Plan de gestion et de publication de l'information (NL0056)

Brève description de l'engagement

Ce plan pluriannuel décrit comment le gouvernement central néerlandais entend garantir un accès durable à ses informations numériques. Il propose une vision à long terme et détaille les mesures à prendre à court terme.

Définition du problème 1. Quel problème cet engagement vise-t-il à résoudre ? • L’information est difficile à trouver et le traitement des demandes d’information (débits administratifs excessifs) exige actuellement beaucoup de temps et d’efforts. • Ce problème (voir question 2) touche les organismes gouvernementaux, les fonctionnaires, le Parlement, les journalistes et la société. Il les affecte dans l’exercice de leurs fonctions ou lorsqu’ils demandent de l’information.

2. Quelles sont les causes du problème ? • Actuellement, l’information provenant de l’administration centrale néerlandaise n’est souvent organisée et rendue accessible que sur demande ou lors de son transfert aux Archives nationales après vingt ans. De ce fait, l’information est difficile à trouver et le traitement des demandes, par exemple, exige beaucoup de temps et d’efforts.

Description de l'engagement

1. Quelles mesures ont été prises jusqu’à présent pour résoudre le problème ? • En 2021, un plan d’action générique pour l’amélioration de la gestion de l’information, intitulé « Open in Order » (Open op Orde), a été élaboré. Cela a marqué le début d’un important effort d’amélioration.

2. Quelle solution proposez-vous ? • Résoudre ce problème n’est pas chose aisée ; cela exige un effort de changement complexe qui mobilisera considérablement le temps et les ressources des organismes gouvernementaux. Ce plan pluriannuel intègre plusieurs enjeux (divulgation, gestion de l’information), permettant ainsi une approche globale.

3. Quels résultats souhaitons-nous obtenir en mettant en œuvre cet engagement ? • Nous mettons en œuvre des mesures relatives aux connaissances, aux compétences et aux capacités des employés, ainsi qu’aux processus et politiques de travail, aux systèmes informatiques, à la gouvernance et à la conformité.

Analyse des engagements

1. Comment cet engagement favorisera-t-il la transparence ? En améliorant la gestion et la diffusion de l’information (de manière proactive et sur demande), le gouvernement national pourra être plus transparent plus tôt et plus efficacement, car les informations pertinentes pourront être trouvées et rendues publiques plus rapidement.

2. Comment cet engagement contribuera-t-il à renforcer la responsabilisation ? En améliorant la gestion et la diffusion de l’information (de manière proactive et sur demande), le gouvernement national pourra être tenu responsable plus tôt et plus efficacement, car l’information pertinente pourra être trouvée et rendue publique plus rapidement.

3. Comment l'engagement améliorera-t-il la participation des citoyens dans la définition, la mise en œuvre et le suivi des solutions ? N / A

Planification des engagements (Jalons | Résultats attendus | Date d'achèvement prévue)

Publication du plan pluriannuel. (Simultanément aux plans des autres entités gouvernementales.) | Plan pluriannuel | Avant le début de la nouvelle année parlementaire (Prinsjesdag 2023).

Mise à jour annuelle des mesures prises à court terme et compte rendu des progrès accomplis dans le Rapport annuel du gouvernement central sur la gestion opérationnelle. | Mises à jour annuelles | Annuel

Examen du plan d'action

Engagement 5. Plan pluriannuel pour l'accès du public et la gestion de l'information du gouvernement néerlandais

Engagement 5: Plan pluriannuel pour l'accès public et la gestion de l'information du gouvernement néerlandais (Ministère de l'Intérieur et des Relations du Royaume)

Pour une description complète de l'engagement, voir l'engagement 5 de Plan d’action des Pays-Bas pour 2023-2027.

