Gestion de l'information et lois d'accès (AU0008)

Objectif et description: L'Australie veillera à ce que nos lois, politiques et pratiques en matière d'accès à l'information soient modernes et adaptées à l'ère de l'information numérique. Dans ce cadre, nous examinerons et consulterons les options pour élaborer un cadre plus simple et plus cohérent pour la gestion et l’accès aux informations gouvernementales reflétant mieux l’ère numérique, y compris la loi 1982 sur la liberté de l’information (loi FOI), la loi sur les archives 1983 ( Sur les archives) et, le cas échéant, la loi sur la protection des renseignements personnels 1988 (principalement axée sur la loi sur les archives et la loi sur l'accès à l'information), qui s'appuie sur des politiques et des pratiques efficaces et efficientes. Status Quo: dans 2010, le gouvernement australien a adopté des réformes de la loi sur la liberté de l'information dans le cadre d'un plan plus vaste visant à améliorer la transparence et à encourager la participation du public à la prise de décisions. Les réformes 2010 comprenaient également l'introduction du système de publication d'informations, qui oblige les agences à fournir un large éventail d'informations sur leurs sites Web, ainsi que des modifications de la loi sur les archives visant à réduire la période de libre accès des documents du Commonwealth de 30 à 20 sur une année 10. période de l'année. Depuis lors, plusieurs revues ont recommandé de modifier la loi sur l'accès à l'information, notamment la révision des lois sur la liberté de l'information par le Dr Allan Hawke et la révision de la paperasse Belcher. Entre autres choses, la Belcher Red Tape Review recommandait que le ministère de la justice «commence à travailler avec les entités concernées pour définir et développer un cadre législatif plus simple et plus cohérent pour la gestion et l'accès aux informations gouvernementales au cours de leur cycle de vie dans un environnement numérique au moyen de réformes progressives , les lois australiennes régissant l'accès à l'information (en particulier la loi FOI et la loi sur les archives) n'ont pas été substantiellement modifiées depuis leur adoption au début des 1980, lorsque le gouvernement fonctionnait dans un environnement papier. Il convient donc d’examiner la meilleure façon de gérer à l’avenir l’accès à l’information gouvernementale dans le contexte du gouvernement numérique. L’application des lois australiennes sur l’accès à l’information est supervisée par les Archives nationales australiennes et le bureau indépendant du Commissaire australien à l’information (OAIC). Le gouvernement s'est engagé à veiller à ce que l'OAIC reçoive les ressources suffisantes pour lui permettre de s'acquitter de ses fonctions statutaires, et a prévu un financement à cet effet au cours des quatre prochaines années dans le budget 2016-17. Ambition: élaborer un cadre législatif plus simple et plus cohérent pour la gestion et l’accès à l’information gouvernementale dans le contexte du gouvernement numérique, appuyé par des politiques et des pratiques efficaces et efficientes. Pertinence: Cet engagement fera progresser les valeurs du PGO en matière d'accès à l'information et de responsabilité publique en: garantissant que les lois du gouvernement en matière d'accès à l'information sont modernes et capables de répondre aux exigences de l'ère numérique; sensibilisation accrue aux droits d'accès du public à l'information gouvernementale; et l'amélioration de l'efficacité du traitement des demandes d'accès à l'information. Open Government Partnership Réseau, Table ronde sur la redevabilité et Australian Privacy Foundation), des instances dirigeantes (notamment le Law Council of Australia, le Conseil de la presse australien, Media Entertainment et Arts Alliance), des archivistes, des universitaires et des chercheurs, des journalistes et des commissaires aux informations sur les États / territoires

8. Gestion de l'information et lois d'accès au XXIe siècle

Texte d'engagement:

L'Australie veillera à ce que nos lois, politiques et pratiques relatives à l'accès à l'information soient modernes et adaptées à l'ère de l'information numérique.

Dans ce cadre, nous examinerons et consulterons les options pour élaborer un cadre plus simple et plus cohérent pour la gestion et l’accès aux informations gouvernementales reflétant mieux l’ère numérique, y compris la loi 1982 sur la liberté de l’information (loi FOI), la loi sur les archives 1983 ( Sur les archives) et, le cas échéant, la loi sur la protection des renseignements personnels 1988 (principalement axée sur la loi sur les archives et la loi sur l'accès à l'information), qui s'appuie sur des politiques et des pratiques efficaces et efficientes.

