Aumentar la transparencia del Ministerio de Cultura (RO0090)

1. ¿Qué problema pretende abordar el compromiso?

La legislación en materia de patrimonio cultural es extensa y no se aplica de manera uniforme a nivel nacional, con diferentes enfoques e interpretaciones en los servicios descentralizados del Ministerio de Cultura. El grupo destinatario de este compromiso está representado por todos los actores (personas físicas o jurídicas) que se benefician de la actividad de los servicios descentralizados del Ministerio de Cultura, que se ven afectados por la burocracia en este ámbito, la falta de transparencia en los procedimientos y la imprevisibilidad en la emisión de los dictámenes necesarios, incluyendo la falta de disponibilidad de la información necesaria (páginas web desactualizadas o con información incompleta). Asimismo, incluso desde la perspectiva de la gobernanza abierta y la colaboración con actores privados interesados ​​o directamente afectados por la actividad de las direcciones, existen elementos de buenas prácticas en este ámbito, pero no se implementan ni se replican en todos los servicios descentralizados. Los principales problemas generados por la burocracia existente pueden mejorarse o prevenirse mediante la introducción de una estandarización efectiva de la actividad especializada de los servicios descentralizados.

2. ¿Cuáles son las causas del problema?

El problema: la aplicación desigual de la legislación sobre patrimonio cultural a nivel nacional por parte de los servicios descentralizados del Ministerio de Cultura.
2. Causas:
• Casos relacionados con la legislación: o Complejidad de la legislación en materia de patrimonio cultural. o Existencia de textos ambiguos o interpretables en leyes y normas. o Falta de regulación clara y detallada para ciertos aspectos específicos. o Dispersión de la normativa en diversos actos normativos.
• Causas relacionadas con la capacidad y el funcionamiento de los servicios descentralizados: o Falta de procedimientos operativos estandarizados y detallados a nivel nacional. o Diferentes interpretaciones de la legislación por parte del personal de las diferentes direcciones de condado. o Diferentes niveles de experiencia y especialización del personal de patrimonio. o Recursos humanos y financieros insuficientes en algunas direcciones de condado. o Falta de mecanismos efectivos de coordinación y comunicación entre las direcciones de condado y el Ministerio de Cultura. o Falta de capacitación continua y conocimientos actualizados del personal.
• Causas relacionadas con el acceso a la información y la transparencia: o Sitios web de las direcciones comarcales no actualizados o con información incompleta. o Falta de guías prácticas o interpretaciones oficiales de la legislación accesibles al público. o Dificultad para obtener información clara y precisa sobre los trámites y documentos necesarios. o Falta de previsibilidad en el proceso de emisión de dictámenes.

3. Efectos:
• Efectos sobre los grupos de interés (personas físicas y jurídicas): o Excesiva burocracia y largos tiempos de espera para emitir dictámenes. o Costes adicionales por la incertidumbre y la necesidad de clarificar procedimientos. o Dificultades en la planificación e implementación de proyectos relacionados con el patrimonio cultural. o Trato diferenciado según el condado donde se desarrolla la actividad. o Frustración y desánimo entre quienes quieren invertir o intervenir en el patrimonio cultural. o Falta de previsibilidad que afecta a las decisiones de inversión.
• Efectos sobre la protección del patrimonio cultural: o Riesgo de decisiones inconsistentes o inapropiadas sobre la protección y conservación del patrimonio. o Dificultades para monitorear y controlar la aplicación de la legislación a nivel nacional. o Posibilidad de que aspectos importantes del patrimonio no estén adecuadamente protegidos en ciertas áreas. o Percepción pública negativa de cómo se gestiona el patrimonio cultural.
• Efectos sobre el Ministerio de Cultura: o Dificultades en la implementación unitaria de las políticas culturales nacionales. o Imagen pública negativa. o Dificultades para brindar un marco legal y administrativo efectivo para la protección del patrimonio.

Descripción del compromiso

1. ¿Qué se ha hecho hasta ahora para resolver el problema?

A nivel de los servicios descentralizados se realizaron varias actividades preliminares, tales como: 1. análisis cualitativo de la legislación incidental; 2. análisis de la implementación del sistema de control de gestión interno en los últimos 3 años; 3. análisis de la implementación del NAS en los últimos 3 años; 4. análisis de los sitios web de los servicios descentralizados; 5. identificación de riesgos a nivel de los servicios descentralizados.

