Suivi de projet (AUS0005)

Pour mieux suivre nos progrès vers des objectifs ambitieux, nous nous engageons à la transparence et à la responsabilité en créant une interface en ligne de suivi de projet, utilisant nos engagements OGP comme premier projet. Short Description: Créez une ressource en ligne pour suivre l’avancement des projets de gouvernement ouvert. Responsable: Partenaire de la société civile: Mateo Clarke, Open Austin 15 Facilitateur gouvernemental: Kerry O'Connor, responsable de l'innovation. Résumé du projet: Nous avons conçu ce projet pour répondre aux difficultés de nos partenaires de la société civile: 1. Comment pouvons-nous avoir une meilleure idée de ce sur quoi travaillent les ministères, de l'état d'avancement des projets et de la manière dont l'état et les détails sont liés aux progrès accomplis dans la réalisation de nos objectifs? - Participants ATX Hack for Change 2. Comment pourrions-nous créer une plate-forme de collaboration pour tout projet civique? - Vision des participants à ATX Hack for Change. Résultats souhaités pour 5.1: 1) Le public aura une meilleure idée des projets sur lesquels la Ville travaille, de l’état d’avancement de ces projets, de la manière dont ils se rapportent aux objectifs critiques et de quel financement ils sont. 2) Les membres du public ont des moyens utiles de s’engager et de collaborer à ces projets. 3) L'engagement du public et l'engagement envers les objectifs civiques augmentent. 4) Les départements municipaux disposent d’un meilleur moyen de pollinisation croisée des projets les uns avec les autres et de collaboration avec la communauté. 5) Le public comprend mieux comment les projets sont financés. Questions d’exploration 5.2: 1) Quels sont les exemples existants auxquels nous pourrions éventuellement emprunter? 2) Quels critères le public veut-il que nous utilisions pour décider quels projets publier? 3) Quelles informations sont essentielles pour rendre les progrès du projet succincts et avec intégrité? 4) Comment pourrions-nous créer des opportunités significatives permettant au public de s’engager et de collaborer sur des projets urbains? 5) Comment pouvons-nous tirer parti de la communauté des technologies civiques d’Austin pour améliorer la conception et l’ingénierie de la solution? 6) Qui gérera les données sur les projets actifs?

5. Suivi de projet

Texte d'engagement

Pour mieux suivre nos progrès vers des objectifs ambitieux, nous nous engageons à la transparence et à la responsabilité en créant une interface en ligne de suivi de projet, utilisant nos engagements OGP comme premier projet.

Milestones

1. Clarifier la phase. Produits attendus: faire rapport sur les plates-formes existantes; Faire rapport sur les intérêts publics et interministériels dans les projets; Rendre compte de l'inventaire des projets possibles au-delà de ces engagements.

2. Phase de cadrage. Produits attendus: décision concernant les données sur les projets à collecter; Mise à jour de statut pour Community Tech & Telecom Commission, Open Austin Meetup, autres places publiques.

3. Phase de conception / prototype / test. Livrables attendus: version alpha de l'interface de suivi de projet; Ressource en ligne permettant d'afficher les travaux en cours et de suivre les problèmes, les questions et les demandes de fonctionnalités de la part de la communauté.

4. Phase de planification / construction. Livrables attendus: Version bêta de l'interface de suivi de projet alignée sur ATX Hack for Change 2017; Version en direct de l'interface de suivi de projet; Arriéré prioritaire d'améliorations potentielles.