Contexte et objectifs

Cet engagement vise à améliorer la gestion, l'archivage et la diffusion de l'information gouvernementale. Il s'appuie sur une exigence de la loi sur le gouvernement ouvert récemment introduite (Overheid ouvert humide ou « Woo ») que le ministère de l’Intérieur et des Relations du Royaume (BZK) et le ministère de l’Éducation, de la Culture et des Sciences soumettront périodiquement au Parlement un plan à long terme sur la manière d’améliorer la création, l’organisation, la conservation, la dissolution et l’accès aux documents numériques. [1]

Le 1er mai 2022, Woo a remplacé la loi sur l'accès public (Wet openbaarheid van bestuur ou « Wob »), qui a introduit des changements importants dans le régime néerlandais de liberté d’information (FOI). [2] Elle exige la divulgation active d'informations sur la préparation, la mise en œuvre, l'application et l'évaluation des politiques publiques, auparavant souvent divulguées uniquement sur demande. Elle permet un délai de réponse plus court aux demandes d'information et introduit une plateforme centrale où ces informations sont rendues publiques (open-overheid.nl). [3] Comparativement à Wob, les demandes Woo peuvent être envoyées à un plus large éventail d'entités gouvernementales, notamment le Sénat, la Chambre des représentants, le Conseil de la justice, le conseiller d'État et le médiateur national — qui doivent tous désigner un contact Woo.

Les précédents plans d'action néerlandais visaient à divulguer proactivement des documents dans le cadre du programme Wob. [4] Dans le cadre de l'engagement actuel, le Plan pluriannuel 2021-2026 pour l'accès du public et la gestion de l'information (Meerjarenplan Openbaarheid et InformatiehuishoudingLe texte va plus loin en précisant comment le gouvernement garantira un accès durable à l'information numérique dans le cadre du plan Woo. Cet engagement comprend également des mises à jour annuelles du plan pluriannuel et la publication d'un rapport sur les progrès accomplis dans le Rapport annuel du gouvernement central sur la gestion opérationnelle.

Potentiel de résultats : Substantiel

Le plan pluriannuel propose des solutions à court et à long terme pour combler les lacunes du gouvernement en matière de gestion de l'information et de respect des obligations de transparence imposées par la loi Woo. Bien que le plan indique que les délais de traitement des demandes d'information ont diminué depuis l'entrée en vigueur de cette loi, [5] Freedom House constate que les agences gouvernementales manquent souvent les délais impartis pour répondre aux demandes. [6] Une étude menée par l'Institute for Social Innovation et l'Open State Foundation a révélé que depuis l'introduction de Woo, les délais de traitement sont passés de 161 à 167 jours. Cela témoigne des difficultés persistantes rencontrées par les organismes gouvernementaux pour traiter les demandes dans le délai imparti de quatre semaines, auquel il faut ajouter deux semaines pour les demandes complexes ou volumineuses. [7]

Parmi les causes sous-jacentes des longs délais de réponse figurent une infrastructure TIC inadéquate et un archivage des informations inefficace. [8] Cela inclut les messages de chat susceptibles de faire l'objet de requêtes Woo. Par exemple, en 2023, seul un nombre limité de messages de chat en ligne du Premier ministre ont été correctement archivés. [9] Il est donc important que le gouvernement structure ses pratiques d'archivage dans les services de messagerie et normalise les applications utilisables par les fonctionnaires. Le BZK a élaboré des politiques et des lignes directrices relatives à l'archivage des courriels, des conversations instantanées et du Web, qu'il continuera de développer et de mettre en œuvre tout au long du plan pluriannuel.

Par ailleurs, le plan pluriannuel prévoit de réduire le nombre d'applications utilisées par les différentes entités gouvernementales afin d'harmoniser le classement et l'archivage. Cinq ministères lanceront un appel d'offres pilote pour l'acquisition et la mise en œuvre à court terme d'une plateforme de gestion de contenu adaptée. [10] Si les nouvelles solutions TIC, modernes et performantes, sont mises en œuvre efficacement, la charge de travail et les délais de traitement des demandes d'accès à l'information pourraient diminuer considérablement. La restructuration de l'infrastructure TIC de l'État pourrait permettre aux fonctionnaires de passer d'une réponse passive aux demandes à une publication proactive des informations requises par la loi. La divulgation proactive d'informations pourrait également réduire le volume de ces demandes, car les informations seraient déjà accessibles au public et facilement consultables.

Le plan pluriannuel comprend également des mesures de renforcement des capacités. Parmi les mesures génériques mentionnées, on peut citer la création d'un centre de formation où les fonctionnaires pourront suivre des cours et des formations en gestion de l'information. Dans ce contexte, le plan mettra en œuvre le nouveau serment d'entrée en fonction de la fonction publique afin d'institutionnaliser une administration ouverte et réactive. Il prévoit en outre une action visant à améliorer la gestion participative et le partage des connaissances. [11] Cela pourrait aider le personnel à savoir où et quelles informations sont stockées et quelles métadonnées sont disponibles.