Jalons:

1. AGD travaille avec un éventail de parties prenantes (gouvernementales et non gouvernementales) afin de mieux comprendre le fonctionnement pratique des cadres d'information actuels et d'identifier les problèmes.
2. AGD élabore, en consultation avec les parties prenantes, diverses options de réforme des lois, politiques et pratiques en matière d'accès à l'information, y compris la prise en compte de mécanismes de surveillance.
3. AGD mène une vaste consultation publique sur les options de réforme des cadres d’information.
4. Recommandation au gouvernement, éclairée par les résultats des consultations, sur les réformes à privilégier pour mettre en place un cadre cohérent et simplifié pour la gestion et l’accès à l’information, assorti de politiques et de pratiques efficaces et efficientes, adapté à l’ère de l’information numérique.
5. Mise en œuvre de la décision du gouvernement concernant les réformes des lois, politiques et pratiques en matière d'accès à l'information.

Institution responsable: Ministère de la justice

Institution (s) de soutien): Les Archives nationales d’Australie, le Commissariat australien à l’information, le Premier ministre et le Cabinet, ainsi que divers acteurs non gouvernementaux.

Date de début: Janvier 2017 Date de fin: Juillet 2023

Note éditoriale: Ceci est une version partielle du texte d'engagement. Pour le texte de l'engagement complet, voir le Plan d'action national pour l'Australie disponible à l'adresse suivante: https://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2001/01/Australia_NAP_201....

Contexte et objectifs

Cet engagement examinera le fonctionnement des lois, politiques et pratiques actuelles en matière d'accès à l'information afin d'informer les réformes. Il existe plus de différentes sources 72 de lois, politiques, normes et directives ayant une incidence sur les responsabilités des organismes gouvernementaux en matière de conservation des documents et de gestion de l'information, y compris: Loi sur la liberté d'information 1982 (Loi FOI), Loi sur les archives 1983, et Loi sur la protection des renseignements personnels 1988. Comme plusieurs examens de ce cadre de gestion de l'information l'ont noté, le nombre et la complexité de ces sources différentes et qui se chevauchent rendent difficile l'identification des obligations des agences gouvernementales.

Plusieurs examens commandés par le gouvernement, relativement récents et fondés sur des communications et des contributions émanant de gouvernements, d'entreprises, de groupes de la société civile et de la communauté plus large, ont été consacrés à la situation en matière d'accès à l'information en Australie. Parmi leurs principales conclusions, citons le fait que des modifications législatives et administratives étaient nécessaires pour rationaliser davantage les procédures de liberté d'information et accroître la capacité des agences de gérer la charge de travail liée à la liberté d'information. Ils ont également constaté que le système actuel de gestion des documents était inadéquat et qu'il fallait évoluer vers un système incluant l'ensemble du gouvernement.

Parmi les recommandations formulées à la suite de ces examens, citons: (a) la révision complète de la loi sur la liberté de l'information, (b) la réduction de la charge administrative des processus de la liberté de l'information en adoptant des mécanismes moins lourds, en envisageant une publication plus active et en consolidant les exigences de publication en matière de liberté de l'information avec d'autres initiatives gouvernementales telles que le programme de transformation numérique; c) que les Archives nationales d'Australie collaborent avec les entités pour qu'elles s'impliquent davantage dans les processus d'élaboration des politiques et les forums décisionnels sur la gestion de l'information gouvernementale, y compris les questions liées à la transformation numérique; d) le ministère du Procureur général (AGD) élabore un cadre législatif plus simple pour accéder aux informations détenues par le gouvernement, et (e) élaborer une politique dans l'ensemble de la fonction publique australienne exigeant la création et la conservation de dossiers de discussions délibérantes sous toutes leurs formes, y compris numériques.

Les examens et leurs conclusions témoignent à la fois de la nécessité d'un examen exhaustif des pratiques de gestion de l'information au sein de la fonction publique australienne et des difficultés à le faire.