Aperçu de l'engagement

But de l'engagement

Objectif général et pertinence

Le cinquième engagement de la ville d'Austin vis-à-vis du public a répondu au besoin d'un outil de suivi de projet destiné au public. En créant cette ressource, les responsables municipaux et leurs partenaires de la société civile fourniraient aux citoyens d'Austin une meilleure compréhension des projets de leur communauté, du mode de financement de ces projets et du statut de chaque projet. La ville a lancé plusieurs initiatives de gouvernement ouvert ^{«Gouvernement ouvert du conseil municipal», Ville d’Austin, consulté en juillet 21, 2017, http://austintexas.gov/page/city-council-open-government.} au cours des dernières années, notamment un portail de données ouvertes et un outil en ligne de financement des villes. Selon les responsables de la ville, un outil de suivi de projet était naturellement la prochaine étape dans la poursuite de la politique de gouvernance ouverte adoptée par Austin.

Le cinquième engagement d’Austin portait sur les valeurs OGP de accéder à l'information et technologie pour l'innovation et la transparence. En augmentant de manière proactive la quantité d'informations disponibles au moyen d'un outil Web convivial, les responsables municipaux favoriseraient une transparence accrue à l'hôtel de ville. L’outil de suivi de projet a été décrit comme une nouvelle technologie («Interface de suivi de projet») qui permettrait aux citoyens d’accéder à la demande aux informations clés relatives aux projets de la ville. Bien que les outils de suivi en ligne aient le potentiel de renforcer la responsabilité publique, le plan d'action, tel qu'il est écrit, ne spécifiait pas de mécanisme de recours public. Une telle fonctionnalité pourrait facilement être intégrée dans les futures itérations de l'outil, en le qualifiant de mesure de responsabilité publique. Les engagements en matière de responsabilité publique fournissent de nouveaux mécanismes qui permettent au public «d’appeler les acteurs gouvernementaux à justifier leurs actions, à donner suite aux critiques ou aux exigences formulées, et à assumer la responsabilité des manquements à la loi ou aux engagements pris». ^{Manuel de procédures OGP IRM, version 2.0, page 52-53.}

Spécificité et impact potentiel

Le cinquième engagement d'Austin a été codé en tant que spécificité moyenne. Les jalons sont objectivement vérifiables mais manquent d'indicateurs mesurables. Les responsables de la ville avaient l’intention de produire une ressource en ligne pour suivre les projets de la ville, en commençant par les projets d’engagement d’OGP d’Austin. Cependant, le plan d'action spécifiait très peu de caractéristiques de l'outil de suivi. Le chercheur de l'IRM comprend que ces caractéristiques ont peut-être été définies et développées dans le cadre des recherches incluses dans les premiers jalons.

Cet engagement, dans sa forme écrite, a été considéré comme une étape positive, mais progressive, en vue d’améliorer l’accès à l’information. Le chercheur de l'IRM estime qu'il pouvait potentiellement avoir un impact mineur sur la manière dont les projets de ville sont surveillés et évalués, y compris les initiatives de gouvernance ouverte. Les services municipaux suivent actuellement les projets à l'aide d'un large éventail d'outils. Selon les entretiens avec le personnel de la ville, la quantité, le type et la disponibilité des données mises à disposition varient considérablement selon les départements. ^{Daniel Honker (Ville d'Austin), interview par le chercheur IRM, 13 September 2017} En fournissant au public une méthode transparente et uniforme pour suivre les projets dans leurs quartiers, la ville pourrait potentiellement améliorer l'accès à l'information sur les projets individuels et encourager une meilleure compréhension de la gouvernance locale. Le chercheur de l'IRM estime que cet engagement a été une étape clé dans l'amélioration de la transparence à Austin. Cependant, en l'absence d'un mécanisme permettant d'accroître la participation civique et d'obtenir l'adhésion d'un éventail plus large de services et d'initiatives de la ville, il était peu probable que cet engagement entraîne des changements majeurs dans les structures de gouvernance de la ville d'Austin.

Aboutissement
!

