Rapport final d’engagement – ​​Renforcement de l’intégration et de l’utilisation de l’outil CoLaboratory dans l’agenda du bureau municipal

Nom de l'évaluateur

Mária Reháková, Kristína Murínová, Anna Vaňová

Email

[email protected]; [email protected]; [email protected]

Nom de membre

Banská Bystrica, République slovaque

Plan d'action Les plans d’action sont au cœur de la participation d’un gouvernement au PGO. Ils sont le fruit d’un processus de co-création dans lequel le gouvernement et la société civile élaborent conjointement des engagements en faveur d’un gouvernement ouvert… Objet

Plan d'action – Banská Bystrica, République slovaque, 2024 – 2026

Engagement

Accroître l'intégration et l'utilisation de l'outil CoLaboratory dans l'agenda du Bureau Municipal

Objet

Accroître l'intégration et l'utilisation de l'outil CoLaboratory dans l'agenda du Bureau Municipal

Action

Cet engagement vise à développer l'utilisation de l'outil CoLaboratoire au sein de la Mairie, en tant que laboratoire vivant (plateforme) et espace apolitique, neutre et sécurisé. Cet outil offre un soutien méthodologique aux réunions participatives et au dialogue entre les acteurs de différents secteurs, afin de collaborer à l'élaboration de solutions innovantes et de qualité aux défis complexes de la ville. Le CoLaboratoire pourrait faciliter la préparation de propositions de projets, de concepts et de stratégies. Son utilisation pourrait également contribuer à apaiser les tensions au sein de notre ville. Le CoLaboratoire peut aussi faciliter les échanges entre les experts de la Mairie, les experts externes et les membres du Conseil municipal, car le format des réunions du Conseil municipal ne permet pas toujours un dialogue suffisamment approfondi. Le CoLaboratoire peut encourager efficacement les discussions sur des sujets ayant un impact direct sur la qualité de vie de l'ensemble de la population, sujets qui tendent à exacerber les divisions dans la ville. Parmi les actions susceptibles de favoriser l'utilisation du CoLaboratoire figure l'élaboration participative d'une directive et d'une méthodologie précisant comment et quand l'utiliser. désignation d’un espace physique permanent pour le CoLaboratoire ; suivi et évaluation de l’utilisation de l’outil et renforcement des capacités des acteurs de l’autonomie locale, c’est-à-dire développement de l’attitude et des compétences nécessaires à l’utilisation du CoLaboratoire (voir plus de détails dans l’engagement 2).

Problème

L'absence de recours systématique au dialogue et aux processus de co-création engendre souvent des malentendus, de la méfiance et une polarisation des opinions. Les solutions élaborées sans une co-création suffisante ne tirent pas parti de l'intelligence collective. Notre ville est également confrontée au défi d'un manque de collaboration entre la municipalité, les citoyens et les parties prenantes. Une initiative récente, le « CoLaboratoire », vise à servir de plateforme permanente pour soutenir le développement de la collaboration au sein de la ville et la coopération des différentes parties prenantes, y compris les citoyens, dans l'élaboration de politiques publiques complexes et de solutions innovantes. L'une des caractéristiques essentielles de cette plateforme est son animation par des facilitateurs professionnels qui utilisent des méthodes de dialogue et de participation telles que « l'art de l'accueil » et les méthodes de « récolte ». Cependant, le CoLaboratoire n'a pas encore été utilisé de manière systématique dans l'agenda et les processus d'élaboration des politiques de la ville (seuls quelques projets participatifs ont été soutenus par le CoLaboratoire) pour diverses raisons telles que le manque d'institutionnalisation du CoLaboratoire, des capacités insuffisantes pour favoriser des processus participatifs de qualité, un manque de sensibilisation et de compréhension des opportunités offertes par le CoLaboratoire, un manque de pratiques communes, l'absence de processus d'évaluation en place pour fournir des données sur son utilisation, l'absence d'une directive précisant comment et quand le CoLaboratoire peut être utilisé, et la résistance des gens face aux nouvelles approches et aux nouveaux outils.

1.1 Quel était le niveau global de progrès dans la mise en œuvre de l'engagement au moment de cette évaluation ?

Substantiel

Expliquez brièvement votre réponse :

Aucune des quatre étapes prévues n'a été officiellement franchie. L'une d'elles, relative à la directive interne, n'a pas encore débuté, tandis que les trois autres sont en cours.

