Seguimiento de la práctica de gestión de la información (NZ0021)

Compromiso 10: Monitorear la efectividad del organismo público
prácticas de gestión de la información
Objetivo:
Hacer que la gestión de la información del gobierno sea más visible y
por lo tanto transparente al desarrollar e implementar un monitoreo
marco que apoya la información pública sobre la efectividad de
gestión de la información por parte de agencias del gobierno central y local.
Ambición:
Los neozelandeses y las agencias públicas podrán ver los estándares
para la gestión de la información del gobierno y las tasas de progreso
agencias del gobierno central y local están haciendo para cumplir con esos
normas
Status quo:
No hay un conjunto de medidas disponibles visibles o consistentes y relevantes para
Asegurar que la información del gobierno se está gestionando para cumplir
los estándares y expectativas públicas de acceso a la información que son
características del gobierno abierto. El público actualmente no tiene forma
de acceder al desempeño del gobierno para alcanzar el nivel del bien,
gestión coherente de la información necesaria para garantizar la rendición de cuentas.
Cualquier información disponible no es fácilmente reconocible o comprensible
para el público.
Estamos comprometidos a elevar el rendimiento y generar confianza pública y
confianza en el manejo de la información gubernamental de acuerdo
con el Estándar de Gestión de Información y Registros, por lo que bueno
la práctica está integrada, medida en nuestros sistemas y de fácil acceso y
entendido por el público. Agencia principal: Departamento de Asuntos Internos (Archivos de Nueva Zelanda)
Cronología: 1 Julio 2018 - 30 Junio ​​2020
Compromiso 10: Monitorear la efectividad de la información del organismo público
Prácticas de manejo
Transparencia de valores OGP,
Responsabilidad
Hitos verificables y medibles para cumplir
el compromiso
Fecha de inicio Fecha de término
Desarrollar un marco de monitoreo propuesto que
refleja la información y gestión de registros
Estándar e incluye un conjunto de aplicaciones consistentes y
medidas relevantes para permitir la visibilidad pública de la
efectividad de la gestión de la información de la agencia.
Esto podría incluir tecnología para permitir una visión completa del sistema de las tenencias de información del gobierno
y la efectividad de su gestión
Comenzó
Julio 2018
Diciembre
2018
Comunicación y compromiso: la propuesta
marco y sus posibles opciones serán
consultado con partes reguladas y otros
usuarios potenciales
Comenzó
Julio 2018
Julio 2019
Extendiéndolo. Asegurar que el implementado
La actividad de monitoreo es útil y fácil de usar para
las agencias reguladas para mejorar el desempeño
y que una visión común de los resultados está disponible para todos
partes interesadas (incluido el público)
Abril 2019 Julio 2020

10. Monitorear la efectividad de las prácticas de gestión de información del organismo público [ 113 ]

Objetivo: “Hacer que la gestión de la información del gobierno sea más visible y, por lo tanto, transparente, desarrollando e implementando un marco de monitoreo que respalde la presentación de informes públicos sobre la efectividad de la gestión de la información por parte de las agencias del gobierno central y local”.

Hitos:

1. "Desarrollar un marco de monitoreo propuesto que refleje el Estándar de Gestión de Información y Registros e incluya un conjunto de medidas consistentes y relevantes para permitir la visibilidad pública de la efectividad de la gestión de información de la agencia";
2. "Comunicación y compromiso: se consultará el marco propuesto y sus posibles opciones con las partes reguladas y otros usuarios potenciales";
3. “Extendiéndolo. Asegurar que la actividad de monitoreo implementada sea útil y que las agencias reguladas la utilicen fácilmente para mejorar el desempeño y que todos los interesados ​​(incluido el público) tengan una visión común de los resultados ”.

Fecha de inicio: julio 2018

Fecha de finalización: julio 2020

Contexto y objetivos

El objetivo de este compromiso es medir la efectividad de las prácticas de gestión de la información de las agencias del gobierno central y local y hacer que los resultados sean públicamente visibles.

Este compromiso considera el problema del gobierno que el público desconoce y no puede monitorear qué tan bien las agencias gubernamentales y los Ministros de la Corona están sujetos a la Ley de Registros Públicos de 2005 (PRA) [ 114 ] cumplir con el estándar de gestión de información y registros. [ 115 ] La comprensión de qué tan bien se maneja la información mantenida por el gobierno se planteó en las presentaciones públicas del plan de acción y durante el desarrollo del plan de acción. [ 116 ] El trabajo de compromiso de Archives NZ (Archives) en su programa Regulatorio en 2018 encontró "insatisfacción" con la función actual de monitoreo y presentación de informes. [ 117 ]

Este trabajo proporcionará un marco para que los Archivos supervisen e informen públicamente sobre las prácticas de gestión de la información de todas las agencias del sector público (gobierno central y local) y los Ministros de la Corona sujetos al ARP, llenando así una brecha actual. El acceso público a los resultados podría aumentar la confianza en la práctica de gestión de la información del gobierno central y local y alentar a las agencias con bajo rendimiento a aumentar su rendimiento. Los archivos informan que el público podrá descubrir qué organizaciones tienen prácticas establecidas que respalden información fácilmente localizable y utilizable y con quién los archivos deberán trabajar más estrechamente para aumentar el rendimiento. [ 118 ] Sin embargo, este compromiso carece de acciones para abordar el bajo rendimiento.

El compromiso cumple con el acceso de OGP a la información y los valores de participación cívica, ya que revela nueva información del gobierno y se compromete con el público a considerar las opciones del marco.

