentes no promueven la participación de la sociedad civil en la redacción legislativa. La información sobre el tema a menudo llega a las partes interesadas solo cuando la primera versión del borrador ya está completa. También falta la cooperación entre las partes durante el procedimiento. Los sistemas de información de redacción legislativa actualmente en uso están tecnológicamente desactualizados. Además, no crean oportunidades para la cooperación ni favorecen el uso de oportunidades modernas de creación conjunta en el proceso de redacción legislativa.

¿Cuáles son las causas del problema? Más concretamente, los problemas que resolverá el proyecto son los siguientes:

 Falta de transparencia: las diferentes etapas del procedimiento no están conectadas entre sí de manera suficientemente 10 rastreable.

 Soluciones inadecuadas que permiten la cooperación: las soluciones que promueven la cooperación son incompletas. No hay posibilidad de gestionar actividades en base a un grupo o individualmente. Las partes relacionadas se comunican entre sí enviando archivos de documentos y presentando las modificaciones en forma de tabla. Las propuestas, recomendaciones y consentimientos de las partes se encuentran en un texto separado que no guarda relación con la disposición a reformar.

 Problemas con la calidad de la redacción legislativa: no hay una descripción general actualizada de qué agencias se ocupan de qué temas; como resultado, es difícil involucrarse y expresar una opinión en una etapa anterior. El análisis de impacto no está vinculado entre etapas y no es suficientemente tangible.

 Inexistencia de una solución tecnológica que soporte la redacción legislativa – la base tecnológica (proyecto de ley sistema de información EIS, EMS, Word, Excel, correos electrónicos) y la información contenida en los mismos está fragmentada, con diferente estructura y lógica; las soluciones tecnológicas existentes están desfasadas.

 Problemas de usabilidad, facilidad de uso y facilidad de uso de las soluciones existentes: en el análisis de usabilidad del sitio web participativo y los sistemas de información del proyecto de ley EIS, la facilidad de uso del EIS se ha evaluado con, entre otros, los siguientes comentarios: 'terrible', 'esta herramienta no es adecuada para el ministerio en su forma actual', 'el motor de búsqueda es pobre', 'demasiado pesado', 'problemas técnicos aún sin resolver', etc.

La descripción de los problemas se ha elaborado, entre otras cosas, con la ayuda del mapeo del procedimiento de redacción legislativa en 2012, la amplia participación de Innotiim y los comentarios recibidos de los grupos de prueba del prototipo de la co-creación. espacio de trabajo Además, el análisis PRAXIS sobre la usabilidad del EIS y los informes del Ministro de Justicia en el Riigikogu sobre la calidad de la redacción legislativa se han utilizado como fuentes adicionales.

Descripción del compromiso
¿Qué se ha hecho hasta ahora para solucionar el problema? Se creó un prototipo para el proyecto en 2019. Se presentó a aproximadamente 300 futuros usuarios tanto en grupos de prueba enfocados y documentados (9 grupos de prueba de todo el proyecto + 5 grupos de prueba del procedimiento de caso de la UE) como en eventos introductorios. Ha habido un gran apoyo e interés por parte de los usuarios potenciales. En 2020 se inició el desarrollo del MVP, que puede considerarse la primera fase del proyecto. En el segundo semestre de 2021 y el primer semestre de 2022 se inició el pilotaje de la primera fase y se continuó mejorando las soluciones. Está prevista una prueba piloto más amplia de la primera fase para la primera mitad de 2022. Paralelamente al proceso de desarrollo, se analizan las necesidades de cambiar el procedimiento de redacción legislativa con el objetivo de hacerlo más adecuado para el intercambio de datos en lugar del intercambio de archivos. A principios de 2022, se lanzaron las próximas etapas de desarrollo del espacio de trabajo de cocreación, incluida la cooperación tanto interna como pública, el procesamiento de casos de la UE y la vista pública. La financiación de SF para el proyecto durará hasta agosto de 2023.

¿Qué solución estás proponiendo? La solución propuesta permite crear lo siguiente para el espacio de trabajo de redacción legislativa como una solución completa:  es posible participar en una consulta pública y expresar opiniones a través de la interfaz de usuario pública;  Se ha creado un evento seleccionable para reuniones con cabilderos y partes interesadas con los campos de datos necesarios, que se pueden exportar desde el espacio de trabajo por tema.