Nota: Dado que estos análisis se realizaron en 2022-2023, es necesario actualizarlos. Se organizó una serie de cuatro sesiones informativas en línea con los servicios descentralizados para: presentar el compromiso adquirido en el Plan de Acción Nacional (PAN) 2022-2024 de la AGA y los resultados esperados; presentar el análisis del marco legislativo vigente; presentar el análisis de riesgos identificado a nivel de los servicios descentralizados; la lista de propuestas de procedimientos y la identificación de buenas prácticas en este ámbito.

Como parte del componente de promoción y difusión pública del Compromiso OGP, el 11 de mayo de 2023 se celebró una reunión pública para presentar las buenas prácticas identificadas en las Direcciones Provinciales de Cultura. La reunión, organizada por videoconferencia, tuvo como objetivo promover las actividades de las Direcciones Provinciales de Cultura a nivel local, así como concienciar sobre su importancia en la administración pública. El evento estuvo dirigido a personas en puestos directivos y ejecutivos de la administración pública, así como a organizaciones no gubernamentales que trabajan en el ámbito de la protección del patrimonio cultural. Especialistas de las Direcciones Provinciales de Cultura tuvieron la oportunidad de compartir las mejores prácticas y soluciones encontradas para proteger y promover el patrimonio, tanto desde la perspectiva de la legislación incidental (y la necesidad de complementarla y corregirla) como para la obtención de fuentes de financiación. La creación de un registro SIG del patrimonio arqueológico despertó especial interés. Se ha creado un grupo de trabajo a nivel del Ministerio de Cultura para estandarizar los procedimientos especializados a nivel de los servicios descentralizados del Ministerio, y hasta el momento se han llevado a cabo seis proyectos, pero no han sido validados por todo el grupo de trabajo.

2. ¿Qué solución propone?

Estandarización de procedimientos:
• Desarrollo e implementación de Procedimientos Operativos Estandarizados (POE): Crear POE detallados para todos los procesos clave, obligatorios para todas las direcciones de condado. Estos incluirán plazos claros, flujos de trabajo precisos y responsabilidades definidas. • Creación de formularios y documentación estandarizados a nivel nacional: Utilizar formularios claros y únicos para todo tipo de solicitudes, disponibles en línea en formato editable.

Aumentar la transparencia y el acceso a la información:
• Estandarización de información especializada en sitios web. • Actualización constante de sitios web.

Identificación, documentación y difusión de buenas prácticas:
• Seminarios web y talleres en línea: Sesiones interactivas dedicadas a la presentación y debate de buenas prácticas sobre temas específicos. • Grupos de trabajo temáticos: Formación de grupos de expertos de diferentes ámbitos para colaborar en temas específicos y desarrollar guías o herramientas comunes. • Boletín periódico: Boletín electrónico con noticias, ejemplos de buenas prácticas y recursos útiles.

3. ¿Qué resultados queremos lograr con la implementación de este compromiso?

Resultados:
• Documentos estandarizados: o Un conjunto completo de procedimientos operativos estandarizados (SOP) detallados y aprobados para todos los procesos clave de servicios descentralizados (por ejemplo: emisión de opiniones, autorizaciones, controles, etc.). o Formularios y documentación estandarizados a nivel nacional para todo tipo de solicitudes, fácilmente accesibles en línea. o Estandarización de la información especializada publicada en los sitios web de todas las direcciones de los condados.

• Herramientas de difusión: o Una sección dedicada en el sitio web del Ministerio de Cultura para albergar la base de datos de mejores prácticas. o Un boletín electrónico periódico distribuido al personal de todas las direcciones de los condados y accesible a los ciudadanos. o Guías prácticas e interpretaciones oficiales de la legislación, accesibles al público.

• Eventos de intercambio de experiencias: o Organizar seminarios web y talleres en línea periódicamente para presentar y discutir buenas prácticas. o Establecer grupos de trabajo temáticos activos y productivos.

• Una red que funcione bien: o Una comunidad de práctica activa y colaborativa entre el personal de las diferentes direcciones del condado. o Una comunidad de práctica activa y colaborativa entre el personal de las diferentes direcciones del condado y las partes interesadas privadas o directamente afectadas por el trabajo de las direcciones.

