Elaboración de políticas transparentes e inclusivas (EE0048)

• Estonia pasa de la consulta en línea a la creación conjunta (Agosto de 1, 2020)

Tecnología de la información que respalda una formulación de políticas transparente e inclusiva
Fecha de inicio y finalización del compromiso
Julio 2018 - Junio ​​2020
Agencia ejecutora principal / actor La Oficina del Gobierno
Otros actores involucrados Actores estatales involucrados Todos los ministerios, instituciones constitucionales y asociaciones nacionales de gobiernos locales
OSC, sector privado, multilaterales, grupos de trabajo Red de organizaciones sin fines de lucro de Estonia, Asamblea de Cooperación de Estonia, Academia de e-Governance, etc.
Descripción del compromiso
¿Cuál es el problema público que abordará el compromiso? El sistema de información de consulta electrónica (EIS) se introdujo en 2011 para coordinar el proyecto de legislación entre los ministerios y gestionar los documentos de la Unión Europea. En aquel entonces, era un sistema de información único que combinaba tres anteriores y que también estaba abierto al público, lo que permitía buscar información y comentar proyectos de legislación.
Por ahora, el sistema está técnicamente desactualizado y las expectativas de los usuarios, tanto funcionarios como partes interesadas, han aumentado. Las partes interesadas están interesadas en una plataforma abierta que les permita participar en las primeras etapas de la formulación de políticas (no solo en la etapa final de coordinación o comentarios de documentos) y observar el historial del proceso y la formación de decisiones. Aunque el EIS se ha desarrollado aún más, por ejemplo, al agregar una función de notificación para compartir información sobre iniciativas antes que antes, las nuevas funciones no se utilizan lo suficiente y no ayudan a cumplir el objetivo de permitir el acceso temprano al público. Además, en lugar de ser fácil de usar, el entorno es lento y complejo.
Otro canal de participación además de EIS es osale.ee, que también está desactualizado tecnológicamente y no se usa lo suficiente.
¿Cuál es el compromiso? La Oficina del Gobierno, en cooperación con otras agencias, y las partes interesadas definirán los requisitos para crear un nuevo sistema de información que al menos cubra las funciones del sistema actual de consulta electrónica y osale.ee.
¿Cómo contribuirá el compromiso a resolver el problema público? La definición de los requisitos junto con las partes interesadas es una condición previa para un nuevo entorno que respalde una formulación de políticas transparente e inclusiva y satisfaga las necesidades de los diferentes usuarios.
¿Para qué valores de OGP es relevante este compromiso? Transparencia
Participación cívica
Información adicional Se continuarán los esfuerzos para promover EIS como un canal principal para la participación mientras se desarrolla el nuevo sistema de información.
Además de actualizar la EIS, el Ministerio de Justicia ha iniciado el proceso de análisis previo necesario para desarrollar un entorno de colaboración para los encargados de formular políticas. Es importante que los posibles nuevos desarrollos sean perfectamente compatibles.
Fecha de inicio de la actividad de hito: Fecha de finalización:
Evaluar la situación actual y las necesidades de los ciudadanos, las partes interesadas y las agencias estatales, incluido el análisis de las experiencias de los usuarios. Julio 2018 Diciembre 2018
Considerar alternativas y describir las funciones y la interfaz del nuevo entorno. Enero 2018 Junio ​​2019
Preparación de términos de referencia, incluida la descripción de los requisitos del sistema de información y la creación de un prototipo. Enero 2018 Junio ​​2020

1 Tecnología de la información que respalda una formulación de políticas transparente e inclusiva

Lenguaje del compromiso tal como aparece en el plan de acción. [ 1 ]:

"La Oficina del Gobierno en cooperación con otras agencias y los interesados ​​definirán los requisitos para crear un nuevo sistema de información que al menos cubra las funciones del sistema actual de consulta electrónica y osale.ee".

Hitos:

1.1 Evaluar la situación actual y las necesidades de los ciudadanos, las partes interesadas y las agencias estatales, incluido el análisis de las experiencias de los usuarios.

