Pilotage des discussions Arvamusrännak (EE0060)

Brève description de l'engagement Organiser une série de discussions (arvamusrännak) parmi la population adulte à l'automne 2022 afin de recueillir les propositions et les commentaires des personnes pour la mise à jour du plan d'action de la stratégie « Estonie 2035 » au printemps 2023. L'objectif est organiser au moins 150 discussions de groupe dans toute l'Estonie. Après les discussions, la méthodologie est décrite avec les leçons apprises afin qu'elle puisse être utilisée par d'autres parties intéressées en Estonie et ailleurs.

Définition du problème
À quel problème l'engagement vise-t-il à répondre ? L'Estonie a assez bien intégré l'implication des organisations non gouvernementales dans le processus d'élaboration des politiques, mais le système actuel soutient principalement l'implication des personnes dans les organisations non gouvernementales. Cependant, la plupart des gens ne sont pas membres d'une organisation représentative ou faîtière et, par conséquent, les décideurs politiques n'entendent souvent pas une partie significative des opinions. Divers sondages et études cartographient la démarche et les attentes du grand public, mais ils ne favorisent pas l'émergence de discussions approfondies et raisonnées, c'est pourquoi de nouvelles solutions sont rarement trouvées. La stratégie nationale de développement à long terme « Estonie 2035 » approuvée par le Riigikogu énonce l'objectif « En tant que pays, l'Estonie est centrée sur les personnes, où l'élaboration des politiques est co-créative et les personnes peuvent participer à la prise de décisions importantes ». Afin d'atteindre cet objectif, il est notamment stipulé que le plan d'action « Estonie 2035 » du gouvernement de la République est mis à jour chaque année en co-création avec le peuple estonien.

Quelles sont les causes du problème ? En 2020, le Bureau du gouvernement a mené des entretiens avec des utilisateurs avec des personnes qui ne participent généralement pas aux événements d'engagement dans le cadre de l'Innosprint organisé par l'équipe d'innovation du secteur public. Les entretiens ont révélé qu'il existe plusieurs raisons à l'inactivité : ● les gens ne se considèrent pas comme actifs politiquement, même s'ils gardent un œil sur ce qui se passe en politique au quotidien et discutent souvent de ces sujets avec leur famille et leurs amis ; ● les gens n'ont pas l'impression que leur contribution puisse changer quelque chose, car les appels à exprimer leur opinion sont généralement généraux et il n'est pas clair s'il existe une personne spécifique qui veut et peut mettre en œuvre les propositions présentées. Sur la base de ces conversations, un profil d'une personne « active à part entière » a été créé, dont l'implication n'a pas été ciblée jusqu'à présent. 18

Description de l'engagement
Qu'est-ce qui a été fait jusqu'à présent pour résoudre le problème ? Lors de la préparation de « Estonie 2035 », le Bureau du gouvernement, en coopération avec le ministère des Finances, a mené le sondage d'opinion « Quel type d'Estonie voulez-vous en 2035 ? au printemps 2019. Près de 14,000 2035 personnes ont participé et, ce faisant, d'importants mots clés basés sur la valeur ont été sélectionnés pour formuler les objectifs à long terme de l'Estonie. Il était possible de participer au sondage d'opinion à la fois via un e-questionnaire et de remplir un formulaire papier dans les bibliothèques. Les questionnaires étaient disponibles en estonien, en russe et en anglais. Bien que le nombre de participants au sondage d'opinion ait été important dans le contexte estonien, on peut dire qu'il ne s'agissait que d'une simple consultation. Par conséquent, le Bureau du gouvernement s'est fixé pour objectif de piloter une méthodologie de co-création chaque année lors du renouvellement du plan d'action « Estonie 2021 », qui pourrait être utilisée par d'autres à l'avenir. Par exemple, en 2035, le Bureau du gouvernement a organisé des discussions avec les jeunes pour la stratégie « Estonie 7 », au cours desquelles les idées des élèves de la 12e à la 200e année ont été étudiées sur la manière d'améliorer le cadre de vie en Estonie. Un site Web ludique a été créé pour expliquer le sujet et des discussions guidées ont été menées dans plus de vingt écoles (à la fois sur place et sous forme de cours en ligne). Près de 15 idées ont ainsi été recueillies auprès des élèves de l'école, aboutissant à XNUMX propositions concrètes sur le thème des transports, des déchets et de l'énergie. Les Estoniens ont été invités à voter pour leur idée préférée via le portail d'actualités. Les jeunes qui ont soumis les propositions avec le plus de votes ont également présenté leurs idées au Premier ministre.