¿Qué resultados queremos lograr con la implementación de este compromiso? Como resultado del desarrollo, se preparará una interfaz de usuario moderna para la consulta con el público, que reducirá la carga administrativa tanto de las partes interesadas como de los redactores, será más fácil de usar y creará mejores condiciones para la participación de las partes. Cubrir las reuniones con cabilderos y partes interesadas durante el proceso de redacción 11 aumenta la transparencia de la redacción legislativa.

Análisis de compromiso
¿Cómo promoverá el compromiso la transparencia? Los cambios tendrían un impacto positivo en la sociedad civil, permitiendo una mejor visión general de la redacción legislativa propuesta y creando formas de involucrarse en menos tiempo, incluida la presentación de opiniones sobre una disposición específica. Se reduce el número de pasos manuales en el proceso de redacción legislativa. No es necesario mover los materiales de un sistema a otro durante el procedimiento, ya que todo el procedimiento relacionado con el asunto se lleva a cabo en un espacio de trabajo, lo que brinda una descripción general del cronograma, los materiales relacionados, las personas involucradas y las modificaciones realizadas a lo largo del tiempo.

¿Cómo ayudará el compromiso a fomentar la rendición de cuentas? Se crean requisitos previos para mejorar la calidad de la redacción legislativa. La participación, incluida la comunicación con los cabilderos y las partes interesadas, se organiza de manera transparente y rastreable.

¿Cómo mejorará el compromiso la participación ciudadana en la definición, implementación y seguimiento de soluciones? Cualquiera que esté interesado en lo que está sucediendo en la sociedad y quiera estar informado al respecto o tener voz y voto puede participar en la redacción legislativa a través de la interfaz de usuario pública. Los cambios tendrían un impacto positivo en la sociedad civil, permitiendo una mejor visión general de la redacción legislativa propuesta y creando formas de involucrarse en menos tiempo, incluida la presentación de opiniones sobre una disposición específica. Incluso aquellos que actualmente tienen menos oportunidades y conocimientos pueden opinar en la redacción legislativa. Es decir, de conformidad con el procedimiento ya en vigor hoy en día, los altos funcionarios divulgan reuniones con lobbistas, pero las reuniones relativas a proyectos de ley están excluidas de esta regulación. La divulgación de las reuniones sobre proyectos de ley también proporciona un mejor acceso al proceso de redacción legislativa para varias partes interesadas.

Compromiso de planificación Hitos Productos esperados Fecha de finalización prevista Partes interesadas

Es posible pilotear la participación en una consulta pública y expresar una opinión 1. Es posible pilotear la posibilidad de que las partes participen o se involucren en una etapa anterior del procedimiento y organizar la participación de manera más eficiente: se reemplazan las actividades manuales para agosto de 2023 Líder: Oficina del Gobierno, Ministerio de Justicia Apoyo a las partes interesadas OSC gubernamentales Otros (por ejemplo, parlamento, sector privado, 12 automatizados; la información está en un espacio de trabajo y no se mueve manualmente. 2. Un espacio de trabajo de procedimiento común que permite mejores formas 3. Se ha creado una funcionalidad conveniente para expresar opiniones y debatir comentarios en un espacio de trabajo de cooperación pública, que se puede probar, etc.) Red de organizaciones sin fines de lucro de Estonia, Asamblea de Cooperación de Estonia, Academia de eGovernance, Cámara de Comercio de Estonia y Industria, Transparencia Internacional Estonia

Se ha creado un evento seleccionable para una reunión con cabilderos con los campos de datos necesarios, que se pueden exportar desde el espacio de trabajo por tema 1. Todas las reuniones con cabilderos y partes interesadas que tienen lugar en el marco de un proyecto de ley son visibles en el procedimiento de el mismo proyecto de ley 2. La siguiente información está disponible con respecto a las reuniones organizadas para discutir proyectos de ley con cabilderos y partes interesadas: participantes, hora y tema. 3. La información sobre reuniones con cabilderos y partes interesadas se puede exportar desde el espacio de trabajo de cocreación. Junio ​​de 2024 Líder: Oficina del Gobierno, Ministerio de Justicia Apoyo a las partes interesadas OSC gubernamentales Otros (p. ej., parlamento, sector privado, etc.) Red de Organizaciones sin fines de lucro de Estonia, Asamblea de Cooperación de Estonia, Academia de Gobierno Electrónico, Cámara de Comercio e Industria de Estonia, Transparencia Internacional Estonia

Revisión del plan de acción

Compromiso 1.1 Desarrollar un espacio de trabajo de creación conjunta

● Verificable: Sí

● ¿Tiene una lente de gobierno abierto? Sí

● Este compromiso se ha agrupado como: Aumento de la creación conjunta en la formulación de políticas (actividades 1.1, 1.2 y 1.3 del plan de acción)

● Potencial de resultados: sustancial

Oficina del Gobierno, Ministerio de Justicia, Ministerio del Interior, Ministerio de Hacienda

Para una descripción completa de las actividades incluidas en este compromiso, ver las actividades 1.1, 1.2 y 1.3 en el plan de acción. esta página.