Grâce à ce plan pluriannuel, le gouvernement vise à améliorer sensiblement la maturité de sa gestion de l'information. Le BZK considère le changement de gouvernement comme une opportunité de moderniser la culture et les directives de travail en matière de gestion de l'information. [12] Sur l'échelle de maturité de 1 à 4 du gouvernement, des progrès ont déjà été réalisés, passant d'une moyenne de 1.9 en 2021 à 2.3 en 2023. [13] L’objectif final est d’atteindre un niveau de maturité de 3 ou 4. Ce plan pluriannuel s’appuie en partie sur la plateforme à long terme du Partenariat pour un gouvernement ouvert (PGO) des Pays-Bas, mentionnant le plan d’action du PGO comme une priorité pour 2024 et 2025, et notamment la collaboration avec les partenaires de la société civile. Cet engagement au titre du PGO complète le plan pluriannuel afin de garantir que ce dernier améliore concrètement l’accès à l’information aux Pays-Bas.

Opportunités, défis et recommandations pendant la mise en œuvre

Le Plan pluriannuel pour la divulgation publique et la gestion de l'information pourrait entraîner des changements importants dans les pratiques de gestion et d'archivage de l'information au sein de l'administration néerlandaise. Il est essentiel de relever les défis liés à l'infrastructure TIC, aux délais de traitement et aux pratiques d'archivage (notamment les messages instantanés, les courriels et le Web) pour se conformer aux exigences de Woo. Le Comité de gestion de l'information (CGI) reconnaît que la mise en place d'une infrastructure TIC de pointe pourrait se poursuivre au-delà du plan d'action quadriennal du Partenariat pour un partenariat ouvert (PPO) et du plan pluriannuel. Un financement de 787 millions d'euros est prévu pour la période 2021-2026 afin d'aider les organismes gouvernementaux à améliorer la gestion et l'accès à l'information, tandis que 627 millions d'euros supplémentaires seront consacrés à des activités connexes après cette période. [14] Cela signifie que cet engagement sera financièrement viable pendant et après la période du plan d'action.

Le BZK pourrait profiter de la période de mise à jour du plan d'action pour faire le point sur les progrès accomplis dans le cadre du plan pluriannuel et ajuster les livrables de cet engagement en conséquence. Plus précisément, le cadre de référence international (CRI) recommande les étapes suivantes lors de la mise en œuvre :

L’engagement 3 vise à promouvoir la publication des fichiers Woo conformément aux principes FAIR (faciles à trouver, accessibles, interopérables et réutilisables) afin de faciliter la recherche de fichiers et la recherche au sein de ces fichiers. Il s’attache à sensibiliser les organismes administratifs à ces principes et à soutenir leur mise en œuvre. Le BZK pourra suivre le respect de ces principes par les organismes administratifs grâce à la mise en œuvre du plan pluriannuel.

Les engagements 9 et 10 visent à évaluer les difficultés rencontrées par les utilisateurs et les responsables de la mise en œuvre de Woo, ainsi que les délais de traitement des requêtes Woo. BZK pourrait utiliser le rapport annuel du gouvernement central sur la gestion opérationnelle. [15] afin d’éclairer les révisions et actions futures du plan pluriannuel et d’intégrer de nouvelles étapes pour la mise en œuvre des mesures issues de sa réponse [16] à l'évaluation de la mise en œuvre de Woo. [17]

La formation prévue dans le plan pluriannuel pourrait permettre aux fonctionnaires de mieux appréhender les procédures et leurs fonctions. Elle implique une collaboration avec les établissements d'enseignement, notamment les lycées, les centres de formation professionnelle et les universités, y compris des cours gratuits dispensés par le centre de formation. [19] Le Guide du professionnalisme dans la fonction publique abordant les obligations de publication d'informations, l'IRM recommande : collaboration avec l'équipe travaillant sur l'engagement 17ainsi qu'un échange concret avec des professionnels, tels que les Archives nationales, sur les meilleures pratiques en matière d'archivageet les besoins en matière de transition des informations et documents gouvernementauxCet échange pourrait porter sur des conseils concernant les métadonnées descriptives adéquates ou sur des orientations concernant le choix des méthodes de dépôt de données appropriées, qui pourraient ensuite être ajoutées au guide.