C’est dans ce contexte que cet engagement vise à simplifier le cadre d’accès à l’information en mettant en place des politiques et des pratiques de partage de l’information actualisées. L’AGD a entrepris de travailler avec un éventail de parties prenantes afin de mieux comprendre le fonctionnement pratique des cadres d’information actuels et des problèmes qu’ils présentent, d’utiliser cette compréhension pour élaborer des options de réforme, puis de mener une vaste consultation sur ces options afin d’éclairer une recommandation. au gouvernement.

Une des préoccupations soulevées lors des entrevues pour ce rapport était l'incertitude quant à la portée de cet engagement et aux problèmes susceptibles d'être pris en compte. Par exemple, les participants à la réunion publique de Melbourne se sont demandés si des préoccupations importantes concernant le niveau de financement de l'OAIC, étant donné son rôle crucial dans l'administration de la loi sur la liberté de l'information et des lois sur la protection de la vie privée, seraient prises en compte dans la mise en œuvre de l'engagement. Dans la mesure où l'accès à l'information s'étend aussi potentiellement à l'engagement et à la consultation du public, à l'accès aux données gouvernementales, aux informations sur les subventions et les achats, à la numérisation des services gouvernementaux et au rôle des archives dans la fourniture de conseils sur l'accès aux documents gouvernementaux, la relation entre cet engagement et d'autres dans le plan d'action national a également été soulevé.

L'incertitude s'est également étendue au processus de consultation qui serait entrepris, à la question de savoir si les soumissions aux examens précédents seraient prises en compte et au niveau de ressources disponibles pour entreprendre l'examen. Les responsables de l'AGD ont indiqué que l'engagement avait été interprété de manière large afin de ne pas régler les problèmes qui pourraient être pertinents et d'encourager autant de nouvelles idées et approches que possible.

Compte tenu de l'ampleur potentielle des enquêtes à mener, de l'incertitude entourant le processus de consultation à chaque étape, du large éventail de problèmes présentés lors des examens précédents et des nouveaux problèmes susceptibles de se poser, et de l'éventail d'options de réforme pouvant être envisagées, cet engagement est essentiel. de faible spécificité.

Cet engagement a un impact potentiel mineur. La mesure dans laquelle la mise en œuvre de l'engagement augmentera l'accès à l'information n'est pas claire. Comme indiqué ci-dessus, les examens qui ont abouti à cet engagement ont été fondés sur la valeur de l'accès à l'information, mais ils ont également été préoccupés par le fardeau imposé aux agences pour s'acquitter de leurs obligations en matière d'accès à l'information. Les examens précédents avaient également suscité des inquiétudes quant à l'obligation de publier des documents à l'appui des processus de délibération dans la formulation des politiques gouvernementales. Cet engagement, tel que rédigé, ne résoudrait pas ces problèmes.

L'engagement inclut de travailler avec des parties prenantes extérieures au gouvernement pour identifier les problèmes et développer et explorer les options de réforme. L’engagement créera donc pour le public des possibilités de participer à la révision des lois sur l’accès à l’information, bien que l’ampleur de cette contribution ne soit pas claire. De même, dans la mesure où l'engagement inclut l'utilisation d'informations numériques par les agences gouvernementales, l'innovation technique pourrait jouer un rôle dans l'amélioration de la transparence ou de la participation à l'avenir.

Aboutissement

Milestone 8.1: Ce jalon était en grande partie terminé. L'AGD a consulté des agences gouvernementales 32, des membres de la société civile 17 et neuf utilisateurs finaux jusqu'en juillet 2017 afin de respecter son engagement de mieux comprendre les cadres d'information actuels et d'élaborer des options de réforme. Une liste des organismes consultés est maintenant disponible sur le site Web de l'AGD. Bien qu’il n’y ait pas eu de demande officielle de soumission, deux soumissions ont également été reçues: de la table ronde sur la redevabilité critiquant la réduction du financement de l’OACI et de l’Australian Society of Archivists suggérant un éventail de questions à prendre en compte dans le processus de réforme. L’AGD n’a pas rendu public les résultats de la consultation. Certaines personnes consultées dans le cadre de cette phase initiale ont indiqué qu'on leur avait demandé de décrire leur implication dans les pratiques d'accès aux informations du gouvernement et qu'elles avaient la possibilité de soulever toute question découlant de cet engagement.