Quelle solution proposez-vous ? Le Bureau du gouvernement organisera une série de discussions (arvamusrännak) parmi la population adulte à l'automne 2022 afin de recueillir les propositions et les contributions des personnes pour mettre à jour le plan d'action de la stratégie « Estonie 2035 » au printemps 2023. Le Bureau du gouvernement veut organiser des discussions en petits groupes dans toute l'Estonie, qui seront dirigées par des citoyens actifs sur une base volontaire dans un lieu de leur choix, et à la suite desquelles les participants aux discussions soumettront des propositions à l'État. Le groupe cible est ce qu'on appelle les personnes « actives par elles-mêmes », et le processus est conçu de manière à favoriser le contact personnel. Après les discussions, la méthodologie est décrite avec les leçons apprises afin qu'elle puisse être utilisée par d'autres parties intéressées en Estonie et ailleurs.

Quels résultats voulons-nous atteindre en mettant en œuvre cet engagement ? Une méthodologie de co-création éprouvée a été créée, qui aide à impliquer le groupe cible de ceux qui sont actifs seuls. Sur la base des enseignements tirés des discussions, de nouvelles méthodes peuvent être conçues ou les processus d'élaboration de politiques existants peuvent être complétés pour augmenter le degré de co-création.

Analyse des engagements
Comment l'engagement favorisera-t-il la transparence? Dans la méthodologie des discussions, il est tenu compte du fait que les participants sauraient à tout moment ce qu'il est advenu de leur proposition après qu'elle a été présentée. Les documents de base nécessaires à la discussion sont également créés pour les participants.

Comment l'engagement contribuera-t-il à favoriser la responsabilisation? Comment l'engagement améliorera-t-il la participation des citoyens à la définition, à la mise en œuvre et au suivi des solutions ? L'objectif des discussions « Estonie 2035 » est d'organiser au moins cent cinquante discussions de groupe. Ce serait la plus grande initiative d'inclusion en Estonie à ce jour. Les enseignements de la discussion Arvamusrännak seront intégrés dans les consignes de co-création (voir engagements précédents).

Planification des engagements Jalons Résultats attendus Date d'achèvement prévue Parties prenantes

Développement de la méthodologie des discussions d'Arvamusrännak La méthodologie est prête à être mise en œuvre Août 2022 Responsable : Bureau du gouvernement Soutenir les parties prenantes Gouvernement OSC Autres (par exemple, parlement, secteur privé, etc.) Tous les ministères Réseau d'organisations à but non lucratif estoniennes

Organisation des discussions Arvamusrännak Il y aura au moins 150 discussions Décembre 2022 Chef de file : Bureau du gouvernement Parties prenantes de soutien OSC du gouvernement Autres (par exemple, parlement, secteur privé, etc.) Tous les ministères Réseau d'organisations estoniennes à but non lucratif

Mise à jour du plan d'action « Estonie 2035 » Les propositions des discussions d'Arvamusrännak ont ​​été prises en compte lors de la mise à jour du plan d'action, et les choix ont été justifiés auprès des soumissionnaires Mai 2023 Responsable : Bureau du gouvernement Soutenir les parties prenantes Gouvernement OSC Autres (par exemple, parlement, secteur privé, etc.) Tous les ministères Réseau des organisations estoniennes à but non lucratif

Analyse des enseignements des discussions Arvamusrännak et description de la méthodologie La méthodologie des discussions Arvamusrännak a été publiée en février 2023 Responsable : Bureau du gouvernement Soutenir les parties prenantes Gouvernement OSC Autres (par exemple, parlement, secteur privé, etc.) Tous les ministères Réseau des organisations estoniennes à but non lucratif

Examen du plan d'action

Engagement 1.3 Pilotage des discussions Arvamusrännak

● Vérifiable : Oui

● A-t-il une optique de gouvernement ouvert ? Oui

● Cet engagement a été regroupé comme suit : Accroître la co-création dans l'élaboration des politiques (activités 1.1, 1.2 et 1.3 du plan d'action)

● Potentiel de résultats : Substantiel

Bureau du gouvernement, Ministère de la justice, Ministère de l'intérieur, Ministère des finances

Pour une description complète des activités incluses dans cet engagement, voir les activités 1.1, 1.2 et 1.3 du plan d'action ici.