1.2 Considerar alternativas y describir las funciones y la interfaz del nuevo entorno.

1.3 Preparación de términos de referencia, incluida la descripción de los requisitos del sistema de información y la creación de un prototipo

Fecha de inicio: Abril de 2018

Fecha de finalización: Diciembre 2019

Contexto y objetivos

Este compromiso continúa el trabajo de los planes de acción anteriores para aumentar la transparencia de los procesos públicos de toma de decisiones. De acuerdo con la declaración del problema en el plan de acción 2018-2020, las OSC a menudo aprenden sobre los planes del gobierno demasiado tarde en el ciclo de políticas y carecen de información sobre cuándo y cómo pueden participar en los procesos de formulación de políticas. [ 2 ] La plataforma de participación electrónica del gobierno Osale.ee ha estado en uso desde 2007, pero los usuarios consideran que está desactualizada y no puede facilitar una participación significativa. [ 3 ] En 2011, el gobierno adoptó el Sistema de Información de Proyectos de Ley (eelnõude infosüsteem o EIS) para la coordinación interinstitucional de proyectos de legislación y otros documentos de política. Aunque el sistema es accesible al público y permite que cualquier usuario se registre y envíe comentarios, los usuarios encuentran que la plataforma técnica y la interfaz de usuario son demasiado difíciles de usar. [ 4 ] Según las OSC, la principal brecha que debe abordarse es la falta de acceso de los ciudadanos a la información completa sobre el proceso mediante el cual las propuestas se convierten en una política real, y la comprensión limitada de dónde y cómo el público puede opinar. [ 5 ] Además, la información sobre el proceso de formulación de políticas en el poder ejecutivo está actualmente separada de los procedimientos posteriores en el Parlamento, lo que dificulta que el público rastree el estado de una iniciativa política que les interese. [ 6 ]

El gobierno ha intentado abordar el problema en los planes de acción anteriores de OGP agregando nuevas funciones al EIS y proporcionando información sobre oportunidades de participación pública en los sitios web del gobierno en un formato estándar (ver Compromiso 2.2 en el plan de acción 2016-2018 [ 7 ]) Sin embargo, el nuevo plan de acción y el Informe de fin de período de IRM [ 8 ] tenga en cuenta que las nuevas funcionalidades de EIS apenas se usan en la práctica y no brindan al público acceso temprano a los procesos de políticas. Según Kai Klandorf de NENO, las agencias gubernamentales a veces agregan información sobre procesos de políticas en curso a EIS más de un año después del proceso, como sucedió recientemente con la nueva estrategia de desarrollo de la sociedad civil. [ 9 ]

Para abordar este problema, este compromiso tiene como objetivo preparar una nueva herramienta en línea que agregaría las piezas de información actualmente dispersas en un sistema fácil de usar. Este sistema permitiría a los ciudadanos rastrear el estado de las iniciativas políticas a lo largo del ciclo político y participar en diferentes etapas del desarrollo de políticas. Además de mejorar la transparencia, el sistema también tiene como objetivo aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo de los formuladores de políticas y alentar a los formuladores de políticas a evaluar los impactos de las políticas antes de adoptarlas. [ 10 ] Con este fin, el gobierno planea involucrar a las agencias gubernamentales y la sociedad civil en el análisis de las necesidades de los usuarios y la definición de los requisitos para el nuevo sistema.

Según la evaluación de las partes interesadas, el compromiso aborda claramente las brechas actuales en la transparencia del gobierno y la participación pública. [ 11 ] En primer lugar, tiene como objetivo crear un punto de acceso único para los ciudadanos y los encargados de formular políticas para el ciclo completo de desarrollo de políticas, reduciendo la carga de tener que consultar varios sitios web y sistemas de información diferentes para obtener una visión general de los procesos de políticas en curso. En segundo lugar, el gobierno priorizará la creación de una interfaz fácil de usar, con el objetivo de involucrar a expertos y usuarios en el desarrollo del sistema desde el principio. [ 12 ] Este enfoque en la usabilidad tiene el potencial de corregir las deficiencias de la EIS existente que tanto las OSC como los funcionarios públicos han criticado. El gobierno también prevé la creación de oportunidades de participación en línea para los ciudadanos en diferentes fases del desarrollo de políticas, a las cuales los ciudadanos podrían acceder a través de esa ventana única.

