Développer un espace de travail de co-création (EE0058)

Brève description de l'engagement Le projet de co-création de l'État crée un espace de travail complet qui couvre tout le cycle de vie du projet, permettant la co-création de projets et la gestion des modifications sur la même plate-forme. Le système aide à impliquer le public, augmente la transparence et améliore la vue d'ensemble de la rédaction législative du pays

Définition du problème
À quel problème l'engagement vise-t-il à répondre ? La loi est l'outil d'élaboration des politiques le plus important qui affecte tout le monde, et la manière dont les lois sont élaborées détermine à la fois le contenu de la future législation et la manière dont elle sera respectée. Dans un État démocratique régi par la primauté du droit, la législation doit être ouverte, transparente et exempte de bureaucratie. Les solutions techniques existantes pour la rédaction législative n'apportent pas la clarté nécessaire. Chaque brouillon a plusieurs versions au cours de la procédure, qui sont formatées dans des documents Word distincts. Les commentaires entrants et les réponses à ceux-ci sont également présentés dans des documents séparés, ce qui rend extrêmement difficile le suivi des changements et de leurs causes. Cela signifie qu'il est difficile pour le grand public d'avoir un aperçu car l'information est fragmentée à différents endroits. De plus, les solutions existantes ne favorisent pas l'implication de la société civile dans l'élaboration législative. Les informations sur le sujet ne parviennent souvent aux parties prenantes que lorsque la première version du projet est déjà terminée. La coopération entre les parties au cours de la procédure fait également défaut. Les systèmes d'information sur la rédaction législative actuellement utilisés sont dépassés sur le plan technologique. De plus, ils ne créent pas d'opportunités de coopération ou ne favorisent pas l'utilisation d'opportunités modernes de co-création dans le processus de rédaction législative.

Quelles sont les causes du problème ? Plus précisément, les problèmes qui seront résolus par le projet sont les suivants :

 Manque de transparence – les différentes étapes de la procédure ne sont pas reliées les unes aux autres de manière suffisamment traçable.

 Solutions inadéquates permettant la coopération – les solutions favorisant la coopération sont incomplètes. Il n'y a pas de possibilité de gérer les activités sur la base d'un groupe ou individuellement. Les parties liées communiquent entre elles par l'envoi de fichiers documentaires et la présentation des modifications sous forme de tableau. Les propositions, recommandations et consentements des parties se trouvent dans un texte distinct qui n'est pas lié à la disposition à modifier.

 Problèmes de qualité de la rédaction législative – il n'y a pas de vue d'ensemble actualisée des agences traitant de quels sujets ; par conséquent, il est difficile de s'impliquer et d'exprimer une opinion à un stade précoce. L'analyse d'impact n'est pas articulée entre les étapes et n'est pas suffisamment tangible.

 Absence de solution technologique d'aide à la rédaction législative – la base technologique (système d'information sur les projets de loi SIE, EMS, Word, Excel, courriers électroniques) et les informations qu'elle contient sont fragmentées, avec une structure et une logique différentes ; les solutions technologiques existantes sont obsolètes.

 Problèmes d'utilisabilité, de convivialité et de facilité d'utilisation des solutions existantes - dans l'analyse de l'utilisabilité du site Web participatif et du projet de système d'information sur la législation EIS, la convivialité de l'EIS a été évaluée avec, entre autres, les éléments suivants commentaires : 'terrible', 'cet outil n'est pas adapté au ministère dans sa forme actuelle', 'le moteur de recherche est médiocre', 'trop lourd', 'des problèmes techniques encore non résolus', etc.

La description des problèmes a été préparée, entre autres, à l'aide de la cartographie de la procédure de rédaction législative en 2012, de la forte implication de l'Innotiim et des commentaires reçus des groupes de test du prototype de la co-création espace de travail. En outre, l'analyse PRAXIS sur la facilité d'utilisation de l'EIS et les rapports du ministre de la Justice du Riigikogu sur la qualité de la rédaction législative ont été utilisés comme sources supplémentaires.