Le cinquième engagement d'Austin était terminé. Grackle, l’outil de suivi de projet promis dans le plan d’action OGP d’Austin, a été officiellement lancé à l’occasion du Open Government Showcase de la ville en décembre 2017. L'outil a été conçu par le personnel du bureau d'innovation de la ville d'Austin et du département de gestion des communications et de la technologie (CTM). L’équipe du projet a mis au point Grackle «pour aider les habitants d’Austin à avoir une idée des projets sur lesquels la Ville travaille, de l’état d’avancement de ces projets, de la manière dont ils se rapportent aux objectifs cruciaux et du financement». ^{Ville de Austin Innovation Office. Suivi de projet - Aperçu: Ce que nous faisons - Contexte. http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/about/overview/}

Au cours de la phase de recherche du projet, l'équipe chargée des engagements a répertorié des plates-formes similaires lancées par d'autres gouvernements. ^Ibid. L’équipe a également interrogé huit défenseurs des droits des communautés et vingt membres du personnel de la ville pour en savoir plus sur les besoins de la société civile et des fonctionnaires dans une interface publique de suivi de projet. ^{Ville de Austin Innovation Office. Suivi de projet - Recherche - Ce que nous apprenons. http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/research/research-findings/} L'équipe chargée des engagements a identifié des thèmes récurrents dans les réponses aux entretiens, organisé des informations clés sur les «user stories» et publié ces informations en tant que jeu de données destiné au public. ^{Ville de Austin Innovation Office. Histoires d'utilisateurs. Suivi des résultats de recherche. https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rAnVbjACz96UKvEEs2A2h5hTq1M99McJ9SKfxEgtVLU/edit#gid=0} L'équipe d'engagement a partagé ses résultats de recherche, les mises à jour de projet et les prochaines étapes lors de présentations de recherche publiques en août et septembre 2017. ^{Ville de Austin Innovation Office. Partage de recherche de suivi de projet. August 2017. https://docs.google.com/presentation/d/1WVsssiWdkbcEr7g1DDyW7_IvK8TBan3X1J899fhOY7A/edit#slide=id.p , Ville de Austin Innovation Office. Partage de suivi de projet. Septembre 2017. https://docs.google.com/presentation/d/1F2Vsn0A5kmpaIV0Sm5aO_RS4qYa5tIkjtkZvwGGwkjw/edit#slide=id.p} Le personnel de la ville a publié un résumé des conclusions de leurs entretiens avec des représentants de la société civile et du gouvernement. ^{Ville de Austin Innovation Office. Suivi de projet - Aperçu des entretiens. https://docs.google.com/document/d/1k2tcNtSqFl0kYA-h6BnNR_utRnwDjdu36nTLB4z8lF4/edit} L'équipe a également publié une liste des outils de suivi de projet précédemment et actuellement utilisés par les services de la ville. ^{Ville de Austin Innovation Office. Suivi et conception de projets. Jeu de données. https://airtable.com/shrv3psTrtf6mXAOH/tbldwDPGvhyE07dxQ/viwv60rsecNRcK1NP}