Milestone 8.2: Cette étape n'a pas été commencée pendant la période de mise en œuvre du présent rapport. Le calendrier prévu pour élaborer des options de réforme d'ici la fin juin 2017 n'a ​​pas été respecté. Le mois d'août de 30-31, le Département du Procureur général a organisé un atelier conjointement avec le Centre de conception du Département des services à la personne. Les participants à cet atelier ont indiqué que certaines conclusions de la consultation initiale avaient été présentées, mais il leur avait été demandé de ne pas les rendre publiques. Certains thèmes communs soulevés par les participants à l’atelier ont été publiés sur le site Web du PM & C OGP, comprenant:

• la nécessité d'une réforme culturelle au sein des organismes gouvernementaux pour encourager de meilleures pratiques de gestion de l'information;
• la reconnaissance du rôle du gouvernement dans la conservation d'informations en fiducie au nom du public et des personnes qui ont fourni les informations;
• l'efficacité des coûts des systèmes actuellement disponibles est disponible;
• la nécessité d'améliorer l'éducation du gouvernement et de la communauté sur les questions relatives à l'accès et à la gestion de l'information.

Les services du Procureur général ont indiqué qu'ils tiendraient compte des réactions de l'atelier et des autres consultations «à ce jour» lors de la préparation des avis au gouvernement. Aucune autre consultation n’a eu lieu sur les options de réforme.

Les jalons 8.3-8.5 n’ont pas été démarrés à la fin de la première année de mise en œuvre.

Aucun des premiers résultats disponibles pour la période de mise en œuvre envisagée dans le présent rapport.

Prochaines étapes

La nécessité d'un examen complet de la gestion de l'information et de l'accès aux lois et pratiques du gouvernement en matière d'information a été largement reconnue. Toutefois, compte tenu de la portée et de la complexité potentielles des problèmes soulevés ou susceptibles de survenir lors d’un tel examen, un programme de consultation plus détaillé et plus spécifique devrait être mis au point et rendu public, et inclure la détermination des ressources disponibles et la relation avec d’autres engagements du PGO. .

Engagement 8. Lois sur la gestion et l'accès à l'information pour le XXIe siècle

Texte d'engagement:

L'Australie veillera à ce que nos lois, politiques et pratiques relatives à l'accès à l'information soient modernes et adaptées à l'ère de l'information numérique.

Dans ce cadre, nous examinerons et consulterons les options pour élaborer un cadre plus simple et plus cohérent pour la gestion et l’accès aux informations gouvernementales reflétant mieux l’ère numérique, y compris la loi 1982 sur la liberté de l’information (loi FOI), la loi sur les archives 1983 ( Sur les archives) et, le cas échéant, la loi sur la protection des renseignements personnels 1988 (principalement axée sur la loi sur les archives et la loi sur l'accès à l'information), qui s'appuie sur des politiques et des pratiques efficaces et efficientes.

Jalons:

1. AGD travaille avec un éventail de parties prenantes (gouvernementales et non gouvernementales) afin de mieux comprendre le fonctionnement pratique des cadres d'information actuels et d'identifier les problèmes.
2. AGD élabore, en consultation avec les parties prenantes, diverses options de réforme des lois, politiques et pratiques en matière d'accès à l'information, y compris la prise en compte de mécanismes de surveillance.
3. AGD mène une vaste consultation publique sur les options de réforme des cadres d’information.
4. Recommandation au gouvernement, éclairée par les résultats des consultations, sur les réformes à privilégier pour mettre en place un cadre cohérent et simplifié pour la gestion et l’accès à l’information, assorti de politiques et de pratiques efficaces et efficientes, adapté à l’ère de l’information numérique.
5. Mise en œuvre de la décision du gouvernement concernant les réformes des lois, politiques et pratiques en matière d'accès à l'information.

Institution responsable: Ministère de la justice

Institution (s) de soutien): Les Archives nationales d’Australie, le Commissariat australien à l’information, le Premier ministre et le Cabinet, ainsi que divers acteurs non gouvernementaux.