Description de l'engagement
Qu'est-ce qui a été fait jusqu'à présent pour résoudre le problème ? Un prototype a été créé pour le projet en 2019. Il a été présenté à environ 300 futurs utilisateurs à la fois dans des groupes de test ciblés et documentés (9 groupes de test de l'ensemble du projet + 5 groupes de test de la procédure de cas de l'UE) et lors d'événements d'introduction. Il y a eu un grand soutien et un grand intérêt de la part des utilisateurs potentiels. En 2020, le développement du MVP a commencé, ce qui peut être considéré comme la première phase du projet. Au second semestre 2021 et au premier semestre 2022, le pilotage de la première phase a démarré et les solutions ont continué à être améliorées. Un pilotage plus large de la première phase est prévu pour le premier semestre 2022. Parallèlement au processus de développement, les besoins de modification de la procédure de rédaction législative sont analysés dans le but de les rendre plus adaptées à l'échange de données plutôt qu'à l'échange de fichiers. Au début de 2022, les prochaines étapes de développement de l'espace de travail de co-création ont été lancées, y compris la coopération interne et publique, le traitement des cas de l'UE et la vue publique. Le financement du SF pour le projet durera jusqu'en août 2023.

Quelle solution proposez-vous ? La solution proposée permet de créer les éléments suivants pour l'espace de travail de rédaction législative en tant que solution complète :  il est possible de participer à une consultation publique et d'exprimer des opinions via l'interface utilisateur publique ;  un événement sélectionnable pour les réunions avec les lobbyistes et les parties prenantes a été créé avec les champs de données nécessaires, qui peuvent être exportés depuis l'espace de travail par sujet.

Quels résultats voulons-nous atteindre en mettant en œuvre cet engagement ? À la suite du développement, une interface utilisateur moderne pour la consultation avec le public sera préparée, ce qui réduira la charge administrative des parties prenantes et des rédacteurs, sera plus conviviale et créera de meilleures conditions pour la participation des parties. Couvrir les réunions avec les lobbyistes et les parties prenantes pendant le processus de rédaction 11 augmente la transparence de la rédaction législative.

Analyse des engagements
Comment l'engagement favorisera-t-il la transparence? Les changements auraient un impact positif sur la société civile, permettant une meilleure vue d'ensemble de la rédaction législative proposée et créant des moyens de s'impliquer plus rapidement, notamment en présentant des avis sur une disposition spécifique. Le nombre d'étapes manuelles dans le processus de rédaction législative est réduit. Les matériaux n'ont pas à être déplacés d'un système à un autre pendant la procédure car toute la procédure liée à la question se déroule dans un seul espace de travail, fournissant un aperçu du calendrier, des matériaux associés, des personnes impliquées et des modifications apportées au fil du temps.

Comment l'engagement contribuera-t-il à favoriser la responsabilisation? Des conditions préalables sont créées pour améliorer la qualité de la rédaction législative. La participation, y compris la communication avec les lobbyistes et les parties prenantes, est organisée de manière transparente et traçable.

Comment l'engagement améliorera-t-il la participation des citoyens à la définition, à la mise en œuvre et au suivi des solutions ? Quiconque s'intéresse à ce qui se passe dans la société et souhaite en être informé ou avoir son mot à dire peut participer à la rédaction législative via l'interface utilisateur publique. Les changements auraient un impact positif sur la société civile, permettant une meilleure vue d'ensemble de la rédaction législative proposée et créant des moyens de s'impliquer plus rapidement, notamment en présentant des avis sur une disposition spécifique. Même ceux qui ont actuellement moins d'opportunités et de connaissances peuvent avoir leur mot à dire dans la rédaction législative. À savoir, conformément à la procédure déjà en vigueur aujourd'hui, les hauts fonctionnaires divulguent les rencontres avec les lobbyistes, mais les rencontres concernant des projets de loi sont exclues de ce règlement. La divulgation des réunions concernant les projets de loi offre également un meilleur accès au processus de rédaction législative pour les diverses parties prenantes.