Contexte et objectifs

L'Estonie a cherché à favoriser des pratiques d'élaboration de politiques participatives et co-créatives dans plusieurs plans d'action OGP. Accroître la transparence et l'accessibilité de la prise de décision publique a été la priorité partagée du gouvernement et de la société civile, car le processus législatif du gouvernement a été jugé compliqué à suivre et à participer pour le public. Les symptômes de ce problème sont la persistance de faibles taux de participation du public aux processus d'élaboration des politiques et l'implication trop tardive des organisations de la société civile (OSC) dans les processus politiques, alors qu'il reste peu de temps pour influencer de manière substantielle les plans du gouvernement.

Cet engagement poursuit le développement d'un outil numérique à l'échelle du gouvernement pour la rédaction et la co-création législatives que l'Estonie a commencé dans son quatrième plan d'action. En plus de donner au public une vue intégrée du cycle politique, l'outil permettra aux citoyens de participer aux différentes étapes du processus législatif. L'engagement poursuit également les travaux du cinquième plan d'action sur le développement d'une boîte à outils publique de méthodes de co-création pour servir de ressource aux décideurs politiques, et le gouvernement continuera de tester des méthodes de co-création spécifiques dans des exercices d'élaboration de politiques réels.

• Dans le cadre du cinquième plan d'action, le gouvernement a élaboré un prototype minimal viable de l'outil de rédaction et de co-création législatives, réalisé des tests utilisateurs et lancé des projets pilotes pour tester les fonctionnalités de l'outil dans des processus de rédaction législative réels. Pour le sixième plan d'action, le gouvernement vise à développer une version pilote de l'interface publique de l'outil, qui permettrait au public de soumettre des commentaires dans les processus de rédaction législative. De plus, les données sur les réunions avec des lobbyistes où l'initiative particulière a été discutée seront présentées à côté de chaque initiative législative.
• Dans le cadre du cinquième plan d'action, le Bureau du gouvernement a développé une boîte à outils en ligne de méthodes de co-création, mais la publication a été retardée en raison de discussions autour de la solution technique. La boîte à outils comprendra un référentiel de méthodes de co-création, de lignes directrices et d'études de cas réels, ainsi qu'un aperçu des processus de co-création de politiques en cours du gouvernement. Le Bureau du gouvernement a publié les premières parties de la boîte à outils en novembre 2022 et la considère comme une ressource "en direct" que les agences gouvernementales et les autres parties prenantes peuvent mettre à jour avec leurs propres méthodes et expériences. Dans le cadre du sixième plan d'action, le Bureau du gouvernement vise à ajouter quatre nouvelles méthodes de co-création à la boîte à outils, certaines d'entre elles basées sur la contribution des OSC au processus de co-création du plan d'action.
• Dans le cadre du cinquième plan d'action, en 2021, le Bureau du gouvernement a coordonné une initiative de participation à grande échelle rassemblant les propositions des jeunes pour améliorer le cadre de vie en Estonie en utilisant la méthodologie de co-création du « parcours d'opinion ». Le sixième plan d'action adoptera une méthode similaire mais à une échelle beaucoup plus grande : les institutions gouvernementales, les OSC et les citoyens adultes individuels d'âges différents seront invités à mener 150 discussions de groupe dans toute l'Estonie pour solliciter des contributions au plan d'action annuel 2023 du stratégie nationale de développement « Estonie 2035 ». La méthodologie et les enseignements tirés de cet exercice seront ajoutés à la boîte à outils de co-création et le gouvernement fournira une réponse motivée aux participants sur la manière dont leurs contributions ont façonné le plan d'action annuel.
• Dans le cadre du cinquième plan d'action, le ministère des Affaires rurales a analysé les pratiques de gestion et de participation de ses plus de 20 organes consultatifs dans le but d'élaborer des lignes directrices pour un meilleur engagement des parties prenantes dans ces organes. Cette activité n'est pas poursuivie dans le sixième plan d'action.

En tant que nouvelle activité, le sixième plan d'action comprend un examen du paysage juridique et politique afin de créer une feuille de route pour l'adoption généralisée de méthodes d'élaboration de politiques co-créatives aux niveaux du gouvernement central et local. Cet engagement vise donc à faire progresser à la fois la transparence gouvernementale et la participation civique en combinant des outils numériques, des ressources méthodologiques, des initiatives de participation publique et des feuilles de route pour le changement juridique et politique.

