Réduire la bureaucratie et un État plus simple - le projet Zéro bureaucratie (EE0040)

Description de la situation actuelle ou du problème résolu grâce à l'engagement Réduction de la bureaucratie inutile pour les entreprises qui communiquent avec l'État afin de leur permettre de se concentrer sur leur activité principale au lieu de consacrer du temps et des ressources à la communication avec l'État. Objectif principal L’objectif du gouvernement est de réduire la bureaucratie générée par les citoyens et les entreprises lorsqu’ils communiquent avec l’État. Pour cela, plus de 250, des propositions ont déjà été recueillies auprès de groupes d’intérêts et d’entreprises, et leur applicabilité a été analysée. L'analyse a montré qu'il est possible de mettre en œuvre partiellement ou intégralement l'ensemble des propositions 164. Les propositions seront mises en œuvre progressivement par 2019. Description succincte de l'engagement (max. 140 caractères) Assurer la mise en œuvre des propositions de réduction de la bureaucratie formulées par les organisations professionnelles et développer et mettre en place un mécanisme permettant de réduire constamment le fardeau imposé aux entrepreneurs qui communiquent avec l'État et quand traiter avec les exigences de la législation et la bureaucratie dans le secteur public. À l’origine, les entrepreneurs avaient recueilli les propositions de réduction de la bureaucratie, mais la possibilité de faire des propositions est constamment ouverte à tous. Pour simplifier cela, une opportunité basée sur le Web sera également créée pour la soumission constante de propositions de réduction de la bureaucratie. En outre, des collectes régulières de propositions et des analyses des options pour leur mise en œuvre seront organisées en coopération avec les entrepreneurs. Les représentants des partenaires non gouvernementaux et des autorités gouvernementales participent également aux travaux du groupe de travail chargé de la mise en œuvre des propositions. Les ministères ont analysé les propositions soumises à ce jour et ont décidé avec les représentants des entrepreneurs quelles propositions pourraient être intégralement mises en œuvre et lesquelles en partie. Chaque ministère doit élaborer un plan plus précis visant à réduire la bureaucratie. Les propositions qui supposent des changements plus importants qu'une réduction de la bureaucratie sont examinées séparément. Des réunions au niveau ministériel et au niveau des entreprises seront organisées pour discuter de la mise en œuvre de ces propositions et traiter de la réduction de la bureaucratie (par exemple, exigences spéciales sur le terrain).

Engagement 2: réduire la bureaucratie et un État plus simple - le projet Zéro Bureaucracy

Texte d'engagement:

Assurer la mise en œuvre des propositions de réduction de la bureaucratie formulées par les organisations professionnelles et élaborer et mettre en place un mécanisme permettant de réduire constamment le fardeau imposé aux entrepreneurs lors de leurs communications avec l'État et du traitement des exigences de la législation, ainsi que de la bureaucratie au sein de l'entreprise. secteur public.

À l’origine, les entrepreneurs avaient recueilli les propositions de réduction de la bureaucratie, mais la possibilité de faire des propositions est constamment ouverte à tous. Pour simplifier cela, une opportunité basée sur le Web sera également créée pour la soumission constante de propositions de réduction de la bureaucratie. En outre, des collectes régulières de propositions et des analyses des options pour leur mise en œuvre seront organisées en coopération avec les entrepreneurs.

Les représentants des partenaires non gouvernementaux et des autorités gouvernementales participent également aux travaux du groupe de travail chargé de la mise en œuvre des propositions. Les ministères ont analysé les propositions soumises à ce jour et ont décidé avec les représentants des entrepreneurs quelles propositions pourraient être intégralement mises en œuvre et lesquelles en partie. Chaque ministère doit élaborer un plan plus précis visant à réduire la bureaucratie.

Les propositions qui supposent des changements plus importants qu'une réduction de la bureaucratie sont examinées séparément.

Des réunions au niveau ministériel et au niveau des entreprises seront organisées pour discuter de la mise en œuvre de ces propositions et pour faire face à une réduction supplémentaire de la bureaucratie (par exemple des exigences spéciales sur le terrain).