Planification des engagements Jalons Résultats attendus Date d'achèvement prévue Parties prenantes

Il est possible de piloter la participation à une consultation publique et l'expression d'un avis 1. Il est possible de piloter la possibilité pour les parties de participer ou d'être impliquées à un stade plus précoce de la procédure et d'organiser plus efficacement l'implication : les activités manuelles sont remplacées d'ici août 2023 Responsable : Bureau du gouvernement, ministère de la Justice Parties prenantes du gouvernement OSC du gouvernement Autres (par exemple, parlement, secteur privé, 12 systèmes automatisés ; les informations se trouvent dans un seul espace de travail et ne sont pas déplacées manuellement. 2. Un espace de travail procédural commun qui permet de meilleures méthodes 3. Une fonctionnalité pratique pour exprimer des opinions et discuter de commentaires dans un espace de travail public de coopération a été créée, qui peut être pilotée, etc.) Réseau d'organisations estoniennes à but non lucratif, Assemblée de coopération estonienne, Académie de gouvernance en ligne, Chambre de commerce estonienne et Industrie, Transparence Internationale Estonie

Un événement sélectionnable pour une réunion avec des lobbyistes a été créé avec les champs de données nécessaires, qui peuvent être exportés depuis l'espace de travail par thème 1. Toutes les réunions avec des lobbyistes et des parties prenantes qui ont lieu dans le cadre d'un projet de législation sont visibles dans la procédure de le même projet de loi 2. Les informations suivantes sont disponibles concernant les réunions organisées pour discuter du projet de loi avec les lobbyistes et les parties prenantes : participants, heure et sujet. 3. Les informations sur les réunions avec les lobbyistes et les parties prenantes peuvent être exportées depuis l'espace de travail de cocréation. Juin 2024 Chef de file : Bureau du gouvernement, ministère de la Justice Parties prenantes de soutien OSC gouvernementales Autres (par exemple, parlement, secteur privé, etc.) Réseau d'organisations estoniennes à but non lucratif, Assemblée estonienne de coopération, Académie d'e-gouvernance, Chambre estonienne de commerce et d'industrie, Transparenc y International Estonia

Examen du plan d'action

Engagement 1.1 Développer un espace de travail de co-création

● Vérifiable : Oui

● A-t-il une optique de gouvernement ouvert ? Oui

● Cet engagement a été regroupé comme suit : Accroître la co-création dans l'élaboration des politiques (activités 1.1, 1.2 et 1.3 du plan d'action)

● Potentiel de résultats : Substantiel

Bureau du gouvernement, Ministère de la justice, Ministère de l'intérieur, Ministère des finances

Pour une description complète des activités incluses dans cet engagement, voir les activités 1.1, 1.2 et 1.3 du plan d'action ici.

Contexte et objectifs

L'Estonie a cherché à favoriser des pratiques d'élaboration de politiques participatives et co-créatives dans plusieurs plans d'action OGP. Accroître la transparence et l'accessibilité de la prise de décision publique a été la priorité partagée du gouvernement et de la société civile, car le processus législatif du gouvernement a été jugé compliqué à suivre et à participer pour le public. Les symptômes de ce problème sont la persistance de faibles taux de participation du public aux processus d'élaboration des politiques et l'implication trop tardive des organisations de la société civile (OSC) dans les processus politiques, alors qu'il reste peu de temps pour influencer de manière substantielle les plans du gouvernement.

Cet engagement poursuit le développement d'un outil numérique à l'échelle du gouvernement pour la rédaction et la co-création législatives que l'Estonie a commencé dans son quatrième plan d'action. En plus de donner au public une vue intégrée du cycle politique, l'outil permettra aux citoyens de participer aux différentes étapes du processus législatif. L'engagement poursuit également les travaux du cinquième plan d'action sur le développement d'une boîte à outils publique de méthodes de co-création pour servir de ressource aux décideurs politiques, et le gouvernement continuera de tester des méthodes de co-création spécifiques dans des exercices d'élaboration de politiques réels.