Potentiel de résultats: Substantiel

L'impact de cet engagement ne sera probablement pas immédiat - des changements majeurs dans la participation du public ne se produiront probablement qu'à long terme si le gouvernement continue de faire progresser la transparence et l'inclusion dans les processus d'élaboration des politiques. Cependant, les plans d'action précédents ont déjà apporté de petites améliorations en matière de transparence et de participation qui créent une base solide pour le sixième plan d'action.

Premièrement, des initiatives telles que le « voyage d'opinion » des jeunes ont donné à un petit nombre de décideurs politiques une expérience directe de la coordination de processus de co-création et à un petit nombre de citoyens une expérience de participation à de tels processus. Des expériences positives comme celle-ci peuvent encourager le gouvernement à mettre en œuvre des initiatives de participation similaires à plus grande échelle. Cela se voit dans le nouvel engagement de mener 150 discussions de groupe avec les citoyens pour co-créer le prochain plan d'action annuel de la stratégie « Estonie 2035 ». En novembre 2022, 115 discussions avaient déjà été enregistrées, couvrant les 15 comtés d'Estonie.

Deuxièmement, le gouvernement a jeté les bases de pratiques d'élaboration des politiques plus ouvertes au niveau central en développant un outil numérique, dont la conception permet et encourage explicitement la transparence et la co-création. Selon la feuille de route actuelle, l'adoption de l'outil à l'échelle du gouvernement ne se produira probablement pas avant 2024 et d'autres développements (par exemple, l'intégration des procédures parlementaires) pourraient se poursuivre au-delà de 2025. Cela signifie que cet engagement, s'il est mis en œuvre comme prévu, constituera une étape progressive mais indispensable dans un long processus de transition vers de nouvelles méthodes et outils d'élaboration des politiques. Selon le coordinateur du ministère de la Justice, l'utilisation de l'outil de co-création deviendra obligatoire pour les agences gouvernementales une fois qu'il sera prêt à être adopté. Elle note également que les utilisateurs gouvernementaux qui ont piloté l'outil ont donné des commentaires positifs et ont exprimé le désir de l'utiliser à l'avenir. L'obligation et l'intention d'utiliser le système sont importantes, bien qu'elles ne soient pas les seules conditions préalables à une institutionnalisation réussie des nouvelles pratiques d'élaboration des politiques.

Bien que les plans d'action précédents aient inclus le renforcement des capacités des fonctionnaires et des coordonnateurs de l'engagement du public des ministères, ils manquaient d'un plan global pour conduire un changement institutionnel plus profond. L'engagement 1.2 comble cette lacune en créant un groupe d'experts qui analysera les lacunes qui entravent l'adoption de pratiques d'élaboration de politiques co-créatives dans les organismes gouvernementaux et les municipalités locales. Le groupe d'experts élaborera ensuite une feuille de route publique présentant des propositions pour favoriser la co-création au niveau du gouvernement central et local. Selon le coordinateur de l'engagement, le groupe d'experts est dirigé par deux experts du gouvernement ouvert issus de la société civile et est divisé en deux sous-groupes, l'un se concentrant sur le niveau du gouvernement central et l'autre sur le niveau local. Le groupe d'experts comprend des représentants de trois ministères, du Bureau du gouvernement et d'un certain nombre d'OSC et de partenaires sociaux. Le sous-groupe du gouvernement local comprend également des représentants des municipalités. Pour éclairer la feuille de route, le groupe d'experts mène des entretiens avec les ministères et prévoit une enquête auprès des principaux partenaires des OSC pour analyser leurs points de vue sur les obstacles à la participation du public.

En définitive, l'impact de cet engagement dépendra du processus réel de mise en œuvre qui suivra l'adoption de la feuille de route. Le gouvernement envisage actuellement deux approches possibles à cet égard. La première exigerait que le groupe d'experts et le Bureau du gouvernement travaillent avec les ministères pour mettre en œuvre les propositions de la feuille de route qui se rapportent à leur domaine politique. Cependant, si un mandat plus fort est nécessaire pour conduire l'action sur la feuille de route, le Bureau du gouvernement pourrait transmettre la feuille de route au cabinet des ministres, qui pourrait attribuer des tâches aux agences gouvernementales et superviser leur mise en œuvre. Quoi qu'il en soit, le fort sentiment d'appropriation de cet engagement par le Bureau du gouvernement augmente les chances qu'il conduise à des changements substantiels dans la transparence du gouvernement et la participation civique à long terme.