La descripción del compromiso en el plan de acción no proporciona una descripción detallada de los métodos exactos que se utilizarán para la participación del usuario en el desarrollo del sistema de información. Sin embargo, entrevistas con la oficina del gobierno [ 13 ] y las OSC involucradas en la implementación del compromiso [ 14 ] sugieren que el gobierno ha diseñado un proceso participativo que comienza con la participación de diferentes tipos de partes interesadas y usuarios a través de grupos de trabajo temáticos. El alcance de este trabajo no solo implica discutir las funcionalidades deseadas del nuevo sistema, sino repensar el proceso de desarrollo de políticas más profundamente desde la perspectiva de diferentes partes interesadas. [ 15 ] Dado que varios sistemas de información del gobierno que contienen información sobre diferentes partes del desarrollo de políticas (EIS, Osale.ee, Gaceta del Estado) necesitan actualizarse, y el Ministerio de Justicia está planeando una nueva herramienta de redacción legislativa en línea para los responsables políticos, este compromiso tiene como objetivo vincular a todos Estos desarrollos se unen para garantizar la compatibilidad, interoperabilidad e integración de los sistemas. [ 16 ] Como evidencia de un enfoque integrado, el gobierno ha dado la responsabilidad de coordinar la primera fase del proceso de desarrollo y las consultas con las partes interesadas a su equipo de innovación interdepartamental. [ 17 ] Según lo planeado, este compromiso constituye, por lo tanto, un cambio notable hacia un enfoque centrado en los ciudadanos y de todo el gobierno para la formulación de políticas que antes no existía.

El compromiso incluye hitos verificables que son razonables dada la complejidad del desarrollo del sistema de información. Aunque los resultados previstos del plan de acción de dos años (requisitos y un primer prototipo del nuevo sistema) solo constituyen los primeros pasos del proceso, el compromiso tiene el potencial de transformar la práctica de formulación de políticas hacia un enfoque de todo el gobierno , siempre que la actividad continúe en los próximos planes de acción.

Próximos pasos

Si se implementa en la práctica, los pasos planificados constituyen una buena base para alcanzar los objetivos previstos. Sin embargo, para desbloquear el potencial transformador de este compromiso, se podrían considerar las siguientes recomendaciones:

• Primero, es importante que la actividad continúe en el (los) siguiente (s) plan (es) de acción con una declaración clara del impacto deseado sobre la apertura del gobierno y la perspectiva temporal en la que se lograría este impacto. La redacción del compromiso en el próximo plan de acción debe describir claramente las actividades y los hitos para el plan de acción de dos años, pero también proporcionar una perspectiva sobre los próximos pasos que se tomarán en los planes de acción futuros. Esto le da al público una mejor comprensión de la contribución de cada hito y plan de acción al resultado final (cambio en las prácticas gubernamentales), lo que puede requerir más de un ciclo de plan de acción para lograrlo.
• Para reducir los riesgos de fallas en la adopción, es importante involucrar a diferentes grupos de usuarios en todas las fases del diseño del sistema para dar forma al sistema de acuerdo con sus expectativas. Esto puede ser un desafío: por ejemplo, las OSC esperan que el sistema pueda enviar notificaciones personalizadas basadas en los intereses del usuario, mostrar quién dio su opinión a la política y cómo respondió el gobierno, [ 18 ] y permitir comentarios. [ 19 ] Por lo tanto, se alienta al gobierno a dedicar mucho tiempo y recursos humanos para facilitar la recopilación de comentarios de diferentes tipos de usuarios. La Cámara de Personas con Discapacidad de Estonia recomienda que los desarrolladores de sistemas de información también consulten con la Unión de Ciegos de Estonia para garantizar la usabilidad del sistema para las personas con discapacidad visual. [ 20 ] También sugieren que las instituciones gubernamentales proporcionen resúmenes de documentos de política en un lenguaje sencillo para permitir la participación de personas con discapacidad auditiva para quienes el estonio es un idioma "extranjero".
• La aplicación de prácticas de desarrollo ágiles y un enfoque iterativo para el desarrollo del sistema podría ser una buena forma de integrar los comentarios de los usuarios en el núcleo del proceso. Trabajar a través de varios ciclos rápidos de creación de prototipos y comentarios puede ayudar a acelerar el proceso de aprendizaje y reducir el riesgo de no satisfacer las necesidades del usuario.
• El gobierno también debe priorizar la integración del sistema con las plataformas que los ciudadanos usan comúnmente. Teele Pehk, ex director de la Asamblea de Cooperación de Estonia, sugiere que la integración con la ventana única Eesti.ee para los ciudadanos debería ser clave. [ 21 ]
• Aunque una solución tecnológica bien diseñada puede hacer mucho por la transparencia y el compromiso, las barreras a la participación ciudadana a menudo no son tecnológicas. Por lo tanto, es importante que el gobierno continúe desarrollando las habilidades de los formuladores de políticas con respecto al compromiso público. El programa de capacitación realizado bajo el Compromiso 2 en este plan de acción es un paso útil en esta dirección. Además, el gobierno podría considerar proporcionar fondos para aumentar el volumen de los proyectos de participación pública de los ministerios y las iniciativas de creación de capacidad de las OSC, como las financiadas por el plan de acción anterior. [ 22 ]