Los resultados anteriores contribuirán a: o la aplicación uniforme de la legislación sobre patrimonio cultural por parte del personal de todas las direcciones de condado. o el conocimiento de la existencia y los beneficios de las buenas prácticas identificadas a nivel nacional. o el desarrollo de habilidades de colaboración y comunicación entre el personal de las diferentes direcciones. o el desarrollo de las habilidades de comunicación pública y promoción del personal de la dirección y, de este modo, inaugurar una forma transparente de trabajar e, implícitamente, co-crear con el ciudadano, según los estándares de transparencia y rendición de cuentas pública de OGP. o el desarrollo de la capacidad administrativa a nivel de servicios descentralizados, gracias a procedimientos claros y estandarizados. o el desarrollo de culturas organizativas más abiertas a la colaboración y al intercambio de experiencias entre las direcciones de condado.

En esencia, a través de este compromiso, queremos crear un sistema en el que los servicios descentralizados del Ministerio de Cultura operen de manera coherente, transparente y eficiente, basado en procedimientos claros y en el intercambio constante de mejores prácticas, lo que conducirá a una mejor protección del patrimonio cultural y a una interacción más fácil y predecible para todos los interesados.

Análisis de compromiso
1. ¿Cómo promoverá el compromiso la transparencia?

1. Estandarización de la información especializada en sitios web: • El compromiso prevé la estandarización de la información especializada en los sitios web de todas las direcciones de condado. Esto significa que los ciudadanos podrán encontrar información esencial con mayor facilidad y en un formato uniforme, como: legislación pertinente (enlaces directos a las leyes reglamentarias aplicables); procedimientos operativos estandarizados (descripciones claras de los pasos necesarios para las diversas solicitudes); formularios electrónicos estandarizados; • Una estructura estandarizada y la actualización constante facilitarán la búsqueda y comprensión de la información, incluso para los ciudadanos que no estén familiarizados con el ámbito del patrimonio cultural.
2. Estandarización de procedimientos: • Mediante la creación y publicación de los POE, el compromiso permitirá la transparencia de las etapas internas de la tramitación de solicitudes, los criterios de evaluación y los plazos de respuesta. Los ciudadanos tendrán una idea clara de cómo funcionan los servicios descentralizados y qué pueden esperar. • Reducción de la arbitrariedad: Los procedimientos estandarizados reducirán la posibilidad de interpretaciones subjetivas y la aplicación desigual de las normas, contribuyendo a un proceso más justo y transparente para todos los solicitantes.
3. Difusión de buenas prácticas: • Identificar y difundir buenas prácticas permitirá a la ciudadanía comprender mejor cómo deben aplicarse las leyes. • Seminarios web y talleres en línea: Estos eventos pueden estar abiertos al público general y ofrecer oportunidades para aprender directamente de especialistas sobre procedimientos, legislación y buenas prácticas.
4. Boletín informativo periódico: • El boletín periódico incluirá novedades legislativas, información sobre procedimientos nuevos o modificados, ejemplos de buenas prácticas relevantes para el público.

2. ¿Cómo contribuirá el compromiso a fomentar la rendición de cuentas?

Estandarización de procedimientos: • Al definir claramente los pasos, plazos y responsabilidades de cada proceso clave (emisión de dictámenes, autorizaciones, controles, etc.), el compromiso facilita el seguimiento de quién es responsable de qué y dentro de qué plazo. Si no se respetan los plazos o no se siguen correctamente los procedimientos, resulta más fácil identificar dónde ha surgido el problema y quién es responsable. • La estandarización de los criterios en función de los cuales se toman las decisiones (por ejemplo, para emitir un dictamen) hace que el proceso sea más objetivo y menos susceptible a interpretaciones arbitrarias. Los ciudadanos pueden comprender mejor por qué se ha aprobado o rechazado una solicitud, y las instituciones son más responsables de la aplicación coherente de estos criterios.

3. ¿Cómo mejorará el compromiso la participación ciudadana en la definición, implementación y seguimiento de soluciones?

Consultas públicas durante la fase de elaboración de los procedimientos: Antes de finalizar los procedimientos estandarizados, el Ministerio de Cultura realizará consultas públicas (de acuerdo con la legislación vigente) para recabar la opinión de la ciudadanía, las organizaciones no gubernamentales (ONG) activas en el ámbito del patrimonio y otras partes interesadas. Participación de las ONG: Colaborar con las ONG que trabajan en el ámbito de la protección del patrimonio cultural para difundir información sobre su participación, recabar la opinión de sus miembros y participar en eventos de información y promoción.