Date de début: Janvier 2017                                           Date de fin: Juillet 2023

Note éditoriale: Ceci est une version partielle du texte d'engagement. Pour le texte de l'engagement complet, voir le Plan d'action national pour l'Australie disponible à l'adresse suivante: https://www.opengovpartnership.org/sites/default/files/Australia_NAP_2016-2018_0.pdf.

But de l'engagement:

Cet engagement garantira que les lois, politiques et pratiques australiennes en matière d'accès à l'information sont modernes et adaptées à l'ère de l'information numérique. L'engagement répond aux recommandations de trois récents examens commandités par le gouvernement qui ont souligné la nécessité d'un examen approfondi des pratiques de gestion de l'information au sein de la fonction publique australienne. Dans le cadre de cet engagement, le ministère du Procureur général (AGD) travaillera avec un éventail de parties prenantes pour mieux comprendre comment les cadres d'information actuels fonctionnent dans la pratique et les problèmes que ces cadres présentent, utiliser cette compréhension pour élaborer des options de réforme, puis consulter largement sur ces options pour informer une recommandation au gouvernement.

Statut

Mi-parcours: limité

De janvier à juin 2017, l'AGD a entrepris une phase de découverte de la recherche d'utilisateurs. Dans le cadre de cette phase, selon l'AGD, 113 personnes ont été consultées pour déterminer les besoins, les attentes et l'expérience des utilisateurs lors de l'utilisation des cadres d'information. Des consultations ont eu lieu avec des individus de 33 agences gouvernementales, 28 membres de la société civile et 10 utilisateurs finaux pour respecter son engagement à l'étape 1 de mieux comprendre les cadres d'information actuels et d'élaborer des options de réforme. Cependant, aucune option de réforme n'a été élaborée et les autres étapes n'ont pas commencé.

Pour plus d'informations, voir le rapport d'étape à mi-parcours.

Fin du mandat: Limité

La consultation sur la compréhension des pratiques actuelles de traitement de l'information et l'élaboration d'options de réforme (étape 1) s'est poursuivie avec la consultation d'un autre organisme gouvernemental, de 11 membres de la société civile et d'un utilisateur final. L'AGD a rendu public sur son site Web une liste complète des participants aux consultations, un aide-mémoire pour les séances du Jam politique du 30 au 31 août et trois soumissions. Le 25 juillet 2017, il a tenu une vitrine pour présenter ses résultats de la phase de découverte aux principaux acteurs gouvernementaux, mais n'a pas rendu cela public.

Dans le cadre de l'identification des problèmes d'accès aux cadres d'information avec les parties prenantes (étape 1) et de l'élaboration des options de réforme (étape 2), les 30 et 31 août 2017, l'AGD a organisé un atelier de deux jours sur le `` Policy Jam '' en collaboration avec le Département de Centre de conception des services humains. Les participants comprenaient des représentants du gouvernement et des parties prenantes de la société civile, notamment des membres de la Table ronde sur la responsabilité, le Law Council of Australia, des archivistes et des universitaires. L'AGD a rendu public le `` Policy Jam '' sur son site Web en février 2018. L'atelier visait à rassembler les principales parties prenantes et à développer des options de conception pour la réforme de la loi sur la liberté d'information (FOI) et de la loi sur les archives, dans ce qui a été présenté comme 'une manière différente d'élaborer la politique'. L'atelier a identifié les problèmes clés et les a ensuite discutés en petits groupes. Ils comprenaient:

1. S'assurer que le gouvernement et le public ont une compréhension commune de la propriété de l'information;
2. Suppression des silos dans l'information gouvernementale;
3. Faciliter la découverte et l'accès à l'information gouvernementale;
4. Instaurer une culture proactive de diffusion de l'information au gouvernement; et
5. Amélioration de l'efficience et de l'efficacité de l'enregistrement et du stockage de l'information dans l'ensemble du gouvernement.