Jalons:

2.1. Recueillir des propositions d'organisations commerciales et d'entreprises en vue d'une réduction de la bureaucratie

2.2. Analyse des propositions des autorités gouvernementales

2.3. Prendre des décisions sur la mise en œuvre des propositions de réduction de la bureaucratie

2.4. Développer des plans (projets) basés sur l'organisation pour la mise en œuvre de propositions visant à réduire la bureaucratie

2.5. Coordonner le développement des applications de développements informatiques

2.6. Développer et lancer le moniteur pour réduire la bureaucratie

2.7. Rapport intérimaire au gouvernement sur l'état de la mise en œuvre des propositions de réduction de la bureaucratie

2.8. S'accorder sur les priorités pour une réduction des exigences particulières découlant des licences d'activité et lancer la réduction

2.9. Rapport final au gouvernement sur les résultats de la mise en œuvre des propositions

Institution responsable: Ministère des affaires économiques et des communications

Institutions de soutien: Ministère des Finances, ministère de la Justice, ministère de l'Environnement, ministère des Affaires sociales, Banque d'Estonie, Fonds d'assurance maladie, Chambre de commerce et d'industrie, Confédération des employeurs, Association du secteur des services

Date d'entrée en vigeur: 1 juin 2015          

Date de fin: 30 April 2018

But de l'engagement

Cet engagement visait à solliciter les propositions des entreprises afin de réduire les procédures et exigences bureaucratiques inutiles. Plus spécifiquement, cela impliquait la collecte et l'analyse de propositions et la détermination de la meilleure façon de les mettre en œuvre en collaboration avec les organisations du secteur public concernées. Il a également appelé au lancement d'un site Web permettant de collecter de nouvelles propositions sur une base continue et au suivi de la mise en œuvre de ces propositions.

Statut

À mi-parcours: Substantiel

L’engagement a été en grande partie achevé à mi-parcours. Cependant, cela a été largement possible car les trois premiers jalons étaient déjà terminés avant le début officiel de la période du plan d'action OGP.

Au cours de la première année du plan d'action, un groupe de travail spécial chargé de coordonner l'initiative «Zéro bureaucratie» a poursuivi la synthèse et la mise en œuvre des propositions 252 recueillies auprès des entreprises et des ONG avant la création du plan d'action. À la fin de 2016, les propositions 26 avaient été mises en œuvre et il était prévu d’en implémenter d’autres dans 50. Un rapport intermédiaire a été présenté en avril 2017 comme prévu, mais les jalons liés à l'élaboration de plans d'action pour la mise en œuvre des propositions et au lancement d'un suivi de l'initiative ont été retardés.

Fin du mandat: Substantiel

La mise en œuvre des activités d'engagement s'est poursuivie dans 2018. Toutefois, en raison du grand nombre et de l'étendue des propositions reçues, leur mise en œuvre a pris plus de temps que prévu et la réalisation de certaines étapes (par exemple, 2.8) a été retardée au-delà de 2018. Dans 2018, le gouvernement a décidé de prolonger les travaux du groupe de travail jusqu'à la fin du mois de décembre de la même année. Par conséquent, l'étape décisive 2.9 (rapport final de l'initiative zéro bureaucratie) a également été retardée jusqu'à plusieurs mois après la fin de la période du plan d'action. Néanmoins, un certain nombre d'activités ont eu lieu au cours de la deuxième année du plan d'action. Selon le site Web du groupe de travail, les propositions 92 avaient été mises en œuvre sur la base des plans de mise en œuvre fondés sur l'organisation avant avril 2018, couvrant 52% de toutes les propositions que les institutions gouvernementales ont jugé possible de mettre en œuvre.^{[Note 7: Site Web de l’initiative Zéro bureaucratie, accessible à l’adresse suivante: https://www.mkm.ee/et/nullburokraatia ]} Au moment où le groupe de travail avait terminé ses travaux en décembre 2018, les propositions 115 avaient été partiellement ou totalement mises en œuvre, constituant 70% de toutes les propositions présentées.^{[Note 8: Rapport final du groupe de travail sur la réduction de la bureaucratie au gouvernement, accessible à l’adresse suivante: https://www.koda.ee/sites/default/files/content-type/content/2018-12/B%C3%BCrokraatia%20v%C3%A4hendamise%20rakker%C3%BChma%20l%C3%B5pparuanne.pdf ]}

Nombre de propositions nécessitant des solutions complexes, certaines ne seront implémentées dans 2019 – 2020 que conformément au rapport d’auto-évaluation de fin de mandat du gouvernement. Le ministère des Affaires économiques et des Communications a également mis à jour le site Web de l'initiative.^{[Note 9: https://www.mkm.ee/et/nullburokraatia]} avec davantage d'informations sur l'état d'avancement des propositions pour donner au public la possibilité de mieux contrôler la mise en œuvre de l'engagement (jalon 2.6).

At-il ouvert le gouvernement?