Les conclusions de la recherche et les prochaines étapes ont été partagées avec Open Austin, partenaire de la société civile, lors de l'assemblée générale de l'organisation en septembre 2017. Au cours de la phase de conception du projet, l’équipe chargée des engagements s’est appuyée sur les informations recueillies lors des entretiens pour choisir les champs de données à inclure dans la première itération de l’outil de suivi du projet. ^{Ville de Austin Innovation Office. Projets - Suivi de projet. Résultats de recherche. http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/research/research-findings/} L'équipe chargée de l'engagement a fait appel à un concepteur du programme de boursiers en design, technologie et innovation de la ville d'Austin pour concevoir des maquettes de l'outil de suivi de projet initial. ^{Ville de Austin Innovation Office. Projet - Suivi de projet. Que faisons-nous? http://projects.austintexas.io/projects/project-tracking/design/what-were-making/} L'équipe d'engagement a consulté Open Austin, partenaire d'OSC, à plusieurs reprises au cours du processus de mise en œuvre, notamment une présentation formelle et une session de restitution en septembre 2017 et plusieurs réunions informelles entre des représentants d'Open Austin et le personnel d'Innovation Office / CTM chargé de développer l'outil de suivi de projet. Au cours des entretiens avec IRM, Victoria O'Dell, présidente de Open Austin Brigade, a confirmé que l'organisation avait été consultée régulièrement au cours de la mise en œuvre de cet engagement et que celui-ci avait assisté aux réunions de l'équipe chargée de l'engagement, contribuant ainsi au développement de l'outil. O'Dell a déclaré que l'outil de suivi de projet Grackle créait une meilleure visibilité des projets de la ville et permettait aux OSC et aux citoyens de suivre les progrès des projets qui les concernaient. O'Dell a exprimé l'espoir que l'outil permettrait de regrouper les informations sur les projets de la ville. Cela aiderait beaucoup les membres de la communauté et les organisations à trouver des informations et à donner leur avis sur les projets de la ville. "Si nous pouvons brancher nos idées, il s'agit d'un gouvernement ouvert", a déclaré O'Dell. ^{Victoria O'Dell (Open Austin). Entretien avec un chercheur IRM. 15 novembre 2017.}

La version en direct de l'outil de suivi de projet, Grackle, lancé en décembre 2017. ^{Vous pouvez accéder à Grackle, l’outil de suivi des projets de la Ville d’Austin, à l’adresse grackle.austintexas.io.} Un catalogue initial de dix-huit projets de villes a été organisé sous six thèmes prioritaires: le gouvernement qui fonctionne; économie et abordabilité; sécurité; santé et environnement; mobilité; et culture et apprentissage tout au long de la vie. Des informations récapitulatives sur chaque projet de ville suivie sont détaillées sur une page de projet dédiée. Les pages de projet identifient chaque budget total, les liens vers les bureaux de projet, l'état d'avancement et les informations de contact direct d'une personne représentant le projet. Au moment de la rédaction du présent rapport, l’équipe chargée de l’engagement était en train d’identifier la prochaine série de projets à ajouter à l’outil de suivi et de mettre au point une feuille de route pour la prise en compte des données de projet nouvelles et existantes.

Premiers résultats: a-t-il ouvert le gouvernement?

Accès à l'information: marginal
Participation civique: marginale

Lors de la conception de cet engagement, les autorités municipales n’avaient pas d’outil de suivi des projets central et accessible au public. L’équipe chargée de l’engagement a identifié un besoin «pour aider les habitants d’Austin à avoir une idée plus précise des projets sur lesquels la Ville travaille, de l’état d’avancement de ces projets, de la manière dont ils se rapportent aux objectifs critiques et de quel financement ils sont. «Le portail de données ouvertes de la ville fournissait des données brutes, mais l'engagement des départements était limité et de nombreux projets de la ville n'étaient pas représentés sur le portail. De nombreux départements ont suivi l'avancement des projets ministériels à l'aide de différents outils de suivi, mais il n'y avait pas de collecte centralisée d'informations sur les projets ni de méthode uniforme pour présenter les projets clés. L’équipe chargée des engagements a identifié une série de résultats potentiels liés au développement d’un nouvel outil de suivi de projet, notamment une disponibilité accrue des informations sur les projets, de nouvelles opportunités d’engagement public et de collaboration sur les projets municipaux, ainsi qu’une collaboration accrue sur les projets dans tous les départements.

À la fin de la période de mise en œuvre, l'équipe chargée des engagements avait recueilli les contributions des personnes-ressources du gouvernement et de la société civile et avait publié les résultats de leurs recherches en ligne, l'une des premières étapes menant aux résultats attendus de l'engagement. L’équipe a lancé l’outil de suivi de projet contenant des informations sur dix-huit projets urbains. Une caractéristique remarquable de cet outil était l’adoption de technologies open source par son équipe de conception. «Ce site Web / application Web est librement disponible et reproductible car le code est rendu public. L'un des aspects de «l'ouverture du gouvernement» est la libération des licences logicielles restrictives et de la dépendance du fournisseur », a déclaré Mateo Clarke, développeur principal de l'outil Grackle. Clarke a identifié cette approche comme un principe clé de la stratégie de services numériques du bureau de l'innovation et du bureau de la conception et de la livraison.