• Dans le cadre du cinquième plan d'action, le gouvernement a élaboré un prototype minimal viable de l'outil de rédaction et de co-création législatives, réalisé des tests utilisateurs et lancé des projets pilotes pour tester les fonctionnalités de l'outil dans des processus de rédaction législative réels. Pour le sixième plan d'action, le gouvernement vise à développer une version pilote de l'interface publique de l'outil, qui permettrait au public de soumettre des commentaires dans les processus de rédaction législative. De plus, les données sur les réunions avec des lobbyistes où l'initiative particulière a été discutée seront présentées à côté de chaque initiative législative.
• Dans le cadre du cinquième plan d'action, le Bureau du gouvernement a développé une boîte à outils en ligne de méthodes de co-création, mais la publication a été retardée en raison de discussions autour de la solution technique. La boîte à outils comprendra un référentiel de méthodes de co-création, de lignes directrices et d'études de cas réels, ainsi qu'un aperçu des processus de co-création de politiques en cours du gouvernement. Le Bureau du gouvernement a publié les premières parties de la boîte à outils en novembre 2022 et la considère comme une ressource "en direct" que les agences gouvernementales et les autres parties prenantes peuvent mettre à jour avec leurs propres méthodes et expériences. Dans le cadre du sixième plan d'action, le Bureau du gouvernement vise à ajouter quatre nouvelles méthodes de co-création à la boîte à outils, certaines d'entre elles basées sur la contribution des OSC au processus de co-création du plan d'action.
• Dans le cadre du cinquième plan d'action, en 2021, le Bureau du gouvernement a coordonné une initiative de participation à grande échelle rassemblant les propositions des jeunes pour améliorer le cadre de vie en Estonie en utilisant la méthodologie de co-création du « parcours d'opinion ». Le sixième plan d'action adoptera une méthode similaire mais à une échelle beaucoup plus grande : les institutions gouvernementales, les OSC et les citoyens adultes individuels d'âges différents seront invités à mener 150 discussions de groupe dans toute l'Estonie pour solliciter des contributions au plan d'action annuel 2023 du stratégie nationale de développement « Estonie 2035 ». La méthodologie et les enseignements tirés de cet exercice seront ajoutés à la boîte à outils de co-création et le gouvernement fournira une réponse motivée aux participants sur la manière dont leurs contributions ont façonné le plan d'action annuel.
• Dans le cadre du cinquième plan d'action, le ministère des Affaires rurales a analysé les pratiques de gestion et de participation de ses plus de 20 organes consultatifs dans le but d'élaborer des lignes directrices pour un meilleur engagement des parties prenantes dans ces organes. Cette activité n'est pas poursuivie dans le sixième plan d'action.

En tant que nouvelle activité, le sixième plan d'action comprend un examen du paysage juridique et politique afin de créer une feuille de route pour l'adoption généralisée de méthodes d'élaboration de politiques co-créatives aux niveaux du gouvernement central et local. Cet engagement vise donc à faire progresser à la fois la transparence gouvernementale et la participation civique en combinant des outils numériques, des ressources méthodologiques, des initiatives de participation publique et des feuilles de route pour le changement juridique et politique.

Potentiel de résultats: Substantiel

L'impact de cet engagement ne sera probablement pas immédiat - des changements majeurs dans la participation du public ne se produiront probablement qu'à long terme si le gouvernement continue de faire progresser la transparence et l'inclusion dans les processus d'élaboration des politiques. Cependant, les plans d'action précédents ont déjà apporté de petites améliorations en matière de transparence et de participation qui créent une base solide pour le sixième plan d'action.

Premièrement, des initiatives telles que le « voyage d'opinion » des jeunes ont donné à un petit nombre de décideurs politiques une expérience directe de la coordination de processus de co-création et à un petit nombre de citoyens une expérience de participation à de tels processus. Des expériences positives comme celle-ci peuvent encourager le gouvernement à mettre en œuvre des initiatives de participation similaires à plus grande échelle. Cela se voit dans le nouvel engagement de mener 150 discussions de groupe avec les citoyens pour co-créer le prochain plan d'action annuel de la stratégie « Estonie 2035 ». En novembre 2022, 115 discussions avaient déjà été enregistrées, couvrant les 15 comtés d'Estonie.