Néanmoins, des progrès concrets ont été réalisés. Un manuel d'utilisation du Co-Laboratoire a été élaboré et sert désormais de base méthodologique à la future directive interne. Un espace Co-Laboratoire physique et un espace mobile sont en cours d'aménagement. L'utilisation du Co-Laboratoire est suivie au moyen de rapports d'évaluation, et la fonction de coordination et d'évaluation initialement prévue pour le groupe de travail prévu a été effectivement reprise par le Conseil pour le développement de la gouvernance ouverte.

L’engagement de fond a donc été partiellement atteint, même si les résultats formels n’ont pas encore été finalisés.

1.2 Décrivez les principaux facteurs externes ou internes qui ont eu un impact sur la mise en œuvre de cet engagement et comment ils ont été traités (ou non).

La mise en œuvre a été principalement entravée par l'absence de la capacité organisationnelle dédiée initialement prévue sous la forme d'un petit groupe de travail au sein de la mairie. À la place, un organe de coordination plus large a émergé naturellement – ​​d'abord le Conseil colaboratoire, puis le Conseil pour le développement de la gouvernance ouverte – qui a assumé ces fonctions dans un cadre institutionnel plus vaste.

Les consultations juridiques ont également abouti à ce que le « Statut du Colaboratoire » initialement prévu soit rebaptisé « Statut du Conseil pour le développement de la gouvernance ouverte ».

Le développement de l'espace physique du Co-Laboratoire dépend de décisions d'investissement municipales plus larges, notamment celles liées aux locaux de Divadlo z Pasáže, ce qui a contribué aux retards dans le calendrier de mise en œuvre.

D’après les retours recueillis auprès des parties prenantes participantes au moyen d’un questionnaire interne, des liens plus étroits entre le Co-Laboratoire et les communautés locales font encore défaut, ce qui a limité la portée de son impact.

Les retours des parties prenantes ont également été très variés. Un répondant a jugé l'engagement « globalement respecté », soulignant les améliorations apportées à la qualité de l'information et aux canaux de diffusion, tout en déplorant le manque de communication avec les communautés locales. Un autre répondant a estimé que l'engagement n'avait « absolument pas été respecté » et, interrogé sur l'implication de toutes les parties prenantes concernées, a répondu « absolument pas ». Ce répondant a identifié l'insuffisance de délégation des responsabilités par la direction municipale comme un problème majeur et a perçu le processus comme ne reflétant pas une participation pleinement authentique.

La divergence des points de vue des parties prenantes indique la nécessité d'une communication plus claire de l'objectif, du mandat et du rôle du Colaboratoire auprès des acteurs concernés.

1.3 L'engagement a-t-il été mis en œuvre comme prévu à l'origine ?

Peu de jalons d'engagement ont été mis en œuvre comme prévu

Expliquez brièvement votre réponse :

L’objectif visé par chaque étape – ancrage méthodologique, mise en place d’un espace physique, suivi et évaluation – a été atteint dans une large mesure, bien que selon une organisation différente de celle initialement prévue. Par exemple, la coordination a été assurée par le Conseil plutôt que par un groupe de travail distinct, et un manuel d’utilisation existant sert actuellement de base méthodologique en l’absence d’une directive interne formellement adoptée.

2.1.1. – Le gouvernement a-t-il divulgué plus d'informations ; améliorer la qualité des informations (nouvelles ou existantes) ; améliorer la valeur de l'information; améliorer les canaux pour divulguer ou demander des informations ou améliorer l'accessibilité à l'information ?

Oui

Explication : Sous forme narrative, quel a été l'impact sur les personnes ou la pratique.

Le Colaboratoire offre un mécanisme de collecte et de traitement des informations issues de processus participatifs, notamment grâce à un modèle de rapport d'évaluation. Cependant, son intégration formelle à l'agenda et aux processus internes de la mairie reste encore à préciser. De ce fait, son impact sur la qualité et la valeur des informations est actuellement difficile à évaluer avec certitude.

Les documents issus des réunions du Colaboratoire et des discussions menées dans ce cadre ne sont pas publiés sur le site web du Colaboratoire, ce qui indique que celui-ci est encore en développement. Les comptes rendus de réunion sont diffusés uniquement aux membres du Colaboratoire, ce qui limite la diffusion de l'information et la sensibilisation du grand public.