Ces étapes initiales constituent une étape positive, mais progressive, vers un accès accru à l’information. Les informations sur les projets de la ville concernant ces dix-huit projets sont désormais disponibles dans un emplacement central. Cependant, l'engagement du ministère avec l'outil de suivi de projet est volontaire. Les services municipaux continuent de gérer eux-mêmes leurs projets et les services ayant fourni des informations à l'équipe chargée de l'engagement constituent une minorité de services municipaux. Jusqu'à ce que davantage de ministères utilisent l'outil de suivi de projet et fournissent au public des informations de projet uniformes, ce développement prometteur ne peut que représenter un changement marginal dans les pratiques du gouvernement.

Bien que l'engagement, tel qu'énoncé dans le plan d'action, n'ait pas été considéré comme pertinent par rapport à la valeur de la participation civique du PGO, l'équipe du projet a pris des mesures au cours de la mise en œuvre qui ont abouti à un changement marginal lié à cette valeur. L'équipe d'engagement a impliqué directement la société civile lors du développement de l'outil de suivi de projet. Le personnel municipal a interrogé des dirigeants de la société civile, cherchant à savoir quels types d'informations le public souhaitait obtenir d'un outil de suivi de projet. Au cours de la période de mise en œuvre, les représentants de la société civile ont été invités à évaluer une version bêta de l'outil. Cet engagement a fourni une opportunité directe à la société civile d'influencer le développement de l'outil de suivi. Au cours des entretiens avec IRM, Victoria O'Dell, présidente de la Brigade Open Austin, a confirmé que ces consultations directes avec le public reflétaient une augmentation de l'engagement civique et a exprimé l'espoir que cet engagement constituait un premier pas important vers une collaboration directe accrue entre la société civile et le gouvernement à Austin. . Bien que l'engagement ait finalement abouti à la création d'un nouvel outil de suivi de projet, la publication des données du projet au moment de la rédaction du présent rapport était toujours en cours. En continuant d'alimenter l'outil avec les données de projet de la ville, les fonctionnaires de la ville peuvent apporter de nouveaux changements dans les pratiques gouvernementales liées à la valeur de la technologie et de l'innovation pour la transparence et la transparence.

Recommandations

Bien que cet engagement ait été pleinement mis en œuvre, le personnel de la ville et les partenaires des OSC devraient développer plus avant le suivi du nouveau projet. L'outil devrait en définitive refléter toutes les données de projet disponibles de chaque département de la ville. Le bureau du directeur municipal peut soutenir cet effort en demandant à tous les départements de la ville d'organiser leurs données de projet dans un format uniforme et utilisable. Que ce soit dans le cadre de plans d’action futurs ou en dehors du processus OGP, le personnel municipal devrait travailler avec les partenaires des OSC pour continuer à tester et améliorer l’outil jusqu’à ce qu’il contienne toutes les données de la ville dans un format utilisable. Si les améliorations font partie des plans d'action futurs, le personnel de la ville devrait prendre des mesures pour inclure davantage les partenaires des OSC dans le processus de conception.

Liens vers d'autres preuves

· Bureau d’innovation de la ville d’Austin - Engagement Page d’information sur le projet 5

· Bureau de l'innovation de la ville de Austin - Vue d'ensemble du suivi des projets

· Bureau d'innovation de la ville de Austin - Méthode / plan de recherche sur le suivi de projet

· City of Austin Innovation Office - Projets: Résultats de recherche sur le suivi de projets

· Grackle - Outil de suivi de projet de la ville d'Austin

· Grackle - Lien vers le code source