Gestión de archivo de registros (SL0019)

Status quo o problema / problema a tratar
La Ley de Archivos Públicos es un paso esencial para garantizar la implementación efectiva de la Ley de Derecho de Acceso a la Información. Sin los sistemas adecuados de gestión de registros de documentos gubernamentales clave, no se pueden divulgar públicamente. La gestión eficaz de los registros también es importante para el funcionamiento responsable y transparente de las instituciones públicas.

Objetivo principal
Para completar la aprobación del Proyecto de Ley de Registros y Archivos Nacionales en 2016, y para armonizar las políticas y procedimientos para la gestión de registros digitales con la ley de Derecho de Acceso a la Información y el portal de datos abiertos.
Breve descripción del compromiso (límite de caracteres 140)
Este compromiso está orientado a garantizar que Sierra Leona tenga una ley sobre gestión de archivos y registros que respalde la implementación del derecho de acceso a la información.

Compromiso 8. Registros y archivos

Texto de compromiso: Este compromiso está orientado a garantizar que Sierra Leona tenga una ley sobre archivos y gestión de registros, que respaldará la implementación del derecho de acceso a la información.

Hitos:

1. Redacción de la Ley de gestión de registros
2. Publicación del proyecto de ley en línea en el sitio web del gobierno
3. Presentación del proyecto de ley de gestión de registros en el Parlamento
4. El Parlamento debate y aprueba el proyecto de ley de gestión de registros
5. Comience el proceso de armonización de leyes, políticas y procedimientos en todas las áreas funcionales, asegurando que el organismo coordinador tenga un papel continuo en el apoyo a la armonización
6. Llevar a cabo una evaluación de los registros digitales en las agencias gubernamentales, incluidas las Estadísticas de Sierra Leona, la Comisión Nacional Electoral y la Secretaría de Registro Nacional, para determinar qué existe y desarrollar estructuras para coordinar, capturar, preservar y compartir estos registros.
7. Realizar consultas sobre la armonización y evaluación con organizaciones de la sociedad civil y comunidades locales dentro de las estructuras existentes para la gobernanza local.

Institución responsable: Ministerio de Información y Comunicación, Unidad de Reforma del Sector Público.

Instituciones de apoyo: Sociedad para la Gestión del Conocimiento, Sociedad para Iniciativas Democráticas.

Fecha de inicio: julio de 2016 Fecha de finalización: junio de 2018

Objetivo de compromiso:

Este compromiso se llevó a cabo desde el primer plan de acción para concluir las actividades para aprobar una ley que mejore la gestión de los registros y archivos públicos. Específicamente, el compromiso se propone:

1. Redacte la Ley de Administración de Registros y póngala en línea;
2. Aprobar un proyecto de ley de gestión de registros;
3. Comience el proceso de armonización de registros públicos, leyes, políticas y procedimientos en todas las áreas funcionales; involucrando a la sociedad civil; y
4. Evaluar registros digitales en las agencias gubernamentales.

Estado

Medio término: limitado

Hubo un progreso limitado a mitad de período. El proyecto de ley se completó al final del primer plan de acción. A mitad de período, el proyecto de ley se publicó en la gaceta del gobierno de acuerdo con los requisitos constitucionales. El proyecto de ley estaba en el Parlamento en espera de debate y aprobación. Las actividades restantes (el proceso de armonización, la evaluación de los registros digitales y la consulta de la sociedad civil) no se realizaron ya que dependían de la aprobación del proyecto de ley. Para obtener más información, consulte el informe de medio término 2016 − 2018. [ 59 ]

Fin del plazo: limitado

Hito 1: El hito se completó antes de que se adoptara el plan de acción. El proyecto de ley de gestión de registros se completó al final del primer plan de acción.

Hito 2: El proyecto de ley no se publicó en ningún sitio web del gobierno como lo exige el hito.

Hito 3: A mitad de período, el proyecto de ley de gestión de registros se presentó en el Parlamento.

Hito 4: Aunque el proyecto de ley estaba en el Parlamento, no se debatió. Según el jefe de la Society for Knowledge Management, una OSC que supervisa el compromiso, el proyecto de ley permaneció en el Parlamento sin más acciones. [ 60 ] Según un Comisionado de la Comisión de Derecho de Acceso a la Información (RAIC), el Comité de Supervisión de Información del Parlamento ha pedido que el Ministerio de Información y Comunicación presente nuevamente el proyecto de ley ante el nuevo Parlamento, que fue elegido en marzo, 2018. [ 61 ] Según el Comisionado, "la RAIC tiene la intención de revisar el proyecto de ley ya que las consultas que se le hicieron bajo el gobierno anterior fueron insuficientes". [ 62 ]

Hito 6: No hubo una evaluación de los registros digitales de las agencias gubernamentales (incluidas las estadísticas de Sierra Leona, la Comisión Nacional Electoral y la Secretaría de Registro Nacional) para determinar qué existe y desarrollar estructuras para coordinar, capturar, preservar y compartir estos registros.

Hito 7: No se realizaron consultas con las OSC y las comunidades locales sobre la armonización y la evaluación.

¿Abrió el gobierno?

Acceso a la información: no cambió

La gestión de registros públicos y archivos es un problema en Sierra Leona porque la legislación es obsoleta y no incluye el uso de la Tecnología de la Información y la Comunicación. Una nueva ley y el uso de sistemas digitales habrían mejorado la gestión de los registros públicos y, por lo tanto, facilitaría a los funcionarios proporcionar información a los ciudadanos. Sin embargo, no se logró la aprobación de una nueva ley de gestión de registros y el gobierno no tomó ninguna medida sobre la gestión digital. Como resultado, no se produjo ningún cambio en la práctica del gobierno de archivar registros públicos o el acceso de los ciudadanos a la información.

Llevado adelante?

El gobierno no había publicado el tercer plan de acción en el momento de este informe. El compromiso debe llevarse adelante al próximo plan de acción porque sin mejoras en el archivo de los registros públicos, la implementación de la ley de Derecho de Acceso a la Información enfrentará desafíos. La aprobación del proyecto de ley de registros y archivos se ha estancado en el Parlamento; e inclusión en el próximo plan de acción reuniría a las partes interesadas relevantes para avanzar.

[ 59 ]  Charlie Hughes, Informe de mitad de período de Sierra Leona 2016-2018 (OGP, 9 Jul. 2018), https://www.opengovpartnership.org/documents/sierra-leone-mid-term-report-2016-2018-year-1/.

[ 60 ] Umaru Bangura (Director Ejecutivo, Sociedad para la Gestión del Conocimiento), correo electrónico al investigador de IRM, 2 Ene. 2018.

[ 61 ] La Comisionada Madam Yeama Thompson, correo electrónico al investigador de IRM, 17 May 2019.

[ 62 ]  Id.