Los archivos consultarán con el público y las agencias gubernamentales sobre el marco propuesto, lo finalizarán e implementarán, publicarán una 'visión común' de los resultados y trabajarán con las agencias para usar los resultados y mejorar su desempeño. Este trabajo es parte del Programa Regulador en curso de los Archivos. [ 119 ] Los hitos son lo suficientemente específicos como para verificar su finalización objetivamente a través de las páginas web relevantes de Archive. En caso de que los Archivos implementen una solución tecnológica, se recomienda un enfoque que incluya un sistema abierto por diseño. Una parte interesada sugirió que la Oficina Digital Jefe del Gobierno (GDCO) se una como líder de compromiso para ayudar en esta etapa. [ 120 ] Los archivos informan que están utilizando metodologías ágiles, que el co-liderazgo comprometería los poderes conferidos al Archivero Jefe independiente a través de la Ley de Registros Públicos de 2005, pero que están trabajando estrechamente con el GCDO en torno a herramientas potenciales. [ 121 ]

Si se implementa completamente como se diseñó, este compromiso solo tendría un impacto potencial menor debido a su alcance limitado, no habrá nuevas actividades después de abril de 2019 y la falta de especificidad sobre cómo los Archivos impulsarán la mejora por parte de las agencias con bajo rendimiento. La reforma transformadora requeriría que los Archivos lideren activamente e impulsen un mejor desempeño del sector, presenten una solución tecnológica que brinde una fácil visibilidad pública de los resultados y analicen al público si las tasas de progreso han cumplido la ambición de este compromiso.

Próximos pasos

Si este compromiso se traslada al próximo plan de acción o si hay mejoras en la implementación de este compromiso, el investigador de IRM recomienda trabajar para:

• comenzar e implementar un programa para impulsar la mejora por parte de las agencias con bajo rendimiento; y para
• comenzar a trabajar para obtener comentarios del público sobre si se ha cumplido el objetivo de este compromiso.

10. Monitorear la efectividad de las prácticas de gestión de información del organismo público

Completar:

Este trabajo entregó la Cláusula 9.2 del Estándar regulatorio de 2016 de Archive New Zealand, que buscaba "implementar un marco de monitoreo dirigido por inteligencia que utilice todas nuestras herramientas de monitoreo, auditoría e informes de manera integrada y complementaria y que cubra todas las organizaciones reguladas". [ 126 ]

Cuando se publicó el plan de acción en diciembre de 2018, el compromiso externo de Milestone 1 ya se había completado y el trabajo de Milestone 2 para desarrollar una encuesta anual sobre la gestión de la información (IM) del sector público estaba en marcha. Milestone 3 vio encuestas anuales entre 2019-2021 y resultados publicados, [ 127 ] así como un nuevo producto de evaluación de madurez de gestión de información (IMMA) [ 128 ] y un programa de auditoría de Archive New Zealand (ANZ) actualizado. [ 129 ] El marco de seguimiento completo [ 130 ] es parte de un programa de trabajo más amplio para implementar la estrategia a largo plazo, Archivos 2057. [ 131 ]

La participación pública implicó consultas en 2018 con administradores de información, participación en línea específica en 2019-2020 sobre los mecanismos de monitoreo de encuestas y auditorías, sesiones informativas y dos grupos asesores externos que revisaron y probaron el IMMA. UN Guía del marco de seguimiento fue lanzado en julio de 2019. [ 132 ]

Las oficinas públicas y las autoridades locales pueden autoevaluarse en cualquier etapa, como antes de una auditoría. [ 133 ] ANZ comenzó a aplicar el marco en 2020 y ha programado 143 auditorías entre 2021-2022 y 2024-2025. Tiene la intención de auditar las oficinas de los ministros y las escuelas estatales, pero esta expansión del programa de auditoría necesitaría recursos adicionales dedicados. [ 134 ] Al 30 de octubre de 2021, había publicado de forma proactiva 29 informes de auditoría, cada uno de los cuales incluía una evaluación externa detallada y una carta del archivero jefe que instruía a la organización a crear un plan de acción para los cambios recomendados en la práctica de IM, contra el cual ANZ podría realizar un seguimiento del progreso. [ 135 ] Los hallazgos de encuestas y auditorías también se publican en los informes anuales del Archivero Jefe sobre el mantenimiento de registros del gobierno. [ 136 ] y los datos sin procesar de la encuesta de 2019-2020 se publicaron como datos abiertos en la plataforma de datos abiertos, data.govt.nz. [ 137 ]

Tras el análisis de siete de los informes de auditoría publicados de 2021, [ 138 ] El investigador de IRM concluye que el nuevo marco de monitoreo cubre todas las áreas de la práctica de gestión de información requeridas por el estándar de gestión de información y registros de Nueva Zelanda. El investigador de IRM recomienda que ANZ agregue el producto y las herramientas de IMMA a su sitio web de Monitoring Framework [ 139 ] y actualiza el progreso en su página web de compromiso de OGP. [ 140 ]

La autoevaluación obligatoria antes de una auditoría y la publicación proactiva de los detalles de las auditorías externas por parte de ANZ son nuevas. Ha habido interés de los medios de comunicación en la encuesta anual sobre prácticas de mantenimiento de registros. [ 141 ] Es demasiado pronto para evaluar si este marco de monitoreo es apropiado para la amplia variedad de oficinas públicas, que van desde unos pocos hasta miles de empleados. Este trabajo ha sentado las bases para que ANZ muestre públicamente las prácticas de gestión de la información de las agencias. Para mejorar su desempeño, ahora debe mostrar cómo hará un seguimiento de los planes de acción, incluidos los índices de progreso y el cumplimiento del deber de crear y mantener registros.