1 Tecnología de la información que respalda una formulación de políticas transparente e inclusiva

Objetivo del compromiso

Este compromiso buscó incrementar el acceso de los ciudadanos a la información sobre los procesos de toma de decisiones públicas y posibilitar la participación ciudadana en las primeras etapas del ciclo de políticas. Con este fin, el gobierno se comprometió a desarrollar un nuevo espacio de trabajo en línea que permitiría a los ciudadanos realizar un seguimiento del estado de las iniciativas de políticas a lo largo del ciclo de políticas y participar en las diferentes etapas de la formulación de políticas. [ 1 ] El nuevo sistema abordaría tres problemas principales: la fragmentación de la información sobre el proceso de formulación de políticas entre varias instituciones y sistemas de información, la tendencia de las instituciones gubernamentales a compartir información sobre nuevas iniciativas de políticas demasiado tarde para permitir una participación pública significativa y las deficiencias técnicas y funcionales de las plataformas de e-participación existentes como Osale.ee o el Sistema de Información de Anteproyectos de Actas.

¿Abrió el gobierno?

Clasificacion Mayor

Al final del período del plan de acción, el grupo de trabajo interinstitucional del gobierno [ 2 ] llevó a cabo seis grupos de prueba de múltiples partes interesadas, cada uno con cinco a seis usuarios gubernamentales y no gubernamentales, para recopilar información para el espacio de trabajo de creación conjunta y redacción de políticas en línea. [ 3 ] Este compromiso implicó la identificación de cuellos de botella en el proceso de elaboración de políticas y el mapeo de los requisitos de los usuarios para el prototipo. [ 4 ] Luego, el grupo de trabajo entregó una visión a largo plazo, una descripción de los requisitos y un prototipo inicial de baja fidelidad del nuevo espacio de trabajo de redacción de políticas, cumpliendo así plenamente los objetivos de este plan de acción. [ 5 ] El lanzamiento gubernamental de este prototipo con funcionalidades limitadas estaba previsto para finales de 2020. [ 6 ] En realidad, los últimos desarrollos del producto inicial aún se están realizando en los primeros meses de 2021. El grupo de trabajo tiene como objetivo comenzar a probar el sistema con los primeros usuarios en marzo de 2021. [ 7 ]