Contexto y objetivos

Estonia ha buscado fomentar prácticas de formulación de políticas participativas y co-creativas a través de varios planes de acción de OGP. El aumento de la transparencia y la accesibilidad de la toma de decisiones públicas ha sido la prioridad compartida del gobierno y la sociedad civil, ya que el proceso de elaboración de leyes del gobierno se ha considerado complicado para que el público siga y participe. [ 1 ] Los síntomas de este problema son tasas de participación pública persistentemente bajas en los procesos de formulación de políticas y organizaciones de la sociedad civil (OSC) que se involucran demasiado tarde en los procesos de políticas cuando hay poco tiempo para influir sustancialmente en los planes del gobierno. [ 2 ]

Este compromiso continúa el desarrollo de una herramienta digital para todo el gobierno para la redacción legislativa y la creación conjunta que Estonia comenzó en su cuarto plan de acción. Además de brindarle al público una visión integrada del ciclo de políticas, la herramienta permitirá a los ciudadanos participar en diferentes etapas del proceso legislativo. El compromiso también continúa el trabajo del quinto plan de acción en el desarrollo de una caja de herramientas pública de métodos de co-creación para servir como recurso para los responsables de la formulación de políticas, y el gobierno continuará probando métodos específicos de co-creación en ejercicios de formulación de políticas de la vida real.

• Bajo el quinto plan de acción, el gobierno desarrolló un prototipo mínimo viable [ 3 ] de la herramienta de redacción y cocreación legislativa, realizó pruebas de usuario y puso en marcha programas piloto para probar las funcionalidades de la herramienta en procesos reales de redacción legislativa. Para el sexto plan de acción, el gobierno tiene como objetivo desarrollar una versión piloto de la interfaz pública de la herramienta, que permitiría al público enviar comentarios en los procesos de redacción legislativa. Además, junto a cada iniciativa legislativa se presentarán datos sobre reuniones con cabilderos donde se haya discutido la iniciativa en particular.
• Bajo el quinto plan de acción, la Oficina Gubernamental desarrolló una caja de herramientas en línea de métodos de creación conjunta, pero la publicación se retrasó debido a las discusiones sobre la solución técnica. [ 4 ] La caja de herramientas incluirá un depósito de métodos de creación conjunta, pautas y estudios de casos de la vida real, así como una descripción general de los procesos de creación conjunta de políticas en curso del gobierno. La Oficina Gubernamental publicó las primeras partes de la caja de herramientas en noviembre de 2022 y la considera un recurso "vivo" que las agencias gubernamentales y otras partes interesadas pueden actualizar con sus propios métodos y experiencias. Como parte del sexto plan de acción, la Oficina Gubernamental pretende agregar cuatro nuevos métodos de creación conjunta a la caja de herramientas, algunos de ellos basados ​​en los aportes de las OSC al proceso de creación conjunta del plan de acción.
• En el marco del quinto plan de acción, en 2021, la Oficina del Gobierno coordinó una iniciativa de participación a gran escala que recopiló las propuestas de los jóvenes para mejorar el entorno de vida en Estonia utilizando la metodología de creación conjunta del “viaje de opinión”. [ 5 ] El sexto plan de acción adoptará un método similar pero a una escala mucho mayor: se invitará a instituciones gubernamentales, OSC y ciudadanos adultos individuales de diferentes edades a realizar 150 debates grupales en todo Estonia para solicitar aportes al plan de acción anual de 2023 de la estrategia nacional de desarrollo “Estonia 2035”. La metodología y las lecciones aprendidas de este ejercicio se agregarán a la caja de herramientas de creación conjunta y el gobierno proporcionará una respuesta razonada a los participantes sobre cómo sus aportes dieron forma al plan de acción anual.
• En el marco del quinto plan de acción, el Ministerio de Asuntos Rurales analizó las prácticas de gestión y participación de sus más de 20 órganos consultivos con el objetivo de desarrollar directrices para una mejor participación de las partes interesadas en estos órganos. [ 6 ] Esta actividad no continúa en el sexto plan de acción.