Participation civique: marginale

Malgré la facilité générale des affaires en Estonie,^{[Remarque 10: Estonie, ”Doing Business, Banque mondiale, http://www.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/estonia.   ]} avant le début de ce plan d'action, les entreprises n'étaient pas satisfaites du niveau de bureaucratie impliqué dans leurs interactions avec l'administration publique.^{[Remarque 11: „Kaubandus-tööstuskoda: bürokraatia ettevõtluses kasvab iga aastaga“, 5, janvier 2015. Accessible à https://www.err.ee/527456/kaubandus-toostuskoda-burokraatia-ettevotluses-kasvab-iga-aastaga  ]} Cet engagement visait à réduire le fardeau administratif des entreprises afin de leur permettre de se concentrer sur leurs activités principales. L'objectif de réduction des exigences bureaucratiques et du fardeau administratif des entreprises n'est pas directement pertinent pour les valeurs OGP. Cependant, comme le processus a placé les intérêts et les besoins des entreprises et des citoyens au centre et a été conçu de manière hautement participative et collaborative, l’initiative a eu un impact sur les pratiques de participation citoyenne. Au début de l'initiative, un exercice de crowdsourcing à grande échelle a été réalisé, donnant lieu à des propositions de 252 émanant d'organisations et de groupes 35 représentant à leur tour des milliers d'organisations membres.^{[Note 12: La liste des propositions et des proposants est accessible à l’adresse suivante: https://www.mkm.ee/sites/default/files/nullburokraatia_ettepanekute_kokkuvote.xlsx ]}

À la suite de ces propositions, le gouvernement a mis en œuvre un certain nombre de changements dans ses procédures administratives. Celles-ci incluent, par exemple, le développement de la réutilisation des données dans le secteur public (cela évite aux entreprises de soumettre certaines données aux institutions gouvernementales à plusieurs reprises), la suppression de certaines obligations (par exemple, les obligations de déclaration des entreprises de voyages), etc. . Les propositions ont également conduit le gouvernement à mettre à l'essai un service électronique qui évite aux petites entreprises de soumettre des déclarations de revenus et de taxes sociales au gouvernement et à la consolidation d'un grand nombre de procédures de permis environnementaux et de rapports dans un seul système d'information.

Au cours de la mise en œuvre, l'initiative a été élargie pour inclure une proposition 900 supplémentaire émanant d'organisations du secteur public visant à réduire la bureaucratie au sein même du secteur public. Le groupe de travail ayant gardé la possibilité de proposer de nouvelles idées tout au long du processus de mise en œuvre, la Confédération estonienne des employeurs a lancé une initiative dérivée plus modeste, comprenant des propositions 80 émanant d’entreprises visant à simplifier le processus d’emploi des travailleurs étrangers.^{[Note 13: Liis Kasemets (Ministère des affaires économiques et des communications), interview accordée à 26 November 2018, chercheur à l'IRM]} Les représentants des entreprises ont également participé à la composition du groupe de travail ainsi qu'un comité de ministres chargé de superviser les travaux du groupe de travail. Mait Palts de la Chambre de commerce et d'industrie estime que l'initiative est extrêmement participative et ouverte à la participation des entreprises.^{[Note 14: Mait Palts (Chambre de commerce et d'industrie), interview accordée à 16 November 2018, chercheur à l'IRM]}

Cependant, l'ampleur du changement reste marginale car le processus de participation s'est limité à une initiative et à un calendrier spécifiques. Selon Liis Kasemets, coordinateur du groupe de travail, il est peu probable qu'une telle participation à grande échelle se poursuive après la fin des travaux du groupe de travail. Bien que le modèle de crowdsourcing mis en œuvre au cours de l'initiative puisse constituer un excellent exemple et une bonne pratique à diffuser largement au sein du gouvernement, aucune mesure n'a encore été mise en œuvre pour diffuser et reproduire le modèle dans d'autres initiatives décisionnelles.

Reportés?

L'engagement n'a pas été reporté dans le quatrième plan d'action de l'Estonie. Les travaux du groupe de travail zéro bureaucratie se sont terminés en décembre 2018 et son rapport final contient des propositions visant à préserver les résultats de l'engagement par d'autres moyens que le plan d'action OGP. Par exemple, le gouvernement continue d'accepter les propositions de réduction de la bureaucratie par courrier électronique. Cependant, les résultats des travaux du groupe de travail peuvent avoir une incidence sur Engagement 1 dans le prochain plan d’action OGP d’Estonie, qui prévoit la création d’une plate-forme informatique de type prototype pour l’élaboration de politiques que les fonctionnaires et le public peuvent utiliser pour la co-création. Dans son rapport final, le groupe de travail zéro bureaucratie a recommandé que cette plate-forme fournisse également des directives et des outils aux décideurs pour évaluer l'impact potentiel des nouvelles politiques sur le fardeau administratif.