Debido a la ambición de este compromiso de integrar varios tipos de iniciativas de políticas y varias partes del proceso de formulación de políticas públicas en un proceso transparente y colaborativo, el gobierno ha dividido el compromiso en pasos más pequeños que se completarán en el marco de varias OGP consecutivas. plan de acción. En el quinto plan de acción, el gobierno planea lanzar el primer módulo del espacio de trabajo en línea, un espacio de trabajo de acceso limitado para la redacción de políticas y la creación conjunta. [ 8 ] Dado que los funcionarios públicos en la actualidad a menudo almacenan diferentes versiones de los borradores de políticas en su propia computadora y recopilan las opiniones de las partes interesadas por correo electrónico, los funcionarios públicos esperan un entorno de co-creación conjunta para satisfacer una necesidad práctica importante. [ 9 ] Una vez que el primer módulo esté en su lugar, el sexto plan de acción se centrará en desarrollar la interfaz pública del sistema con oportunidades de información y participación para el público en general. [ 10 ]

Debido a este enfoque paso a paso, los cambios finales en la práctica de formulación de políticas del gobierno solo pueden evaluarse después de la finalización de los próximos planes de acción. Dada la fragmentación actual de los diferentes pasos del ciclo de políticas y las brechas en el acceso público a la información sobre el trabajo del gobierno, la creación de una ventana única para la formulación de políticas y la participación podría mejorar radicalmente el acceso a la información y la participación cívica. A pesar de la etapa inicial de implementación, los primeros resultados indican que el gobierno está dedicado a cumplir con el compromiso y ya ha realizado grandes esfuerzos para poner en primer lugar el avance del acceso público a la información y la participación cívica.

Como se mencionó anteriormente, el grupo de trabajo trabajó tanto en el desarrollo de una visión a largo plazo como en las primeras medidas técnicas durante el período del cuarto plan de acción. [ 11 ] Durante la implementación del compromiso, el grupo de trabajo involucró a funcionarios públicos y partes interesadas no gubernamentales, como la Cámara de Comercio, la Red de Organizaciones sin Fines de Lucro de Estonia (NENO), la Academia de Gobernanza Electrónica y la Asamblea de Cooperación de Estonia, para discutir las necesidades y desarrollar los requisitos. y probar el prototipo del espacio de trabajo. [ 12 ] La visión a largo plazo resultante prevé dos funciones principales para el espacio de trabajo: 1) un entorno de trabajo 'cerrado' donde los responsables de la formulación de políticas y las partes interesadas seleccionadas pueden co-crear borradores de políticas, y 2) una interfaz pública que permite a los ciudadanos participar en consultas públicas y realizar un seguimiento el estado de las iniciativas de política desde los primeros preparativos en el gobierno hasta su eventual adopción y publicación. El gobierno planea continuar el proceso de desarrollo utilizando una metodología de desarrollo ágil, [ 13 ] Involucrar a los usuarios en las pruebas y mejoras continuas del sistema. [ 14 ]

El grupo de trabajo también comenzó a solicitar las opiniones de las partes interesadas sobre cómo se debería rediseñar el proceso de formulación de políticas para lograr una mayor integración entre las distintas etapas e instituciones. [ 15 ] El grupo de trabajo planea continuar estas discusiones a un nivel más concreto en la primavera de 2021, cuando sea posible demostrar el primer prototipo utilizable de las funcionalidades de creación conjunta del espacio de trabajo. [ 16 ]

Según NENO, las organizaciones de la sociedad civil (OSC) están satisfechas con los primeros resultados y la calidad del compromiso público en la implementación del compromiso. [ 17 ] El compromiso tiene un gran potencial para cambiar las prácticas gubernamentales si diferentes instituciones están dispuestas a continuar la colaboración que comenzó en el período del cuarto plan de acción. En entrevistas con el investigador del IRM, representantes del Ministerio de Justicia y la Oficina de Gobierno también enfatizaron la contribución de este compromiso para fomentar la comprensión de los funcionarios públicos sobre la formulación de políticas como un proceso de cocreación. Este enfoque se refleja en la elección del nombre del sistema: Entorno de co-creación estatal (riigi koosloome keskkond) - seleccionado como resultado de un concurso público de ideas. [ 18 ] Por lo tanto, las medidas adoptadas hasta ahora han sentado las bases para importantes mejoras en el acceso público a la información y la participación en el proceso de formulación de políticas.