Como nueva actividad, el sexto plan de acción incluye una revisión del panorama legal y político para crear una hoja de ruta para la adopción generalizada de métodos co-creativos de formulación de políticas en los niveles de gobierno central y local. Por lo tanto, este compromiso busca avanzar tanto en la transparencia del gobierno como en la participación cívica mediante la combinación de herramientas digitales, recursos metodológicos, iniciativas de participación pública y hojas de ruta para el cambio legal y de políticas.

Potencial de resultados: Sustancial

No es probable que el impacto de este compromiso sea inmediato; es probable que los cambios importantes en la participación pública ocurran solo a largo plazo si el gobierno continúa promoviendo la transparencia y la inclusión en los procesos de formulación de políticas. Sin embargo, los planes de acción anteriores ya han realizado pequeñas mejoras en la transparencia y la participación que crean una base sólida para el sexto plan de acción.

En primer lugar, iniciativas como el “viaje de opinión” de los jóvenes han brindado a un pequeño número de formuladores de políticas la experiencia directa de coordinar procesos de cocreación ya un pequeño número de ciudadanos la experiencia de participar en dichos procesos. Experiencias positivas como esta pueden alentar al gobierno a implementar iniciativas de participación similares a una escala más amplia. Esto es visible en el nuevo compromiso de realizar 150 discusiones grupales con ciudadanos para co-crear el próximo plan de acción anual de la estrategia “Estonia 2035”. Hasta noviembre de 2022, ya se han registrado 115 discusiones, que cubren los 15 condados de Estonia. [ 7 ]

En segundo lugar, el gobierno ha sentado las bases para prácticas de formulación de políticas más abiertas a nivel central mediante el desarrollo de una herramienta digital, cuyo diseño permite y alienta explícitamente la transparencia y la creación conjunta. De acuerdo con la hoja de ruta actual, es probable que no se produzca una adopción de la herramienta en todo el gobierno antes del año 2024 y los desarrollos adicionales (por ejemplo, la integración de los procedimientos parlamentarios) pueden continuar más allá de 2025. [ 8 ] Esto significa que este compromiso, si se implementa según lo planeado, constituirá un paso incremental pero indispensable en un largo proceso de cambio a nuevos métodos y herramientas de formulación de políticas. Según el coordinador del Ministerio de Justicia, el uso de la herramienta de cocreación será obligatorio para las agencias gubernamentales una vez que esté lista para su adopción. [ 9 ] También señala que los usuarios del gobierno que han probado la herramienta han dado comentarios positivos y expresaron su deseo de usarla en el futuro. Tanto la obligación como la intención de usar el sistema son importantes, aunque no son las únicas condiciones previas para la institucionalización exitosa de nuevas prácticas de formulación de políticas.

Si bien los planes de acción anteriores han incluido el desarrollo de capacidades de los funcionarios públicos y los coordinadores de participación pública de los ministerios, carecían de un plan integral para impulsar un cambio institucional más profundo. El compromiso 1.2 aborda esta brecha mediante el establecimiento de un grupo de expertos que analizará las brechas que dificultan la adopción de prácticas co-creativas de formulación de políticas en las agencias gubernamentales y los municipios locales. Luego, el grupo de expertos desarrollará una hoja de ruta pública que presenta propuestas para fomentar la creación conjunta a nivel del gobierno central y local. Según el coordinador del compromiso, el grupo de expertos está dirigido por dos expertos en gobierno abierto de la sociedad civil y se divide en dos subgrupos, uno centrado en el nivel del gobierno central y otro en el nivel local. [ 10 ] El grupo de expertos incluye representantes de tres ministerios, la Oficina del Gobierno y varias OSC e interlocutores sociales. [ 11 ] El subgrupo de gobiernos locales también incluye representantes de los municipios. Para informar la hoja de ruta, el grupo de expertos está realizando entrevistas con ministerios y planea una encuesta entre socios clave de OSC para analizar sus puntos de vista sobre las barreras de la participación pública. [ 12 ]

En última instancia, el impacto de este compromiso dependerá del proceso de implementación real que siga a la adopción de la hoja de ruta. El gobierno está considerando actualmente dos posibles enfoques al respecto. [ 13 ] El primero requeriría que el grupo de expertos y la Oficina del Gobierno trabajen con los ministerios para llevar a cabo las propuestas de la hoja de ruta que se relacionan con su área de política. Sin embargo, si se necesita un mandato más fuerte para impulsar la acción en la hoja de ruta, la Oficina del Gobierno podría llevar la hoja de ruta al gabinete de ministros, quien podría asignar tareas a las agencias gubernamentales y supervisar su implementación. De cualquier manera, el fuerte sentido de propiedad de la Oficina de Gobierno de este compromiso aumenta las perspectivas de que conduzca a cambios sustanciales en la transparencia del gobierno y la participación ciudadana a largo plazo.