Deuxièmement, le gouvernement a jeté les bases de pratiques d'élaboration des politiques plus ouvertes au niveau central en développant un outil numérique, dont la conception permet et encourage explicitement la transparence et la co-création. Selon la feuille de route actuelle, l'adoption de l'outil à l'échelle du gouvernement ne se produira probablement pas avant 2024 et d'autres développements (par exemple, l'intégration des procédures parlementaires) pourraient se poursuivre au-delà de 2025. Cela signifie que cet engagement, s'il est mis en œuvre comme prévu, constituera une étape progressive mais indispensable dans un long processus de transition vers de nouvelles méthodes et outils d'élaboration des politiques. Selon le coordinateur du ministère de la Justice, l'utilisation de l'outil de co-création deviendra obligatoire pour les agences gouvernementales une fois qu'il sera prêt à être adopté. Elle note également que les utilisateurs gouvernementaux qui ont piloté l'outil ont donné des commentaires positifs et ont exprimé le désir de l'utiliser à l'avenir. L'obligation et l'intention d'utiliser le système sont importantes, bien qu'elles ne soient pas les seules conditions préalables à une institutionnalisation réussie des nouvelles pratiques d'élaboration des politiques.

Bien que les plans d'action précédents aient inclus le renforcement des capacités des fonctionnaires et des coordonnateurs de l'engagement du public des ministères, ils manquaient d'un plan global pour conduire un changement institutionnel plus profond. L'engagement 1.2 comble cette lacune en créant un groupe d'experts qui analysera les lacunes qui entravent l'adoption de pratiques d'élaboration de politiques co-créatives dans les organismes gouvernementaux et les municipalités locales. Le groupe d'experts élaborera ensuite une feuille de route publique présentant des propositions pour favoriser la co-création au niveau du gouvernement central et local. Selon le coordinateur de l'engagement, le groupe d'experts est dirigé par deux experts du gouvernement ouvert issus de la société civile et est divisé en deux sous-groupes, l'un se concentrant sur le niveau du gouvernement central et l'autre sur le niveau local. Le groupe d'experts comprend des représentants de trois ministères, du Bureau du gouvernement et d'un certain nombre d'OSC et de partenaires sociaux. Le sous-groupe du gouvernement local comprend également des représentants des municipalités. Pour éclairer la feuille de route, le groupe d'experts mène des entretiens avec les ministères et prévoit une enquête auprès des principaux partenaires des OSC pour analyser leurs points de vue sur les obstacles à la participation du public.

En définitive, l'impact de cet engagement dépendra du processus réel de mise en œuvre qui suivra l'adoption de la feuille de route. Le gouvernement envisage actuellement deux approches possibles à cet égard. La première exigerait que le groupe d'experts et le Bureau du gouvernement travaillent avec les ministères pour mettre en œuvre les propositions de la feuille de route qui se rapportent à leur domaine politique. Cependant, si un mandat plus fort est nécessaire pour conduire l'action sur la feuille de route, le Bureau du gouvernement pourrait transmettre la feuille de route au cabinet des ministres, qui pourrait attribuer des tâches aux agences gouvernementales et superviser leur mise en œuvre. Quoi qu'il en soit, le fort sentiment d'appropriation de cet engagement par le Bureau du gouvernement augmente les chances qu'il conduise à des changements substantiels dans la transparence du gouvernement et la participation civique à long terme.