Planificación del compromiso

Hitos | Resultados esperados | Fecha de finalización prevista

1. Estandarización de procedimientos: Paso 1: Completar el análisis del marco legal y los procedimientos vigentes a nivel de los servicios descentralizados | Esto incluye la actualización de los análisis preliminares mencionados: 1. Análisis cualitativo de la legislación incidental; análisis de la implementación del sistema de control interno de gestión en los últimos 3 años; análisis de la implementación del sistema de control interno de gestión en los últimos 3 años; 3. Análisis de la implementación del Sistema Nacional de Control (NAS) en los últimos 3 años; 4. Análisis de los sitios web de los servicios descentralizados; 5. Identificación de riesgos a nivel de los servicios descentralizados; lanzamiento de un cuestionario en línea para recopilar información de la ciudadanía, los profesionales y la sociedad civil sobre los puntos críticos actuales en las interacciones con los servicios y sugerencias de mejora y estandarización. | Sep - Oct 2025

Paso 2: Desarrollo de un borrador de procedimientos operativos estandarizados para los primeros 5 procesos clave. | Desarrollo de proyectos para 5 procedimientos. Consultas con expertos y personal de diversas direcciones de condado. Organización de seminarios web específicos y consultas con las partes interesadas. Octubre-noviembre de 2025.

Paso 3: Organización de consultas públicas sobre proyectos de POS. | Publicación de los borradores de procedimientos en transparencia pública, noviembre de 2025. Paso 4: Aprobación de los primeros 5 procedimientos estandarizados. Publicación de las actas en el Boletín Oficial, diciembre de 2025.

Paso 5: Evaluación de la implementación piloto y ajuste del POS. | Análisis preliminar de los efectos de la implementación de los 5 procedimientos a nivel de servicios descentralizados. Organización de una o varias sesiones de retroalimentación | Enero-marzo de 2026

Paso 6: Repita los pasos 1 a 5 para otros procesos clave. | - Abril de 2026 – Junio ​​de 2027

2. Mayor transparencia. Paso 1: Establecer estándares para la información especializada que se publicará en los sitios web de las direcciones de condado. | Definición de la estructura, el formato y el contenido mínimos obligatorios. Organización de una sesión de trabajo dedicada a las partes interesadas | Enero de 2026

Paso 2: Realizar un análisis de los sitios web existentes de las direcciones de condado para identificar deficiencias en relación con los estándares establecidos. | Análisis realizado. Consulta con las direcciones de condado. | Marzo de 2026

Paso 3: Completar la actualización y estandarización de los sitios web. | 42 páginas web con contenido especializado estandarizado | Septiembre de 2026

Paso 4: Monitoreo y actualización de información en sitios web. | 42 sitios web con contenido actualizado | Junio ​​de 2027

3. Identificación, documentación y difusión de buenas prácticas. Paso 1a: Convocatoria a los servicios descentralizados para identificar y proponer buenas prácticas en diversas áreas de actividad. Paso 1b: Convocatoria a las ONG para identificar buenas prácticas en el ámbito del patrimonio cultural. | Definición de criterios para la selección de buenas prácticas. Recopilación de buenas prácticas de las direcciones. Recopilación de buenas prácticas de las ONG | Septiembre - octubre de 2025

Paso 2: Organizar la primera serie de seminarios web en línea dedicados a presentar y debatir las buenas prácticas identificadas. | Organización de 5 seminarios web sobre buenas prácticas | Noviembre de 2025 – junio de 2027

Paso 3: Publicación del boletín informativo periódico dedicado a las buenas prácticas y novedades de la red. | Publicación de 5 boletines informativos | Diciembre de 2025 – Junio ​​de 2027

Paso 4: Implementar un programa de aprendizaje entre pares entre los servicios descentralizados | Aumentar la experiencia específica, mejorar la coherencia en la aplicación de la legislación sobre patrimonio cultural y desarrollar una red de apoyo activa entre el personal de los servicios descentralizados | Enero de 2026 - junio de 2027

Paso 5: Recopilación y actualización continua de buenas prácticas | Desarrollo del mecanismo de recopilación | Enero de 2026 - Junio ​​de 2027