Oportunidades, desafíos y recomendaciones durante la implementación

Dado que este compromiso continúa el trabajo de planes de acción anteriores, los desafíos clave que pueden afectar la implementación ya se han destacado en informes anteriores de IRM. Estos incluyen la necesidad de trabajar en la promoción de la captación de los recursos creados como parte del plan de acción, y el desafío de asegurar la voluntad institucional para cambiar las prácticas de formulación de políticas. [ 14 ] Más específicamente, las agencias líderes podrían considerar las siguientes recomendaciones:

• Dedicar atención a fomentar una cultura de colaboración y diálogo además de promover nuevos métodos de co-creación. Según la Asamblea de Cooperación de Estonia, el enfoque del plan de acción en probar nuevos métodos es valioso, pero conlleva el riesgo de que se preste más atención al aspecto técnico de la colaboración que al fomento de una cultura de diálogo y la creación de espacios propicios para una genuina co-creación entre diferentes partes interesadas. [ 15 ] Las posibles medidas para apoyar el cambio cultural incluyen la capacitación y el desarrollo de capacidades del servicio civil, pero también la identificación y el empoderamiento de innovadores y líderes comunitarios dentro del sector público y la sociedad civil que pueden impulsar el cambio cultural en sus organizaciones o comunidades. El grupo de expertos podría encargarse de analizar qué recursos, experiencias e incentivos necesitan los funcionarios públicos y las OSC para convertirse en defensores activos de la creación conjunta en sus organizaciones. Para consideración futura, las partes interesadas también han propuesto que el gobierno establezca un centro de competencia (ya sea como una institución separada o como un departamento de una agencia gubernamental) con la responsabilidad y los recursos para desarrollar la gobernabilidad democrática en Estonia. [ 16 ]
• Incluir acciones para apoyar a los coordinadores de participación pública de los ministerios en el trabajo del grupo de expertos. El IRM ha recomendado anteriormente fortalecer el papel de los coordinadores de participación pública para asesorar los procesos de participación en las agencias gubernamentales. [ 17 ] A pesar de los esfuerzos para apoyar el trabajo de los coordinadores, el papel de los coordinadores de participación sigue siendo desigual entre los ministerios, a menudo dependiendo del interés de los altos directivos en la participación pública. [ 18 ] El grupo de expertos podría proponer un curso de acción para fortalecer el papel de los coordinadores de participación pública en los ministerios. Esto puede requerir la reducción de otro trabajo en la cartera de los coordinadores para permitirles centrarse en apoyar a sus instituciones en la participación pública. La Oficina del Gobierno señala que el grupo de expertos es autónomo para decidir qué soluciones propondrá, pero los líderes del grupo de expertos han entrevistado a los coordinadores de participación pública de los ministerios y están comprometidos en evaluar posibles pasos en el futuro. [ 19 ]
• Diseñar un plan de acción para fomentar el uso activo de la caja de herramientas de co-creación. A medida que este valioso recurso esté disponible, es vital planificar actividades concretas para promover su uso. Los coordinadores de participación pública de los ministerios podrían planificar conjuntamente actividades para promover la caja de herramientas entre sus colegas. Además de los ministerios, la caja de herramientas también podría ser interesante para las OSC y los gobiernos locales. La Oficina del Gobierno podría tomar la iniciativa en la difusión de información sobre la caja de herramientas y trabajar con la Asociación de Ciudades y Municipios Rurales de Estonia y redes de OSC como la Red de Organizaciones sin fines de lucro de Estonia, la mesa redonda de la sociedad civil de OGP, Kodukant the Village Movement y otros para compartir la caja de herramientas con varias comunidades.
• Involucrar a los ministerios desde el principio para asegurar su compromiso de llevar a cabo las actividades en la hoja de ruta. Según la Oficina del Gobierno, el grupo de expertos está entrevistando a los ministerios para identificar sus necesidades con respecto al uso de prácticas de formulación de políticas co-creativas y colaborativas. Es importante que el grupo de expertos mantenga un estrecho contacto con todos los ministerios para asegurarse de que conocen el proceso de la hoja de ruta y discutir su papel y responsabilidades en la implementación de las propuestas resultantes desde el principio.