2.1.2. – Le gouvernement a-t-il créé de nouvelles opportunités pour solliciter les commentaires des citoyens/permettre à la participation d'informer ou d'influencer les décisions ; améliorer les canaux ou espaces existants pour solliciter les commentaires des citoyens/permettre la participation/informer ou influencer les décisions ; créer ou améliorer les capacités du gouvernement ou du public visant à améliorer la façon dont le gouvernement sollicite les commentaires des citoyens/permet la participation/ou permet au public d'informer ou d'influencer les décisions ?

Oui

Explication : Sous forme narrative, quel a été l'impact sur les personnes ou la pratique.

Le Co-Laboratoire est conçu comme un outil favorisant la co-création et l'implication des parties prenantes dans les processus décisionnels. Ses principes sont énoncés dans le manuel d'utilisation et son développement est coordonné par le Conseil pour le développement de la gouvernance ouverte, qui œuvre régulièrement à l'amélioration de la participation citoyenne.

Le Co-Laboratoire a donc le potentiel de renforcer la co-création. Cependant, les retours des parties prenantes participantes sont mitigés. Certains perçoivent des améliorations dans les canaux de communication ainsi que dans la qualité et la valeur de l'information, tandis que d'autres s'interrogent sur le degré d'implication réelle des parties prenantes concernées et sur l'authenticité globale du processus participatif.

Tant que l’institutionnalisation du Co-Laboratoire n’est pas achevée – notamment l’adoption de la directive interne et la mise en place d’un espace physique – et tant que la communication sur ses activités et son rôle au sein de la ville n’est pas renforcée et que des liens plus étroits avec les communautés locales ne sont pas établis, son impact global ne peut pas encore être démontré de manière concluante.

2.1.3 Le gouvernement a-t-il créé ou amélioré des canaux, des opportunités ou des capacités pour tenir les fonctionnaires responsables de leurs actes ?

Non applicable

2.1.4 Autres résultats

Oui

Explication : Sous forme narrative, quel a été l'impact sur les personnes ou la pratique.

Un résultat imprévu mais précieux de cet engagement a été la création du Conseil pour le développement de la gouvernance ouverte, un mécanisme de gouvernance intersectoriel plus permanent qui dépasse le cadre initial de l'engagement.

2.2 L'engagement a-t-il abordé le problème de politique publique qu'il visait à résoudre tel que décrit dans le plan d'action ?

Pas clair

Expliquez brièvement votre réponse :

L’objectif visé – un recours plus systématique au dialogue et à la co-création – a été partiellement atteint. Toutefois, des étapes de formalisation essentielles restent à franchir et le problème de l’institutionnalisation insuffisante n’est pas encore entièrement résolu.

Les réactions des parties prenantes directement impliquées ont été mitigées et, dans certains cas, critiques. Un répondant a perçu le processus comme insuffisamment authentique et a jugé le mandat des dirigeants municipaux insuffisant.

Cela suggère que le problème initial – l’institutionnalisation limitée des processus participatifs et le manque de confiance dans ces processus – n’a pas encore été pleinement résolu.

Justifiez votre réponse :

COOPÉRATION : Manuel d'utilisation de Banská Bystrica

3. Fournir au moins une leçon ou une réflexion relative à la mise en œuvre de cet engagement. Il peut s'agir de l'identification des principaux obstacles à la mise en œuvre, d'une aide/obstacle inattendu, de recommandations pour des engagements futurs, ou si l'engagement doit être reporté au prochain plan d'action.

Lors de la mise en œuvre, des outils pratiques et moins formels, tels que le manuel d'utilisation, se sont révélés plus fonctionnels et plus rapides à déployer que les instruments formels initialement prévus, notamment la directive interne et un règlement intérieur. Pour les futurs plans d'action, nous recommandons donc de formuler les étapes clés avec plus de souplesse, en privilégiant la fonction et le résultat escomptés plutôt qu'un livrable prédéfini.

Le processus de mise en œuvre a également démontré que des instances de coordination intersectorielles plus larges, telles que le Conseil, seraient mieux placées pour exercer certaines des fonctions initialement attribuées à des groupes de travail internes plus restreints au sein des services municipaux.

Nous recommandons de poursuivre cet engagement dans le prochain plan d'action, tout en renforçant son lien avec les communautés locales, que les participants ont identifié dans le questionnaire d'évaluation comme un élément manquant.

Nous recommandons également aux autorités municipales de communiquer plus clairement aux parties prenantes le mandat, le rôle et les compétences du laboratoire collaboratif. Les critiques formulées indiquent un risque que la participation soit perçue comme formaliste ou insuffisamment crédible, ce qui pourrait réduire la volonté des parties prenantes de s'engager dans de futurs processus participatifs.