Opportunités, défis et recommandations pendant la mise en œuvre

Étant donné que cet engagement poursuit le travail des plans d'action précédents, les principaux défis susceptibles d'affecter la mise en œuvre ont déjà été mis en évidence dans les rapports précédents du MII. Il s'agit notamment de la nécessité de travailler à la promotion de l'utilisation des ressources créées dans le cadre du plan d'action et du défi consistant à garantir la volonté institutionnelle de modifier les pratiques d'élaboration des politiques. Plus précisément, les organismes chefs de file pourraient envisager les recommandations suivantes :

• Consacrer une attention à favoriser une culture de collaboration et de dialogue en plus de promouvoir de nouvelles méthodes de co-création. Selon l'Assemblée estonienne de la coopération, l'accent mis par le plan d'action sur l'expérimentation de nouvelles méthodes est précieux mais comporte le risque d'accorder plus d'attention à l'aspect technique de la collaboration qu'à la promotion d'une culture du dialogue et à la création d'espaces propices à une véritable co-création entre différentes parties prenantes. Les mesures possibles pour soutenir le changement culturel comprennent la formation de la fonction publique et le renforcement des capacités, mais aussi l'identification et l'autonomisation des innovateurs et des dirigeants communautaires au sein du secteur public et de la société civile qui peuvent conduire le changement culturel dans leurs organisations ou communautés. Le groupe d'experts pourrait être chargé d'analyser les ressources, les expériences et les incitations dont les fonctionnaires et les OSC ont besoin pour devenir des partisans actifs de la co-création dans leurs organisations. Pour un examen futur, les parties prenantes ont également proposé que le gouvernement établisse un centre de compétence (soit en tant qu'institution distincte, soit en tant que département d'une agence gouvernementale) avec la responsabilité et les ressources nécessaires pour développer la gouvernance démocratique en Estonie.
• Inclure des mesures pour soutenir les coordonnateurs de l'engagement du public des ministères dans le travail du groupe d'experts. Le MII a précédemment recommandé de renforcer le rôle des coordonnateurs de l'engagement du public pour conseiller les processus d'engagement dans les agences gouvernementales. Malgré les efforts déployés pour soutenir le travail des coordonnateurs, le rôle des coordonnateurs de l'engagement continue d'être inégal d'un ministère à l'autre, souvent en fonction de l'intérêt des cadres supérieurs pour l'engagement du public. Le groupe d'experts pourrait proposer un plan d'action pour renforcer le rôle des coordonnateurs de l'engagement du public dans les ministères. Cela peut nécessiter de réduire d'autres tâches dans le portefeuille des coordonnateurs pour leur permettre de se concentrer sur le soutien de leurs institutions dans l'engagement du public. Le Bureau du gouvernement note que le groupe d'experts est autonome pour décider des solutions qu'il proposera, mais les dirigeants du groupe d'experts ont interrogé les coordonnateurs de l'engagement du public des ministères et ils sont engagés dans l'évaluation des étapes possibles à l'avenir.
• Concevoir un plan d'action pour favoriser l'utilisation active de la boîte à outils de co-création. Au fur et à mesure que cette précieuse ressource devient disponible, il est vital de planifier des activités concrètes pour promouvoir son utilisation. Les coordonnateurs de l'engagement du public des ministères pourraient planifier conjointement des activités pour promouvoir la boîte à outils auprès de leurs collègues. En plus des ministères, la boîte à outils pourrait également être intéressante pour les OSC et les gouvernements locaux. Le Bureau du gouvernement pourrait prendre l'initiative de diffuser des informations sur la boîte à outils et travailler avec l'Association des villes et municipalités rurales estoniennes et les réseaux d'OSC comme le Réseau des organisations estoniennes à but non lucratif, la table ronde de la société civile OGP, Kodukant the Village Movement et d'autres pour partager la boîte à outils avec diverses communautés.
• Engager les ministères dès le départ pour garantir leur engagement à mener à bien les activités de la feuille de route. Selon le Bureau du gouvernement, le groupe d'experts interroge les ministères pour identifier leurs besoins concernant l'utilisation de pratiques d'élaboration de politiques co-créatives et collaboratives. Il est important que le groupe d'experts reste en contact étroit avec tous les ministères pour s'assurer qu'ils sont conscients du processus de la feuille de route et discuter de leur rôle et de leurs responsabilités dans la mise en œuvre des propositions qui en résultent dès le début.