Les propositions présentées au cours de l'atelier comprenaient: la création d'un conseil et d'un conseil consultatif pour obliger le gouvernement à rendre compte de la diffusion de l'information; rendre l'information accessible par défaut par une méthode «push» plutôt que «pull»; établir une feuille de route pour la réutilisation des compétences, des connaissances et de l'information à l'échelle du gouvernement, y compris la capacité numérique; notification en temps réel de la création de dossiers personnels; la mise en place d'un système d'information commercial unique utilisé dans l'ensemble du gouvernement, permettant le partage d'informations entre les agences; et un meilleur contrôle des utilisateurs sur l'utilisation de leurs renseignements personnels au sein du gouvernement.

Les participants à l'atelier ont été informés que l'AGD examinerait une gamme de propositions, y compris les idées issues de l'atelier, qui éclaireront les recommandations au gouvernement sur les options de réforme.

Bien que l'éventail des parties prenantes consultées soit censé inclure des membres du gouvernement, de la société civile et du monde universitaire, la base de la sélection des personnes consultées n'a pas été rendue publique. Il n'y a eu aucune consultation publique ou information mise à disposition autre que les commentaires sur l'atelier qui a été rendu public environ sept mois plus tard. Les options non discutées lors de l'atelier qui ont été examinées par le ministère et une partie de ses propositions soumises au gouvernement n'ont pas été rendues publiques. Par conséquent, l'achèvement de l'étape 3 a été limité: une large consultation publique sur les options de réforme des cadres d'information.

L'AGD, dans ses rapports au Forum de l'OGP, a déclaré avoir fait des recommandations au gouvernement en décembre 2017, définissant les prochaines étapes possibles pour améliorer le fonctionnement des cadres actuels de gestion et d'accès à l'information. Suite à la nomination du nouveau procureur général, les recommandations ont été soumises de nouveau au gouvernement en mars 2018. Ces recommandations ne sont pas accessibles au public (étape 4). Le gouvernement n'a pas encore pris de décision sur les recommandations (étape 5).

At-il ouvert le gouvernement?

Accès à l'information: n'a pas changé

Participation civique: marginale

L'absence de rétroaction du public sur les résultats du processus de consultation, en particulier en ce qui concerne la consultation avec les agences gouvernementales, a signifié qu'aucune information supplémentaire n'a été fournie sur la façon dont les cadres d'information actuels fonctionnent dans la pratique et les questions qui pourraient devoir être adressé. Il n'y a donc eu aucun changement dans les informations gouvernementales mises à la disposition du public ni aucun changement dans le fonctionnement des lois actuelles sur l'accès à l'information ou des processus de gestion de l'information.

Le processus de consultation a également été limité aux individus et aux groupes identifiés et contactés par l'AGD ou invités à participer au «Policy Jam». Bien que le processus de consultation se soit limité aux principales parties prenantes qui ont été invitées par AGD à participer à l'atelier «Policy Jam», plusieurs participants ont commenté le caractère innovant de l'atelier et son encouragement à de nouvelles idées9. si ou comment les recommandations faites au gouvernement (étape 4) ont pris en compte les options développées lors du Policy Jam ou d'autres commentaires de la consultation à ce jour.

Reportés?

Il n'y a aucun engagement directement lié à la réforme de la gestion de l'information dans le deuxième plan d'action national. Le deuxième plan d'action national comprend toutefois un engagement à continuer de mettre en œuvre des engagements incomplets et à rendre compte publiquement des progrès au Forum OGP. Il est également noté que l'engagement de mettre en œuvre la décision du gouvernement sur les réformes des lois, politiques et pratiques en matière d'accès à l'information est exprimé dans le premier plan d'action national comme se poursuivant en 2019.

Le deuxième plan d'action national comprend également un engagement à engager les Australiens dans un examen indépendant de la fonction publique australienne (APS). Le mandat de l'examen comprend l'adéquation future de l'architecture et de la législation de l'APS et la garantie d'une utilisation transparente et efficace de l'argent des contribuables pour obtenir des résultats. L'engagement comprend l'encouragement d'une large participation et contribution à l'examen, l'utilisation de l'intelligence artificielle et des capacités de traitement du langage naturel dans l'analyse des soumissions et le test des idées de manière ouverte et itérative. Cet examen peut donc potentiellement étendre la participation du public et l'utilisation des nouvelles technologies dans l'examen de la législation, des politiques et des pratiques de gestion de l'information d'une manière pertinente pour cet engagement.