Opportunités, défis et recommandations pendant la mise en œuvre

Étant donné que cet engagement poursuit le travail des plans d'action précédents, les principaux défis susceptibles d'affecter la mise en œuvre ont déjà été mis en évidence dans les rapports précédents du MII. Il s'agit notamment de la nécessité de travailler à la promotion de l'utilisation des ressources créées dans le cadre du plan d'action et du défi consistant à garantir la volonté institutionnelle de modifier les pratiques d'élaboration des politiques. Plus précisément, les organismes chefs de file pourraient envisager les recommandations suivantes :

• Consacrer une attention à favoriser une culture de collaboration et de dialogue en plus de promouvoir de nouvelles méthodes de co-création. Selon l'Assemblée estonienne de la coopération, l'accent mis par le plan d'action sur l'expérimentation de nouvelles méthodes est précieux mais comporte le risque d'accorder plus d'attention à l'aspect technique de la collaboration qu'à la promotion d'une culture du dialogue et à la création d'espaces propices à une véritable co-création entre différentes parties prenantes. Les mesures possibles pour soutenir le changement culturel comprennent la formation de la fonction publique et le renforcement des capacités, mais aussi l'identification et l'autonomisation des innovateurs et des dirigeants communautaires au sein du secteur public et de la société civile qui peuvent conduire le changement culturel dans leurs organisations ou communautés. Le groupe d'experts pourrait être chargé d'analyser les ressources, les expériences et les incitations dont les fonctionnaires et les OSC ont besoin pour devenir des partisans actifs de la co-création dans leurs organisations. Pour un examen futur, les parties prenantes ont également proposé que le gouvernement établisse un centre de compétence (soit en tant qu'institution distincte, soit en tant que département d'une agence gouvernementale) avec la responsabilité et les ressources nécessaires pour développer la gouvernance démocratique en Estonie.
• Inclure des mesures pour soutenir les coordonnateurs de l'engagement du public des ministères dans le travail du groupe d'experts. Le MII a précédemment recommandé de renforcer le rôle des coordonnateurs de l'engagement du public pour conseiller les processus d'engagement dans les agences gouvernementales. Malgré les efforts déployés pour soutenir le travail des coordonnateurs, le rôle des coordonnateurs de l'engagement continue d'être inégal d'un ministère à l'autre, souvent en fonction de l'intérêt des cadres supérieurs pour l'engagement du public. Le groupe d'experts pourrait proposer un plan d'action pour renforcer le rôle des coordonnateurs de l'engagement du public dans les ministères. Cela peut nécessiter de réduire d'autres tâches dans le portefeuille des coordonnateurs pour leur permettre de se concentrer sur le soutien de leurs institutions dans l'engagement du public. Le Bureau du gouvernement note que le groupe d'experts est autonome pour décider des solutions qu'il proposera, mais les dirigeants du groupe d'experts ont interrogé les coordonnateurs de l'engagement du public des ministères et ils sont engagés dans l'évaluation des étapes possibles à l'avenir.
• Concevoir un plan d'action pour favoriser l'utilisation active de la boîte à outils de co-création. Au fur et à mesure que cette précieuse ressource devient disponible, il est vital de planifier des activités concrètes pour promouvoir son utilisation. Les coordonnateurs de l'engagement du public des ministères pourraient planifier conjointement des activités pour promouvoir la boîte à outils auprès de leurs collègues. En plus des ministères, la boîte à outils pourrait également être intéressante pour les OSC et les gouvernements locaux. Le Bureau du gouvernement pourrait prendre l'initiative de diffuser des informations sur la boîte à outils et travailler avec l'Association des villes et municipalités rurales estoniennes et les réseaux d'OSC comme le Réseau des organisations estoniennes à but non lucratif, la table ronde de la société civile OGP, Kodukant the Village Movement et d'autres pour partager la boîte à outils avec diverses communautés.
• Engager les ministères dès le départ pour garantir leur engagement à mener à bien les activités de la feuille de route. Selon le Bureau du gouvernement, le groupe d'experts interroge les ministères pour identifier leurs besoins concernant l'utilisation de pratiques d'élaboration de politiques co-créatives et collaboratives. Il est important que le groupe d'experts reste en contact étroit avec tous les ministères pour s'assurer qu'ils sont conscients du processus de la feuille de route et discuter de leur rôle et de leurs responsabilités dans la mise en œuvre des propositions qui en résultent dès le début.